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WORD 应用技巧

2007-11-13  huaweien


给文件加密码

 

有的文件内容比较机密,往往不希望别人打开查阅或修改,这时可以给这个文件加上密码,操作方法如下:

首先打开要加密的word文档,单击菜单栏中的“工具”选项,单击弹出的菜单中的“选项”命令,在弹出的对话框中单击“保存”标签,在弹出的选项卡的下半部分你就可以看到“打开权限密码”和“修改权限密码”两个输入框,根据你的需要,在其中一个对话框里输入你自己的密码,再次确认密码,然后单击“确定”按钮即可。比如,你在“打开权限密码”对话框里输入密码,那么你以后打开这个文件,系统就会要求你输入密码,否则无法打开。所以,你一定要牢记刚才输入的密码!

 

定时自动保护文件

 

在操作过程中,有时会因为进行某项操作导致死机,有时碰到突然停电等等其它原因,结果造成数据丢失。为了在一定程度上减少损失,可以用Word中的自动保护功能让系统自动定时保存文件,具体操作步骤如下:

首先单击菜单栏中的“工具”选项,然后单击菜单中的“选项”命令,在弹出的对话框中单击“保存”标签,在弹出的选项卡的下半部分你就可以看到“自动保护时间间隔”输入框,在框中输入自动保护的间隔时间,单击“确定”按钮即可。

此时即可放心地操作而不必担心数据会大量丢失了!

快速保存
  首先,要设置启用快速保存:设置快速保存的方法为:单击“工具”菜单中“选项”命令,在“选项”对话框中选择“保存”标签卡,然后选中“快速保存”复选框即可。快速打开和保存文档。然后,word的菜单会生相应的变化,选择“文件”菜单,在菜单最下方出现最近编辑过的四个文件名,单击其中一项,便可快速打开相应文档。“快速保存”实际是每次保存的时候,只保存改变过的内容,用它可以节省保存时间。

 

多处剪切,一处粘贴
  

用图文场移动多个对象。图文场是Word中另外一种剪切板,可以存储已剪切的多个项目。你可用它移动两个或更多不相邻的项目。具体方法为:⑴选中要移动的文本或图形,再按下Ctrl+F3组合键移至图文场,对每个要移的项目重复此步骤;⑵单击要插入图文场的位置;⑶若插入图文场内容而并清空图文场,可按下Ctrl+Shift+F3组合键,若只插入图文场内容而不清空图文场,可按住Shift键,选择“插入”菜单中“自动图文集”命令,再单击“自动图文集”,然后在“请在此键入自动图文集词条”框中,单击“图文场”,选择“插入”按钮。
  顺便说一句,你若要查看图文场内容,可选择“插入”菜单中“自动图文集”命令,再单击自动图文集名称列表中的“图文场”, Word在“预览”框中可显示内容。

 

文字块的快速、重复录入方法
  

用自动图文集提高输入效率。在录入文字时经常遇到一小块文字需要重复录入,这时你可以用自动图文集来解决该问题,这种方法就是用“图文集词条”代替要录入的文字,在编辑正文时,只需输入相应的词条,Word即可将它自动转换成自动图文集中的内容。若要添加自动图文集,可选择“工具”菜单中“自动更正”命令,单击“自动图文集”标签卡,然后选择“添加”按钮进行编辑添加,编辑好后单击“确定”按钮。如你添加了“词条”“赛迪网信息技术有限公司”后,只要你录入“赛迪”两个字后,屏幕上会立即显示整个词条,击回车键这个“词条”便被添加文档中。

 

插入中英对译的翻译结果
  

注意:首先,要确认“词典”命令出现在菜单上,按Alt+Shift+F7试试,没反映?安装吧——用word安装盘安装词典组件才行。
  用词典进行翻译。在编辑文档时,常会遇到一些生词难以弄懂,这时你求助于Word的中英——英中词典,即可在Word中进行动态互译了。使用的方法是:⑴从“工具”菜单中选择“语言”,然后单击“词典”命令,也可按Alt+Shift+F7组合键启动词典,这时出现“词典”对话框;⑵键入要查阅的内容,你可查阅英文单词或词组的中文解释或是中文字词对应的英文单词;⑶单击“插入”按钮,可以将互译的单词插入到文本中,单击“翻译”按钮,可以在“替换为翻译”列表框内显示该词的含义、多种解释及词性等;⑷在“查阅”列表框内单击其中单词,右边会自动显出相应的翻译结果。

 

同时编辑长文档的多个部分
  

同时编辑同一文档的多个部分。处理长文档时可将文档的不同部分同时显示出来以供编辑,这里有两种方法实现该功能。
  方法一:利用不同的窗口显示同一文档的不同部分,首先打开需显示的文档,然后单击“窗口”菜单的“新建窗口”菜单项,这样屏幕上就会产生一个新窗口,显示的是同一文档,你可以通过窗口切换和窗口滚动技术,使不同的窗口显示同一文档的不同部分。
  方法二:用同一窗口的子窗口显示同一文档的不同部分,即单击“窗口”菜单的“拆分”菜单项,将当前文档窗口分割为两个子窗口,且两个子窗口都是激活的,你可以对任何一个子窗口独立地进行操作。要想结束这种子窗口状态,可以单击“窗口”菜单的“取消拆分”“菜单项”。

 

同时保存或关闭多个文档
  

同时保存多个文档。当同时打开了多个文档时,若要同时保存和关闭所有文档,可按住Shift键,再单“文件”菜单。这时菜单中将包含“全部关闭”和“全部保存”两个菜单项,你只需单击其中之一即可。

 

在长文档中快速漫游
  在文档中漫游。单击常用工具栏上(就是有“新建”和“打开”按钮的那个工具栏,靠近右边,唉,没办法学问多了,盖都盖不住)的“文档结构图”按钮,然后再单击文档结构图中要跳转的标题即可至文档中相应位置。文档结构图将在一个单独的窗格中显示文档标题,你可通过文档结构图在整个文档中快速漫游并追踪特定位置。在文档结构图中,可选择显示的内容级别,调整文档结构图的大小。若标题太长,超出文档结构图宽度,不必调整窗口大小,只需将鼠标指针在标题上稍作停留,即可看到整个标题。

 

加入动态文字
  让文档动起来。在Word97文档中使用动态文字能使文档更为生动,增强文档的视觉效果。为文字添加动态效果的方法是:
  ⑴选定要添加动态效果的文字。
  ⑵单击“格式”菜单中的“字体”项打开字体对话框,然后单击“动态效果”选项框。
  ⑶在“动态效果”框中单击所需效果(如赤水情深、礼花绽放、七彩霓虹、闪烁背景等),然后单击“确定”按钮即可。若要取消动态效果,可单击“动态效果”框中的“无”选项。

 

添加彩色背景
  为文档添加彩色背景。Word97你可为改变文档的背景以使眼睛舒适,为文档添加背景的方法是:
  ⑴单击“格式”菜单中的“背景”项,然后在弹出的图形菜单中单击所需要的填充色或单击“填充效果”项。
  ⑵如果在上一步单击“填充效果”项,就会打开“填充效果”对话框,可以以其中选择过渡、纹理或带图案的背景。
  ⑶选好各项后,单击“确定”按钮即可。

添加常用中文标点和其它符号工具栏
  添加标点符号工具栏。利用工具栏可快速地执行命令,装上标点工具栏后你就可方便地输入标点符号了。将位于Program files\Microsoft Office \Office\Macros文件夹中的模块文件Symbar.dot复制到 Program files\Microsoft Office\Startup文件夹中,然后重新启动Word97,就可以得到标点符号工具栏,你可以通过“插入”菜单中的“符号”来选择标点符号。

 

为文档设置密码。设置密码的方法:
 

⑴单击“文件”菜单的“另存为”菜单项打开“另存为”对话框。
  ⑵在“文件”框中输入欲赋赋予文档的新文件名。
  ⑶单击“选项”按钮,打开有“保存”选项卡的“保存”对话框。
  ⑷往“打开权限密码”文本框中输入密码。密码区分大小写,并且最多只能有15个字符,这些字符可以是字母、数字或符号。每输入一个密码字符,文本框内就会显示一个星号。
  ⑸单击“确定”按钮,打开“确认密码”对话框,往“请再键入一遍打开权限密码”框中再输入一遍密码,以确保无误。
  ⑹单击“确定”按钮返回“另存为”对话框。
  ⑺单击“保存“按钮保存文件。

 

意外关机,自动恢复文档
  对付死机的补救方法。若Word发生意外死锁,重新启动之后,还有可能部分地恢复以前的工作。方法为:

  ⑴启动Word,单击“打开”命令。
  ⑵在文件夹列表中,双击Windows文件夹内的Temp文件夹,在“文件类型”框中选择“所有文件”。
  ⑶打开恢复的文档,每个恢复的文档都命名为“自动恢复保存的文件名”,扩展名doc
  ⑷单击“保存”命令按钮,在“文件名”框中输入文件名,当看到询问是否替换已有文档的提示信息时单击“是”,这样你就可以用现在的文件名打开并编辑文档了。

 

使用格式刷

Word中,可以使用“格式刷”方便地将某种格式复制到多个段落,操作方法为:

1.选定要进行格式复制的文字,双击“格式刷”工具按钮,这时鼠标指针会变成格式刷形状;

2.将鼠标移至要改变格式的段落,单击鼠标左键,或者在文档中选定要改变格式的文字;

3.重复步骤2,可进行多次复制操作,直到再次单击“格式刷”工具按钮完成操作。

 

 

选定文字的技巧

1.用鼠标快速选定。双击鼠标左键,在Word 97中可选定一个由空格和标点符号分隔的短句,在Word 2000中可选定一个默认的词;三击鼠标左键,选定一段正文。

2.使用选定栏。选定栏是文档窗口左边界和页面上文本区左边界之间不可见的一栏,当鼠标指针移到选定栏上时,指针形状会自动变成一个指向右上方的箭头,这时单击鼠标左键可以选定指针所指行的整行文字,双击鼠标左键可以选定指针所指段的整段文字,三击鼠标左键可以将正在编辑的文档全部文字选定。

3.选定一列文字。将光标置于欲选定列的任意一角,按住alt键后,拖动鼠标指针至该列的对角处,可选定一列文字。

4.使用快捷键f8:按f8第一次,打开“扩展”模式;按第二次,选中当前词;按第三次,选中整个句子;按第四次,选中当前段落;按第五次,选中整个文档。

 

取消自动编号列表

Word中,提供了许多智能化的自动功能,确实很方便,但许多Word用户并不习惯,“自动编号列表”就是一例。关掉此项功能的方法是:

1.单击“工具→自动更正”选单,打开“自动更正”对话框;

2.在Word 97中单击“自动功能”选项卡;在Word 2000中单击“键入时自动套用格式”选项卡;

3.消除“自动编号列表”复选框中的复选标志(√),单击“确定”按钮。

给跨页的表格自动添加表头

如果你在Word中制作的表格有多页,往往需要从第二页开始的每一页都有与第一页相同的表头,这时,可按以下步骤进行操作:

1.选定第一页的表头(表头有多行时要选定多行);

2.在“表格”选单上,单击“标题行重复”。

编辑时的快速定位

按下shiftf5组合键可以将插入点返回到上次编辑的文档位置。Word能够记忆你前三次的编辑位置,第四次按shiftf5组合键插入点会回到当前的编辑位置。如果是在打开文档之后按shiftf5,可以将插入点移动到上次退出Word时最近一次的编辑位置。

 

示过宽文档
    

在打开文档时,有时会发现因为文档过宽,屏幕上显示不全,这可怎么办,总不能看一行就拖动一次水平滚动条吧!这时我们可以重新调整行的宽度,使其适合文档窗口的大小。如果使用的是普通视图或大纲视图,可以单击“工具”菜单中的“选项”命令,再单击“视图”选项,然后选中“窗口内自动换行”复选框即可。我们也可以通过改变显示比例使文字适用于普通视图或页面视图中的文档窗口。这时我们单击“视图”菜单中的“显示比例”命令,然后选择“页宽”选项即可。我们还可以切换到W eb版式视图中,使文字自动换行。

 

改变文档的缺省目录
   

 所有Office文档的缺省目录是C盘下的My Documents文件夹,根据工作需要,我们可以轻松地改变它。单击“工具”菜单,选择“选项”命令,单击“文件位置”选项卡,会显示一列选项和它们当前存储的目录。在“文件类型”列表中选中文档,单击“更改”按钮,进入“更改位置”对话框。单击“查找范围”框中的向下箭头,选中想要的文件夹即可。

 

 

另有妙用的CtrlZ
    

大家都知道,CtrlZ的作用是撤消上一个操作,能使我们在编写文档过程中可以及时取消所进行的误操作,或是恢复到以前的某一步。但你知道吗?CtrlZ还有特殊的作用。先举一个例子,在没有改变W o rd缺省设置的情况下,在空行中输入:“1、计算机的实际应用”,系统会自动将其变为项目编号的形式,并在下一行添加了“2、”字样。这时如果按BackSpace键,可以删除第二行中的项目编号,并不能消除第一行中的项目编号形式,也就是说第一行中的“1、”已经变成项目编号了,不可选。这时,CtrlZ就发挥作用了。我们在输入“1、计算机的实际应用”敲回车后,顺手按一下CtrlZ,一切都OK了,第一行还是原来的样子,一点也没变。原来系统有“自动更正”的功能,可以按照一些约定将键入的内容自动更正。比如我们输入“1、计算机的实际应用”并敲回车后,系统做了两件事,先是换到下一行,然后将这两行变为自动编号的形式。我们按了一下CtrlZ,刚好取消了第二个操作,就像什么事都没发生一样,系统“自动更正”的内容可以在“工具”菜单下的“自动更正”选项下更改,这里就不再细说了。大家可以根据此原理去发现CtrlZ的妙用。

 

关闭语法错误标记
    

在键入时,Word可以对我们键入的文字进行拼写和语法检查,在页面上可以看到红红绿绿的波浪线。如果你觉得这些线太影响视觉效果,可以将其隐藏。在状态栏上的“拼写和语法状态”图标上单击鼠标右键,选择“隐藏语法错误”项,语法检查出来的错误标记就全都不见了。如果要详细设定,可以在右键菜单中选择“选项”,在“选项”对话框中单击“拼写和语法”选项,在这里我们可以详细设定拼写和语法的属性。

 

控制转换的字体
   

 有时打开别人传来的文档,发现里面含有自己计算机中尚未安装的字体。如果打开的文档中包含这样的字体,Word会将字体替换为机器中已安装的字体。如何来选择要替换的字体呢?我们可以这样做:单击“工具栏”菜单中的“选项”命令,再单击“兼容性”选项。在“字体替换”中的“文档所缺字体”中选择所缺少的字体名称。在“字体替换”列表框中,选择用以替换的另一种字体,再单击“确定”,系统就会按要求进行字体的转换。

 

将样式传给其他文档
    

某一文档中创建了几种样式后,如果想在其他文档中也使用其中一种,可以用下面的方法。打开一个包含这些样式的文档,选择“格式”菜单中的“样式”命令,在“样式”对话框中选择“管理器”按钮。在“管理器”对话框中,打开的文档中的一列样式会显示在左边,Normal. dot模板中的样式显示在右边。选择左边的样式,单击“复制”按钮,就将其添加到了右侧的列表中。

防止打印表格空白页

如果在Word中制作一个满页的表格,Word总会多一个回车符独占下一页,而且删除不掉。打印时,要么走一张空纸,要么只能选择打印当前页,挺麻烦的。解决办法是:将光标定位到独占一页的这行,选择[格式]→[段落],将[行距]设置为“固定值→1”就可以了。

取消自动添加超链接

  我们在Word中输入一个网址或邮箱地址后,Word总是将它们自动转换成蓝色的超链接,该怎么取消呢?其实,你只要选择[工具]→[选项]中的[拼写和语法],将“忽略Internet和文件地址”选中即可。或者当出现自动链接时,马上按[Ctrl+Z],即可取消。

选择文档保存位置

  Word保存文件时,总是默认保存在“我的文档”中,可是我的个人文件从来不保存在C盘上,而是有一个固定的其他分区来保存,每次选择保存位置太麻烦了。有的同学会先在保存位置新建一个Word文档并输入文件名,然后双击打开,再书写内容,这样,再保存时就不会提示保存位置了。这虽然是一种方法,但不是最好的。一劳永逸的方法是:选择[工具]→[选项]中的[文件位置],文件类型选为“文档”,再单击[修改]按钮,选择文档保存位置,完成后单击[确定]按钮即可。

倒“福”的制作

在撰写教案或论文时,经常要遇到图文混排,即文本框和自选图形的混排,但有时文本框却无法实现某些特殊功能,比如说倒写的红“福”字通过文本框就无法实现,在这种情况下,通过插入艺术字就很容易实现。具体操作步骤如下:

1. 单击“视图”菜单,选中“工具栏”,再选中级联菜单中的“绘图”命令,启动“绘图”工具栏。

2. 单击“自选图形”下的“基本形状”命令,选中第四个图形,菱形。

3. 设置插入点,单击鼠标左键,出现一规则菱形。

4. 设置自选图形格式,填充为红色,无线条色。

5. 设置插入点,单击“插入”下的图片命令,选择“艺术字”。选择第一种艺术字式样,单击[确定]

6. 弹出“编辑艺术字文字”对话框,输入“福”字,并设置字型为“华文行楷”,字号“48,填充为“黑色”。

7. 选中“福”字,单击“绘图”选择“旋转或翻转”命令,做两次左转。

8. 将图2和图4进行组合。选中图2,按住[Shift]键不放,再选择图4,此时两张图片同时被选中,选择“绘图”菜单,点击[组合]命令。

9. 最后,将“福”字与自选图形格式对齐。首先选中图形,再选择“绘图”菜单,点击[对齐或分布]命令,选中水平居中和垂直居中。这样“倒福字”图片就制作成功了。

Word中插入公式后行距变宽的解决

      Word文档中插入公式后,行距便会变得很大,简单的调整段落的行距是行不通的。那该怎么办呢?

  在Word文档中插入公式后,行距便会变得很大,简单的调整段落的行距是行不通的。逐个点选公式,然后拖动下角的箭头倒可以将它任意放大缩小以调整行距,但是如果在一篇文档中使用了大量的公式,这种操作显然太麻烦,手工操作也容易使得公式大小不一,一些小的公式还会影响到显示的效果。

全部一次调整

  依次单击菜单命令“文件→页面设置”。单击“文档网格”选项卡,如图1所示。选中“无网格”,单击“确定”按钮就可以了。

  小提示

  此种方法可以轻松地对全文档进行行距的调整,而无需对公式本身进行任何操作,非常简便。

    局部调整方法

  在正篇文章中如果你想只对其中的一部分内容进行类似行距的调整,可以按下面的步骤进行:

  选中要进行操作的那些行,依次单击菜单命令“格式→段落”,打开“段落”对话框;单击“缩进和间距”选项卡,将间距的“段前”和“段后”都调整为“0行”;将“如果定义了文档网格,则对齐网格”复选项前的小勾去掉,如图2所示,最后单击“确定”按钮即可。

























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