miyasa / 我的图书馆 / 创造井然有序的工作日(职场成功的理论基...

分享

   

创造井然有序的工作日(职场成功的理论基础)

2010-06-03  miyasa


  起床的绝妙技巧

  5点59分,只剩下1分钟就6点了。闹钟在6点钟时准时响起,你睁开双眼看着闹钟,没有机会再幸福地继续沉睡下去了,该起床离开温暖的被窝了。在一小时之内你将要冲出家门,在已经迟到的情况下开始你疲惫的一天。

  大部分人都懂得睡眠的重要性,睡眠是非常必要的,睡眠不足时你甚至会觉得活不下去。据一个非常严谨的试验得出的结论,人在不睡觉的情况下最多能活9天。

  但本章要讲述的是如何在繁忙的工作中使你的工作成绩最大化的问题,那么我们在这里谈睡眠有什么意义呢?当你在早上起床时,你的睡眠周期并没有结束,因为睡眠就像身体的其他构成一样,实际上需要一个24小时的循环周期。当你在早上结束了睡眠状态时,你的身体早已替你做好很多复杂的工作了,包括对你身体里能帮助你的化学物质和脑电波进行调节等等。

  如果你在一天的工作中,从一开始就非常繁忙,那么在之后的时间里想要处理更多的事情就更加困难了。这不仅让你难以应付更多的事情,而且会影响你当晚的睡眠,第二天早上起床自然就更加痛苦了,于是更降低了你的工作效率,这样就形成了一个体力过度疲劳的恶性循环。而早上一开始就缓慢地做事情,调节好状态的话,最大的一个好处就是能够使你形成一个24小时的良性循环,工作效率达到最大化。

  闹钟的诅咒

  你在工作日的早上是怎样醒来的?你用什么样的闹钟?用一种噪声把自己叫醒是令人生厌的事情。有些人不用闹钟就能准时醒来,他们为此感到自豪。因为这些人已经形成了适合自己睡眠循环周期的生物钟,而对于其他人来说就需要一个闹钟了。

  我相信使用闹钟从根本上说是错误的,而且我认为它们是造成快速生活节奏下出现效率下降情况的最重要原因。为了阐释我的观点,我想提一个问题:当你用完计算机的时候,你是直接把电源拔掉还是直接按下关闭键呢?不是?当你第一次学会使用计算机时,你可能已经知道了千万不要直接拔掉电源,为什么呢?因为计算机需要进行自我清理,他们首先必须要清除垃圾文件并修补临时出现的漏洞。如果不这样做,这些阻碍将会在下次开机的时候重新被启动,将会降低计算机的工作能力,减少它的使用寿命。这就是为什么关闭计算机的操作是由软件完成的,并且需要几秒甚至一分钟才能完成。用闹钟叫醒自己的人就是在直接结束他们的睡眠,而没有像计算机一样结束前进行清理工作,这样就会在一天中的其他时间引起一系列不平衡的化学反应。睡眠分为五个阶段,每个阶段都是必要的,从轻度睡眠到熟睡再到深度睡眠,之后再循环发生,梦时断时续。人们在没有闹钟的情况下能够自然醒来应该是很庆幸的,他们经过了完整的睡眠周期,等于是完成了清理阶段。相比之下,那些用闹钟叫醒自己的人是没有机会这样完成完整的睡眠周期的。完成与否要根据你在闹钟响时的状态决定,可能一觉醒来感觉良好,也可能感觉到眩晕或疲倦。大多数人的感觉是,每周至少有一天会觉得眩晕或疲倦,而且眼睛疼痛。每周有一天出现这样的情况太平常不过了,因为一直这样做会使心理的闹钟走得太快。如果想更好地为一天的工作打下良好的基础,我们就一定要找到更好的方式结束睡眠周期,醒来的过程中也需要经历冷静放慢的过程。

  改变闹钟形式

  最健康有益的唤醒方法是逐渐增亮灯光和增大音响的音量让自己慢慢苏醒。如果你的起床时间是早上6点,那么昏暗柔和的光线和较低的声音应该在早上5点30分开始。在半小时内,随着这些刺激因素的逐渐增强,协助身体完成自然的睡眠周期,直到最后完全醒来。

  在睡眠的过程中,保持睡眠的最主要的一种化学物质是褪黑激素,这种化学物质只有在没有灯光或灯光微弱时才会产生。因此,逐渐增加光线强度,即使紧闭双眼,也有利于进一步抑制褪黑激素的产生,同时也可以刺激兴奋激素释放到血液里。

  适度的白色噪声或舒缓的音乐有同样的效果。在柔和的光线和较低的声音的共同作用下,刺激感官,并逐渐唤醒身体。

  使用定时器

  对于那些不愿意出去也不想买新收音机闹钟的人来说,我的下一个建议就是使用定时器。把定时器安在卧室的灯上(不是放在床边的桌子上,而要尽量放在更远的地方),也可以放在客厅或厨房。把它定在你想要定的时间上。如果你一定要使用刺耳的闹钟唤醒自己,那么也应该确保从你睁开眼睛的那一刻起有一缕光进入你的视野,这将可以产生刺激激素帮助你的身体进入清醒状态。

  利用灯光

  如果你的伴侣比你睡的时间长一点,而且不想在早晨看到光,那么只能使用手电筒。如果在炎热的夏季,外面阳光明媚,你可以打开窗帘,让阳光照射进来。通常情况下,这些客观条件都是在利用人体自身的自然激励系统稀释睡眠的化学激素。

  避免设置贪睡模式

  还有另一种好方法不但可以确保高质量的睡眠,而且还可以让你更快地醒来,那就是不要在使用闹钟时将之设置成贪睡模式(闹钟到时响了,你不按照要求关掉它的时候,过几分钟再响)。因为人的身体在短短几分钟内不可能重新妥善地排列好睡眠序列,实际上,这样做可能会更糟。如果你设置了贪睡模式,那么在限定的时间内,你会开始一个新的睡眠周期,并回到初始阶段,这就意味着你将不得不再一次逼自己醒来。看来,这样做的坏处比益处要多。相反,如果你坐起来或舒展一下四肢,慢慢挪到床边的话,就降低了睡觉的诱惑。当你开始睁开眼睛的时候,打开已设置好的灯光,并开始思考一些积极的事情,关于目标、计划或即将举行的放松的活动等方面,让身体系统运转起来,共同清理睡眠时产生的化学残留物。

  受益之处(1)

  上述关于在早上醒来的办法是使用闹钟、灯光以及避免设置贪睡模式等建议,虽然听起来很苛刻,但它却真的能够带给你一天的充沛精力,而不是无比的倦怠。通过利用这些方法,你将:

  ●对早上第一件事较为警觉,好好准备并吃上一顿很好的早餐,离开家时不会忘记任何事情;

  ●可以做更多的工作;

  ●记住更多的事;

  ●更好地化解压力;

  ●更好地消化食物;

  ●更想锻炼;

  ●不容易疲劳或头痛;

  ●晚上更容易入睡;

  ●身体更健康,睡眠质量更好;

  ●第二天早晨更舒适地醒来,形成良性循环。
 

  早餐的益处

  有句老话大家都应该听过:早餐是一天的饮食中最重要的一顿。然而对于工作量大的人来说,吃一顿很好的早餐是不容易的。有人说没有时间吃早餐,也有人说自己在那个时间没有胃口,还有人仅仅简单地喝杯咖啡、吃一个松饼或甜圈。

  有些人不重视早餐,也不同意慢节奏的观点。那么我要说,忽略早餐将会付出影响一整天身体状况的代价。在第三章中,我曾提到15分钟就匆匆吃完午饭的情况,这给全天或一周的工作都带来很大的影响。现在我要强调的是,用15分钟的时间吃一顿很好的早餐才是真正的早餐。

  人们通常总是愿意选择吃些点心和松饼之类的甜品,因为它们可以很快吃完,而且一点也不麻烦,对于上班族来说是最好的选择。此外,甜品的糖分、颜色、材料都直接影响着人们的感官,并能满足饥饿感。我们的直觉让我们很容易去选择甜品,但是我们的身体真正需要的是水果、谷类以及蛋白质等能为忙碌的一天提供充分能量的食物,我们通常选择的却总是一些垃圾食品。

  当然,最大的问题就是甜品的主要成分是精制糖和面粉,经过20分钟的发酵后,咖啡和茶中的咖啡因与面粉和精制糖共同作用。人们觉得它们很有营养,事实上并非如此。那么随之而来的就是血糖不平衡的问题,它需要身体内部进行补偿。当你在计算机旁工作时就会引起血糖降低,正如在第二章中提到的转速表的例子一样,一直工作会导致工作能力的明显下降,这是速食造成的不为人知的代价。当然松饼可以稍做改变,但是大多数出于商业目的制造的松饼都含有高脂肪,包括氢化物和全脂肪以及葡萄糖果糖和其他高糖分制品。

  人们从这些便携式早餐中暂时获得了满足。但是,早餐只喝一杯咖啡,不仅对早上的精神状态和身体的能量供应有负面影响,而且对我们午饭的选择也造成了极大的负面影响。

  早餐吃得很少的人不但工作效率不高,而且在快到午餐时间时更容易感到饥饿。那么在午餐时间感到饥饿有什么不妥呢?没有什么不妥的,但是在午餐时间感到非常饥饿就有些不正常了,因为非常饥饿更容易导致人们吃些垃圾食品。在午餐时间感到非常饥饿的人:

  ●容易径直走向快餐店吃快餐;

  ●会吃些富含大量淀粉、脂肪、钠等物质的食物--美味可口但不含必要的营养物质;

  ●选择更方便、更易携带、提前准备好的食物;

  ●会多吃肉,少吃蔬菜;

  ●选择容易咀嚼的食物;

  ●很快地吃东西,用制酸剂补偿;

  ●吃得太多,在20分钟内就会吃很多。

  关于丰盛早餐及甜点选择的建议

  ●麦松饼

  ●燕麦粥

  ●南瓜

  ●高纤维面包

  ●酸奶

  ●杏仁

  ●葡萄干

  ●牛奶

  ●蛋类或含低胆固醇的蛋制品

  受益之处(2)

  对于极度饥饿的人来说,节奏太快的反应容易使身体陷入极度疲劳中,下午会出现体力不支的情况。大多数人在大约下午2点30分时感觉无精打采,这是由于吃快餐食物引起的血糖不均导致消化不良,使人们无法集中精力工作。随之工作时间延长,效率下降。

  究竟有没有什么办法能解决这个问题呢?肯定有!早上吃的食品需要较长的时间消化--食物需要在你体内停留较长时间(见表格内的一些建议),这些将补给身体内所缺少的一些东西以保持较好的营养平衡。

  这里我想重复一下在第三章中所提到的关于零食的建议,那是以前很多客户和读者告诉我的最成功的一条:上午11点喝酸奶,酸奶中不含脂肪,在10点45分或11点时喝酸奶有助于缓解饥饿。这样人们到了午饭的时间就不会感觉那么饿了,可以进行明智的选择,控制吃饭的速度了。事情就这么简单。
 

  每日饥荒

  没有足够的时间吃早餐以及类似的情况发生是因为人们完全忽略了其重要性,导致他们的身体经历“饥荒”。当你的身体出现这种状况时,原因就是粮食供应短缺。因为到上午9点左右,体内的食物几乎已经消化尽了,开始消耗自己体内储备的能量。身体可以依靠消耗内部储存的能量,直到被完全消耗为止,这是一种新的概念。在不容易获得能量的时候,代替你饥饿的身体去工作的是这些储存在肌肉组织中的能量。顺便说一下,这就是为什么一些不幸的马拉松运动员在距离终点线500码的时候感觉到筋疲力尽的原因。对他们来说,这是一种挑战。他们发现自己的手和膝盖再也不能动,在历时3小时左右的一场比赛中,参加马拉松比赛的运动员的身体里燃烧了储存在肌肉组织中的所有可用的能量,一点也不剩。落后的运动员体内仍有可能存在一点脂肪,但在3个小时的时间里要想重新储存显然是不足够的,所以他倒下了。为了能赶上时间去工作而不吃早餐的高速工作的人类似的反应也会发生。可以肯定的是,有5万年历史的人体的身体结构不愿再次接受这样的饥荒了。当他终于决定吃东西时,一定会储存一点点额外的脂肪以防明天的饥荒。

  所以,对北美的一般人来说,不吃早餐、快速吃完早餐或早餐质量不好都将会令人变胖,并且他们认为那是一种呆滞的心理表现。相比之下,那些能够冷静下来,吃一顿丰盛的早餐的人,将可以减少对脂肪的消耗。他们补充给身体足够的能量,足以维持三四个小时的高速工作,直到中午--下次补充能量前。

  恰当的时间吃早餐

  如果早上已经很忙了,那么人们会选择什么时间去吃一顿丰盛的早餐呢?

  这是在第三章中谈到的我们必须抵制的诸多活动中的一个问题。家庭、工作的排序必须重新界定,因此,如果不吃早餐或仓促地吃一口,那么在工作前我们就需要挤出另外的15分钟吃早餐。下面有两种办法,似乎最适合这种模式:

  ●花15分钟在家中吃早餐。在预支的15分钟时间内你会选择怎么利用呢?给你和你的家庭成员一个机会,与他们一起完整地吃顿早餐吗?还是在其他人起床之前,自己安静地一个人吃早餐?对于这种选择大多数人的反应都很消极,他们的第一反应是:“我可能因此失去一些睡眠机会。”但他们往往忽略的是:他们的身体会很快适应这个时间。几乎世界上所有人都承认,改变起床的时间是有可能的。他们每年两次在夏时制和标准时制间转换,以此循环。只要3天身体就可以适应自我的调整了,这是可以做到的。早起床15分钟是很容易做到的,但这合理的15分钟需要在实践中慢慢去感觉。

  ●工作前花15分钟吃早餐。不论基于何种原因,如果你不可能早起床15分钟,那么接下来最好的方法就是在其他地方吃早餐。既不在工作中,也不在家中,可以在最爱的咖啡店、美食广场、公园的板凳上或你的私家车里。不是每个人都希望每天去餐厅或咖啡馆消费的,但那不是问题,有许多种便携式食品是可以从家中带来的,即使从冰箱中拿出来一小时也不会坏掉,如香蕉、酸奶、自制松饼、百吉卷、热咖啡、一袋密封的冷冻牛奶,都可以从家中带出来。在家中还是在工作间吃早餐,这个问题需要克服急于处理“连续事件”的心态。如果总是怀有这样的心态,那么我们只能一次次重复一个动作,从家里到单位,再从单位回到家中,其代价是巨大的。显而易见,工作之前吃早餐而不是在工作时吃早餐是很重要的。在工作中用餐的话,由于你全身心投入工作中,一旦中断,就会出现其他情况,比如分心会让你想迅速吃完,好把它们推在一边继续工作。

  总之,以上方法的底线就是,必须在一天中开始的时候补充足够的能量以便更好地工作。这其实只需要很短的时间就可以做到。
 

  上下班通勤时

  在一天中,上下班是两种同样必要的活动,尽量顺利、准时地到达公司或家中是大家都希望的事情。对于在家办公的人来说,可能意味着仅仅上下楼的工夫;对于其他一些人来说,可能意味着每天到达不同地点访问不同的客户;对于大多数人来说,则意味着到达公司,开展负责的工作或接受其他挑战。

  我不想重复自己的意思,只是想简单地强调一下,在将来的某天,冷静、通勤与巨大的压力将充满你的全部生活。这就是我在“通勤的冷静方法”一节中为什么要强调缓慢驾驶的价值,并提倡宁愿利用这段时间凝视蓝天也不要做帕金森定律所要求的额外工作的原因。

  每日热身

  我想补充的一点就是改变心态很重要,这是一个冷静的通勤者能够提供的。这里所说的通勤是指精神上的空间转换,也就是人们必须把家庭模式转为工作方式,然后在一天工作结束之后再返回家庭模式。这是一个增强生产力的机会,是在为确保一流质量的生产力和应对工作压力做准备。我回忆起在前面的章节中曾分析的NBA球员以及他们需要的舞台热情的例子,在此对其进行延伸的话,也可以说是需要周围人的热情,所以通勤也必须要做到这一点。这样,当你到达公司时,才会有更多的机会妥善处理各种突发状况。我们必须消除处理“连续事件”的心态,明确通勤纯粹是一种不便的活动,并且视其为一种工作的契机加以利用。

  有利的时机:班车

  在公司和家之间通勤中,你可以提升自己或在别人身上学到知识。在第九章,我将挑战你对导师的承诺,不管是寻找导师,还是作为一位导师。正如我在那一章里说的那样,我们不仅仅可以通过听别人说受益,也可以通过听自己说受益,因为当谈及创造性思维时,你将永远是你自己最好的观众和评委。但是,要诀就是大声地讲出来,让那些想法从你的短暂记忆中脱离出来。然后通过听他们说,加深对这些想法的印象。做到这一点的最好方法之一就是改变你对通勤的观点。从认为乘班车是孤独的一个人乘车转变为将其视为一种学习的机会。

  如何让通勤更顺畅

  为了你的通勤更顺畅,下面提出一些建议:

  ●每天收听最新的天气预报。明天是否下雪?如果有,那么应预计清理车道和停车场的冰雪所需的时间。明天是否会下雨?如果有雨,预留额外的通勤时间。

  ●考虑购买一个挡风玻璃罩以防止形成霜冻。

  ●东西要带齐全,例如文件、钥匙等等。

  ●前一天晚上要给手机充电或确定电量足够。

  ●作出符合实际的估算,了解从你家到办公室实际需要的时间。不要乐观地估算,因为在路途中可能会因气象因素和其他现实的因素导致延迟。多估算出15%以上的时间,做一个出发日程表的“悲观”估计,你会发现这样不会使你的行程过分紧张。

  ●遇到傲慢的司机或习惯抢车道的人,尽量不要发火,也不要让自己生气,视他们为痛苦的人,只为他们觉得可惜而已。这是一种很冷静的战术。

  在整本书中,我着重强调了进行面对面沟通的情况,其价值远远大于追求速度。在班车里面谈话就是一个典型的例外,如有人问,在汽车(或火车)上和别人谈话,与你用手机和他们谈话有什么不同?答案是显而易见的:当一个人用手机和你谈话时,她和你没有眼神上的交流,也不能看见你的脸以及其他非言语的信息,她不知道你目前所处的驾驶状态很不利。即使出现交通问题,她也会继续和你讲话并希望能够持续下去。这就是为什么我在前面的章节中提到驾驶时用手机会造成重大危害的原因:驾驶员的主要精力都放在打电话上,因为他无法以任何其他方式进行。相比之下,在班车里进行的讨论,每个人都可以畅所欲言,在其交谈过程中可以通过身体语言参加谈话或掌握谈话节奏。如果驾驶员需要全部精力和反应能力驾驶时,那么谈话可以随时暂停。而在班车中,指导和被指导是相互的,其中也存在着放飞思想。这使得即使是最拥堵的路线也能够快乐的驾驶而不浪费时间。

  为家庭式办公做准备

  在家庭式的办公环境下,也有相似的情况发生。人们总是认为把家当作办公室,也就是在家中指定一个房间或一个房间的一角作为固定的办公地点会更好。这样不仅仅是为了公司的利益,在心理上也使人们分清了工作和生活的区别,就像通勤一样。即使没有PDA的人,在这种家庭式的办公环境下也会像其他人一样越来越遵守帕金森定律,在晚上10点30分查看并回复电子邮件将会变得理所当然。然而,把家当成办公地点的人会在合适的时间工作,而不会再发生在吃饭时还工作的情况了,这就产生了一种心理上的过渡。这样更容易使人们在晚上工作,即使白天已经处理了工作,即使从厨房到办公室只有六步。

  对于所有工作的人来说,合理的安排上下班时间有利于按时到达办公室,做好一天的工作,更重要的是这样也利于按时回家。

  规划并评估工作的价值

  一旦我们开始工作,我们就必须认真工作。管理学大师彼得·德鲁克很多年前就说过:“不要做毫无意义的事。”这句话揭示了一个问题:你下一步打算做什么呢?或者更准确地说,实际上你在做什么呢?这件事是否值得你马上去做?你的判断依据是什么?你有什么标准?你计划或正在做的事情对你实现一天的工作目标有什么意义?对于本周的工作目标呢?对于今年呢?对于明年的这个时候有什么意义?你的经理会怎样理解你所做的事情呢?是否业务和速度的压力对你只起反作用,而不起积极的作用?你的判断依据是什么?追求快速的意识是否驱使你先做不重要的事情?你要怎么做才能避免处理商务中的忙碌?

  上面的所有问题,再次把我们带回到我们讨论的核心话题上,即快速反应的代价远远超过它创造的价值。正确的规划和评估需要你在行动前就开始放慢速度,需要你有足够的时间考虑,以确保你的努力有价值。很多人早上做的第一件事就是查看电子邮件,正如我们所看到的,对一些人来说,这对于他们可能是至关重要的,但对于其他人来说,只是没有计划的一种习惯性反应。你需要一些时间,甚至只是几秒钟,在行动之前思考一下这种行为是否有意义?可能发生一些令人吃惊的事情或者是有益的启示。我们来参考一下下面的案例。
 

  案例研究:为工作狂工作

  萨利是一名工作很勤奋的员工,她因为她的拖延而产生的问题向我寻求帮助。“我习惯于把事情拖到每天快结束的时候完成。”她说,这就是她的困扰。让我们一起来看一下她的工作量和她的工作方式,她真的是一个相当有组织能力的人,然而她的老板是个工作狂,晚上9点前几乎从不离开办公室。萨利原本是一个很负责任的员工,为了配合她的老板,她也经常在办公室待到很晚,这样她可以在完成工作后按时交给他。这样看来真正的拖延时间的原因似乎是萨利在无意识地重复工作的结果,以至于重要的事情仍然要等到一天的最后时刻才做。这样,为了按时完成任务,她“强迫”自己留在公司到很晚,而看起来这似乎又是必需的。萨利受她的老板的个性影响,没有时间思考工作的重点,这就导致了这种情况的发生。她已经开了个头,没有意识到追求快速的思维方式会带她走向深渊。如果萨利向你征求意见,你会给她提什么建议呢?

  我的建议包括三方面:首先,我建议她用一些时间了解老板的个性和工作方法,找一位导师咨询关于如何应对工作狂的问题,然而要做到这一点还需她提高沟通能力找到更好的方法与老板沟通;其次,我建议她用新的知识武装自己,她和她的老板应该摆脱上下级关系,就共同的目标进行讨论,修改他们不同的项目工作计划,共同完成任务并最终达到预期的效果;最后,我建议萨利在行动前再看一下上面诸多问题中的第一个,(你下一步打算做什么呢?更准确地说实际上你在做什么呢?这件事是否值得你马上去做?你的判断依据是什么?),也可以提前或在下午稍晚一点再对额外的工作或分配给她的任务说“是”。

  项目管理的观点指出没有能力计划的人一旦计划就很容易失败,萨利的案例也同样适用于和她一样有时间和速度压力的人。有计划地完成工作可以让你更好地了解你该怎样去做,否则盲目地随波逐流不仅将损害你的利益,还会把你推向深渊。

  会议计划

  我们在第二章中已经探讨了关于会议的话题,并就如何成功地开会提出了一些建议。当接到会议邀请时你会有怎样的反应?这个例子说明如何使用冷静的方法充分利用一天中很重要的时间。无论是语音信箱的留言邀请、面对面的请求或者更糟的方式,会议只是临时插入你的电子日历中的一部分。与那些愿意参加会议的人相比,能够正确评估会议价值,然后合理地与主办方进行协商的人都会坚持自己的立场,争取更多的时间做更多的其他事情。当你被邀请参加一个会议时,你是否可以冷静下来,问自己下列或更多的问题呢?

  ●整个会议都需要我吗?

  ●需要我参加多长时间?

  ●如果项目和我无关,我是否可以迟到或早退?

  ●会提前发会议议程吗?让我们有足够的时间做准备?

  提出这些问题并非挑战邀请者的权威,而是想让参加者坦率面对,并找到比“共同牺牲”更好的解决办法。因为多年以来,此类会议越来越多,不参加并不意味着没有更合适的选择了。当然所有这些问题必须是在对人保持尊重的基础上,特别是对主办方来说。然而,下面还有许多问题是基于彼此的共同利益提出的。

  ●与主办方沟通,说明你会在这次会议的某个阶段出席,因为此阶段的会议内容和你有关。

  ●说明你的离开是因为下一个项目议程。

  ●事先强调会提前离开,并说明要去做的工作的价值。

  在这种情况下,与其他人的商量都必须在双方互利的基础上。如果其措辞恰当的话,所有人都会理解你,那么对方也可以想到结果会给他们带来怎样的益处。

  减轻由区分优先顺序或多重任务引发的混乱

  关于冷静的作用,最后一个解释是,当按次序解决多重矛盾时可以减轻混乱和压力。如果出现上述现象,会产生超负荷情况,其代价是巨大的。在第五章中的“我喜欢引发创造力”中,我用了不寻常的鼻子堵塞的比喻说明人类大脑产生创造性思维的过程,最重要的是,我还指出了及时写下自己想法的重要性,这样做将会有更富有创造性的想法出现在脑海中。在第八章中,我将讨论如何以时间顺序记录事件,只要通过“落实”他们就可以避免和减轻担忧。也就是说,要把他们记录在纸上。这一点对于因为超负荷任务而产生紧迫感的人有很大的价值:放慢节奏并把各个事项罗列在纸上。

  ●处理多种静态任务:假设有许多大大小小的任务需要你在两小时内处理完毕,你可以先做最重要的事情或者可以利用一些时间列出每一个任务的紧迫性和完成时限的计划,然后将这一计划分配给利益相关者,以便让他们参与协商和解决冲突。找一个或多个管理者帮你重新安排这些任务并不容易,因此你应该放松心态,从压力和混乱中解放出来,以便在短期释放记忆的过程中得到更多的创造力和想法,因为大脑不能再承载更多的东西了。如果你想要一个更快的使思路清晰的捷径,那么把它们写下来,权衡这些问题之间的利弊,这样可以帮你更快地清晰思路。

  ●同样的原则也适用于动态的任务,例如接电话、接待即将来访的宾客和处理其他信息。没有人能在同一时间处理两个以上的任务,即便是那些速度快、压力大的人也知道(或应该知道)。有些规则可以使我们记住一些事情的,假如问一个商人、护士或新闻工作者时,有人要求立即得到答复,他会怎样做呢?不妨这样回答:“请在我改变主意前将我的想法写在纸上(或保存为一个文件)。”这个回答的关键在于,你要在下一个电子邮件或下一位来访者到达之前,先放慢节奏完成手头的工作,休息一下,然后再继续工作。

  充足的运动

  也许在某一天,人们会看到这类的文字,如1000名加拿大婴儿(出生在1946~1964年)以及7918名出生在美国的婴儿,现在他们也许刚刚60岁。对他们及他们之后的人来说,人们受心脏病的威胁的现象将会变得很平常。对此,许多心脏病专家、营养师和其他专业人士认为,这是由于对个人健康采取放任自流的态度造成的。繁忙的工作让人们没时间锻炼,因此包括高血压、冠心病、中风在内的心血管疾病(CVD)成为目前加拿大人和美国人死亡的首要原因!1
 

  案例研究:“我根本没有时间锻炼”

  肖娜在一家大公司的宣传部门工作,她过去喜欢去健身房运动,并亲身感受到经常锻炼的好处:有更好的睡眠和更好的心情,对感冒有更强的免疫力,总之,整体感觉都很好。不过,随着工作压力的增大,她牺牲的第一件事就是锻炼。刚开始只是偶尔占用一次锻炼时间,然后是经常,最后她的跑步鞋都落满了灰尘。

  她说:“每天的工作让我忙到晚上5点30分或6点,有时甚至更晚,6点30分再去健身房是不合适的。如果我这样做,那将意味着我要在8点30分甚至更晚才能到家。”

  肖娜专心于她的工作,并且非常忙碌,但她没有注意到忙碌和创造不是一回事。正如我们所了解的,电子邮件、各种会议和分心使人们感觉很忙碌。这些的确可能是工作中一个合理的组成部分,但她未能看到正是高速和繁重的负担才使她变得越来越盲目。

  重新分配工作的最好方法

  ●观察你一天和一周的生活,看看什么时候比较平静。

  ●将你最重要的工作安排在清晨并坚持这段时间不被打扰。

  ●与能够代替和帮助你的同事建立友好关系。

  ●确定应该放下的工作。目前你正在做的工作有多少可以让别人来做?

  ●协商。迄今为止有许多事情可以被协商替代。

  当肖娜重新检查了她的工作后,包括最重要的工作方式、回复电子邮件的频率和许多“人的因素”(来自老板和客户对她内在和外在的期望),她意识到工作的重点需要重新安排。她安排了随意交谈和接待访客的时间,并指出不能白白浪费时间。她慎重地选择膳食,这使她的表现更优秀。最重要的是,她需要时间征求老板的同意,她和她的老板谈过后,他同意肖娜提前一个半小时下班,前提条件是要把她的重点任务圆满地完成。她答应在锻炼完以后提前一个半小时上班。最重要的是,她保证每周预留一次时间与老板见面,向他汇报通过新模式她的效率是如何提高的。

  肖娜发现,她也可以将她与她同事的关系处理得更好。比如有些人观察到了她的提前离开,并立即对她的忠诚和团队精神产生了怀疑。肖娜发现这一点后及时与她的研究小组进行了沟通。她解释说,她仍然会按时完成他们给她的工作任务,她仍然有时间并且有责任完成那些任务。她展示了在不利因素影响下如何顺利地按照放开的政策开展工作的。随着他们的需要和关注不断地得到满足,肖娜本人和她的同事们已经能够在修改后的时间内很好地完成工作了。她稍早离开的行为不仅让她一个星期拥有了三次锻炼机会,而且仍然能够保证及时回家吃晚饭。

  肖娜的成功不在于她的计划,而是在于她放慢速度,花时间与她的经理和同事交流。这也给了她去健身房的时间和自由。
 

  锻炼的最佳时间

  人们常常问我,在一天中什么时候锻炼最合适?这样的问题虽然可以回答,但回答起来是很费劲的,要考虑很多因素,因为并不是所有锻炼都是一样的。由于人行道上的摩擦、空气阻力、地面的角度和梯度的变化等因素,室外跑步比在跑步机上困难得多;举重锻炼,3套20个重复动作与6套10个重复动作对肌肉的影响是不一样的;相比20分钟的高速短距离冲刺奔跑来说,30分钟的中级活跃心率的预防心血管运动对身体有更深远的影响。

  随着人们年龄的增长,身体对食品(包括过量食物)、睡眠、压力、过剩、匮乏和锻炼会有不同的反应,这也是了解自己至关重要的原因。我们要放慢速度,遵从身体的需要。你喜欢晨练吗?如果喜欢,那么你可以在工作前锻炼吗?有些人也许能够做到与上面例子中肖娜所展示的那样,对时间的安排进行灵活处理,然而也可能相反。他们可能会和上司重新协商上班的时间以便他们能够晚点到达办公室,如果有需要,他们可以工作到晚一点以平衡时间。其他人或许能够在工作日内找到时间,越来越多的雇主正在提供工作场所的健身中心或企业健康俱乐部资格,并许可员工使用,关于这一点可再次参见第四章的AstraZeneca的案例。

  还有一些人通过利用交错离开的办法与经理和同事交流,这样做的价值和好处就是可以更直接地采取肖娜的做法。唯一可用的时间是下午晚些时候,虽不是最佳时间,但仍然有可能充分利用这一机会,通过减慢速度,为自己腾出时间更加仔细地选择食物。

  在《财富》杂志的一篇文章《我如何工作》中,Pimco的首席信息官做了如下总结:

  对部门经理来说,减少噪声是非常重要的。你必须把信息流最小化,你可以花一天的时间总结意见。对我来说,我不会回复或查看邮件,我一天只接我妻子的三四个电话,我没有手机也没有PDA。我的座佑铭是:不想与别人联系--我要与世隔绝。

  我一天中最重要的时间并不是在办公室度过的。我每天上午8点30分起床,然后穿过街道去对面的健身俱乐部。在8点30分到10点之间我会花大约一个半小时练瑜珈。在过去的30年里,只有两三次我没有去,有人在街上遇到我,然后告诉我有事需要回办公室,其中一次是1987年的市场崩溃。

  有一种理解认为,那里是我的避难所。但实际上,我的一些好的想法都是在练习瑜伽倒立时想出的。我远离了办公室、喧闹、计算机显示器--更不用说血压升高的烦恼。

  骑45分钟单车或做10~15分钟瑜珈后,一些具有重大意义的想法就会油然而生。我将那一个半小时视为一天中最有价值的时间。
 

  慢节奏运动的好处

  所有的运动只有做得正确才能说它是好的。慢节奏运动的好处在健身房就体现了它的价值,就像在其他地方一样。对于那些想尽办法消耗掉上班时积累下的多余脂肪的人们来说,慢节奏运动比快节奏运动更有效果。快速有氧运动可能有利于心血管系统的健康,但并不能消耗掉多余的能量。当运动保持较低影响但持续时间比较长的话,就可以起到消耗脂肪的作用了。例如在健身车或跑步机上锻炼20~30分钟,保持每周3次。

  遵守承诺

  坚持定期锻炼的大部分人在锻炼后的第二个星期发现自己已经上瘾了,身体逐渐适应了锻炼并开始积极要求锻炼。不过在最初的几天,让锻炼成为一种习惯似乎还很困难,那么最好的办法就是跟好友承诺,与他一起前往健身房。这样就使拖延或重新安排变得困难了,因为这会造成两个人的不便,而不仅仅是自己一个人的事了。

  此外,考虑将你的锻炼作为经常性活动添加到你的日程表中,使锻炼作为一项具体的活动在你和同事的脑海中成为现实。

  使用日志记录你的锻炼活动、会议纪要等等,日志在四个特殊方面是有用的:

  ●首先,它提供了一个方向和目标,你有一个奋斗目标;

  ●其次,它是书面承诺。正如我们所看到的,书面材料比短期记忆的想法更有分量、更可信;

  ●再次,做完运动应该核实一下,这是对运动的强有力的巩固。在已安排的锻炼项目旁确立一个核实的标志,你会感觉很好并说:“是的,我已经做过了”;

  ●第四,跳过落实在书面上的计划好的并且应该如期完成的锻炼项目,你会因此感觉不高兴,不要错过任何锻炼,这是很重要的,尤其是在一个新的锻炼项目的前两周。

  避免厌倦

  你是否发现长期的锻炼很无聊?这是你很难激励自己每天都坚持下去的原因吗?是的,30分钟的自行车锻炼对于任何刚离开高速运转的工作环境的人来说都可能会感觉相当无聊。这里列举了一些:

  ●音乐。你最喜爱的音乐比以往更容易得到、更容易携带。把你喜欢的艺术家们的快节奏舞曲收集在一起,定制成你锻炼时听的音乐。这其实很简单,只要把它们从音乐网站下载下来,并通过CD机、MP3或其他机器播放出来即可。研究表明,当伴有舞曲时,锻炼会更有效果。因为曲调的拍子使身体有节奏,让我们愉快地度过了锻炼时间。

  ●语音书籍。这些也可以通过网上下载或从电子邮件中获得(推荐方式列举在本章“如何冷静下来”一节)。有成千上万的书籍,这些书籍经常由著名演员录音。每个CD一般是一个小时,完全可以呈现出伟大作品的原貌。把每次练习都当作是一次机会,并阅读那些相关书籍。但不是看,是听!

  ●电影。这也可以通过“邮件租用”的形式得到,就像语音书籍。在某些情况下便携式DVD的成本在100元以下,这样一来人们很容易适应跑步机或运动周期带来的愉悦,让时间不知不觉地流逝。

  ●闭上眼睛思考。虽然这种方式不像前面的那些刺激,但像在跑步机、健身车或阶梯踩踏机等安全设备上运动的话,则意味着你可以闭上眼睛,这将帮助你的思考达到更好的状态。它们每天伴随着你,并在实践中变得越来越容易。一旦你想到每天有30分钟的闭眼有氧运动,那么创新思维、积极深入地思考等便自然而然地出现在你的面前。我在这里真诚地向大家推荐这个方法,不过需要注意两个事项:

  ●确保你的设置是安全的,例如鞋带有没有松脱或其他潜在的危险;

  ●确保附近有工具记录下你的伟大想法,它们太宝贵了,不能丢失。

  慢速练就肌肉

  你可能会惊奇地发现,那些想办法练就更多的肌肉或发展肌肉扩张力的人认为慢慢地做举重练习比集中力量做效果要好得多。你可以在举重练习中运用适当的技巧,确保适用并正确调整肌肉组织。人的身体是有能力调动其他诸多肌肉组织,以补偿和分担负荷的。那么这样看来,许多花时间锻炼的人由于不正确的锻炼技巧白白浪费了许多改善健康的机会(实际上,对技巧和运动的要求是可以通过花时间向你所在的健身俱乐部的有资历的教练学习而得到的,这其实是一个最好的办法)。而正确的、冷静的运动技巧是可以减少受伤的危险的,因为人们正以正确的方向移动重量,以提供相对应的抵抗肌肉。除了使用错误的肌肉群和/或冒受伤危险的人,那些让重量或重量机器高速旋转的人们倾向于用惯性而不是力量移动重量。这是一个微妙的、非故意的作弊形式,重量一开始就会减少对受训肌肉的要求。一个良好的重量运动在来回的过程中应该是缓慢、平稳的,用关注和细心保持其在安全线内。当然,这完美地反映了放慢速度的原则:区别出一些实质性的事情与错误的感觉的不同。无论是在办公桌旁还是在健身房,真正的生产力的提高确实都是需要冷静方法的。
 

  通过慢节奏运动立即改善你的公司的八种方法

  ●发展活动社区。改善来自于教育,但不是所有的教育都以课堂为基础。活动社区是由一些在公司的经营范围内有共同的特殊爱好或兴趣的人们组成的群体。作为正式组建团队的相反面,他们是非正式的,并亲身前往或在网上定期会面,以分享他们专业领域的知识。给雇员时间参与社区的活动,有助于双方学习和产生知识和技能。

  ●建立组织记忆。公司可能面对的最大损失之一就是由于缩编减员或退休导致知识技术外流。我们可以从组织记忆的概念看到,如果该公司本身有美好的愿景,工人的集体的知识和智慧必须被传播和保留,这需要员工和管理人员花时间远离直接和代替创立传统和机会,以便系统地通过导师、教室、体验情景和面谈传播这方面的知识。

  ●鉴定和治疗工作倦怠与压力。不是每个声称周五生病的人都在撒谎,同样,不是每个今天工作的人就都应该在这里。你不能区分这一差别吗?对于即将精疲力竭的人来说,这对公司是一个损失。而通过旷工、缺席、辞职和长期疾病方式冲击公司的底线,他们很快就会失去自身的潜能,更坏的可能是会导致个人的悲剧。组织和管理者花时间走出他们自己的圈子,并观察工作人员的需求和进展,让他们保持身体健康并与自己靠近,对自己忠实,最终达到提高生产力的目的。

  ●消除消防及其连带效应。扑火需要耗费四种成本:第一,参与扑火的时间与压力;第二,有必要重新安排和重新研究被搁置一旁的任务,以扑灭火灾;第三,员工日益担心火灾再次发生;第四,客户的感知。他们必须要权衡迅速救火行动与火灾之间的关系。虽然火灾和危机会不可避免地发生,但要让雇员放心。事后审查时要确定今后如何减少这类火灾。公司要主张将雇员的精力集中在更有价值的任务上。

  ●模式识别。一年中有忙碌的时候,也有较清闲的时候。人们有休假的时间,一个长的周末,然后又是圣诞节/假期。一些模式可以很容易被人认出,他们花时间在有形的表面上列出这些模式,如挂历。模式识别可以帮助抵消人员短缺、灭火期限等问题,也是影响客户需求和期望的一种手段。

  ●平行和自下而上的学习。是实行大规模的改变还是单纯追求规模较小的持续改善,我们可以通过并行的学习情景获得更多实践。在那里,各级组织共同遵循一种调查模式--创新和试验的系统模式。相比传统的自上而下的倡议,在提高动力方面需要更多的时间,当然还要改善回购。

  ●冲突管理。冲突往往会升级,因为人们总是容易带着个人想法混淆了问题的本来面目。解决冲突的最好时机是在它演化为冲突之前,因为这时它在两个人之间仍然只是一个令人厌恶的问题。这需要时间减慢下来并进行仔细的观察。冲突的根源并不总是自己。悄悄地提前花时间比延后投入时间赢得要多。

  ●超常的目标和动机。公司花时间向其雇员展示一个单一的项目的远景或公司远景将会带来更大的生产力,是因为以情感为基础的人类主要是靠感情维系工作。目标不仅仅是贴在墙上的对一个固定任务的阐述。如果管理者想要有效地沟通达到超常目标以及听取不受约束的反馈,那么他们需要将人与人连接在一起。
 

  要点回顾

  ◆睡眠是一个固定的周期,醒来就意味着这个周期的结束。我们应该逐渐适应它,而不是感到震惊。

  ◆灯光减少了睡眠时产生的褪黑激素,可以刺激身体的活动,所以用灯光可以帮助你醒来。

  ◆人类5万年来都没有改变的身体结构决定了储存过剩的能量容易堆积成脂肪。

  ◆快餐食品满足了营养需求,但最好不要吃得速度太快。

  ◆食用甜点极大地影响了午餐的选择,从而导致下午工作能力的下降。

  ◆较慢地咀嚼正确的食物将可以较好地保持身体内部的平衡。

  ◆那些不吃早餐的人正经历着“饥荒”,但实际上导致了体重的增加。

  ◆早上吃以快餐为主的食品或不吃早餐不仅会消耗精力和体力,而且还导致午餐时不恰当地选择食物,这样会对下午的工作效率产生不利影响。

  ◆在家或其他非工作场所吃早餐。

  ◆日常通勤工作作为一种热身运动可以使思维处于正常的工作状态,回家则相反。

  ◆乘坐班车是一个很好的学习机会。

  ◆在开始做之前应该先评估一下任务以避免造成盲目的反应。

  ◆通过放慢速度将事情以书面的形式记下来并进行协商,以找到最好的方法解决多重任务和冲突事件。

  ◆锻炼的最佳时机取决于你的工作,你的新陈代谢能力和你与管理者沟通的能力。

  ◆对于消耗脂肪,慢速运动比快速运动更有效。

  ◆慢的重量训练与快的训练相比能更好地锻炼肌肉。

  如何冷静下来

  起床和清醒

  ●早上你怎么起床?

  ●你用什么样的闹钟?是刺耳的还是舒缓的?吵闹的还是逐渐增大的?

  ●如果你想为第二天做充分的准备,你会几点起床?

  ●你能提前15分钟起床吗?

  ●使用不同(更好)类型的闹钟,引入灯光将在唤醒过程中起作用。记住,睡觉在很大程度上是由一个名为荷尔蒙的褪黑激素控制的,这种激素只有在无光条件下才可以产生。为抗衡这种褪黑激素的睡眠诱导作用,在你还在睡梦中时,你要事先准备好微弱的灯光以便在你将起床的一个半小时之前开始刺激你。这在我的网站www.bristall.com“冷静下来”中可找到相关的例子。

  ●使用定时器。用定时器开灯,也许在客厅,也许在厨房,以便灯光出现在你从卧室到厨房这段时间,这会给你的身体额外的灯光刺激。

  ●如果你早上喝咖啡,可以用带有定时器的咖啡机,以便咖啡的香气满足你的第一次苏醒。这是感官性投入的一个额外来源,将让你脱离睡眠状态。何况有已经准备好的咖啡也是一件不错的事啊!

  锻炼

  ●你最佳的锻炼时间是在什么时候?

  ●你最喜欢的运动类型是什么?

  ●在工作日中进行常规锻炼有多容易/多难?

  ●你和你的老板或同事会做什么样的争论或协调?

  ●谁支持你定期锻炼?

  推荐的方法

  ●可以通过众多的网上服务下载音乐,包括iTunes。

  ●如果你在家里做运动,可以登录www.pandora.com或上广播站,在那里放自己喜欢的音乐。它可以提供许多相似的曲子,扩大你的选择范围,达到一个非常准确的程度。你可以通过你的计算机欣赏它们。

  ●语音书可通过www.simplyaudiobooks.com邮寄得到。你所在的地方图书馆则是另一种资源。

  ●一些电影可通过www.netflix.com和BlockBusterOnline在线邮寄得到。

  1.这段数据来自于美国人口普查局、美国心脏协会、加拿大心脏和中风协会。

  2.凯特·墨菲,《伟大的秘诀:我如何工作》,《财富》杂志,http://money.cnn.com/2006/03/02/news/newsmakers/howiwork_fortune_032006/index.htm

    本站是提供个人知识管理的网络存储空间,所有内容均由用户发布,不代表本站观点。请注意甄别内容中的联系方式、诱导购买等信息,谨防诈骗。如发现有害或侵权内容,请点击一键举报。

    0条评论

    发表

    请遵守用户 评论公约

    类似文章 更多
    喜欢该文的人也喜欢 更多

    ×
    ×

    ¥.00

    微信或支付宝扫码支付:

    开通即同意《个图VIP服务协议》

    全部>>