1.调查问卷的一般格式、版式
一个完整的调查问卷通常由标题、导语（说明、答题指南）、问题、答案、统计编码和落款六个部分构成。
调查问卷的版式分为竖排与横排。竖排的幅面通常为A4、B5或16K；横排的幅面通常为A3或8K。竖排版通常不分栏；横排版通常有分栏，分栏的多少根据问题及答案字数的多寡而定。
调查问卷的版面应该清晰、整齐、美观。版面内容的行与行之间距离至少是1倍行距，以1.25至1.5倍行距为佳，问题后面要多留一些空白供被调查者填写答案之用，不要为了节省版面把内容排的过于紧凑。内容排的太紧，行距过小，会影响被调查者的阅读，容易看错或漏看。字体大小要适当。一般为小4号或5号字。如调查对象中包括老年人，则字体不应小于3号。
2.调查问卷的设计程序
调查问卷设计的基本程序是：拟定标题→撰写导语→确定统计编码→设计问题→设定答案→落款。
2.1 标题
标题是调查内容的概括表述。通常应包括时间、区域、范围、内容等要素。如本文后面“调查问卷范例”的标题：《2005年XX省机关档案室与文件中心有关情况调查问卷》，时间——2005年；区域——XX省；范围——机关；内容——档案室与文件中心有关情况。
拟定标题时要力求简练、精确、醒目。不能繁琐绕口，让读者不知所云；也不能过于简单，随便使用缩略语，避免让读者引起误解；更不能题不对文，标题与调查内容不相称。
2.2 撰写导语（说明、答题指南）
导语也称说明、答题指南，是调查者就调查本身向被调查者所做的说明。目的是让被调查者了解调查的目的、要求、答题方法、反馈方式等。本文后面“调查问卷范例”的导语就是一个较为典型的问卷导语。
答题方法可以写在导语中，也可以写在问题的后面，如：“请在括号中划√”、“在横线处打√”或“请在答案的序号上划○”等等。对于可能让被调查者感到有几种答案都可选择的问题，一定要说明是否允许选择多个答案。如：“请选择一项最合适的答案”或“可以选多项”。
如果调查问卷是通过邮局或电子邮件发放或回收的，导语中还应该像本文后面“调查问卷范例”中一样注明反馈方式。如时间、地址（邮箱）、收件人姓名、联系电话等等，以方便被调查者向调查者反馈问卷。导语的最后还应有致谢的表述。这既是对被调查者的尊重，也是缩短调查者与被调查者之间距离，获得被调查者的好感，让被调查者接受调查的需要。
2.3 确定统计编码
为了方便对调查结果的统计，特别是运用计算机进行统计，在调查问卷中要给所有问题和答案确定一个代码。这个代码通常就是问题和答案的顺序代码。代码可以是数字或字母，也可以是数字和字母的组合。
必须注意的是：同一层次的问题或答案的代码应当一致，否则统计时就会出现混乱；同一类型答案中不同选择的顺序应当一致，否则容易造成调查人员在评价标准上的混乱。如本文后面“调查问卷范例”中的1、2……或①、②……等。
2.4 设计问题
问题是调查问卷的核心与主体。设计调查问题时至少要把握以下几个要点：
2.4.1 问题要简短。问句要浅显，让被调查者一看就明白；问句要短不要长，让被调查者能一眼看完。
2.4.2 问题要清楚。由于调查者往往都有一定的专业背景，设计问题时常会忽略被调查者是否具有同样的专业背景。因此问题设计时必须要使所提的问题十分清楚，尽量通俗，让被调查者明白调查者问的是什么。
2.4.3 问题要可答。有些问题虽然是有答案的，但不一定有精确的答案。如：本文后面“调查问卷范例”中的第9个问题。像这样的问题被调查者很难做出准确的答案，即便是答了，也一定是一个不精确的估计值。
2.4.4 问题要肯定。问句要用肯定句式，不要用否定句式。因为在以肯定句式为主的问卷中，使用否定句式时，一些被调查者会受思维惯性的影响，漏掉了否定句中的“不”字，错把否定句式看成了肯定句式，这样答案的结果正好成了个“反打反”。
2.4.5 顺序要合理。提问顺序安排的合理，有助于被调查者回答问题。通常情况下把简单的、一般性的、容易回答的问题放在前面，如：年龄、性别、学历、职称、职务等；将专业性的，敏感的问题放在后面。这样的安排使被调查者能够很容易地填写完开头几个问题，从而愿意继续回答整个问卷。如果将不易回答或让人难堪、尴尬的问题放在前面，就会让被调查者望而却步，选择放弃回答。
2.4.6 后续性问题。问题中有时有些问题只适用于一部分人或一部分情况。而这一部分人或一部分情况又涉及到一些其他问题，这些问题就是后续问题。被调查者是否回答这些后续问题，是由其对第一个问题（前驱问题）的回答来决定的。后续问题的格式有两种，一是用线框将后续问题与其他问题隔开，并用箭头将后续问题与前驱问题中的适当答案相连接，只有对前驱问题做出相应回答的人才需要回答后续问题，其他人则可以跳过这些问题；二是后续问题过长时，可以在问卷上注明哪些人可以跳过哪些问题不作答。如：本文后面“调查问卷范例”中第5个问题后面的跳转说明。
2.5 设定答案
2.5.1 答案格式。一般的封闭式调查问卷都是事先设定好一组答案，要求被调查者从中选择一个答案。这时就要用[ ]或（ ）来限定答案的位置与空间，也可以要求被调查者用笔圈出他所选定的答案。如：本文后面“调查问卷范例”中的“口”。
2.5.2 答案要穷尽。在设定答案时，答案的种类必须包括一切所有可能。为了做到这一点，在答案的多种选择的后面加上“其他”一项，如：在涉及时间、年龄、数量等答案的多种选择的两端要用＜（小于）或＞（大于）号，如：本文后面“调查问卷范例”中的第3、8、9问题。
2.5.3 答案不能相互包容。在设定答案时，答案之间必须是相互不包容（交叉）的。如：本文后面“调查问卷范例”中的第14个问题，答案之间就有包容（交叉）。
2.6 落款
落款包括调查问卷的制发机构名称、制发时间、调查者姓名、问卷填写时间等内容。调查范围较小，调查时间跨度不大，调查实施者单一的调查项目可以省略相关的项目。如果在导语中已经包含了与之有关的内容，“落款”一项则可以省略。
3.调查问卷范例
下面是我们附的一个调查问卷的范例。这个范例是本人曾经做过的一个调研项目，调查问卷本身并不是十全十美的，还存在着许多不足之处，这里只是提供给大家作为参考之用，敬请各位同仁给予批评和指正。
2005年XXX机关档案室与文件中心有关情况调查问卷
尊敬的领导、同志及档案界同仁：您好！
感谢您阅读这份调查问卷。此卷是为了解我省机关档案室及档案工作者工作现状而设计的。请您仔细阅读此调查问卷，并在合适的口中划√，或在_____处留下您掌握或者了解的信息。并请您于2005年XX月XX日前通过邮局或电子邮箱寄给我们。在此，我们对您给予这一调研工作的帮助表示诚挚的感谢。谢谢！
1、您的学历是：
①研究生。口
②本科。口
③大专。口
④高中及中专。口
⑤小学。口
2、您所学的专业是
①档案专业。口
②相关专业（图书、情报、中文、文秘）。口
③ 其他专业。口
3、您的年龄：
①＜20。口
②2O～3O。口
③31～40。口
④41～50。口
⑤51～6O。口
⑥＞60。口
4、您所在的单位是：
①省直机关。口
②地市机关。口
③县市机关。口
④乡镇机关。口
⑤其他。口
5、您是
①单位领导。口
②部门领导。口
③一般工作人员。口
④档案工作分管领导。口
⑤专职档案员。口
⑥兼职档案员。口
★选择第①、②、③项的同志跳过6-15题，直接转到回答第16-2O题。
★选择第④项的同志跳过6-9题，直接转到回答第1O-2O题。
6、您是从____________年开始从事档案工作的。
7、您在日常工作中除了档案工作外是否还有其他兼职?
①有。口
②没有。口
③不清楚。口
8、您除了档案工作以外的其他兼职有：
①一项。口
②二项。口
③三项。口
④四项。口
⑤五项。口
⑥五项以上。口
9、您的其他兼职工作量能占到全部工作时间的：
①＜10%。口
②10%。口
③2O%。口
④30%。口
⑤40%。口
⑥50%。口
⑦60%。口
⑧7O%。口
⑨80%。口
⑩＞90%。口
10、本单位是否向社会提供档案利用服务？
①提供。口
②不提供。口
③不清楚。口
11、本单位档案室现存档案的起止年代是：199_____年至200_____年。
12、本单位档案室现存档案有_____卷。
13、本单位除了档案室以外。业务处（科、股）室是否存有档案？
①有。口
②没有。口
③不清楚。口
14、本单位档案室现存档案利用率最高的是形成之后：
①一年以内。口
②二年以内。口
③三年以内。口
④四年以内。口
⑤五年以内。口
⑥六年以内。口
⑦七年以内。口
⑧八年以内。口
⑨九年以内。口
⑩十年以内。口
15、本单位文书（件）立卷工作是由：
①自己完成。口
②抽调下属单位人员帮忙。口
③送档案中介服务机构。口
16、贵单位现有哪些内设处（科、股）室？
17、机关档案室的存在是否增加了本单位机关的工作及经济负担：
①是。口
②是，但可以接受。口
③是，难以接受。口
④不是。口
⑤不清楚。口
18、机关档案工作改革的方向应该是：
①撤销档案室，成立文件中心。口
②成立文件中心，同时继续保留档案室。口
③保留档案室，不成立文件中心。口
④不清楚。口
19、文件中心为各机关提供服务是否应该收费？
①应该。口
②不应该。口
③不清楚。口
2O、文件中心为各机关单位提供服务产生的费用应该由：
①政府统一考虑。口
②各单位承担。口
③不清楚。口
