word中的域和宏

域的使用

    在前面各章中，已经详细地介绍Word 2002的一些用法和功能。本章学习Word的扩展功能和更高级用法：域和宏。

    所谓域就是指一种特殊的代码，目的是指明文档中的插入的信息。比如：使用域可以把当前的日期和时间插入到文档中，并可以使Word自动地更新日期和时间。实际上前面内容也已经或多或少的接触过域了，例如；在插入页眉和页脚时，学习了在页眉和页脚中插入相应的页域码。

    所谓宏是指一系列的命令组合在一起作为一条命令，编辑后只要运行宏，就能够重复宏所记录的一系列动作。下面分别介绍域和宏。

1  域在文档中的存在形式

    域在文档中有两种存在形式，那就是域代码和域结果。使用域对在文档中插入信息和自动保存最新的信息是很方便的。

    用户在文档中看到的域是域结果，也就是域在文档中生成的文字或图片。一般域是由域符号、域类型和域指令三个部分组成的。举一个例子，在时间域 {TIME\@“xxxx年y月z日星期m”}中，“{}”是域符号，表示所包围的部分是一个Word域，域符号即是键盘上的花括号，插入域符号可以按下 Ctrl+F9键；TIME是域类型，表示的是一个时间域；\@“xxxx年y月z日星期m”就是域指令了。用户可以用域指令来修改域结果。

2  插入域

    插入域的方法有多种。这里介绍基本的3种方法：使用快捷键方法、使用对话框插入和直接插入的方法。

使用快捷键  

    使用快捷键的方法是最简洁的一种方法，但是用户要记住相应的快捷键。这需要对于常用的域有一个熟悉的过程。下面的标中列出了一些和域有关的快捷键（如表9.1）。

表1 域快捷键列表

快捷键	域
Ctrl+F9	空白域
Alt+Shift+P	插入当前的页码
Alt+Shift+T	插入系统当前的时间
Alt+Shift+D	插入系统当前的日期
Alt+Ctrl+L	插入列表编号

使用对话框插入域的方法的优点是比较直观，要遵循以下的步骤：

（1）把插入点移动到要插入域的位置。

（2）选择菜单【插入→域】命令，这时屏幕上弹出如图9.1所示的【域】对话框。

（3）【类别】列表框中列出了所有域的类别，单击一种域类型，示例选择【文档信息】，同时在下方的【域名】列表框中选择该类别中包含的域名。

（4）在【域名】列表框中选择要插入的域。示例选择【文档信息】中的【FileSize】域。

（5）单击【域代码】，然后再单击【选项】按钮，弹出如图9.2所示的【域选项】对话框，可以改变其他域指令。

 

 

图1  域对话框

 

图2  【域选项】对话框

（6）在【域选项】对话框中的【格式】列表框中选择要添加的格式指令，单击【添加到域】按钮，再单击【确定】按钮，返回到原来的【域】对话框中；

（7）选中【更新时保留原格式】复选框，那么文档再更新将保留应用于域结果的字符格式。反之，若清除该复选框，可以在更新域的同时更新格式；

（8）单击【确定】按钮完成,结果如图9.3所示。

    直接插入域的方式是需要按快捷键Ctrl+F9,这个时候会显示一对大括号。这时需要键入域名，然后键入一个空格和域指令以及转换的开关就可以了。这种方法比较适用于高级用户。

技巧：

    各种方式的选择。一般来说，对于初学的用户，使用菜单项比较好，比较形象和直观，和用户的交互性比较好。对于常用的几个域，应该考虑使用快捷键。

 

图3  文档中插入域示例

3  显示域底纹

    Word为了使插入的域能够和正文区别开来，允许在域结果中添加底纹。用户可以一直保持域底纹或者只有当插入点移动到域中才显示域底纹。注意打印时不会显示域底纹。设置域底纹，可以按以下步骤操作：

（1）选择菜单【工具→选项】命令。

（2）单击【视图】标签，屏幕出现如图9.4所示的【视图】标签对话框。

 

图4  视图标签

（3）单击【域底纹】下拉列表框，如果选中【选取时显示】选项，那么把插入点移动到域中时，Word自动给域结果添加底纹；如果选中【不显示】选项，那么不显示域底纹；如果选中【显示】选项，那么总是显示域底纹。

4  查看域

    查看域有查看域代码和查看域结果两种方式。一般情况下，用户在文档中看到的只是域结果。在编辑域时，可以显示域代码，还可以在这两种方式间相互切换。

    查看域代码的方法是：把鼠标指针移动到某个域上，单击鼠标右键，这时弹出一个如图9.5所示的快捷菜单。

 

图5  域的快捷菜单

    在快捷菜单中单击【切换域代码】命令，就可以在文档中查看到域代码了，结果如图9.6所示。再次从快捷菜单中选择【切换域代码】命令，可以把域代码切换回域结果。

 

图6  显示域代码结果

技巧：

    可以把插入点移动到某个域中，按下Shift + F9键可以在域代码和域结果之间切换。

5  更新域

    域的内容不同于普通文本，域不是随时都可以更新的，它是依据文档环境的变化而变化的。对于页域码，在Word自动分页时可以自动更新。而有些域则需要选择【域更新】命令进行更新。

    更新域的方法是：选定某个域，按下F9键；也可以在域上单击鼠标右键，然后在弹出的快捷菜单中选择【更新域】命令。要更新整个文档中的域，可以选择菜单【编辑→全选】命令把整个文档选定，然后再按下F9键。

2  宏 的 使 用

1  宏的概述

    宏是把一系列Word命令和指令组合在一起，形成一个命令，可以实现在执行任务时的自动化。使用宏工具，可以很方便地进行简化的编辑操作。当创建一个宏的 时候，实际上是让Word增加了一项新的命令。通过录制宏，可以节省用户的时间，而且使得Word更加简单易用，适合不同的需要。用户可以把一系列单个执 行的命令组合在一起，形成一个宏，进而指定到菜单、工具栏上或指定成为一个快捷键。这有些相似于DOS中的批处理命令。本节将介绍宏，包括其录制，管理， 运行，编辑等。举一个例子：在编排这本书时，曾经多次地截取Word屏幕或者对话框图片，然后再修改。操作步骤如下：

（1）按下Print Screen键或者Alt + Print Screen把整个屏幕或对话框复制到剪贴板中；

（2）把插入点移动到合适的位置，单击【常用】工具栏中的【粘贴】按钮；

（3）选定该图片并双击，打开【设置图片格式】对话框；

（4）单击【大小】标签；

（5）在【缩放区】选择【高度】为【70％】，【宽度】为【50％】，单击【确定】按钮。

（6）单击【格式】工具栏中的【居中】按钮完成。

（7）每次要插入图片时，都要重复上面的操作，十分麻烦。如果把2～6步设定为一个宏，并指定一个按钮或快捷键，以后只要单击按钮或选择快捷键，就可以完成上述操作。   

（8）创建宏的方法有两种，就是利用宏录制器和Visual Basic编辑器。

2  录制宏

    录制宏的过程就是进行一系列需要重复使用的操作。注意宏录制器不能录制文档中的鼠标操作内容，比如：鼠标滚动文档应该使用键盘操作。对于经常使用的宏，可以为它指定工具栏按钮或设定菜单项和快捷键，不必每次都打开【宏】对话框选择要使用的宏。

1  录制宏指定到工具栏或菜单

如果要使用宏录制器录制宏，同时把它指定到菜单或工具栏中，可以这样操作：

（1）选择菜单【工具→宏→录制新宏】命令，屏幕弹出如图9.7所示的对话框；

（2）在【宏名】文本框中输入录制宏的名称；

（3）在【说明】文本框中输入宏的用途说明；

（4）在【将宏保存在】列表框中选择要保存宏的模板或文档，以确定宏的使用范围；

（5）在【将宏指定到】区中单击【工具栏】按钮，弹出图9.8所示的【自定义】对话框；

 

图7  【录制宏】对话框

 

图8  【自定义】对话框

（6）单击【工具栏】标签，显示加入宏的工具栏，然后在【工具栏】列表框中选择要显示的工具栏。

（7）单击【命令】标签，从【命令】列表框中选择宏名，然后鼠标左键把它拖动到一个工具栏或菜单栏中。

（8）松开鼠标左键，就可以看到在工具栏或菜单栏上添加了一个文字按钮（如图9.9所示）。若要给按钮添加一个图标，那么单击【自定义】对话框中的【更改所选内容】按钮，弹出快捷菜单。

（9）在快捷菜单上选择【更改按钮图标】命令，从弹出的下一级菜单中选择需要的图标。如果仍然要使用文字为按钮名称，那么在菜单的【命名】框中输入一个名字。

（10）鼠标单击【自定义】对话框中的【关闭按钮】，这时进入录制状态（如图9.10所示）。

 

图9  工具栏中的【宏】按钮

 

图10  文档的【宏录制】按钮

（11）【宏录制器】启动以后，屏幕出现一个【停止录制】工具栏，上面有【停止录制】和【暂停录制】两个按钮；同时状态栏中的【录制】框由灰变黑；鼠标指针的形状也变成带有磁带图标的箭头。

（12）这样就可以执行要加入宏中的操作了。在录制过程中，单击【停止录制】工具   栏上的【暂停录制】按钮，可以使有些没用的操作不被录入宏中。再次单击该按钮，又恢复到宏的录制中。

（13）单击【停止录制】按钮完成录制。

2  录制宏指定到键盘

如果要使用宏录制器录制宏，同时把它指定到键盘，那么可以这样操作：

（1）选择菜单【工具→宏→录制新宏】命令，弹出【录制宏】对话框。

（2）在【宏名】文本框中输入录制宏的名称。

（3）在【将宏保存在】列表框中选择要保存宏的模板或文档，以确定宏的使用范围。

（4）单击【键盘】按钮，弹出如图9.11所示的【自定义键盘】对话框。

（5）在【请键入新快捷键】框中按下需要的快捷键，单击【确定】按钮。

（6）单击【关闭】按钮。

（7）在进入宏录制状态后，执行要加入宏的操作。

（8）完成后，单击【停止录制】按钮。

 

图11  【自定义键盘】对话框

3  运行宏

    如果已经把要运行的宏指定给了工具栏、菜单或快捷键，那么只要单击工具栏中的宏按钮或从菜单中选择宏名称，或直接按快捷键。另外，还可以利用宏对话框来运行宏，操作如下：

（1）选择菜单【工具→宏→宏】命令，弹出如图9.12所示的【宏】对话框。

 

图12 【宏】对话框

（2）单击【宏的位置】列表框右边的向下箭头，从下拉列表框中选择【所有的活动模板和文档】、【Normal.dot】、【Word命令】或【当前文档】中的一种。

（3）在【宏名】列表框中选择要运行的宏名。

（4）单击【运行】按钮就可以运行该宏了。

4  编辑与调试宏

    Word是利用Visual Basic编程语言把宏录制为一系列的Word命令来执行的。如果大家熟悉VB语言就可以对宏进行编辑和调试了，简单的操作步骤如下：

（1）选择菜单【工具→宏→宏】命令，弹出如图9.12所示的【宏】对话框；

（2）在【宏名】列表框中选择要编辑或调试的宏；

（3）单击【编辑】按钮，这时系统进入了如图9.13所示的VB编辑环境，在这里就可以对宏进行编辑和调试了；

 

图13  Visual Basic 编辑窗口

（4）编辑调试完成后，选择菜单【文件→关闭并返回到Microsoft Word】命令，就又回到Word窗口中。

5  宏的其他操作

宏的其他操作包括宏的复制、删除和重命名等。

l   复制宏的操作步骤如下：

（1）选择菜单【工具→宏→宏】命令，打开【宏】对话框。

（2）单击【管理器】按钮，屏幕出现如图9.14所示的【管理器】对话框。

 

图14 【管理器】对话框

（3）左侧的列表框中显示出当前活动文档中使用的宏，右侧的列表框中列出了Normal模板中的宏。

（4）如果要在文档模板与其他模板间复制宏，单击右侧框下方的【关闭文件】按钮，这时【关闭文件】变成【打开文件】按钮。单击它，弹出【打开】对话框，选定要打开的模板，单击【打开】按钮并返回到【管理器】对话框中。

（5）从列表框中选择要复制的宏，单击【复制】按钮完成。

l   删除宏时，单击【删除】按钮，Word弹出一个如图9.15所示的提示是否删除宏的对话框，单击【是】按钮删除。

l   重命名宏时，单击【重命名】按钮，Word弹出一个如图9.16所示的重命名对话框，在此对话框中输入一个新的名字，单击【确定】按钮完成。

  

图15  删除对话框

图16   重命名对话框