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华安盛道管理咨询公司 邓成华 栾新
一、信息和信息管理的概念
1. 信息和数据
数据是对物体和活动描述记录所形成的文字或数字，数据不完全都是有用的。把数据加工处理就形成了信息。数据和信息统称信息资源。信息资源和人力资源、自然资源一起被作为社会的三大资源之一，是企业最重要的资源之一。
2. 信息管理的概念
信息管理是为了达到预定目的，综合运用各种手段，对信息活动中的各要素实施全面管理的一种管理思想和管理模式。
3. 信息管理的作用
信息管理所关注的是信息资源的经济效益，是如何使信息资源实现价值最大化。信息管理是提高企业效益的捷径之一。
提高信息资源的利用效率。
提高企业的对外反应速度和能力。
为企业的经营决策、业务活动提供支持。
改变企业的组织结构和业务过程，改进企业的工作方式和工作过程。
三、信息管理体系设计的思路
1. 信息管理设计的目标、依据和原则
1) 信息管理体系目标
在企业总体发展目标下，建立完善、规范的信息管理体系，对企业的信息资源进行科学管理和利用，为企业的业务活动、经营管理和决策提供强有力的信息支持。
2) 信息管理体系设计的依据
从企业总体战略目标出发，确定实现总体战略目标的信息需求，再分析目前企业信息管理的现状问题，依据信息管理的理论和科学分析，从而设计提出的企业的信息管理体系。
3) 信息管理体系设计的原则
信息管理体系的设计遵照可操作性、经济性、科学性、适用性原则进行。
2. 信息管理体系构架
信息管理体系结构图
1) 信息管理体制
• 信息需求结构：通过对企业经营管理活动的分析，确定企业所需求信息的结构。
• 信息管理职能结构：通过对信息管理职能、使用权限的分析，确定为完成信息管理职能所需要的组织结构。
• 信息管理的技术实现：实现企业的信息管理的技术建设。
2) 信息系统：
• 决策支持信息系统：建立决策支持信息系统的工作流程与组织结构。
• 管理信息系统：建立市场信息系统、财务信息系统和制造信息系统。
3) 信息管理体制与信息系统的关系
• 信息管理体制是信息系统的基础；
• 信息系统是信息管理体制的延伸和发展；
四、信息需求结构
1) 企业管理结构层次
按照工作类型企业的组织结构可以分为三个层次：高层管理者、中层管理层和操作层，三个层次有不同的业务活动与信息需求，层次模型如下：
不同层次的工作内容不同，需要不同的信息作支持，二者关系如下：
决策层
业务活动：企业战略的制定，重大投资决策，其它重大事项的评估、选择、决策和监督执行
信息需求：国家政策、行业信息、产品信息、市场状况、决策执行信息
信息来源：更多地依赖外部信息
需求重点：外部信息资源建设，内部信息资源的充分利用
管理层
业务活动：计划、管理控制、关键问题分析活动
信息需求；计划信息、业务活动信息等
信息来源：外部信息和内部信息
需求重点：管理信息的分析，信息共享和信息沟通
操作层
业务活动：主要是订单处理，更多地与业务数据打交道
信息需求：订单、会计记录、生产记录等
信息来源：以内部信息为主
需求重点：信息处理过程的规范化、内部信息的及时沟通和业务信息的分析
2) 信息需求结构
按照信息的性质可以分为市场信息、财务信息、生产信息、人力资源信息等多种信息，用于不同方面的企业经营管理活动。企业信息需求结构如下表：
企业信息需求结构
宏观信息 包括国内外政治、经济、文化、法律等各方面的信息国际信息包括：国际投资环境、国际市场的需求信息。
3) 信息来源
外部信息：外部信息的收集方式主要有情报收集、调研和咨询。
• 情报收集：通过所有可以利用的渠道和途径收集与公司有关的情报。
• 调研：通过调研活动获得某一个专题的有关信息。
• 咨询：请外部中介机构进行咨询。
内部信息：来自于企业内部的业务活动，在活动中产生的各种数据记录、文件，通过内部记录活动收集。
五、信息管理组织结构
企业信息管理职能需要一个健全、有力的组织结构来保障完成。企业的每一个部门都要承担一定的信息管理职能。
1. 设计依据
1) 信息管理职能确定程序
2) 信息使用权限
信息的使用权限规定信息权限，包括信息的获得权、数据库的访问权、数据信息的处理权，以及使用条件和使用方式。
规定信息使用权限的目的是为了防止商业秘密的非法扩散，给公司造成损失。使用权限确定的原则是信息的充分利用和有效控制。使用权限确定的依据是工作需要和决策需要。
• 工作需要是根据工作性质和职能范围，通过工作分析确定各个岗位为有效开展工作而需要的信息，确定其使用权限，作为该岗位从业人员获取相关信息作为的依据。
• 决策需要是指参与决策活动需要使用决策支持信息，根据决策需要授予相应的决策信息使用权。
3) 信息处理流程分析：
信息处理流程如下图所示：
信息管理流程主要职责的确定方法：
4) 信息流分析
通过信息流分析明确各部门在信息管理方面的职责，具体到需要传递的信息，使信息管理工作职责更加明确，更具可操作性。
信息流可以从纵向和横向两个方向进行分析。
纵向包括与上级部门之间的信息交流和与下级部门之间的信息交流。
下级部门向上级主管部门和企业计划部汇报工作计划；
下级部门向上级主管或主管部门传递业务活动信息和提交工作报告；
上级部门向下级部门传达工作计划；
上级部门向下级部门传达决策信息；
横向是指与同级部门之间的信息交流。横向信息流主要有以下内容：
业务信息的横向传递给相关业务部门；
财务信息在四大中心及职能部门与财务部之间传递；
2. 信息管理的组织结构
信息管理的组织结构如下图：
企划部及其下属的信息中心是企业的信息综合管理部门。
调研小组是临时性的机构，是从事专项调研活动的组织。
营销中心是市场信息的综合管理部门。
生产中心是生产信息的综合管理部门。
供应中心是供应信息的综合管理部门。
技术质检中心是技术信息、产品信息和质量检验信息的综合管理部门。
四大中心通过供应链连接起来，订单信息在四者之间传递。
人力资源部是人力资源信息的综合管理部门。
财务部是财务信息的综合管理部门。
法律审计部负责整个企业财务信息的审查和法律信息的综合管理。
办公室是企业行政信息的综合管理部门。
1) 企划部
企划部信息管理的职能有：企业的信息规划，信息的集中管理，信息分析，为企业的经营决策提供信息支持。
企业的综合信息管理：企业信息规划，信息政策的制定。
信息的集中管理：对分布在企业各部门的信息统筹规划，集中管理，统一分配。
信息的综合分析：对外部信息进行研究与分析，
决策支持：参与决策重大决策活动，为决策委员会制定战略提供建议，为投资项目的决策进行可行性分析和并提出建议。
向决策委员会提供企业长期发展战略规划的意见和方案。
参与投资决策：搜集外部信息，寻找投资机会，并对投资项目进行前期调研、可行性分析。
2) 信息中心
企划部下属信息中心，信息中心的工作接受企划部领导，向企划部负责。
信息中心是企业信息管理工作的综合管理部门，是信息资源统一管理与配置的中心，负责保障信息渠道畅通，为组织内外各层次的需要提供服务。
① 信息中心的主要职能
制订企业信息规划。
负责企业信息管理制度的制订、执行与监督。
负责企业内部信息标准的制订、调试、实施和监督。
负责国内外产业政策、经济形势、行业等外部信息的收集、分析与处理；
对各部门提出的信息要求进行合理性、可行性进行审查并提出意见；
对分散于各部门的信息资源进行集中管理。
对公司各部门的信息工作进行协调、指导与监督。
为职能部门的信息管理工作提供设备、技术和培训等方面的服务支持。
参与企业各种类型信息系统的建设，包括需求分析、设计、选择供应商、系统建设、调试、投入使用到系统维护等信息系统建设的全部过程。
负责企业内部网络的建设和维护，使各部门实现在内部网络上就能进行信息传递。
负责企业网站的设计、管理和维护。
负责企业信息的网上发布。
负责企业办公自动化系统的建设。
组织企业各部门的信息培训；
负责企业信息的保密工作，对企业内部信息进行分级管理
② 岗位设置
• 信息中心主任
全面负责企业的信息资源管理，向企划部部长负责。
主要职责如下：
组织制订企业的信息技术、信息资源和信息系统的战略规划；
组织制定企业的信息管理制度；
组织企业内部信息标准的制定和调试。
组织和指导信息部门内的业务活动；
组织制订部门工作计划；
组织制订部门考核方案并监督实施；
协调企业各部门负责人处理有关信息需求、技术进步等方面的问题；
为各部门提供信息管理服务和问题解答；
与社会信息服务机构沟通，以便最大限度地利用社会信息资源。
任职资格：
具有较强的管理能力，至少3年的工作经验，曾主持过项目经理或担任过部门领导的职务。
具有很强的人际沟通能力和协调能力。
良好的人员管理能力。
具有深厚的专业技术技能和知识，了解网络与信息技术发展趋势，要求具有信息管理专业或相关专业背景。
具有主动性、创造性和灵活性的素质。
具有强烈的敬业精神和良好的心态。
• 资深网络管理
主要职责；企业内部整体网络的策划、设计及实施，统筹管理，网络优化；
任职资格：4年以上的计算机网络管理经验，通过相关资格认证，熟悉网络业务。
• 数据库管理
主要职责：数据库的规划和设计、软硬件的选择、数据库的维护、根据信息中心主管的命令发布使用权限。
任职资格：熟悉数据库原理，精通数据库设计，具有相应的资格和2－3年的相关工作经验，本科以上。
• 网页制作
主要职责：负责企业对外网络的设计。
任职资格：熟练使用网页制作程序和软件进行网页制作，具有相应资格和2－3年的相关工作经验，本科以上。
• 设备管理
主要职责：负责企业网络的建设和维护、计算机的采购和维护。
任职资格：熟悉各种网络设备、计算机设备的管理与维护，具有相应资格和2－3年的相关工作经验，本科以上。
• 信息采编
主要职责：负责与企业有关的国家政策、宏观经济形势等信息的采集；负责企业内部信息的收集与发布。
任职资格：熟悉网络信息资源，熟练操作网络与电脑，专科以上。
• 文案
主要职责：信息的编辑、汇总、报导；
任职资格：熟悉计算机的基本操作，有较高的文化修养，专科以上学历；
3) 各职能部门
各个职能部门有明确的信息管理职能，有明确的岗位和人员，要严格执行企业的信息管理制度。
职能部门既是各种信息的生产者，也是内部信息的使用者。因此既有信息的使用权，又负有提供相关信息的责任。
各部门在信息管理方面的职能主要有这几个方面的共同职责有：
① 根据业务需要提出信息需求计划，报信息中心审查，由高层管理者批准；
② 制定本部门的信息规划；
③ 遵守企业和本部门的信息管理制度；
④ 完成与所管理业务相关的数据和信息的数据采集、数据处理、信息分析、信息传递和信息反馈等信息处理工作；
⑤ 组织或参与与本部门相关的信息系统的建设；
⑥ 组织或参与制订与部门业务相关的信息管理制度和信息标准；
⑦ 组织本部门员工参与信息管理培训。
不同业务部门信息管理的重点不同，各部门信息管理的具体重点如下：
① 营销中心是市场信息的枢纽，负责各种市场信息的统一处理、管理和分配。营销中心主要负责各种市场信息的收集、处理与分析。
② 分公司主要负责订单、客户信息的收集与处理，国外分公司还要负责所在国家和地区全方位的信息收集工作，包括产业政策、财税政策、行业状况、经济形势等多方面的住信息。
③ 财务部主要负责企业内部财务信息、各国财税政策的收集、处理与分析。
④ 生产中心主要负责生产信息、产品技术信息的收集、处理与分析。
⑤ 供应中心主要负责供应市场信息、库存信息的收集与处理。
⑥ 技术质检中心主要负责新产品信息、新技术信息的收集与处理分析，提供供应中心和生产中心产品的质量检验信息。
⑦ 调研小组。调研小组是非常设机构，负责专项调研活动，为特殊决策活动提供信息支持，一般由企划部根据需要组织各部门人员参与组成、协调其工作。
业务部门从事信息管理工作的岗位主要有这几种：
信息采集者：负责采集原始的数据，按照操作程序、业务规定采集数据并记录成数据文件。一般由一线工作人员（如分公司的员工、生产部门的工人）来担任。
信息输入人员：按照操作程序把采集来的数据输入计算机系统，可以由信息采集者兼任。一般由一线工作人员兼任。
数据处理人员：负责各种数据的处理工作，把数据按照要求的程序和方法进行处理。
信息分析人员：按照业务规定对信息进行分析，并写作分析报告。一般由各部门的部长或主要领导担任。
数据库维护人员：负责本部门数据库的维护和管理。由专业的技术人员担任。
不同部门对岗位的种类、所需人员的数量及素质要求各不相同，可根据具体情况确定。
3. 信息沟通渠道
信息沟通分为有正式沟通与非正式沟通两种方式。正式信息沟通渠道又包括纵向沟通和横向沟通。
企业的内部沟通应建立立体的沟通体系，既有规范、正式的沟通渠道，作为企业内部的信息交流创造有效的沟通方式，同时以非正式沟通渠道为补充，使信息沟通效率更高。信息沟通体系建设的重点是例会制度和报告制度。企业的沟通体系如下：
1) 报告制度
下级部门要向给上级部门和高层管理者提供业务和管理方面的报告，反映企业经营管理中的各种情况，主要适用于纵向沟通，有定期和不定期两种。按照报告的范围可以分为三种：
• 内部运行情况报告
各部门、子、分公司要定期向高层管理者提供业务管理情况及分析报告。
• 决策问题调查制度
调研小组根据决策需要计划、组织调研活动并提交调研报告。
• 决策执行情况报告制度
相关的部门（中心、子公司、分公司）要定期向决策委员会提供决策执行信息及分析报告。
2) 会议制度
会议制度可以根据企业日常经营管理和业务活动的需要定期、不定期举行，定期会议主要讨论日常事务，不定期会议主要讨论突发事件或者是临时性的重大决策事务。按照会议内容可分为市场会议、财务会议、计划会议、生产调度会议等。
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