巧用WORD和EXCEL实现信封套印

巧用WORD和EXCEL实现信封套印

日期：2009-4-10 9:40:26  来源：市处人教科 程迎新

日常工作中，经常需要寄送文件信函，手工填写信封工作量大、效率低，如果采用市场上的“信封打印系统”需要花费数百元购买。实际上，灵活运用WORD和EXCEL就可以实现信封套印功能。使用这种办法印制的信封字体美观工整，不仅可以提高工作效率、提升服务形象，而且对于标准化建设具有积极的推动作用。     下面以使用WORD2003和EXCEL2003，介绍一下实现信封套印的过程。     一、数据表的准备     在EXCEL中新建数据表，命名为mail.xls，数据表有三个字段项目，分别是收件人邮政编码、单位名称（地址）和收件人姓名。在实际应用中，可以根据需要，增加收件人称谓、发件人单位、地址、邮编等基本信息。      二、信封模板的制作     信封模板的制作是在WORD中进行的，新建文档后，在菜单项选择“工具”→“信函与邮件”→“中文信封向导”。     进入“中文信封向导”后，首先选择“信封类型”，这里以选择“普通6号信封”为例。其次选择“以此信封为模板，生成多个信封”，在“使用预定义的地址簿”下拉列表中选择“Microsoft Excel”。接下来点击“完成”，在弹出的“选择单位”窗口中，直接选择“确定”，会新生成一个含有“信封”字样文档，因为数据表中仅有“收信人邮编”、“收信人地址一”和“收信人姓名”三个字段项目，所以要将文档中除这三个项目以外的字段全部删除。然后将文档另存为“6号信封模板”，至此信封模板基本制作完成。     三、合并数据打印测试     在新建的WORD模板文档中，选择“信函与邮件”下的“邮件合并”功能。点击“选择另外的列表”，在弹出的选择对话窗中选定数据表mail.xls，在“选择表格”和“邮件合并收件”弹出窗口中，均按默认值设定，直接选择“确定”，然后在页面右下角进行“选取信封”和“信封预览”操作。这时，模板文档显示就是数据表的第一条记录。设定字体、字号（一般情况下，设置为2号楷体字），并适当调整各字段的位置，即可进行试打印。     如何选择打印数据表里的其他记录呢？在“插入Word域”的菜单下就可以进行数据表指针的定位。     在实际应用中，只要设计、保存好常用的不同规格信函模板文档，就可以直接调用mail.xls电子表格中的通讯记录，方便的实现信封套打，这种办法不但可以调用EXCEL电子表格，也可以调用ACCESS数据表。