GTD时间管理原理与实践分享——原理篇（三）
时间管理 — By admin on 七月 3, 2010 at 9:03 下午[版权归Cliff. Suen 孙志钢 所有，欢迎转载，但请注明出处]
通过学习戴维.艾伦的《尽管去做：无压工作的艺术》和《GTD and Outlook 2007》两本书，自己总结了GTD的核心思想，并从2009年11月开始实践GTD。经过4个月的磨合，不断的体会，感觉GTD给了我很大的帮助。昨天又跟同事们做了分享，大家都觉得很实用。接下来，我将用一系列的短文来总结我的GTD实践，希望对大家会有帮助。下面是文章的第三部分:
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第三步：执行
在GTD中，”什么场合做什么事”是主要的管理思想。所以我们先探讨在一个时间点上如何决定”现在干点什么呢?“这个问题。
（1）场合，是首要因素。如果你在飞机上，就没法打电话；如果你在办公室，最好不要收开心上的菜；如果你正在等车，就不适合给客户打电话；……。
（2）时间，这个要从两个角度看：一方面，要看时间块的大小是否合适，即所谓量体裁衣。所以在管理行动列表的时候，如果能加上用多少时间这个因素，会更加实用；另一方面，如果是跟别人合作，要注意对方的时间是否合适。如果你是在做跨国合作，更要注意对方的时区的影响。
（3）精力，人的精力不是无限的，但很多人不是这么认为。任何人，每天都有精力的低潮和高潮，仔细体会自己的周期情况。在精力旺盛的时段安排较难的任务，在精力低潮的时段安排一些相对轻松一些的杂事，会使你一直保持较高的工作热情。在精力管理方面，向大家推荐吉姆·洛尔和托尼·施瓦茨《精力管理》一书，大家有兴趣可以读一下。当然也可以等着看我的文章，后期我会写一些。
（4）重要性，为什么重要性放在最后？很多时间管理的方法都强调重要性因素。但在GTD体系中，我们更关注”现在”"马上”可以做的事情，所以重要性的决定意义不大。但GTD体系中还是很重视重要性的作用，但主要会体现在每日清单的安排上，这个后面会说明。
综上，决定”现在能做什么?”的一般流程是：当你处在一个特定的场景中时，你可以监视你的分类行动清单，从当前的场景中，挑选出即符合时间要求有符合精力要求的事情，”马上行动”。当然符合以上条件的前提下，重要性才会被考虑。
举个例子，早上，一般和媳妇一起出发上班，我一切就绪了，但媳妇还得收拾5分钟，这五分钟能干什么呢？在我的@home列表里面，”阅读《创业家》杂志”，OK就是它了，我马上翻开杂志，阅读了2篇短文。整本整本的杂志就是这样被读完的，并且我要声明我不是工作狂！呵呵。
[笔者注]关于执行，下面会另起一篇，写一些执行的技巧。
执行中保证高效能的技巧
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养成制定每日清单的习惯
虽然我们有了所有工作的详细的”下一步”行动清单，但是，我们最好制定一份每天的清单，让每一天的工作都有明确的目标。
在GTD体系下，安排日计划的很简单，只需要从”下一步”清单中挑选出今天要执行的事情标记出来，然后按照上一篇给出的选择条件，依次执行就好。
根据我的学习和心得，有三点需要注意。
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- 每天至少安排3-5件MITs（Most Important Things）。这样能够保证你的一些重要的事情能够按照既定的目标推进。
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每天至少安排一些实现自己的梦想的事情（To Be）。这样不至于让日常的生活拖累，以至于忙忙碌碌一年，但一见自己真正想做的事情都没有。
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对日计划时间要安排的有余地。每天都会有一些突发的事情，很急很重要，不得不像救火队员似地马上去做，所以要留一些余地，为这些事作准备。这个是任何时间管理方法都无法回避的，我们只能为它们留出空间。GTD的好处是对时间的安排较灵活，当你一有空余时间的时候，就可以从行动清单中跳出任务来做，而不是以时间点为中心的管理方法。
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批处理杂事
GTD的重要思想之一是”按场景分类’下一步’行动，然后尽可能的批量处理”。下图是摘自台湾张永锡老师的文章，很好的展示了批处理的力量：在同一个场景中，批处理工作，有效利用时间段，最终可以腾出大块的时间段做一些重要耗时的工作。
如何才能有效的批处理，可能是个逐渐体会的过程。开始的时候很难把握，当你对”下一步”行动清单的使用日渐熟练地时候，就会发现在同一个场合中可以批次处理的一系列的小事。
如在@office的场合，有三个要当面沟通的事情，这个时候我会把这三个事情要见的人和要谈的观点都打印到一张纸上，然后拿着这张纸去找所有的人，一圈下来就全搞定了。
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Do It Now
Do It Now，现在就做。这是Steve Pavlina的一篇关于时间管理的文章的题目，现在已经成了我的座右铭，放在我的DreamCar上面，来警示我做事不要拖沓。每次我想推推再做的时候，我会对自己说”现在就做！”，然后就从”下一步”清单种提出这个任务，动手开始行动。
GTD的好处就在于将难办的事情，拆分成可以马上行动的”下一步”，提高人的执行力。
（4）倒计时法
这个办法是做事的时候给自己设定时限，比如45分钟，开始倒计时。计时器启动开始行动，45分钟到了停止。这样有助于再这一段时间里高度集中注意力，取得高的效率。考试的时候我们能够在120分钟内完成若干选择、填空、阅读和一片作文，但做练习的时候确经常用更多的时间，就是这个道理——没有把自己的潜能发挥到极致！
（5）让别人了解你的时间安排
别人了解了你的时间安排的直接效果就是在你工作的时候轻易不会打扰你。但首要的前提是自己要养成好的时间安排习惯，最好形成规律性。
例如，如果你有自己的书房，晚上看完新闻联播后（看的人越来越少了），每天都会在8左右去书房待1-2个小时，习惯了，你的家人就会知道，”他”这个时间正在书房呢，不要打扰他。
（6）委婉的拒绝不必要的事情
拒绝是各种时间管理方法中都会讲的，因为每个人的时间和精力都是有限的，不能做所有的事情。但拒绝一定要有技巧，要委婉。这方面要多看一些沟通和人际管理方面的东西补充，在这里就不多说了。
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第四步：检视
苏格拉底说，”没有检视的人生不值得活！”。不知道大家都做自我检视么？；）
据说，飞机90%的时间是偏离航向的，但绝大多数飞机都安全抵达了机场。这是为什么呢？（小沈阳）因为飞机驾驶员频繁的检查并修正飞机的航向。
GTD体系中，检视是一个重要的环节，它起到修正航线的作用。下面我列出了我的检视规划。
（1）日检视，我是通过晨间日记来实现的，记录了我在个人财务、工作、学习、人脉、家庭、读书、梦想实现等方面的点点滴滴。每天大约十分钟。重点是客观记录前一天发生的事情。
（2）周检视，日检视是主要的材料，同时我还会查看当周的行动清单和日历的执行情况。看这周取得了哪些成绩，并做下周的一些简单的计划。做这个事情，我最大的感受是周一开晨会的时候，前一周的总结和本周的工作计划都烂熟于胸，从容应对。
（3）半年检视，实话实说，我执行GTD刚刚4个月，还没做过。但通过学习，我知道需要检视的内容有：1）做的不错的事情；2）表现的不好，但是尽力去做的事情；3） 不够努力地事情；4）毫不留情的批判做的很糟，或是根本没有做到的事情；5）最后，规划未来6个月的工作。
大家可以看到，日记在整个检视的过程中起到了贯穿的作用，在之后的实践篇，我会介绍我的晨间日记，但让大家也可以先看一下佐藤传的《晨间日记的奇迹》一书。
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第五步：更新
更新是要不断地更新你的行动列表，保证GTD体系时刻与你的生活相一致。GTD体系与你的生活拟合的越好，你就越会相信她依赖她。更新过后，就又回到工作的收集，从而形成一个闭环的流程。
更新要做的主要事情有：
（1）适时清空自己的”工作篮”。对于工作篮中的未处理过的杂事，要做到一有空就拿出来组织、计划，最后条理的放到”下一步”工作清单，等待处理。这里有个需要注意的问题，对于那谢可以放到Someday/Maybe中的工作，不要一次做的太多（视个人的精力和时间而定），否则，过多的工作量会让你没有工作的欲望，仿佛是弹簧被拉直了。
（2）更新”下一步”行动清单。在执行了一些”下一步”行动之后，需要浏览自己的工作清单”@L-Projects”和”@S-Projects”制定新的”下一步”供执行。这个我一般每天都做一次，通常是早上，可以根据个人的习惯设定。
（3）更新工作计划。试想随着工作的执行或者是外部环境变化了，你的工作计划也会变动，这就需要及时更新。工作计划的变动，如果工作量比较大，我通常也会把它作为一个行动，放到@Planning中，等待执行。
【后记】截止目前，整个GTD的整个体系就介绍完了。
虽然这五个步骤是按照顺序讲下来的，但在实际的操作中，对于刚开始执行GTD的人，这五个步骤是顺序的，尤其实收集和组织，需要消耗半天的时间。但当这个系统运行起来后，这些步骤通常是动态的穿插的，例如我正在执行某个”下一步”行动，突然新的杂事出现，就要先收集到”工作篮”，然后再执行。最终的目的是保持GTD体系与你的生活的一致，套用武侠里面的话，如果GTD是一把剑，你要做到的是”剑人合一”。
在理论篇中，我说的主要是GTD的体系和一些理念，主要是给没有接触过GTD的朋友看的。接下来，我会用一定的篇幅描述GTD的实践，让大家能够真正的贯彻GTD方法。
