报表汇总新方法
笔者所在单位直管学校有十五个，每个月根据各基层单位上报的经费支出明细表进行汇总过录，然后进行汇总，最后填入汇总表，这样效率低下。实践中利用中文版EXCEL电子表格软件进行了这方面的尝试，并解决了一些实际问题。 一、建立基层报表 1、定义报表格式 进入EXCEL后建立新工作簿，选择第一工作表，根据基层单位报表的格式，定义列标题和行标题，利用其“单元格格式”功能进行设置报表的各栏的宽度、总行数、边框线、字体、数字的格式、对齐方式等，通过模拟显示达到预定效果即可。 2、定义单元格间的关系 基层报表中有的单元格值是根据其它单元格经过一定运算得出的。如“公务费”一项下面就有三项子项，我们就通过输入三项子项来实现公务费的计算，只要定义有关计算公式就可实现。即根据报表间内存的逻辑关系及运算关系定义有关公式，这样一来可以减少输入，二来可以和手工报表上的有关数字进行比较，验证计算是否正确。 3、根据样表，设置好基层报表 利用其强大的复制功能，将刚才定义好的工作表，用鼠标拖放复制到其它新工作表，分别放入其中的sheet2……sheet15中，每张基层表对应于一张工作表。建议在工作表中设置一单元格为单位名称或编号，这样便于以后数据的输入。 二、建立汇总报表 1、 定义格式 在最后一张基层工作表后建立汇总工作表，若格式与基层表一致，则可复制，否则重新建立，方法同上。 2、 定义数据来源 汇总报表大部分单元格中数据来源于基层表，我们可利用其三维表示法来实现汇总数据的自动生成。例如：“工资”（在工作表中位于B2单元）本项可在其数据栏中输入如下公式“=sheet1:sheet15!B2”，表示从第1到15号工作表的B2单元之和。 3、 将刚才定义好的工作簿命名（如JFZCBS.XLS）存盘，以便各月利用复制功能生成具有“空白报表”的工作簿。 三、具体实现 1、 在文件管理器中将JFZCBS.XLS文件复制生成当月的工作簿。如汇总97年9月份的报表，则以“JFZC9709.XLS”命名，文件命名要规范。 2、 进入EXCEL打开当月的工作簿，然后根据各单位报表进行输入，汇总表的数据动态自动生成。 3、 根据要求打印输出各报表。 |
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