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Microsoft Access 2003是一种数据库管理系统，它的强大功能主要表现在：友好的用户界面；数据表操作简单易学易懂；通过向导创建表、查询、窗体及报表；自动绘制数据统计图和绘图功能；有效管理、分析数据的功能；增强的网络功能；宏功能和内嵌的VBA(Visual Basic for Application)等。
除了以上所提到的功能以外，在Access 2003中还增加了许多新的功能。例如，可以查看数据库对象间的相关性信息；可以启用自动错误检查窗体和报表的常见错误；修改“表”设计视图中的被继承字段属性时，Acce
ss 将显示一个选项，此选项用于更新全部或部分绑定到该字段的控件属性。 1.1 打开“罗斯文”数据库
１．１．１ 数据库的基本知识
每个人的工作和生活中都有大量的数据，例如一个人的通讯录、一个公司的销售情况统计等。当这些数据比较少的时候，将其记录在一个表中，就可以很好地进行管理了。但是当数据积累到一定数量以后，在对其进行管理和利用时就要用到数据库了。Access 2003就是一种数据库管理系统。
１．什么是数据库
从字面的角度来看，“库”是储存东西的地方，“数据库”可以简单地理解为储存数据的地方。更准确地说数据库是按照一定关系组织起来的有联系的数据集合。
通讯录中记录的每个人的姓名、地址、电话等信息就是“数据”。
对于数据的管理经历的人工管理、文件管理及数据库管理３个阶段。当数据的数量比较少时，依靠人工的方式应能满足管理的需要。随着数据的增加，人们开始采用数据文件的方式管理数据，在这种方式中，一个文件一般是与某一个应用相对应的，即这些数据不能共享。数据库管理有利于数据的描述与数据的应用相结合，对于数据的更新与检索均采用一种全新的方式进行，使数据的共享成为可能，数据的一致性及安全性得到了极大的提高。
采用数据库技术进行数据管理是当今的主流技术，它的核心是建立、管理和使用数据库。在数据库中的数据除去了不必要的多余数据，可以为多种应用服务，数据的存储独立于使用这些数据的应用程序。
使用数据库管理数据相对其他管理方法来说有着明显的优势。例如：某公司的客户电话号码存储在不同的文件中，如通讯录中、订单表中、发货单中，如果某客户的电话号码有了改动，则要更新这３个文件中的电话号码信息，而如果用数据库管理这些数据，则只需在一个位置更新这一信息即可。无论在数据库中什么地方使用这个电话号码，它都会自动得到更新。
数据库需要借助数据库管理系统才能为用户提供服务，数据库管理系统（DBMS）是专门对数据库信息进行存储、处理和管理的软件。
２．关系型数据库
在一个数据库中有多种数据，相互关联的数据之间有不同的关系，在各种关系的基础之上，构成了复杂多样的数据关系模型，数据库根据其使用的数据关系模型的不同，可以分为层次模型、网状模型和关系模型。其中关系模型是在前两种模型的基础上发展起来的，它能够较全面地处理数据之间的关系而且结构明确，得到广泛的使用，使用关系模型的数据库称为关系型数据库，Access就是一种关系型数据库。
关系型数据库是由一系列二维表组成的。在每一个表中，行代表记录，列代表各种属性（数据项或字段），因此，可以把表格看作是具有相同属性的记录的集合。表中的行和列的次序无关紧要，所有的字段都是最基本的，不可再细分，表1.1.1所示的学生成绩表就是二维表。
３．Access的特点
Access是Office的组件之一。Access具有以下特点：
１）使用非常简单。Access 2003表设计器、查询设计器等可视化设计工具，使用户基本不用编写任何代码，通过可视化操作，就可以完成数据库的大部分管理工作。
２）提供了大量的向导。几乎每一个对象都有相应的向导，利用向导工具可以迅速地建立一个功能完美的数据库应用系统。
３）Access 2003是一个面向对象的、采用事件驱动的关系型数据库管理系统。它符合开放式数据库互接（ODBC）标准，通过ODBC驱动程序可以与其他数据库相连，还允许用户使用VBA语言作为其应用程序开发工具，这样可以使高级用户开发功能更为复杂完美的应用程序。
４）可以处理多种数据信息，能与Office组件中的其他程序进行数据交换，实现数据共享，也可以处理其他数据库管理系统的数据库文件。
Access 2003的主要缺点是：安全性比较低，多用户特性比较弱，处理大量数据时效率比较低，适用于单机环境。
１．１．２ 启动Access 2003
启动有许多种方法，常用方法有３种：使用“开始”菜单、快捷方式和已有的Access 2003文档。
１．使用“开始”菜单启动Access 2003文档
使用“开始”菜单启动Access 2003的操作方法如下。
单击“开始”按钮，将鼠标移到“所有程序”命令上，在出现的下一级菜单中将鼠标移到“Microsoft Office”上，在出现的下一级菜单上，单击“Microsoft Office Access 2003”命令（本书在以后类似的操作中采用以下的方法进行叙述：单击——所有程序——Microsoft Office——Microsoft Office Access 2003菜单命令）
经过上述操作，就可以启动Access 2003。
在Access 2003启动的同时并没有一个新的数据库建成，这是因为在Access 2003建立什么样的数据库要由用户确定。
２．建立快捷方式和使用快捷方式启动Access 2003的方法
快捷方式是Windows桌面上建立的一个图标，双击这个图标时就可以启动相应的程序。
１）创建快捷方式图标：创建快捷方式图表有多种方法，在这里介绍其中的一种方法。单击“开始”按钮，选择“所有程序”选项，将鼠标移到“Microsoft Office”上，然后将鼠标指向“Microsoft Access命令，按住Ctrl键向桌面拖曳，就可以在桌面上建立快捷方式图标。
２）使用快捷方式启动的方法：在桌面上双击快捷方式图标就可以启动。
３．使用已有的文档启动Access 2003
如果进入Access 2003是为了打开一个已有的数据库，那么使用这种方法启动Access 2003是很方便的。使用这种方法Access 2003方法也有多种方式。
１）在“我的电脑”或“资源管理器”中，双击要打开的数据库可启动Access 2003。如果Access 2003还没有运行，它将启动Access 2003，同时打开这个数据库；如果Access 2003已经运行，它将打开这个数据库，并激活Access 2003。
２）单击任务栏上的“开始”——“所有程序”——打开Office文档”命令，调出“打开Office文档”对话框。在“查找范围”中选择盘符和文件夹，然后选择要打开的文档，单击“打开”按钮，则在启动Access 2003的同时打开相应的数据库窗口。
１．１．３ 退出
在Access 2003中编辑完所需要的内容，或者需要为其他应用程序释放一些内存时，就可以退出应用程序，退出
Access 2003的方法有多种，下面介绍其中的几种。
１．使用菜单命令退出
１）单击菜单栏中的“文件”——“退出”菜单命令，就可以退出。
如果在退出时，正在编辑的数据库对象没有保存，则会弹出一个提示保存对话框，提示是否保存对当前数据库对象的更改。这时可根据需要选择保存、不保存或取消“退出”这个操作。
１．２ Access 2003的工作环境
１．２．１ 标题栏
当前文件如果是活动窗口（标题栏为蓝色时），双击标题栏可使Access 2003的窗口在最大化和还原两种状态之间切换。
标题栏由６部分组成，从左到右分别为：系统控制菜单、应用程序名、Access 2003数据库文件名、最小化按钮、最大化／向下还原按钮和关闭按钮。
１）“系统控制菜单按钮：单击“系统控制菜单”按钮，可打开系统控制菜单，利用此菜单可对系统窗口进行操作，如改变系统窗口的大小，移到系统窗口、最大化系统窗口和关闭系统窗口。
２）应用程序名：指明当前窗口是Microsoft Access软件窗口。
３）Access数据库文件名：标明当前Access数据库文件名称。
注意“只有当数据库窗口最大化时，才会出现这一项，否则数据库的文件名出现在数据库窗口中。
４）”最小化“按钮：单击“最小化”按钮，可将Microsoft Access软件窗口缩小为图标，并设置在Windows的任务栏中。在任务栏上单击Access 2003系统窗口图标，可恢复Access 2003系统窗口。
５）“最大化／向下还原”按钮：当此按钮为“最大化”按钮时，单击它将使Access 2003软件窗口变为最大化窗口，即窗口充满整个屏幕；当此按钮为“向下还原”按钮时，单击它将使Access 2003软件窗口恢复为变成最大窗口前的窗口大小。
６）“关闭”按钮：单击“关闭”按钮，将关闭Access 2003软件窗口，如果文件修改没有保存过，则在关闭Access 2003软件窗口前，系统会提示是否保存修改过的数据库文件。
１．２．２ 菜单栏
菜单栏中包括“文件”、编辑、视图、插入、工具、窗口和帮助等７个菜单，单击任意一个菜单，都会弹出一组相关性的操作命令，用户可以根据需要选择相应的命令完成操作。这７个菜单的主要功能在以后 操作中将逐步学到，这时先介绍它们的特点。
１．Access 2003菜单与其他Windows软件菜单的共同特点
Access 2003的菜单与其他Windows软件菜单形式相同，都遵从以下约定。
１）菜单中的菜单项名字是深色时，表示当前可使用；是浅色时，表示当前还不能使用。
２）如果菜单名后边有省略号，则表示单击该菜单命令后，会弹出一个对话框，要求选定执行该菜单命令的有着选项。
３）如果菜单名后边有黑三角标记，则表示该菜单命令有下一级子菜单，单击该标记将给出进一步的选项。
４）如果菜单名左边有选择标记，则表示该选项已设定，如果要删除标记（不选定该项），可再次单击该菜单选择标记。“√”表示复选，“Ｏ”表示单选。
５）菜单命令名称右边的组合按键，表示执行该菜单命令的对应快捷键，按下快捷键可以在不打开菜单的情况下直接执行菜单命令。
２．Access 2003的个性化菜单
Access 2003菜单除了与Windows菜单有相同的约定，还与其他Office成员相同，它可以根据用户的使用习惯智能地显示个性化的菜单。在打开一个菜单时，所看到的只是常用功能项。如果要看到全部菜单，则可以将鼠标在主菜单名称（或菜单最下方的标志）处停留稍长时间，或者单击菜单最下文的标志。
１．２．３ 数据库窗口
在打开了一个数据库文件后，才会出现数据库窗口，Access 的数据库窗口由窗口标题栏、窗口工具栏、对象选项卡和对象列表４部分组成。
１）数据库窗口标题栏最左侧的数据库控制按钮，用于对数据库窗口进行操作，如移动数据库窗口，最大化和最小化数据库窗口，关闭数据库窗口。
２）“最小化／向上还原”按钮：当此按钮为窗口“最小化”按钮时，单击它，可将数据库窗口缩小为图标，并放置在Access 2003软件窗口的左下角；这时按钮变为“向上还原”按钮，单击它可恢复数据库窗口。
３）“最大化／还原窗口”：当此按钮为“最大化”按钮时，单击它将使数据库窗口变为最大化窗口；当此按钮为“还原窗口”按钮时，单击它将使数据库脱离最大化状态，并且窗口独立于工作区。
４）“关闭”按钮：单击“关闭”按钮，将关闭Access 2003数据库窗口。如果文件修改后没有保存过，则在关闭
Access 2003数据库窗口前，系统会提示是否保存修改过的数据库文件。
５）对象选项卡：在数据库窗口左侧包含两个方面的内容，上面是“对象”，下面是“组”。“对象”下分类列出Access数据库中的所有对象，单击一个对象，例如单击“表”，窗口右边就会列出本数据库已经创建的所有表和创建表的方法。“组”则提供了另一种管理对象的方法，即可以把那些关系比较紧密的对象健谈同一组，或把不同类别的对象归到同一组中。在数据库中的对象很多的时候，用分组的方法可以更方便地管理各种对象。
１．２．４ 工具栏
一般常用的菜单命令都有工具栏按钮，单击工具栏上的按钮，可以直接实现相应的功能。
１．工具栏简介
Access 2003的工具栏很多，其工具栏会随着所打开的对象而发生变化。
在工具栏上，很多按钮的右边都有一个向下的箭头符号，表示这个按钮下面有一组按钮可供选择，直接单击该按钮时使用的是上一次使用的按钮，如果要更换按钮则应单击向下箭头符号，调出其下拉列表，从中选择所需要的按钮。当用户使用过菜单中的某个命令后，原来在工具栏上的那个按钮就被刚刚使用过的那个命令替换。这样下次使用这个命令的时候，直接单击按钮就可以了。
２．显示／隐藏工具栏
除了启动Access 2003默认的工具栏，Access 2003中还有其他工具栏，一般是处于隐藏状态，在需要时可以将其打开，不需要时将其关闭以节省屏幕上的空间。若要显示／隐藏Access 2003的其他工具栏，有许多不同的方法，下面介绍其中的几种。
１）单击“视图”——“工具栏——“XXX”菜单命令：“XXX”是“工具栏”子菜单中列出的工具栏的名称。
如果工具栏的左侧有显示标记，表示此工具栏呈显示状态，其他工具栏的左侧没有标记，表示此工具栏呈隐藏状态。
要显示某个工具栏，只要单击该工具栏名称，使该工具栏左侧增加显示标记即可。显示了的工具栏出现在屏幕上的默认方式有两种，一种是与数据库工具栏、绘图工具栏相似的，它们与窗口形成一个整体，将其称为入坞式工具栏；另一种与“数据透视表”工具栏类似，将它们称为浮动工具栏。用鼠标拖曳工具栏，在屏幕上不同的位置可以使这两种工具栏相互转换。
如果要隐藏已经显示的工具栏，单击“工具栏”级联菜单中左侧已经有标记的工具栏的名称，则可以取消显示标记，同时隐藏该工具栏，这种方法适用于所有的工具栏，对于浮动式工具栏还可以通过单击该工具栏右上角的关闭按钮来隐藏它。
２）单击“工具”－“自定义”菜单命令：单击工具——自定义菜单命令调出自定义对话框，选择其中的“工具栏选项卡，从中选取所需要的工具选项，然后单击”关闭按钮，就可以在屏幕上看到相应的工具栏。
３）使用快捷菜单：调入比较常用的工具栏也可以使用其快捷菜单，方法是将鼠标移到工具栏上任何位置并单击右键，调出其快捷菜单，在快捷菜单中选择所需的工具栏选项，就可以显示这个工具栏。如果要用到在快捷菜单中没有列出的工具栏，可以单击其中的自定义选项，则可调出“自定义”对话框，从中选择所需要的工具栏。
１．２．５ 任务窗格
“任务窗格”是Office 2003应用程序中提供常用命令的窗口。它处于屏幕的右侧，尺寸又小，可以一边使用这些命令，现时继续处理文件。任务窗格最早出现于Office XP中。
１．任务窗格的切换方法
单击“视图”——“任务窗格”菜单命令，或单击“视图”——“工具栏”——“任务窗格”菜单命令均可显示任务窗格。在Access 2003启动时自动显示“开始工作”任务窗格。在任务窗格的最上方是“其他任务窗格”按钮，这个按钮上的文字是当前所显示的任务窗格，单击该按钮可以调出其下拉菜单，从中选择所需要的命令，就可以切换到其他任务窗格中。例如，单击“文件搜索”选项，就可以切换到“基本文件搜索”任务窗格。
２．Office剪贴板
除了使用以上方法调出“剪贴板”任务窗格外，单击“编辑”——“Office剪贴板菜单命令，也可以调出“剪贴板”任务窗格。在“剪贴板”任务窗格中可以同时放24个粘贴项，如果存放的粘贴项超过24个时，则会弹出提示对话框，提示将由新的内容替代剪贴板中的第一项。通过“剪贴板”任务窗格可查看“剪贴板”中都江堰市有哪些内容，选择所需要的进行粘贴。如果要粘贴“剪贴板”中的所有内容，单击“全部粘贴‘按钮，如果要清空”剪贴板“中的所有内容，单击“全部清空”按钮。
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