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通过实施办公自动化系统，政府机关和企事业单位可以顺畅组织内部信息流，加强工作的计划性，提高组织内部的协同办工能力，进而提高工作效率和工作质量， 在激烈的市场竞争中获得竞争优势。目前，OA系统已在政府部门及各大中小型企业推广开来。不过，关于OA系统的理解却大有差异。从简单的打字和文档管理， 到无纸化办公和网络协同工作，从基于邮件和工作流等技术的通用办公应用，到基于办公、管理、决策的集成系统应用，基于不同的概念以及功能设计的OA系统在 同一时期内并存。实际上，多样化的概念反映了OA系统的不同发展阶段，同时，也反映了不同时期计算机技术的发展水平。 应用推动着技术发展，技术提高了应用层次。以Internet技术为核心的网络技术将成为二十一世纪 信息化建设的主流技术。我们认为，采用Client/Server技术构架的OA系统，是面向二十世纪的OA系统，而采用Internet/Intranet技术构架的OA系统，是面向二十一世纪的OA系统。
办公自动化软件的开发平台主要有以下三类： 1. 基于VB、Delphi、PowerBuilder等开发工具 这类开发平台的优点是数据处理能力强，访问速度快，开发工具适用范围广。 缺点是系统的可伸缩性和扩展性较差;而且开发工作量大。此类系统采用Client/Server结构，客户端安装大量的运行程序，安装与维护费用高。 2.基于Domino/Notes、Exchange等群件系统 这类开发平台的优点是具有完善的通讯手段和非结构化数据支持能力，以及较好的系统可伸缩性和扩展性;而且系统提供了安全和权限及工作流管理机制；此外，由于程序和数据一般放在服务器上，很容易进行安装和维护。 缺点是处理结构化数据能力较弱，开发工具缺乏灵活性，不擅长数据的计算、分析和统计，运行效率较低，可开发性能差，不利于进行多种复杂应用的集 成。此类系统是建立在Client/Server结构基础之上，针对Internet/Intranet，又在原有的结构基础上进行某些调整，是一种 Client/Server技术与Internet/Intranet技术的过渡产品。 3. 基于Java技术采用Browser/Web Server软件结构 这类开发平台的优点是开发工具强大，对于复杂和简单应用都适应;非常易于信息组织，界面简单，且易于与其它系统集成;对于结构化和非结构化数据 均具有良好的支持能力，同时，也具备良好的安全性控制手段;完全实现客户端零配置，能够真正体现移动办公所要求的技术条件;系统具有非常好的可伸缩性和可 扩展性。 缺点是需要较高技术素质的人员进行开发，开发成本较高。 中唐科技拥有多年办公自动化软件开发及系统集成经验，拥有具有独立版权的基Internet/Intranet技术Zotn.OA系列办公自动化软件产品，并拥有相当庞大的用户群体。 中唐科技面向二十一世纪的办公自动化软件产品，解决了客户端零配置化，以实现完全的移动协同办公；改善了产品的可移植性能，以实现产品的跨平台应用；融入了现代管理思想，适合于各种规模、各类性质的单位使用的。 技术构架与运行环境
目前由于互联网的极为迅速的发展，很多传统的业务都转移到互联网上，很多国际大厂商针对这种形势，都提出了互联网软件的架构体系，比如 Microsoft的ASP/IIS， .NET， Sun的Java(J2EE)， 以及开放组织的PHP等等。由于Microsoft的产品只能应用于NT/2000服务器上，以及在可靠性和安全性上与unix服务器存在差距，所以 Microsoft的平台的适用性存在一定问题。开放组织的产品针对性较强，适合目标较明确的场合，对企业级应用的可靠性不是很高。 Sun公司自90年代推出java平台以来，经过几年来的发展，在性能、可靠性以及安全性上有了很大的提高，并且java的跨平台性为企业级应用提供了很好的可扩展性。因此我们的平台选择了Sun的J2EE架构。 Sun的J2EE架构除了J2SE提供基本平台能力外，增加了JavaServerPage， Servlet， JDBC， Enterprise JavaBean， Java Message Service， Java Naming and Directory Interface等，为企业应用的发展提供了很好的平台。 我们的系统采用的结构如上图所示，以上结构具有较好的扩展性，通过将不同的逻辑及应用分离，有提供底层数据访问、数据封装、传输的服务程序，有 实现客户应用逻辑的应用程序， 也有仅负责用户界面表示的表示逻辑程序，每层之间尽可能做到通过接口访问，即尽可能的避免一层逻辑或实现的改动对其他层次的影响，比如数据访问层可以以 Enterprise Java Bean(EJB)来实现，也可以采用JavaDataObject(JDO)方式来实现。 对应用服务的划分，可以为系统提供功能明确、职责清晰的相对独立服务程序，以降低系统整体的复杂程度和不可靠性，减少不同应用之间的相互影响，并提高系统的易维护性。因此我们提供平台性的应用程序。 我们采用的web server为Apache(Unix)或IIS(MS NT/2000)， Apache是目前世界上使用最广泛的web server， 具有极佳的效率和可靠性。在MS NT/2000服务器上，也可以采用Microsoft提供的IIS服务器。J2EE应用服务器目前有很多种，BEA公司的WebLogic是市场占有率 较高的一种，具有较好的性能和可靠性，并提供了很好的支持。Resin和Tomcat是开放源码服务器，也是目前使用较多的J2EE服务器，目前都提供比 较稳定的版本。数据库服务器可根据用户的需要及原来的投资来选择。 Zotn.OA的技术特点 客户端零配置化 Zotn.OA的软件结构采用完全的B/S结构，无须在用户端安装任何客户端软件，用户就可以在任何具备浏览器的机器上通过Internet/Intranet进行进销存业务的处理； 操作系统无关性 Zotn.OA采用纯JAVA技术开发，JAVA技术与操作系统无关的特性使得Zotn.OA具有极好的跨平台移植性，真正实现了一次开发随处应用； 应用系统伸缩性 Zotn.OA采用基于N层软件体系结构，使应用系统具有极大的伸缩性。用户可以根据其应用的规模和复杂程度部署多个应用服务器，并可以把不同的应用逻辑部署在不同的应用服务器上，从而大大改善系统的访问性能 。 最小权限定义机制 Zotn.OA采用三维权限表-(操作者，操作对象，操作权限)-来管理整个软件的访问权限。其中操作对象可以是软件功能模块、软件菜单或菜单 项，也可以是各种表单，如人员聘用申请单、出差申请单、物品领用单等等。通过流程设置，可以规定各种单据的流转方向以及相关环节的处理角色。这样系统管理 员可以根据每个操作人员的工作职责和权限许可来量身定置该用户可访问的对象内容以及对内容的访问权限。科学严密的权限管理机制，最大程度地防止了信息的非 法访问，保证了信息安全。 Zotn.OA的功能特点 强大的工作流管理 少了工作失误，提高了工作效率。工作流就是根据既定的规则集，部分或全部实现一个流程的自动化，在这个过程中文档、信息、或者任务在参与者之间 传递。工作流管理系统指的是一个能定义、创建和管理工作流的软件系统。它可以通过一个或多个工作流引擎来解释不同的过程定义，与不同的工作流执行者交流信 息并调用其它应用系统来完成预定的目标。一个工作流包括一组活动及它们的相互顺序关系，还包括过程及活动的启动与终止条件，以及对每个活动的描述，如活动 的执行者、相关应用程序、需要的文档等。工作流的运行由工作流管理系统控制完成，它和工作流执行者(人、应用)交互，推进工作流事件的执行，并监控工作流 的运行状态。 多种信息交流手段 使得联系更加方便，信息交流更加准确。 多种信息共享方式 提高了知识和信息共享程度，减少了重复劳动，同时保证了信息的准确性和一致性。同时节省了培训时间和培训费用。 基于团队的日程安排 团队可以根据授权共享极大地改善了团队协同工作能力。 全面的企业办公管理 Zotn.OA充分考虑到现代企业办公需求，全面集成企业各项办公管理功能，完全满足企业办公自 动化的要求。 基于集团公司的管理模型 共3页。 适合各种规模、各种组织结构的单位使用。 移动协同办公管理 由于采用基于WEB的软件结构，使得Zotn.OA随处可用随时可用，实现真正的移动协同办公管理。 开放的软件系统结构 提供与ERP及CRM系统的接口，便于信息系统的集成与整合。 领先的痕迹保留技术 Zotn.OA产品提供二种痕迹及版本保留技术，一是利用MS Word的强大功能，系统对Word进行内嵌式编码，每一个对文稿的修改以不同颜色显示，其编辑完全符合业务人员日常的工作习惯;二是对每次修改系统会自 动保存相关的修改内容，但显示时为最终修改内容，业务人员可以查阅以往的修改情况。 主要功能概述
信息交流 Zotn.OA的信息交流模块为使用者提供了丰富的交流与通讯手段，多种交流方式的综合应用可以确保工作交流方便可靠。 主要功能子模块有： ● 信息动态：Zotn.OA的信息动态模块功能十分强大。可以对公司内外的各种信息进行分类管理、发布和浏览。 版块管理-用户可以对信息版块进行维护，如新增、编辑、删除等。通过对不同特征的信息实行分类管理，加强了信息的可读性、可用性，同时也方便了信息的维护。 信息发布-用户可以输入新闻标题和新闻内容、指定新闻类型和新闻来源、上传新闻图片并指定图片所在版面，按下"提交"按钮即可完成信息的发布。 信息浏览-通过科学的版块管理，用户可以通过信息浏览功能查看到各个信息版块的详细信息动态。 ●电子公告：通过电子公告可以发布公司的重要通知或新闻。是职员了解公司相关信息的重要渠道。 公告发布-发布公告时，只需输入公告主题、公告内容，并且可以为公告添加必要的图片。Zotn.OA的电子公告系统支持静态和动态两种类型的电子公告。动态公告以滚动形式显示公告内容，容易引起注意。 公告浏览-可以同时浏览动态和静态公告主题。并可以根据公告主题进行模糊查询来查看想要查看的电子公告。单击公告主题，即可以浏览公告的全部内容。 ● 规章制度：公司的规章制度通过网上发布，可以让全体职员随时查阅，节省了培训时间。用户可以对公司的规章制度进行分类管理以便于维护和查阅。 发布规章制度—发布规章制度时，只需输入规章制度的标题、确定其类型，并输入具体的规章制度内容。用户如果已经用文字处理软件编辑好了规章制度 并形成了相应的电子文档(如Word文档)，则可以通过电子文档倒入就可以完成规章制度的重复录入，提高了效益。在规章制度发布模块中，可以对已经过时的 规章制度进行删除等维护工作。 规章制度浏览-用户可以按照制度的分类浏览所有的规章制度。单击规章制度的主题便可以查看到全部的内容。 ●信息手册：信息手册记录了许多相关而常用的信息，如列车时间表、航空时间表、电话区号表等日常办公与生活所常用的信息资料。 ●通讯名录：通讯名录与邮件地址薄有机结合，记录了相关人员的所有联系方式和个人信息，是用户的通讯好助手。 ●文档管理：可以对各种文档进行管理，以便实现共享。支持版本控制。 日程安排 Zotn.OA的日程安排极大地加强了工作的计划性，加强了工作团队的工作交流，提高了工作效率。使用者可以决定自己的哪些日程安排可以被哪些人访问，并且可以对不同的人赋予不同的访问权限。 ●我的日程：管理用户的个人日程，包括当日日程、本周日程、本月日程、上周日程、上月日程或任意指定时间的日程。并且可以对本周、本月、下月计 划进行动态管理。可以对日程分类管理。在录入个人日程时，不仅可以输入日程的标题和详细的日程安排内容，同时可以指定日程安排的起始时间和结束时间、日程 类型和目前所处状态，指定提前提醒时间和提醒方式，并且决定自己的日程是私有的还是可以共享的，并指定可以共享本人日程的团队成员。提醒方式包括电子邮 件、收机短信息、网络寻呼、OICQ等等。 ●团队日程：根据日程授权，可以查看整个工作团队的日程安排，进而加强了协同工作能力，减少了混乱，提高了工作效率。 用户单击“我的团队”弹出一个新的页面，可以从已共享的用户列表中选择合适的人加入我的团队中，也可以从现有的团队中剔除指定的团队成员。通过 对“我的团队”的灵活使用可以适应不同项目团队工作管理的需要。定义好团队成员后，用户就可以查看团队内任何一位成员的日程安排及其工作计划了。如果获得 某一成员的授权，你还可以为该成员添加新的日程、修改已有日程或删除日程。 企业管理 Zotn.OA的企业管理模块提供对企业核心办公业务的有效管理。其主要功能子模块有： ●交办事项：主要处理需要交他人办理或他人交自己办理的事务。包括交办起草、交办完成、待办事项、已办事项。 交办起草—完成交办事项的起草工作。起草交办事项时，不仅可以输入合适的主题及填写交办内容，还可以附带文件附件。完成起草后，立即保存。如需批示则送领导批示，然后发送给被交办者。交某人办理的事务将在其代办事项中显示出来，待处理完后自动从代办事项中消失。 交办完成—显示已经交由他人办理的所有事务。并且可以查看交办事项的办理结果。对于已经完成的事务，用户可以有选择地进行删除等维护。 代办事项—他人交由自己办理但尚未办理的事务都在待办事务中列出。用户可以清楚地查看到待办事项的主题、待办事务类型、处理目的、委托人及委托时间，并对所有待办事务根据预先定义的流程进行处理，并将处理结果反馈给交办者。 已办事项-用户可以在此查看已经完成的别人交由自己办理的事务。并可有选择地删除某些已办事项。 ●公文管理：公文管理是办公系统的最主要部分，在此可对四类公文进行管理，即发文起草类、收文处理类、发文处理类、交办事项类，满足了政府机构 和各类企事业单位日常办公中公文处理的复杂要求。交办事项类公文已经单独列出成为一个独立的模块，这里只对另外三类公文进行管理。 发文起草 发文起草是指公文的起草、校核和领导审批签发。 一般发文流转程序为：首先由拟稿部门(人)负责起草;起草完毕，送相关领导进行校核，如果需要相关单位会签时，送相关单位会签;校核完毕，转呈 本机关领导人审批签发。对于已经本单位领导人审批过的文稿，再印发前可再作校核，经校核如需做涉及内容的实质性修改，须报原审批领导人复审。如果送印，将 进入发文办理程序。 收文处理 收文处理主要包括公文的签收登记、拟办、分发、传阅、批示、承办和催办等程序。 a) 签收 签收是指将发文(或者分发文件)单位通过网络发来的电子文件，收下来并自动登录到本单位(或人)的收文数据库中，形成属于本单位(或人)的收文电子文件数据及其登录表。 b) 登记 登记是指：在公文办理过程中，就公文的特征(公文条目、正文、附件等)进行记载。登记应当将公文的标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、份数、收文日期等逐项填写清楚。 c) 拟办 办公室对需要办理的公文提出办理意见，通过网络将电子公文信息传给有关领导人批示，也可以打印公文处理单供领导批示。 d) 分发 办公室根据有关规定或者领导人的批示精神，通过网络将电子公文信息传给有关单位、领导、或者部门(人)。对于需要利用计算机完成的纸质文件自动清退的单位，电子公文运转依据纸质公文运转。 e) 传阅 传阅处理是公文分发处理的一种特殊形式，一般是指办公室根据领导人的批示或者授权，按照一定的程序将公文(或一些公文)以文件夹方式，确定一定的阅知或者批示顺序，分送有关领导人或部门。 f) 批示 有关领导人根据授权或者规定对于文件阅办情况进行批示。 g) 承办 办公室根据领导对文件的承办有关批示精神的要求，在定义有关催办意见后(见后页催办定义)，将文件分发给承办单位，业务部门经签收得到文件的有关信息，包括文件内容、领导对公文的承办的批示意见等。 h) 催办 对于需要办理的文件，办公室登记主办单位、协办单位、办理期限等催办信息，同时对公文的承办情况进行督促检查。 发文处理 公文起草、校核和领导审批签发后转入发文处理，发文处理包括公文的核发、登记、印制和分发等程序。 a) 核发 办公室在公文正式印发前，对公文的审批手续、文种、格式等进行复核，确定发文字号、分送单位和印制份数。核发工作完成后，将把发文数据自动同时记录到本单位的发文数据库中，同时，传送公文电子数据给打字室，供印制时使用。 共3页。 b) 登记 经核发的公文自动登录到发文数据库中，包括编制新的发文流水号等。 c) 印制 公文印制应当做到准确、及时、规范、安全、保密。由于公文经核发后直接传送到打字室，能够减轻打字室工作的劳动量和强度，满足其使用要求。 d) 分发 在公文印制完毕，办公室可以开始公文的分发工作，根据各单位不同的使用要求，也可以在完成核发工作的同时开展公文分发工作，以进一步提高公文的 时效性。对于秘密级以上的公文，公文运转应当登记文件的份号，因此，办公室应当在接收到纸质文件以后，按照正确的份号进行分发工作。 公文处理：发文起草、收文处理、发文处理。 公文查询：对各类公文及其处理结果与状态进行条件查询。 公文文件夹：分为起草文件夹、收文文件夹、发文文件夹、送批/送阅文件夹等，各个文件夹分类管理相对应的文件。用户可以自定义文件夹。 代码维护：维护公文管理中的基础代码，如公文类型等。 ●会议管理：会议管理对包括会议的计划起草、更改、审批、查询、安排、通知、会议取消，一直到会议纪要编写的全过程提供管理手段。 主要功能子模块有： 会议登记：起草新会议，并交下一流程人员处理。起草新会议时，可以输入会议相关内容，如会议议题、会议地点、年度、主办单位、开始时间、结束时间、备注说明、会议内容，其中正式的会议通知等文件可以会议附件形式上传，会议附件随会议处理流程在整个会议处理过程中传送。 会议查询：根据年度、会议议题、主办单位、起始时间、终止时间或会议处理状态(会议通知、待审会议、待批会议、已审会议、已批会议、取消会议) 等信息进行单项或组合模糊查询，在查询的结果列表中选择某个会议即可查询其详细的会议信息。并可根据已设定的流程进行送审、送批、分发等处理，用户还可以 查看会议处理的流转情况。在审核与送批环节，用户可以加注自己的审核意见或批示意见，同时也可以根据授权查看别人的审核或批示意见。 会议列表：对所有会议信息根据会议状态进行分类列表，以便于查阅有关会议的会议信息，了解会议所处的状态。 会议状态或会议分类主要有： 会议通知- 列表收到的所有会议通知信息以提醒用户注意。会议通知只有在会议完成起草、审核、批示等环节后，才能发给与会者。此处的会议通知不同于下面提到的会议通知功能，它仅是会议类型的一种。 待审会议-列出所有需要用户审核但尚未审核的会议申请。从列出的待审会议列表中选择相关待审会议即可以根据用户的角色和权限进行会议的审核，会议审核者可以修改相关会议信息并对所做的修改进行存储，同时还可以加注审核意见。 待批会议-列出所有需要用户批示但尚未批示的会议申请。从列出的待批会议列表中选择相关待批会议即可以根据用户的角色和权限进行会议的批示处理，会议批示者可以修改相关会议信息并对所做的修改进行存储，同时还可以加注批示意见。 已审会议-列出所有交由自己审核并已完成审核的会议。 已批会议-列出所有所有交由自己批示并已完成批示的会议。 取消会议-所有被取消的会议信息都在此显示。 ●会议处理：依据定义的工作流对会议进行处理，如送审、送批、下发、返回送审者、返回送批者、返回起草者、取消会议等等。会议通知的处理流程同 公文处理的处理流程。会议的取消是会议管理中不可忽视的重要功能。因为由于各种原因，会议可能在整个处理流程的任何一个环节上都可能被取消，也可能在整个 审批流程完成、会议通知下发给所有有关人员后被取消。 ●会议通知：会议通知模块可以完成向与会者发送会议通知的工作。会议通知是一封关于即将召开会议的信，包括了会议的全部信息，与会者在个人邮箱中可以查看到会议通知，也可以在会议列表中的会议通知栏中查看所有会议通知;可按人或部门发邮件通知与会者。 ●会议纪要：会议召开后，由指定的专门的人员进行会议记录的填写;以供相关的人员查阅和备案。是电子版的会议纪要。 ●资源管理：资源管理中可以管理的资源包括公司所有的后勤资源，如车辆、会议室、投影仪、图书、办公用品及礼品等等。 具体功能如下： 资源采购：完成公司所有资源的采购工作。包括采购申请、采购审核、采购入库等功能。 主要功能如下： 采购申请-查询库存，根据库存信息或采购请求填写资源申购单。所有资源都可以在此填写申购单。采购申请单填写完成后，发送到指定的审核人处进行审核。 采购审核-根据权限对采购申请单进行审核，并返回申购人及采购负责人。 资源入库-对采购回来的资源进行入库处理。 资源查询：查询各种资源的库存信息及使用状态。 资源预定：包括申请预定、预定审核、定单执行、定单查询等功能。物品领用申请、领用审核、领用登记、物品返还等管理也全部纳入资源预定中。 详细功能如下： 预定申请-填写预定单，对在资源查询中选定的资源进行预定。 定单执行-将资源预定单的执行结果登录入账。 定单查询-对所有授权的订单进行条件查询。 系统维护：包括代码维护和资源维护(如资源的各种异常损耗处理等等)。 ●人事管理：对公司人力资源进行全方位的管理。从人员聘用到职员解聘的全过程都可以Zotn.OA的人事管理模块进行动态管理。 主要功能有： 职员档案：对职员的基本信息进行管理。 薪资管理：对公司薪资标准和职员薪资进行动态管理。包括对职员薪资变动的管理。 职员考核：对职员的工作进行考核。 奖惩管理：对职员的奖惩记录进行管理。 职员异动：对职员的工作调整及职位升迁进行动态管理。 考勤管理：对职员的出勤、请假等进行动态管理。包括请假申请及请假审核、 销假等等。 差旅管理：出差申请、审核，差旅费用申请与审核。出差注销。 ●合同管理：对合同从签定到存档的全过程进行管理，包括合同起草、合同审核/审批和合同存档。所有合同原件通过电子扫描形成电子文档，通过合同管理模块进行管理，包括文档录入(含文档扫描、文档导入)、文档删除、文档查询等内容。 ●档案管理：文书档案管理系统，以《中华人民共和国档案法》、《档案著录规则》(GB 3792.5-85)、《文书档案案卷格式》(GB 9705-88)、《机关档案工作业务建设规范》(国档发[1987]27号)等法规性文件的要求为基础，涵盖档案的收集、整理、立卷、鉴定、编目、保 管、统计、检索、提供利用、销毁等项工作。 文书档案管理系统虽然针对档案处(室)、立卷部门、普通用户等不同的工作职能划分出不同的功能，但是，对于档案现代化本身而言也主要分为：著录整理、提供利用、汇总统计、档案保管、移交接收等几个方面，除此之外，在技术上还包括对光盘库的管理以及电子影像处理等。 ●流程管理：流程管理几乎贯穿于企业办公管理的各个模块中。通过流程管理可以灵活地设置各项办公业务的工作流程，进而使得所有的工作能够按照设置的流程进行流转。使得工作井井有条。信息流转顺畅。 系统管理 Zotn.OA的系统管理模块为系统管理员进行系统维护和基础数据维护提供了方便的途径。在系统管理模块主要进行以下工作： 具体功能如下： ●机构维护：组织机构和人员的添加、修改或删除，职员角色定义。 ●权限设置：对系统内所有角色的权限进行设置和维护。 ●流程设置：中唐办公自动化系统的核心思想就是工作流和工作流的自定义。根据各单位不同的工作流要求，单位用户可自行定义和更改公文管理和会议管理的工作流程。 ●个人信息：维护用户的登录密码、姓名、联系地址、联系电话、电子邮件等信息。 ●个性化设置：对软件的用户界面可以根据喜好进行个性化设置。 ●操作日志：详细记录系统的操作日志。共3页。 |
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