摘要秘书是负责掌管文档、安排事务并协助机关或部门负责人
处理日常工作的人员。秘书人员是秘书工作的主体,能
否做好秘书工作,在很大程度上取决于秘书人员“德”、
“行”、“心”三个方面的职业修养。而秘书人员是否具有较高
的职业素质,关乎工作质量与效率的高低。本文就道德、业务、
心理三方面来探讨如何加强秘书人员的职业素质。
关键词秘书道德素质业务素质心理素质
秘书是当代领导者、主事者身边综合
办理日常事务,即办文办事办会、沟通信息、协调事务、完成交
办任务、提供跟踪服务的参谋助手。负有参政设谋,协调综
合,督促检查,拾遗补缺等重大责任。秘书人员是否具有较高
的职业素质,直接关系到工作质量与效率的高低,关系党和国
家方针政策的正确贯彻及各项事业的兴衰成败。要想提高秘
书人员的职业素质,就必须加强对秘书人员的道德素质、业务
素质和心理素质的培养。在建立社会主义市场经济体制的新
形势下,秘书人员面临着新的机遇和挑战。秘书人员应具备
哪些素质和如何提高素质呢?现谈几点粗浅的看法。
一、职业道德素质
秘书人员要搞好本职工作,一定有具有高尚的职业道德。
所谓职业道德,是指担负不同社会责任和服务的人员应当遵
循的道德准则。它通过人们的信念、习惯和社会舆论而起作
用,成为人们评判是非、辨别好坏的标准和尺度。.一个秘书人
员,如果不能把“德”放在首位,即使有“满腹经纶”、“张良之
才”,也不能算是一个合格的秘书。提高秘书人员自身的职业
道德素质,应该注意以下几点:
(一)踏踏实实,忠于职守
做秘书,最根本的一条就是实事求是、尽心尽责的工作。
邓颖超同志曾为《秘书工作》杂志写过一篇文章,说秘书的高
尚可贵之处,恰恰在于其献身精神、埋头苦干精神、热爱事业
的精神、不计报酬待遇的精神。秘书不为名,不为利,任劳任
怨,甘当无名英雄。经常拟稿,但自己不署名,也不拿稿费;经
常组织会议,但自己从不上主席台;经常熬夜,但白天还得正
常工作;节假日他人可以逛公园、逛街、与家人共享天伦之乐,
但自己还得值班,不能休息;其他人员受了委屈还可以说几
句,而秘书必须以绝对服从为天职,等等。秘书人员责任重
大,要求秘书人员在工作中要诚实,不能弄虚作假,不能越权
或滥用职权。
(二)辅助领导,当好参谋
有人曾提过这样的问题:当秘书,按领导意图办事与当参
谋有时会产生矛盾,若是领导人的意见是错的,他又不采纳我
的意见,怎么办?这里要注意以下三点:首先,不要指望领导
人采纳秘书人员的一切建议;其次,不要以为自己的意见就是
对的;最后,要明确认识,领导人是决策者,秘书无权强要领导
者采纳自己的意见。邓小平同志说过“:我们的组织原则中有
一条,就是下级服从上级”“,对于上级的决定、指示,下级必须
执行”。此是秘书人员职业品德的一个重要因素。
(三)为人正直,人格高尚
秘书在领导人身边工作,随时随地需要向领导人汇报情
况,提供对事物的看法。这种工作条件要求秘书必须公正、客
观、超脱。涉及人事,决不可借工作之便假公济私,这不仅是
一条美德,也是一条纪律。
(四)谦虚谨慎,平易近人
秘书的工作性质决定秘书人员应服从领导和上司,关心
体贴下属。如果秘书人员自恃有才干而不服从领导或因为自
己有地位而不尊重下属,那他就缺乏了最起码的职业品德修
养。最终将是三国时祢衡的例子。此人很有才能,很会写文
章,但是性格怪异。在曹操那嫌礼遇不厚而大骂曹操;转到刘
表那里,又多次冒犯刘表;再到江夏太守黄祖处当秘书,黄重
用他,很佩服他的文采,但终究在下棋时又把黄祖骂了,导致
不可收拾的后果。
(五)实事求是,恪尽职守
秘书人员工作态度和工作质量的好坏,在一定程度上直
接影响着一个单位的作风建设。只有树立较强的责任意识,
秘书人员才能随时随地注意维护单位的形象和声誉,才能做
到工作认真、态度端正、处事果断,在任何人面前、在处理任何
事上,都表现出良好的思想文化和职业道德素养,才能真正提
高秘书工作的质量和水平。
二、业务素质
秘书人员的业务素养集中体现在工作能力和工作方法
上,一个秘书人员只有在平时工作中勤于学习、勤于钻研、勤
于调查、善于总结,才能不断提高自己的政治水平和文化水
平。政治水平指的是马克思、列宁主义理论修养,认识问题的
能力,对现行政策的理解和掌握。文化水平指的是基础知识、
文字能力等等。这是秘书业务素养的土壤和肥料,也是业务
素养的构成部分。那么,秘书人员的业务素养在工作中是如
何加强的呢?下面就5点加以探讨:
(一)终生学习——厚功底
在学习内容上,侧重学政策、学理论、学业务、学经济、学
法律、学写作、学计算机、学现代市场与科技知识,以拓宽知识
面;同时,还要在实践中学习,边工作、边学习、边总结、边提
高,使撰写的文稿充实生动;向领导学习,学习领导讲话时的
构思、处理问题时的技巧,使文稿起伏与领导语言、工作方式
达到高度和谐;向同事学习,取人之长,补己之短,努力做一个
多专、多能的合格秘书。
(二)不断锻炼——强能力
尽可能地安排秘书人员深入调查研究,吃透“下情”,广泛
获取第一手资料,这样,既能填充他们的“资料库”,增强写作能
力;又能为领导的科学决策提供准确、可靠的依据。现今的时
代,秘书人员一方面受开放环境的影响,应该具有较强的主动
性和能动性,另一方面又多半受过较高层次的教育,更加应有
思考的独立性。如果没有自我意识,又怎么能够“参与政务”、
“管理事物”?因此作为一名秘书人员,应该锻炼和培养自己的
独立思考和独当一面的能力,以便在领导决策前为之提供有效
的依据,在领导决策后正确领会其意图。当然,秘书人员在强
化自我意识的同时,还要注意自我意识和角色意识的对立统一。
(三)加强规范——遵法纪
严格遵循政策法规和公文规范;以实事求是的精神,忠实
地体现组织意志;准确把握客观规律、政策法规、组织意志和
领导意图,是秘书撰拟公文最基本的要求,是公文有效发挥管
理工具作用的基础。严格按党和国家的公文条例规范拟文,
则是撰拟公文时必须遵循的准绳。
(四)加强管理——促效率
这方面,主要建立健全各项规章制度,实现管理的规范
化、制度化和科学化,尤其要突出抓好目标管理,对秘书人员
每次承担的文稿,都要按照难易程度、完成时限进行量化,半
年小结,年终考核,按积分多寡权衡下一年文稿的撰写任务。
分多、质量高多安排,分少、质量劣少安排或另改其他工作,并
根据总积分评定秘书工作的优劣,实施奖罚。
(五)钻研业务——灵头脑
作为一名成功的文秘人员,我自认为能让领导满意放心
是天职,要想做到这些,必须得具备过硬的业务技能,必须具
备秘书人员要具备的各方面的能力。如:对问题的理解,分析
和处理能力,应变能力,社交能力,在实际生活中表现为替领
导出谋划策,排忧解难。在顺境中,能让领导更借东风,在逆
境中能帮领导力挽狂澜。
三、心理素质
心理素质是秘书人员基本素质的基础。在不断扩充理
论、应用知识、提高各种办事能力的同时,必须自觉加强秘书
的心理素质。一个秘书如果没有良好的心理素质,是难以胜
任这项工作的。要想成为一个成功的文秘人员,必须学会调
整自己的心理平衡保持良好的心态,坚定信心和意志,完善个
人的乐观、豁达的性格。
(一)平衡心理——稳心态
情感是人的喜怒哀乐等心理状态。秘书的情感是秘书对
客观事物是否符合其需要而产生的内心体验。