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WORD中“邮件合并”功能应用

2011-05-16  弓 月

WORD中“邮件合并”功能应用

【摘  要】WORD邮件合并功能在制作信函、信封或者是准考证、成绩通知单、毕业证、工资条等方面有着丰富的应用。本文主要从什么是邮件合并以及它的应用领域、基本过程、使用技巧、应用举例等五个方面对邮件合并功能进行研究。

【关键词】邮件合并  应用  研究

在日常的办公过程中,我们可能有很多数据表,同时又需要根据这些数据信息制作出大量信函、信封或者是准考证、成绩通知单、毕业证、工资条等。面对如此繁杂的数据,难道我们只能一个一个地复制粘贴吗?如果这样又怎能保证操作过程中不出错呢?其实,借助Word提供的一项功能强大的数据管理功能——“邮件合并”,我们完全可以轻松、准确、快速地完成这些任务。根据笔者多年应用邮件合并功能的经验,现总结如下。

一、什么是“邮件合并”

什么是“邮件合并”呢?为什么要在“合并”前加上“邮件”一词呢?

其实“邮件合并”这个名称最初是在批量处理“邮件文档”时提出的。具体地说就是在邮件文档(主文档)的固定内容中,合并与发送信息相关的一组通信资料(数据源:如Excel表、Access数据表等),从而批量生成需要的邮件文档,因此大大提高工作的效率,“邮件合并”因此而得名。

使用“邮件合并”功能的文档通常都具备两个规律

一是我们需要制作的数量比较大;

二是这些文档内容分为固定不变的内容和变化的内容,比如信封上的寄信人地址和邮政编码、信函中的落款等,这些都是固定不变的内容,而收信人的地址邮编等就属于变化的内容。其中变化的部分由数据表中含有标题行的数据记录表表示。

什么是含有标题行的数据记录表呢?通常是指这样的数据表:它由字段列和记录行构成,字段列规定该列存储的信息,每条记录行存储着一个对象的相应信息。比如图1就是这样的表,其中包含的字段为“学号”、“姓名”、“语文”、“英语”、“计算机应用“、计算机网络基础”、“总分”、“名次”等。接下来的每条记录,存储着每个学生的成绩信息。

二、“邮件合并”的应用领域

(一)批量打印信封:按统一的格式,将电子表格中的邮编、收件人地址和收件人打印出来。

(二)批量打印信件:主要是换从电子表格中调用收件人,换一下称呼,信件内容基本固定不变。

(三)批量打印请柬:同上2

(四)批量打印工资条:从电子表格调用数据。

(五)批量打印个人简历:从电子表格中调用不同字段数据,每人一页,对应不同信息。

(六)批量打印学生成绩单:从电子表格成绩中取出个人信息,并设置评语字段,编写不同评语。

(七)批量打印各类获奖证书:在电子表格中设置姓名、获奖名称和等级,在WORD中设置打印格式,可以打印众多证书。

(八)批量打印准考证、毕业证、明信片、信封等个人报表。

总之,只要有数据源(电子表格、数据库)等,只要是一个标准的二维数表,就可以很方便的按一个记录一页的方式从WROD中用邮件合并功能打印出来!

三、“邮件合并”的基本过程

前面我们了解了邮件合并的基本知识,现在我们了解一下邮件合并的基本过程。理解了这三个基本过程,就抓住了邮件合并的“纲”,以后就可以有条不紊地运用邮件合并功能解决实际任务了。

(一)建立主文档

“主文档”就是前面提到的固定不变的主体内容,比如信封中的落款、信函中的对每个收信人都不变的内容等。使用邮件合并之前先建立主文档,是一个很好的习惯。一方面可以考查预计中的工作是否适合使用邮件合并,另一方面是主文档的建立,为数据源的建立或选择提供了标准和思路。

(二)准备好数据源

数据源就是前面提到的含有标题行的数据记录表,其中包含着相关的字段和记录内容。数据源表格可以是WordExcelAccessOutlook中的联系人记录表。

在实际工作中,数据源通常是现成存在的,比如你要制作大量客户信封,多数情况下,客户信息可能早已被客户经理做成了Excel表格,其中含有制作信封需要的“姓名”、“地址”、“邮编”等字段。在这种情况下,你直接拿过来使用就可以了,而不必重新制作。也就是说,在准备自己建立之前要先考查一下,是否有现成的可用。如果没有现成的则要根据主文档对数据源的要求建立,根据你的习惯使用WordExcelAccess都可以,实际工作时,常常使用Excel制作。

(三)把数据源合并到主文档中

前面两件事情都做好之后,就可以将数据源中的相应字段合并到主文档的固定内容之中了,表格中的记录行数,决定着主文件生成的份数。整个合并操作过程将利用“邮件合并”工具栏进行,使用非常轻松容易。

四、“邮件合并”的使用技巧

(一)用一页纸打印多个邮件

利用Word“邮件合并”可以批量处理和打印邮件,很多情况下我们的邮件很短,只占几行的空间,但是,打印时也要用整页纸,导致打印速度慢,并且浪费纸张。造成这种结果的原因是每个邮件之间都有一个“分节符”, 使下一个邮件被指定到另一页。怎样才能用一页纸上打印多个短小邮件呢?其实很简单,先将数据和文档合并到新建文档,再把新建文档中的分节符(^b)全部替换成人工换行符(^l)(注意此处是小写英语字母l,不是数字1)。具体做法是利用Word的查找和替换命令,在查找和替换对话框的“查找内容”框内输入“^b”,在“替换为”框内输入“^l”,单击“全部替换”,此后打印就可在一页纸上印出多个邮件来。

(二)一次合并出内容不同的邮件

有时我们需要给不同的收件人发去内容大体一致,但是有些地方有区别的邮件。如寄给家长的学生成绩报告单,它根据学生总分不同,在不同的报告单中写上不同的内容,总分超过290分的学生,在报告单的最后写上“被评为学习标兵”,而对其它的学生,报告单中则没有这一句。怎样用同一个主文档和数据源合并出不同的邮件?这时就要用到“插入Word域”。在邮件中需出现不同文字的地方插入“插入Word域”中的“if…then…else(I)…”。以“学生成绩报告单”为例,具体做法是将插入点定位到主文档正文末尾,单击邮件合并工具栏中“插入Word域”,选择下级菜单中的“if…then…else(I)…”,在出现的对话框中填入,单击“确定”按钮。

有时可根据需要在两个文字框中写入不同的语句。这样就可以用一个主文档和一个数据源合并出不同内容的邮件来。

(三)共享各种数据源

邮件合并除可以使用由Word创建的数据源之外,可以利用的数据非常多,像Excel工作簿、Access数据库、Query文件、Foxpro文件内容都可以作为邮件合并的数据源。只要有这些文件存在,邮件合并时就不需要再创建新的数据源,直接打开这些数据源使用即可。需要注意的是:在使用Excel工作簿时,必须保证数据文件是数据库格式,即第一行必须是字段名,数据行中间不能有空行等。这样可以使不同的数据共享,避免重复劳动,提高办公效率。

(四)筛选与排序

用邮件合并帮助器中的查询选项,可以筛选记录有选择地进行合并,也可以在合并的同时对记录进行某种排序。

五、“邮件合并”应用举例

下面以WORD2003为例,用制作大量信封、制作准考证等两个典型应用来说明邮件合并的具体应用。

(一) 制作大量信封

1. 启动Word2003,进入主界面后新建一个空白文档,并打开“邮件合并”工具栏。单击“邮件合并”工具栏上的“设置文档类型”按钮,选中“信封”单选框。 如图1所示。

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2. 单击图1中的“确定”按钮,打开“信封选项”对话框,单击“信封尺寸”框的下拉箭头,在弹出的列表中选择一种信封类型。这里我们以使用较普遍的标准小信封(规格为110mm×220mm)的尺寸为例,于是选择普通5选项,如图2所示。

说明:如果“信封尺寸”框的下拉列表中没有符合你要求的信封规格,则选择最后一项自定义信封的尺寸。

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3. 单击图2中的“确定”按钮,返回Word编辑窗口,可以看到页面根据信封的规格已经改变(在“页面视图”下查看)。 下面我们将输入信封中的固定内容,即发信人的信息。将插入点定位于信封下方的文本框中,输入发信人的信息,如图3所示。

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4. 然后拖动文本框到信封右下角恰当位置,以便符合信封的布局规定。为了让这些信息看起来更加美观,可以对它们进行修饰。选中学校名称“河南省驻马店财经学校”,设置字体为“楷体”,对齐方式为“居中对齐”,选中地址和邮编,设置字体为“华文中宋”,对齐方式为“分散对齐”,稍加修饰后可以得到比较专业的外观(图4)。到这里为此,我们算是完成了主文档的制作。

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5.单击“邮件合并”工具栏上的“打开数据源”按钮,打开事先准备好的Excel数据源“通讯录.XLS”文件。 如图5所示。

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6. 接下来,我们将完成把数据源中的字段合并到主文档中的操作。把插入点定位于信封左上角安置邮编的位置,单击“邮件合并”工具栏上的“插入域”按钮,打开“插入合并域”对话框,在“域(F)”下方的框中选择“邮编”,再单击“插入”按钮,于是“邮编”字段被合并到主文档中。用同样的方法把“家庭住址”字段插入到“邮编”的下方(图6),“姓名”插入到位于信封正中的文本框中。

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7. 插入操作完成后关闭“插入合并域”对话框,返回Word编辑窗口,调整存放“姓名”字段的文本框的大小和位置,设置“姓名”字段的对齐方式为“居中对齐”,如图7所示。

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8.预览信封并进行修饰。在这里可以先浏览一下信封的效果。也许此时信封的外观并不能让你满意,因为收信人的邮编和地址都凑在一起,客户姓名字体不够醒目等等。为了让信封的外观更加悦目,下面再来进行一番修饰。 先选中邮政编码所在的段落,选择菜单“格式字体”,在打开的“字体”对话框中,设置为“宋体、三号、加粗”,选择“字符间距”选项卡,设置“间距为加宽,磅值为18磅”,设置完成后单击“确定”,如图8所示。

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9. 然后选中地址所在段落,用同样的方法打开“字体”对话框,设置为“黑体、三号”,设置完成后单击“确定”。

10. 在“姓名”后输入一个空格和“收”字,然后选中它们,设置对齐方式为“居中对齐”,打开“字体”对话框,设置为“华文行楷、小一、间距:加宽,3磅”,设置完成后单击“确定”,现在再来看看信封的外观,是不是更加美观呢?如图9所示。

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11. 浏览满意之后,单击“邮件合并”工具栏上的“合并到新文档”按钮,打开“合并到新文档”对话框,在这里可以设定合并的范围,我们保持默认选择“全部”(图10),单击“确定”按钮后弹出“合并”对话框,再单击“确定”按钮可以开始合并。

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12.预览合并后的信封。设置显示的比例为50%,可以在编辑窗口内看到合并生成的所有信封,如图11所示。

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(二)制作准考证

步骤1:制作主文档,并保存为“准考证.DOC”。

1. 启动Word2003,进入主界面后新建一个空白文档,并打开“邮件合并”工具栏。

2.在空白文档中设计制作准考证并保存,如图12所示。

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步骤2:制作数据表,并保存为“考试信息表.DOC”。

EXCEL2003中制作数据表,完成后保存。如图13所示。

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步骤3:合并文档,生成准考证。

1. 单击“邮件合并”工具栏上的“打开数据源”按钮,打开事先准备好的Excel数据源“考试信息表.XLS”文件, 如图14所示。

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2. 将插入点植入“姓名”后空白单元格内,单击“邮件合并”工具栏上的“插入域”按钮,打开“插入合并域”对话框,如图15所示。选择“姓名”并单击“插入”按钮,插入“姓名”后关闭对话框。

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3.移动插入点位置,重复第2步,依次插入学号、性别、班级等信息,完成后的预览效果如图16所示。

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4. 浏览满意之后,单击“邮件合并”工具栏上的“合并到新文档”按钮,打开“合并到新文档”对话框,在这里可以设定合并的范围,我们保持默认选择“全部”(图17),单击“确定”按钮后弹出“合并”对话框,再单击“确定”按钮开始合并。

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5.预览合并后的文档。设置显示的比例为50%,可以在编辑窗口内看到合并生成的准考证,如图18所示。

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以上是笔者经过教学实践总结出来的WORD邮件合并功能的实际应用,在实际工作中,还有诸多类似的应用,希望能给各位读者带来帮助。

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