excel使用详解之“插入名称”篇excel 2010-01-13 13:44:12 阅读140 评论0 字号：大中小
不知道朋友们有没有注意到在EXCEL的插入菜单栏中有一个叫“名称”的子菜单，同时它还有五个分子菜单。如此多的选项，想来微软做这个工具一定可以为操作者起相当大的作用。但实际运用中我发现许多EXCEL用户用这个工具的机率很小，为什么呢？我想关键还是不熟悉的关系吧。现在我在这里写个小小的介绍，来说明一下“名称”这个东东的作用。 首先说一下“名称”它在EXCEL中是什么意思，名称：代表单元格、单元格区域、公式或常量值的单词或字符串。即我们在工作表中使用列标志和行标志引用这些行和列中的单元格时可以用“名称”来表示。例如：下图所示 此公式就可以用“名称”来表示，操作方法为，打开插入菜单，进入名称子菜单，选定义，然后在当前工作簿中的名称键入你想起的名称如“AA”，然后在引用位置键入你想代替的单元格，如B2*C2。如图所示 定义完名称后，那就可以看出这个“名称”工具具体有什么作用了。我们可以在此工作表的任何位置引用AA，它的意思就是B2*C2，讲到这儿，想必各位朋友已经知道“名称”的作用了。 下面就可以讲一下定义名称在各方面的运用，好处，以及另外四个工具“粘贴”“指定”“应用”“标签”的作用。 先讲一下好处吧，第一：容易认人理解 在上图中，如果要合计总金额，公式为“=SUM（D2：D6）”，如果你要演示的话恐怕没有“=SUM（总金额）”，来得一目了然吧。 第二：减少输入工作量 如果你在名称中定义了很长的一段公式，如“A1+B1+A3+B4+A5+B7”，命名为“BB”，那以后你需要引用这段公式，只需键入“BB”就可以了。同理，如果定义了文本内容也是一样的，如“What is the good of it” 。 第三：超出某些公式的嵌套 用过IF函数的人都了解，IF函数在EXCEL中只能进行七层嵌套。如果你综合利用了名称定义就可以解决这个问题了。（七层嵌套公式太长了，我偷下懒了^_^） 第四：某些EXCEL函数只能在名称中使用 例如：宏表函数，曾经在老版的office中使用中，2003以后就不支持直接使用了。 EVALUATE函数，这个函数的作用是将单元格中的四则运算进行计算，另外各位有没有注意到，在引用中为SHEET2！A2，它是一个相对引用，效果和EXCEL中的公式内的相对引用完全一样了。 还有宏表函数只能在名称中使用。如GET.CELL函数，还有GET.DOCUMENT宏表函数。 第五：字符数超过一个单元格允许的最大量 第六： 图片的自动更新连接 例如你想要在一周内每天有不同的图片出现在你的文档中，具体做法是： 6.1 找7张图片分别放在SHEET1 A1至A7单元格中，调整单元格和图片大小，使之恰好合适 6.2 定义名称MYPIC = OFFSET(SHEET1!$A$1,WEEKDAY(TODAY(),1)-1,0,1,1) 6.3 控件工具箱 – 文字框，在编辑栏中将EMBED("Forms.TextBox.1","")改成MYPIC就大功告成了。 这里如果不使用名称，应该是不行的。 第七：动态设定设定打印区域与顶端标题。 在菜单插入/名称/定义中设定一个名称：Sheet4!print_area，其中Sheet4为工作表的名称，!要为英文状态下键入，print_area为固定，而引用中键入=OFFSET(Sheet4!$A$1,,,MAX((Sheet4!$A$1:$A$10000<>"")*ROW(Sheet4!$A$1:$A$10000)),MAX((Sheet4!$1:$2<>"")*COLUMN(Sheet4!$1:$2)))，这样设定完了之后，该工作表的打印区域高就会随第一列的内容自动动态改变，而宽会跟据第一、二行的内容而改变！！而设定一个名称Sheet4!print_titles(注意点同上），引用为=OFFSET(sheet4!$A$1,,,sheet4!$B$1,256)，这样顶端标题列就可以随B1格的值改变而改变。 第八：此外，名称和其他，例如数据有效性的联合使用，会有更多意想不到的结果。象引用其它工作簿的数据做为序列等。名称之粘贴 此功能键的作用就是调出你在工作表中所有命名的名称，以方便你的使用。操作过程也比较简单，插入》名称》粘贴，出现粘贴名称对话框，选中要使用的名称即可。它效果和在单元格内直接输入名称的效果是一样的。另外如果你点击对话框中的列表按钮，可将你定义的名称列一个清单粘贴到你的单元格中。 名称之指定 此功能键的作用是用指定单元格的方法命名。如果使用命令，插入》名称》指定，会出现指定对话框，里面包括首行，最左行，末行，最右行。关于这个命令需要解说一下了。比如我选择首行，其作用是，将首行单元格名称定义为名称。如A1格内的文字为甲，A2：A4都是要引用的数字，首先选中A2：A4单元格，然后使用指定命令。然后当你重新进入定义名称时会发现对话框内多了一个“甲”的定义名称。引用的内容是=Sheet01!$A$2:$A$4，至于另外三个，我想也不用我多介绍了吧。 名称之应用 将公式中的单元格引用改为名称，选中包含公式的单元格区域，在该公式中您想用名称替换引用。或选中单个单元格来将工作表上所有公式中的引用更改为名称。在“应用名称”框中，单击一个或多个名称，接上题，键入=SUM（A2：A4），你会发现单元格内会变成=SUM（甲）。 待续 名称之标签 默认情况下，Excel 不会识别公式中的标签。要在公式中使用标签，请单击“工具”菜单上的“选项”，再单击“重新计算”选项卡。在“工作簿选项”之下，选中“接受公式标签”复选框。如果把接受公式标签取消掉，公式自己转换为区域引用。 插入标签就是为了创建容易理解的公式，并且不用定义名称。当视窗显示比例很小时，标签区域就被蓝色外框包围，定义的名称则不会。 使用方法在A1格内为“数量”，A2到An为实际的数量，选中A1，插入》名称》标签，添加。 |
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