信息思维在业务流程重组中的应用1

信息思维理论由于将业务流程重组研究对象统一到信息流上，简化了部分重组程序，因而具有一定的可操作性。而且由于信息流重组不是正式的主体流程重组，通过与现代信息技术相结合，它还具有模拟性与可重复性，从而降低了业务流程重组的成本与风险......    系统是由相互作用和相互依赖的若干组成部分结合成的具有特定功能的有机整体。企业也是一个系统，它就是由个体之间的相互关系构成的。也就是说，系统就是个体分组集合以完成特定的任务。这里的个体就是指企业的人员、资金、结构、技术、战略、任务、文化等要素，要是从供应链的角度讲，还包括顾客、供应商等。如图1所示，这些要素在企业中为了实现企业目标而有机组合在一起，但它们是不同质的，它们分布在企业的不同部门与环节，隶属于不同的价值活动，在企业中发挥着不同的作用。         著名的管理学家孔茨说过：管理的本质就是协调。在管理实践过程中，各相关主体的协调往往是管理的难点，需要消耗大量的时间和精力。因而，在企业实施价值流重组的过程中，将这些不同质的要素进行重新整合与调配是一项非常复杂的工程。不同要素在业务流程重组过程中所起到的影响作用不一样，这对企业重组成本的控制是非常不利的。这可能也是不少企业实施业务流程重组失败的原因。      信息论与信息思维         在整个企业系统的生产经营活动中贯穿着两种“流动”，一种是人力、物力、财力流动；另一种是随之产生的大量数据、 资料、指标、图纸、报表等信息的流动。前一种流动是企业生产经营活动的主体流程，这种流动是否畅通。在很大程度上决定着企业生产经营活动的好坏。为了使企业经营活动达到最优效果，就必须对人流、物流、财流加以科学地计划、组织和调节，使其按照一定的规律运动，而人流、物流、财流畅通的前提条件是信息流的畅通。信息流的任何阻塞都会使人流、物流、财流造成混乱，有损于企业生产的经济效果。         信息为一切事物的外化，信息思维是以信息论为基础的。杨伟国先生在其《信息思维的新探索》一书中提到信息思维的概念，他认为我们可以打破传统的建立物质和能量转换的基础之上的认知思维模式，而应从某事物实在运动过程中外化出来的显示着某种信息的方式来认识世界。         控制论的创始人N·维纳也说过：信息就是信息，它不是物质，也不是能量，而且信息是实物运动外化出来的物质存在状态，有它的独特性。在社会管理科学方面，运用信息方法分析，企业的管理系统可以看作是信息流通系统，管理机构的任务就是通过信息流通系统掌握信息，处理信息，然后作出决策，发出指令，有效地组织和指挥这一系统的各种活动。         从信息论的角度分析，管理过程实质是信息过程，信息是企业管理的基础，企业管理系统也可以看作是信息系统。基于这种认识，我们把企业视为一个有机体，认为企业也是一个信息处理系统，其中信息的传递与加工构成其一切行为的基础。业务流程重组的实施对象都可看作是信息的本体，流程的输入与输出内容都可以看作是信息流的运动。         信息技术与信息思维         现代信息技术的发展也为信息流重组理论提供了现实依据。随着信息化的发展和信息化工具在各种工作过程中的广泛使用，管理信息系统已经嵌入整个企业系统之内而形成了一个综合的复杂系统。信息流程与业务流程逐步融为一体，共同演化，二者必须密切结合。无论是MRPII、CIHS、PDM还是ERP系统都为信息流的畅通提供了技术保障，所以相对于具体的业务流程重组来讲，信息流重组显得更加简单方便与实用可行。在探讨了信息思维的理论基础与现实基础后，我们就进一步阐述业务流程重组与信息流重组的关系。         业务流程重组与信息流重组         1、流程与业务流程     《牛津英语大词典》将流程定义为，一个或一系列连续有规律的行动，这些行动以确定的方式发生或执行，导致特定结果的实现。一般来说，流程是由一系列单独的任务组成的，使一个输入经流程变成输出的全过程。组成流程的基本要素包括：活动、活动之间的连接方式、活动的承担者和完成活动的方式。企业的业务流程则包括“顾客”、“供应商”以及输入／输出之间的价值增殖过程。迈克尔·波特更是将业务流程作为企业的一个重要分析对象。         2、业务流程分析     业务流程分析并没有一个准确的定义，其根本目的是要运用多种不同的技术手段，来理解既有的业务流程，从而为企业组织的流程重组提供决策依据。通常，在业务流程分析之前，与业务开展过程中所涉及到的企业内外部人员进行充分地沟通，是非常必要的。只有在此基础上，才能准确界定业务流程分析的目标与范围，业务流程改进中所可能遇到的阻力、风险和收益。如在外部因素分析中，要考虑市场、竞争以及当前经济形势，在内部因素分析中，要关注企业的员工技能、资本实力与规章制度等。在业务流程分析中，企业还要识别与区分不同的业务流程。如J·佩帕德和P·罗兰认为，可以按业务流程的规模与范围，将业务流程划分为三大类：战略业务流程、经营业务流程、保障业务流程。         3、业务流程重组     业务流程重组(BPR，Business Process Reengineering)理论是由美国的Michael Hammer博士首先提出，并将它引入到西方企业管理领域。业务流程重组是一种主动性的变革，它以信息和知识化为基础，以顾客需要为导向，对企业工作活动及相关流程进行关键性的重新设计和根本性的变革，最终建立符合企业长期持续发展需要的新型工作团队。业务流程重组是在全球化竞争加剧、需求多样化和经济动荡的环境下产生的。当然它的出现也是管理理论自身变革这一内在规律的需要。同时，现代信息技术的跃进是BPR发展的直接动力。         业务流程重组意味着立刻改变企业的许多要素，企业工艺流程将被重新设计，新的机遇与策略将会出现，企业内在和外部的组织结构与相关关系都将变化，新的信息技术基础设施设立，同时要求人们有新的行为方式。         当前，业务流程理论所通行的范式具有两个特征：第一，强调人们把关注焦点转移到了企业内在的核心因素上，而不是片面地关注企业的战略(外部)环境。第二，以理解和控制各种各样的组织内部或组织间的“流”为研究重点，特别重视与组织改进、组织变革等研究领域相结合。         在讨论业务流程与信息流程的关系时，我们有必要了解价值链与价值流相关理论。美国哈佛大学商学院教授波特教授认为，价值是指用户对企业提供的产品或服务认同并愿意支付的费用。价值用总收入来衡量，总收入是企业产品得到的价格与销售数量的反映。企业竞争的实质就是比较各自为社会和顾客创造的价值的大小。价值链是这些创造价值的活动的总和，它是由价值活动和利润两部分组成的。价值活动是企业竞争优势的来源，利润则是企业竞争优势大小的标志。价值活动本身又由基本活动和辅助活动两大部分构成。         无论是基本活动还是辅助活动，价值活动本身就是由一系列的价值流组成的。被称为管理领域与信息技术领域重要谋士的詹姆斯·迈天也将企业描绘成一组信息流，他认为，价值流是企业中为顾客与最终使用者提供价值的一系列活动，这与波特教授的观点不谋而合。詹姆斯·迈天还认为，价值流是从开始到结束的一组连续活动，这些活动共同对顾客具有价值。顾客可能是最终的外部顾客，或者是内部的价值流使用者。因此，企业价值链实质上是由价值流来体现的。         深入分析，企业的管理与运作也是通过一系列的业务流程来完成的。业务流程在某种程度上可以说是企业的组成因子。业务流程重组的实质也就是企业价值流的重新整合与优化改造。这样，业务流程重组的性质就转变成了如何实施价值流重组。         通过以上对业务流程、价值流的分析，并结合系统论与信息思维的观点，我们认为企业就是一个信息系统，可以采用信息方法研究企业组织系统运动或控制的过程，把企业中不同质的元素在运动过程中所外化的信息流作为我们的研究对象。不同要素运动状态表现出来的信息流的同质性，将使我们有关信息流研究的可行性大大增加。企业是一系列信息流的集合，企业与企业边界之间同样进行信息流交换业务。同时，企业是由价值链组成的，而价值链通过价值流来体现，信息流又是价值流的外在表现形式。这样将信息流看作是价值流的外化方式，从而实现业务流程重组、价值流重组与信息流重组的逻辑统一性，如图2所示。所以企业可以通过信息流重组带动、指导业务流程重组。在企业中先实施信息流重组，减少信息冗余与不必要的信息流，促使信息流畅通。在成功实施信息流重组的基础上，再进行具体的业务流程重组。      信息思维在业务流程重组中的应用         1．信息流程的识别原则     信息流程的识别是进行信息流程重组的前提。信息流程是由活动组成的，但不是所有的活动都能被称作是信息流程，判断信息流程有以下几大原则。