使用项目组合管理提高商业价值
时间: 2005-09-06
这篇文章对项目组合管理(PPM)的基本原理和益处作了一个高层次的介绍。本文解释了包含PPM的管理学科以及如何构造一个保持投资组合结果和组织的商业战略一致性的项目组合管理系统(PPMS)。
许多组织利用组合管理技术来决定他们想要从事的业务类型或者要进行哪些IT项目投资。项目组合管理(PPM)对这种方法合并了一个附加的维度,通过利用项目管理学科以及实时的管理以保证项目投资组合满足它们的既定目标。
PPM 对项进行分组、观察、分析和管理,以确保在组织资源约束的情况下最大化实际的业务结果。根据投资组合的策略和投资组合业务目标的绩效,有些项目被包括在投资组合中,有些项目被排除在外。本文为项目组合管理和 IBM 能够帮助组织实施项目组合管理的工具提供了一个高层次的介绍。 理解项目组合管理(PPM) 商业管理焦点来保证所有的项目和计划与组合策略一致。 在投资组合层次上将项目管理学科与业务以及通用的管理实践结合起来使得一个组织能够: 选择与组织策略和目标一致的项目和计划。 PPM 的生命周期 图1 项目组合管理的生命周期 从图1中我们可以看到:项目组合管理的生命周期包括: 识别、考核、寻找那些引导商业策略的项目/计划。管理组织的资源需求、容量、能力。 项目选择 决策标准应当同组织的商业策略和目标联系起来。排序和选择项目的过程应该根据组织的财政目标,比如收益率、投资回报率(ROI),预算成本以及税收增长。同时还应当包括其他的价值考虑,包括客户需求,进军新市场或者开拓原有市场的愿望,以及运作需要的或者强制行的动作。 组织还可以利用商业决策标准来取消或者投资组合定义时的项目或者计划,即便他们已经处于计划或者实施阶段。 选择和按优先级排序项目 组合优先级标准应当限制在一个可理解、可测量、一贯应用的数量上。基于它们各自满足商业策略和目标的重要性,不同的标准可以具有不同的权值。 虽然优先级标准与商业决策标准不同,在决定组合中包含哪些项目时,它们都应当被使用。 商业决策标准应当与商业策略和目标一致。一旦一个项目成为组合的一部分,它应当使用这些标准来评估项目的健康状态和绩效。 为了维持一个健康的组合,管理人员必须监控和评估组织的总体资源量和能力以保证能够: 按照将来资源的需求,计划和构造资源量。 此外,为组合全面地做一个统一的风险评估以确定风险是否在组织预先设定的范围以内也是很重要的。因为组合以及它们的环境是动态的,在整个组合的生命周期内,管理人员应当在一个有序的基础上,评审并更新他们的组合风险管理计划。 识别组合风险开始于对一个具体的项目组合环境的评价:已经建立了什么样的商业决策标准?关于组织当前的商业过程和决策点,什么样的工作设想将会增加组合的风险?管理人员应当迭代地精化这个评估,作为一个计划,评估并管理他们的组合管理方法。 什么构成了组合风险?这里有些例子: 组合内部的项目相互依赖 建立项目组合管理系统 计划和实施一个有效的项目组合管理系统提供了一种方法,该方法可以日常地分析和量化项目的价值,按照优先级排序项目,识别需要开始、重新确定优先级排序和停止的项目。尤其是,项目组合管理系统允许项目经理回答比如一下的问题: 哪些项目将最好地支持组织的商业策略和目标? 项目组合管理系统的主要活动包括收集项目信息,评估项目和组合健康状态以及商业贡献,和管理校正措施。对于组合的风险承担者的日常评审工作来说,这些活动是基础。 收集组合信息 收集和合并数据的工具应当实现一些跟踪的功能,数目较少的项目组合可能使用电子制表软件来追踪和评估组合的健康状态,但是具有多样的复杂的项目的组合需要一种自动化的工具来辅助收集、合并和分析活动。 评估组合 战术角度:单个组合项目的健康状况和绩效 现行的项目是否产生了预期的商业利益并且支持组合的整体商业战略? Rational Portfolio Manager 是一个 IBM 策略管理工具,提供组合仪表盘,它可以以各种各样的形式包括投资计划图、记分卡、多维联机分析处理中心点以及报表来帮助管理人员收集并解释组合信息。例如,使用组合仪表盘,管理人员可以给每个项目的限定值分配绿色、黄色和红色中的一种状态,然后开发记分卡或仪表盘和报表。这样,他们就可以看出项目的绩效是怎么样的。 图2展示了用Rational Portfolio Manager™ 仪表盘创造多种视图和报表的一个例子。管理人员可以利用这些视图和报表,基于定量和定性的指标进行组合健康状况和价值贡献的分析。对于记分卡和投资计划图,组合中的每个项目将会被评估和分配为绿色、黄色和红色中的一种状态。管理人员将会知道分析那些从绿色到黄色或者从绿色到红色的项目,以确定他们的负面影响是否足够大以至于需要授权校正措施。 图2:由Rational Portfolio Manager ™ 组合仪表盘获得的可利用的视图/报表 管理组合 针对商业标准和目标收集并分析数据允许管理人员和执行官对于项目投资做出基于事实的决策,从而避免了他们对组合不利的个人主观判断。困难的但是必要的校正/预防措施可能包括: 给高优先级的项目重新分配资源。 确保组合持续的与商业战略一致。 改进组合 获得益处 通过对不一致的项目或计划实施校正管理措施,可以获得组合的高绩效。 注:关于更多 Rational Portfolio Manager ,IBM 战略项目管理工具的信息,请访问http://www-306.ibm.com/software/awdtools/portfolio/ 注释 2项目管理的价值。Project Management Solutions, Inc, 2002年。白皮书可以访问 www.pmsolutions.com. 参考资料 您可以参阅本文在 developerWorks 全球站点上的 英文原文。
她在IBM26年的职业经历中包括十年以上的作为项目经理和项目主管的经历。她从事了在系统集成、战略外包及应用程序开发领域的各种商业和国际帐目的IT支持服务,从中她获得丰富的项目管理经验。 除了在她在IBM的经历,Ciliberti女士还从项目管理学会取得了项目管理经理认证,获得了工商管理的学士学位和项目管理的硕士学位。 |
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