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Evernote and GTD - Abel的日志 - 网易博客

 likui 2011-05-05

Evernote and GTD

GTD 2010-10-11 21:06:12 阅读2008 评论0   字号: 订阅

EverNote v.s. 我的GTD工作流程

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之 前Mulberry曾经在好几篇文章里头提过,我目前常用的三大GTD工具-Remember The Milk、Google Calendar、EverNote,其中RTM是用来组织各种下一步行动成为当日清单以及不同的场合清单,GCal是用在行事历以及行程安排,而 EverNote则被我用作任务的规划与追踪,另外我也在EverNote里放置了各种参考数据。这一篇文章将简介目前我怎么把EverNote应用在我 的GTD工作流程里。

· EverNote:http://www./

· 参考数据:

· 活用 Evernote (1) ---- 是工作簿, 是日记, 也是 GTD 工具Eucaly61's DIY World

· 活用 Evernote (2) ---- GTD 概念篇Eucaly61's DIY World

基本架构

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基本上我是以不同的笔记本(Notebook)来区别不同性质的GTD概念工具如下:

· @@Inbox:收件匣,主要是作为网摘、文文件、和任务等各式数据的初步收集中心

· @Project Plans:任务的计划,其中包括了针对各个单一任务的计划以及相关的心智图档案

· @Someday:将来/也许清单,其中列出了目前暂时无法采取行动、但是也不愿直接删除的各种事项

· 一般参考数据区:放置了阅读过想要保留的各种数据

· @InAction:执行中或即将执行的任务的参考数据,会从一般参考数据区被移置到这边

@@INBOX:收件匣

我会想要存放到EverNote的数据大致有三种:

1. 网摘:部落格、网络新闻、以及朋友转寄的文章…

2. 文檔:text文件、PDF文件、实体文件的扫描文件…

3. 任务:针对比较需要多个下一步行动才能完成的任务,与其相关的构想以及心智图

所有上述数据一开始会被我收集到@@Inbox,等到仔细阅读和思考之后再一一归类到其它的笔记本
因为EverNote提供了多种数据导入的功能,包括:

· Web Clipper bookmarklet:只要有EverNote的网络账号,就可以用这个方便的在线数据剪辑工具把各种网摘收集到EverNote,而且在IE、Firefox、和Chrome等常用的浏览器都可以使用clip_image003

· Clipper Panel:这个由EverNote软件端所提供的撷取平台,可以把各种软件里的图文数据收集到EverNote(撷取选取的资料或是直接撷取幕画面),还可以设定快捷键,让数据撷取更加快速 clip_image004

· File Import:可以一次导入多个文档到EverNote,支持的档案类型包括text文件、PDF文件、图片文件、音乐文件…

· Email:EverNote提供了个人专属的Email地址,可以随时随地把心里的想法以及接收到的文档寄送到EverNote

有了方便的数据收集功能,我就可以更快速而确实地把各种资料与构想传送到EverNote,之后再找时间好好处理这些数据。

@PROJECT PLANS:任务的计划

@SOMEDAY:将来/也许清单

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原则上我都是用Remember The Milk来管理我的各种下一步行动,可惜的是,RTM不太适合用在单一复杂任务的规划,所以这个部分,我改用EverNote来处理。
(见 上图)举例来说,我想要用AZ数据夹整理法来归档我的计算机档案,这当然不是简单几个下一步行动就可以完成的任务,所以我在@Project Plans里设置了一个名为「用AZ数据夹整理法整理计算机档案」的笔记 ,在上头列举所有执行该任务所需要的次任务(如整理图片档案)、行动(如建立A-Z数据夹、每天花固定时间归档等)、以及相关原则,并且规划各个步骤的执 行时间,最后再把下一步行动的部分安排到Remember The Milk里头。平常我在规划各个任务的时候,会用心智图来辅助思考,而这些心智图的档案也可以透过档案连结(Hyperlink,连结语法是file:///档案的绝对位置)的方式嵌置在笔记里面,需要时就可以快速打开档案检视当初的想法。
@Project Palns这个笔记本里头,放置了我所有正在进行或想要进行的任务的相关计划。每周检视的时候,只要看过各个笔记就可以快速了解各个任务的执行进度,从而调整接下来的行程安排。
至于@Someday这个笔记本,则是用来放置目前暂时无法采取行动、但是也不愿直接删除的各种事项,当作日后的参考。

一般参考数据区

@INACTION:执行中或即将执行的任务的参考数据

任务计划以外的数据,基本上读过以后,会被我归类到一般参考资料区,并根据参考资料的性质,进一步分类到Applications、Blog、Creatures、Literature、Medicine、Productivity等不同的笔记本里头。
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每周检视的时候,或是执行各个任务与其行动的时候,如果发现有需要用到或即将用到的参考数据,我会把这些资料调放到@InAction,并根据任务性质,另外区分出PersonalBlogWork三个部分,以便快速查阅。举例来说,因为这一周我打算写EverNote相关的部落格文章,所以我把几篇之前收集的相关文章(如上图)移动到@InAction_Blog,这样写作的时候想要参考这些数据就很方便。
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此外,EverNote的搜寻条件保存功能,也相当地实用。举例来说,我利用了这个功能规划出我的Forgetful-system列表(见上图),其中包含了最近三个月内被我放到生产力(Productivity)笔记本的数据(搜寻条件:notebook:"Productivity" created:day-90),我可以透过每周检视这些数据,来更深入思考这些信息对我的意义,以及可能的运用方式。所谓的Forgetful-system,是透过下列四个流程,让我们的大脑更有效地吸收各种信息:

1. 有效阅读:评估数据对自己的意义

2. 收集:过滤出对自己有价值的讯息,并加以收集

3. 定期回顾:透过反复检视让重要讯息深植心中,并激发出新想法,而非囫囵吞枣,死记数据

4. 定期清理:清理掉不必要的旧数据,让大脑有空间容纳新东西

详情请另行参考GTD Life的这篇文章「什么是浅阅读者的记忆系统:forgetful-system?」。

结语

以上简单介绍EverNote在我的GTD工作流程里的运作方式。各位读者之中,有没有人是利用EverNote来进行GTD的呢?如果有的话,欢迎留言一起讨论相关的心得哦。

活用 Evernote (1) ---- 是工作簿, 是日记, 也是 GTD 工具

以 Evernote 当关键词, 却无意间在 看到 Outlook + Taglocity ...。于是, Outlook GTD 和 Evernote GTD 都成形, 也在 Evernote 接续了中断的日记。

接着 Outlook GTD 平台 (1) / (2) 之后, 再来要介绍我现在怎么使用 Evernote 啰~~

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Evernote GTD 架构

Evernote 的介绍:

· Evernote轻量级入门心得 (kokafan13, 2008-10-15)

· 将EverNote 2.2 数据库无痛转移到EverNote 3 的方法 (计算机玩物, 2008-06-27)

· EverNote 3 试用心得:一切关乎网络,但还不够快 (计算机玩物, 2008-03-20)

· Evernote:好用的个人数据库 (Innovation Ventures, 2008-03-11)

GTD 的介绍:

· 搞定! GTD (ihower, 2007-03-15)
个人行动管理流程 ... 1.搜集 2.处理 3.组织 4.检讨 5.行动

· 什么是 GTD ? 如何用 Gmail 做 GTD - GTD inbox (Browny Walking, 2008-03-21)

· 维基百科, http://zh./wiki/GTD

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clip_image008从『搜集』... 到『行动』, 对照于 Outlook GTD 就是 : @In, @Que, @Now, @Act, @done ... 等, 而在 Evernote 因为没有自动化的 TagActions, 所以在网络上找到线索 (1) (2), 改成用「笔记本」(Notebook)的「大分类」来存放这些任务列表。

将 @In 设为预设笔记本, 之后只要没有另外指定, 新增的项目都会放在 @In 底下, 稍后再分类到 @Que 或 @Now。或者再细分成工作相关的 @Now/@Que 以及生活相关的 @Now2/@Que2, 网志的草稿 @draft ... 等,  各种环境下的任务列表。完成的项目则归档到 my, work, 日记, 网摘 ... 等, 同时也可以选定哪些笔记本需要与网络端同步。

重点在于,怎么样的分类方式最适合你, 能让你找到配合各种情境的任务列表。

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Evernote 便捷的搜集工具

Evernote 提供便捷方式, 可以从 Outlook 工具列, IE, Firefox 右键选单, 或快速键 Win+A 搜集数据, 而不需要离开正在使用的程序。

如果希望将脑海里的『念头』随时记录到Evernote, 还可以安装 managethis.com 的 DROE

DROE 是由 AutoHotKey 写的执行档, 可以设定存放到 OneNote, 纯文字文件, 或 Evernote。下载 解压缩到任意目录之后执行 DROE.EXE, 会有快捷键可以使用, 列举常用的如下, 完整的说明请见 DROE 的原始文件 :

[WIN]+[n]

新的DROE项目, 置顶 (always on top) 一直到按下[CTRL]+[Enter]储存

[WIN]+[左方向键]

设定 DROE

[WIN]+[右方向键]

插入时间日期

[CTRL]+[Shift]+[k]

新增 Outlook 工作

[CTRL]+[Shift]+[m]

新增 Outlook 邮件

[WIN]+[v]

将剪贴簿内容贴到 DROE

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在 DROE 能成功与 Evernote 合作之前, 至少要改下面的设定

DROE_Tool.ini

DROE_Enable = 3

3 表示 Evernote

Stamp_Format = yy-MM-dd hh:mm:ss -------------------------------------

时间日期的格式, 原本的设定会有中文乱码, 也可以改成其它的格式

EN_Path = E:\0Ubin\DROE_Tool\EverNote\

DROE 和 Evernote 沟通的数据夹, 记得最后要以 \ 结尾

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EvernoteTool => Account Properties => File Import, 加上 EN_Path 所设定的数据夹

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Evernote 的进阶搜寻

在 Evernote 左侧边栏底下有一个 Saved Searches, 按右键选 Create Saved Search, 再右键选 Properties 修改搜寻条件, 例如:

· intitle: 搜寻标题

· tag: 搜寻标签

· -tag:* 搜寻没有卷标的项目

更完整的搜寻语法, 可以在 http:///about/developer/api/evernote-api.htm 的章节 C. Evernote Search Grammar 找到

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Evernote 的其它小技巧
快速汇出笔记项目

从 Evernote 项目列表, 把几数个笔记项目拖放 (drag-drop) 到桌面或是档案总管, 就会自动汇出成 *.enex

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复制笔记项目

Evernote 3.0 少了几个原先 2.2 有的功能, 其中一项就是 3.0 无法『复制笔记项目』。替代的办法是 :

· 『先汇出再汇入』---- 先把笔记项目拖放 (drag-drop) 到桌面或是档案总管, 再拖放回 Evernote 的项目列表。

· 『汇出到自动汇入的数据夹』 ---- 把笔记项目拖放 (drag-drop) 到 Tool => Account Properties => File Import 所设定的数据夹。

上面两种作法所产生的复本会自动变更为目前的目期时间, 而如果想要让复制的笔记项目维持与原项目一样的日期, 则可以使用下面的方法 :

· 汇出之后, 改从 File =>Import => Evernote Export Files 汇入, 会产一个 Imported Notes 笔记本, 里面的项目会和原本的项目有一样的日期

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汇入自订的笔记项目

从 汇出的项目可以观察到 <title>, <created>, <updated>, <tag> 等字段, 而内文则是含在 <en-note> 里的 HTML。依样画葫芦就可以制造出自订的笔记项目, 不过还需要注意下面几点 :

· 档案必须是 UTF-8 编码, 否则中文会变成乱码

· 依照 HTML 格式, 换行字符都会被忽略, 要改用 <p> </p> <br/> 等,

· <title> </title> 之间不能有换行字符 char(10), char(13)

· 要从 File =>Import => Evernote Export Files 汇入, 才能成功汇入 <created>, <updated> 所定义的时间,

活用 Evernote (2) ---- GTD 概念篇

延续上一篇讨论『使用技巧』的 活用 Evernote (1) ---- 是工作簿, 是日记, 也是 GTD 工具 之后, 接下来整理一些让我使用 Evernote 更得心应手的 GTD 概念。或者你可也以检视一下, 除了 Evernote, Outlook+Taglocity, Remember The Milk, Gmail ... 是否还有更适合你的 GTD 工具。

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Outlook GTD 还需要补强的环节 ----『组织』

GTD 的要义

GTD (维基百科, http://zh./wiki/GTD
... 头脑可以不用塞满各种需要完成的事情,而集中精力在正在完成的事情.
... 各种环境下的任务列表, ... 使你需要完成的事情相关的信息易于保存,跟踪和获取

什么是 GTD ? 如何用 Gmail 做 GTD - GTD inbox (Browny Walking, 2008-03-21)
GTD 的哲学就是 将你所要处理的所有事情 变的容易 纪录、追踪、和取得其所有相关的信息

搞定! GTD (ihower, 2007-03-15)
个人行动管理流程 ... 1.搜集 2.处理 3.组织 4.检讨 5.行动,核心观念是将所有杂事组织在手边,而不是脑海里

· 非正式构思更具生产力,最少的时间跟精力,创造最大绩效。

· 身边永远要有预备书写工具

· 用心想事情,而非记事情。养成 ... 下载到收件夹的习惯。

· 只要把『下一步是什么』作为最基本的坚持,工作能量及生产力都会有显著提升

对照 Outlook GTD 平台 (1)

· 1.搜集 = @In

· 2.处理 = 分类到各个任务列表

· 4.检讨 = 从 @Que 将马上要做的移到 @Now, 将不再需要追踪的移到 @done

· 5.行动 = @Act, @Now

这当中还缺少了 3.组织, 于是在实际执行 Outlook GTD 的时候, 我发现了一种情境 ---- 有些邮件包含了日后要参考的信息, 虽然不需要马上行动, 但是如果继续堆在 @Now 或 @Que, 常常会淹没了真正该处理的事情。然而, 如果加个标签, 将它们归档, 到需要时虽然可以由标签找到, 但却不见得是最有效率的方式 ----尤其是常常需要参考的数据, 总不能每次都扫过整封邮件, 才再找到最重要的那几句话吧。

所以, 需要有个『消化』的过程, 把重要的信息筛选出来, 依照脉络集中记录成『精华笔记』, 再来就可以很有效率的参考『精华笔记』, 真正有需要时再回头查看原始邮件。而这个『精华笔记』的角色, 让我又想起 Evernote ...

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永远要有方便的书写工具

GTD 还有一个要点是『永远要有方便的书写工具』把脑海里的『念头』记录下来, 尤其是那些不是从邮件发起的『念头』包括 : 待办事项, 该准备的东西, 执行的步骤与细节, 或是尚未成型的片断概念 ...。 同样也需要『搜集 ... 组织, 检讨, ...』。

这又是 Evernote 可以发挥的地方了, 因为 Evernote 自由笔记的型式, 连存盘的动作都省了, 随时想到什么就先输入, 或是在看网页、看邮件、pdf、word 时, 随时选取重要的片段记录到 Evernote ...。轻轻松松的搜集信息与创意

下面引证其它网友的心得 :

Evernote轻量级入门心得 (kokafan13, 2008-10-15)

用了这个软件的第一个念头,不管我是要写文章,还是要写论文, ... 管理我的信息很方便。
3.0版是用标签(Tag)来做分类,... 标签之间可以用拖曳的方式变成从属关系。

Evernote:好用的个人数据库 (Innovation Ventures, 2008-03-11)

搜寻听起来不稀奇,但当Evernote可搜到图片中的文字时,已令我十分惊讶,更厉害的是,它可以搜寻到图片中的「手写文字」

他们希望未来所有人都能习惯将信息以拍照方式上传到Evernote,所有在线信息也是以web clip方式撷取下来存放,之后,运用Evernote的搜寻,可省去不少寻找数据的时间与麻烦。

将EverNote 2.2 数据库无痛转移到EverNote 3 的方法 (计算机玩物, 2008-06-27)

EverNote确实改善了我的信息管理习惯,它拥有非常方便的图文剪辑工具,对于撷取的数据提供了多样化且层次分明的归类与连结,它并且还拥有强大的搜寻检索能力,以及时间轴的浏览方式

EverNote 3 试用心得:一切关乎网络,但还不够快 (计算机玩物, 2008-03-20)

在EverNote 3.0 ... 中新增「笔记本」(Notebook,... 不同主题笔记的「大分类」,而每一则个别的剪辑则可以设定多个Tag」(卷标),卷标有点像是小分类;不同大分类笔记本下面的小项目,可以透过相同的小分类Tag连系在一起。

... 不需要被一个既有的架构分类局限,你的数据可以很自由的彼此关联

... 重点就在于,什么数据适用于什么管理方法,或者你觉得哪种方法适合你。

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至于计算机没有开机的时候, 当然还是『纸 和 笔』最管用, 而且我还有秘密武器 ----『无线记忆手写笔』可以减少事后重复输入到计算机的动作。这部份下一篇会再提到。

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由简驭繁 ---- 待办事项, 网页剪贴, 稍后阅读 ---- Evernote 多任务合一

回顾一下之前选择 Remember the Milk 的理由 (2008-12-26), 就只有『周期性的工作项目』和『提醒』无法在 Evernote 实现, 所以还是决定用 Evernote 来管理待办事项。

小项目用 checkbox (ctrl-shift-C) 分别列在几个笔记 (例如: 工作上的各项目, 平日的待办事项, 周末的待办事项), 大项目则独立成各自的笔记, 都放在 @Now 或 @Now2

Remember The Milk 的优点

Remember The Milk 的缺点

· 比 Gmail 工作表 细致的功能

o 类别 (清单) 的管理

o 已完成工作的管理

o 一个工作能有多个笔记

· 可以建立周期性的工作项目

· 有搜寻及筛选功能

· 有 iGoogle 小工具, 也可以整合在 Gmail 的侧边栏

· 无法任意调动工作项目的顺序

· 没有阶层式的树状工作列表

· 可以整合在 Gmail 里使用, 但毕竟不是 Gmail 的原生功能 (例如: 没有与电子邮件整合应用)

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至于网页剪贴, 我会把需要参考的网络信息先存到 Evernote 的 @In 或 @Que2, 到了写网志的时候就可以连同累积在 Evernote 里的片断草稿, 一起用卷标或关键词列出来, 而不需要在浏览器的页签和其它写草稿的软件之间反复切换。

Read It Later 稍后阅读 虽然『打个勾』很快, 但我就是没习惯回头去看, 就这么累积大半年, 终于在最近才来个大清仓, 之后就改用 Evernote 来存放。

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现 在, Evernote 取代了 Remember the Milk、NetSnippets 和 Read It Later 的角色。虽然一对一比起来, Evernote 其实无法完全取代这些软件的功能, 但是在集中管理之后, 事情就放在每天看得到的地方才不会累积到不可收拾。

而不再需要进入个别软件的画面去处理工作之后, 最大的好处就是由简驭繁而增进效率

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活用 Evernote (3) ---- 心路历程篇

活用 Evernote (1) ---- 是工作簿, 是日记, 也是 GTD 工具活用 Evernote (2) ---- GTD 概念篇 之后, 这一篇『心路历程』算是『碎碎念』的补遗吧 ~~

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与 Evernote 久别重逢

回顾一下使用 Evernote 的历史

免费软件 - 记事管理 - EverNote2 (2007-10-02)

它是以下这些软件的梦幻组合

日记/记事管理 ---- Advanced Diary 或 iDailyDiary
网页剪贴管理 ---- Net Snippets
屏幕剪贴 ---- Screen Capture
* 而且它有非常优秀的分类功能和搜索系统, 

... 类似部落格的张贴和浏览方式, 但是数据是存在本地的硬盘
可以做日记, 笔记, 或是部落格的资料准备或备份

2007-10-11 中断了 Evernote 日记。2008-01-31 之后, 连 Evernote 的数据库都没再更新, ... 现在回想起来, 也说不清其中的原由。

后来, 虽然改成了 Excel 日记, 但从 2008-05-24 到 2008-12-30 又中断了。
而网页笔记的部份, 则维持以 NetSnippets 为主, 还小小试用了一下 Google Notebook。

....

0214 那个周末, 原先想找『比 Evernote 更好的笔记软件』, 主要是希望可以贴上 OLE 对象 (尤其是 WMF 或 EMF), 这一点是 Evernote 3.0 所不行的。

除了付费的 OneNote 之外, 另一个选择 BasKet Note Pads 暂时只支持 Linux, 计划中的 BasKet 2.0 Windows 版本 又还没推出, 让我差点想把 andLinuxcoLinux 架起来 ... 。无意间在 看到 Outlook + Taglocity, 于是那个周末都在试 Outlook 的 GTD 平台。

一个星期之内, Outlook GTDEvernote GTD 都成形, 也在 Evernote 接续了中断的日记

就这样, 相隔满一年之后, 我与 Evernote 久别重逢。---- 而且, 这次的关系更紧密。

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GTD 行动的源头

认真推敲下来, 在时间顺序上『无线记忆手写笔』才是这一连串 GTD 行动的源头

· 0212 Thu, 拿到『无线记忆手写笔』开始使用

· 0214 Sat, 想找可以贴上 OLE 对象 (尤其是 WMF 或 EMF) 的笔记软件, 这一点是 Evernote 3.0 所不行的。而这边的 WMF 或 EMF 其实就是『无线记忆手写笔』贴到剪贴簿的向量笔记

· 0215 Sun, 以 Evernote 当关键词, 却无意间在 看到 Outbok + Taglocity ...

· 0216 Mon, 开始试着在车上用无线记忆手写笔(加板夹)写字

· 0217 Tue, Outlook GTD 认真使用了两天, 确定成型

· 0217 Tue, 找到 Evernote GTD 的线索 (1) (2)

· 0218 Wed, 开始 Evernote 日记, Evernote GTD 也成型,

· 0128 Wed, 将七个月的 Excel 日记 (080524-081230) 成功汇入到 Evernote

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clip_image013这个『无线记忆手写笔』, 可以在『一般纸张』上『离线记忆手写或绘图』(不开计算机) , 之后再上传到计算机 ...., 不确定会不会补写开箱文, 有兴趣知道的人可以看看 :

· 我在阿德的 3C败家梦 的留言

· 随手写、随手记(GPEN200C) (Mobile01, 开箱文)

· Google Search : Mobile Digital Scribe

下面是手写的示意成果 :

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张贴者: 水瓶尤加利 / Eucaly61 于 下午9:20 clip_image016

我的GTD流程与工具(2009-05)

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Mulberry前一阵子在试用XMind这套心智图软件,也趁机重新审视一下自己目前的GTD流程与相关工具,并绘制出新的心智图(如上图)。

· Mulberry的GTD流程(XMind在线版):http://share./mulberry/my-gtd-1/

6GTD流程

参考David Allen的新GTD系统以及网络上许多GTD同好的文章,我目前的GTD有六个重要的流程,分别叙述如下:

1. 收集(Collecting清理杂事(Cleaning

o 把随时随地出现在生活里的各种杂事,就是所谓的「收集」,收集的目的是要把这些杂事清理出我们的脑袋,让我们可以更专注于重要的事情;为了达到这个目的,我们需要一个方便携带、方便记录种种杂事的容器,这就是就是所谓的「收件匣」。

o 我有两个收件匣:其中一个是一本小手帐,外出时我都会把它放到皮夹随身携带,以便随时写下杂事;而当我身处在计算机前,我则会使用Launchy快速把杂事记录到Remember The Milk的收件匣。

2. 加工(Processing阐明杂事的性质(Clarifying

o 对于收集回来的杂事,我们需要进一步「加工」,也就是弄清楚杂事的性质,包括其结果图像下一步行动

§ 如果是可以行动的事项,两分钟内可被完成的事项就直接去做,超过两分钟才能完成的事项要被归类到「下一步行动清单」和「行事历」,授权给他人的事项要被归类到「待追踪清单」,而需要多个下一步行动才能完成的事情则应该被归类到「任务清单」,并且把针对该「任务的计划」记录下来。

§ 如果是暂时无法采取行动的事项,可以归类到「将来/也许清单」或是删除到「垃圾桶」。而其余无法采取行动的重要数据,则可被归类到「参考数据」。

o 在弄清楚杂事的性质时,我习惯使用九宫格思考图或是心智图来帮忙厘清思绪,尤其是后者,藉由FreeMind和XMind这类容易操作的心智图软件,不但可以澄清自己的想法,也可以把思考的结果存成档案,以便事后检讨。

3. 组织(Organizing

o 把杂事加工以后,会出现多个行动与任务,我们需要把这种种行动与任务有系统地「组织」起来。在这个步骤中,有几个重要的清单:

§ 下一步行动清单:有了完整的下一步行动清单,才能把这些行动依照「场合」分类,再进行批处理

§ 行事历:行事历里所放置的是有明确的执行时间点的行动,基本上这一类的行动也是必须被执行的事项。

§ 任务清单:任务是由两个以上的下一步行动组成,有了任务清单才能控管各个任务的进度,不至于迷失在众多下一步行动之中。除了近期的任务之外,我的任务清单里也放置了我的生命角色、年度计划、五年计划、与人生目标。

§ 任务的计划:针对单一任务的种种计划,包括需要的下一步行动与相关数据,也要有专门收纳的工具,方便日后的排程与检视。

§ 待追踪清单:授权给他人的事项,也需要追踪,列出需要追踪的事项清单会比较方便。

o 我使用三种工具来做好组织这个流程:Remember The Milk里头放着我的下一步行动清单、各种场合清单、待追踪清单、与任务清单;Google Calendar是行事历;而比较复杂的任务的计划,连同规划任务时的心智图,则一起被放到EverNote

4. 排程

o 每日排程:参考下一步行动清单与行事历,把当天需要完成的或想要完成的下一步行动规划到当日行程里。

o 每周排程:参考任务清单与下一步行动清单,列出当周需要完成的或想要完成的任务进度以及其下一步行动,再把这些下一步行动规划到当周行程里。

o 我习惯使用Google Calendar作为排程工具,除了行事历的事项之外,也会放置当天与当周最重要的事项(most important tasks, MITs)。

o 排程之后,我会使用Rainlendar在计算机桌面显示当天应该执行的下一步行动清单与行事历事项,时时提醒自己尽快完成该做的事情(做法可参考「Rainlendar:在计算机桌面显示Google Calendar与Remember The Milk」)。

5. 行动(Doing行动(Engaging

o 行动不只是照表操课而已,要考虑场合、时间、精力、轻重缓急等因素,要兼顾长期与短期的想法,使得我们的行动能够有最好的效果。

o 在行动这个步骤,我会使用Timer作为闹铃来提醒自己各个行动的时限。此外,我也会使用时区清单来辅助MITs的执行。

6. 检视(Reviewing反馈(Reflecting

o 「检视」是指回顾之前各个行动与任务的执行结果,以此为基础,思考接下来要做的事情;回顾之前的所作所为而得到的讯息,成为了规划未来的重要数据,所以新的GTD理论把这个步骤称之为「反馈」。

o 写晨间日记的时候,我会针对过去一天做过的事情加以检讨,并写下接下来一天想完成的事情;这就是我的「每日检视」。

o 进行「每周检视」时,我会先阅读过去一周的晨间日记,看看自己做了哪些事情,然后在检讨放在Remember The MilkEverNote里的下一步行动与任务,决定接下来一周要做的事情,再安排到Google Calendar里头。

9GTD概念工具

在 GTD流程里,有9个很重要的GTD概念工具–「收件匣」、「下一步行动清单」、「行事历」、「待追踪清单」、「任务清单」、「任务的计划」、「将来/也 许清单」、「参考数据」、「垃圾桶」。每个人都可以有自己惯用的GTD工具,但是它们的功能都离不开这几个概念工具的范畴。
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至于我目前使用的GTD工具,我在之前翻译的GTD桌布上放置了我目前的GTD工具图示(如上图),让其中的脉络更为清楚:

· 收件匣:我目前有两个用来记录杂事的收件匣,分别是外出用的纸笔与计算机前使用的Remember The Milk的收件匣清单。

· 下一步行动清单:我所有的下一步行动都放在Remember The Milk,还依据不同的场合设置了不同的场合清单。

· 行事历:有明确时限的事项则是放在Google Calendar;此外,每天与每周的MITs也是放在Google Calendar里头。

· 待追踪清单:我也在Remember The Milk里设置了待追踪清单,其中列出授权给他人的事情。

· 任务清单:我把所有的任务列成清单放在Remember The Milk,每周检视一次有没有可以执行的部分。

· 任务的计划:针对各个任务的计划则被我放到EverNote,配合心智图,思考任务的执行进度与接下来要进行的下一步行动。

· 将来/也许清单:暂时无法采取行动、但是也不愿直接删除的事项,我把它们集中在EverNote里。

· 参考数据:我的重要档案以及网摘都放在EverNote里,配合笔记本与卷标的分类组织这些数据,让我可以很快调阅出想要的数据。

· 垃圾桶:这个部分我目前没有特别设置什么工具。

从上面的叙述可以看出来,我目前惯用的GTD工具有三个–Remember The Milk、EverNote、Google Calendar,这三个工具都拥有网络端、计算机软件端、手机端,所以我可以随时随地观看自己的GTD系统,相当方便。

我的每周检视流程

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在GTD的工作流程里,「检视」(Reviewing;或者说「反馈」(Reflecting))是很重要的一环。回顾之前各个下一步行动与任务的执行状况,藉以规划之后要做的事情;立足过去,放眼未来。Mulberry除了每天趁着写晨间日记的时间进行检视之外,也另外安排了每周检视的 时间。作每周检视的好处是,可以定期思考对自己而言真正重要的事物为何,把它们化为实际的行动,并安排到自己的行程里头,让自己每天都能朝重要的目标前 进。话是这么说,每周检视到底该做些什么呢?因为我自己也曾经有过这样的困惑,所以用这一篇文章来和各位朋友们分享一下我自己的每周检视流程。

基本流程

每周检视的基本流程可以分成两大部分:(1) 检视上周做了什么;(2) 安排下周要做什么。根据每个人所使用的GTD工具不同,每个人的实际检视流程也会有所不同。而我目前的每周检视流程如下(请参考本文开头的图片):

  • 上周做了什么?
    • 晨间日记:检视上周完成的事情(10分钟)
    • Joe's Goals:检视上周的目标达成状况(10分钟)
  • 下周要做什么?
    • EverNote:任务清单与计划:决定下周要执行的任务(10-15分钟)
    • Remember The Milk:下一步行动清单:决定下周要执行的下一步行动(10-15分钟)
    • Google Calendar:安排下周的重要事项(10分钟)

原则上,我会利用每个星期天比较空闲的时间,花费大约一个小时左右,来检视前一周完成的事项、以及各个任务的执行进度,然后决定下周想要执行与必须执行的任务与下一步行动,并且优先安排其中的重要事项到行事历上。

晨间日记:完成事项

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我 从去年11月开始写晨间日记到现在已经10个月了,每天写日记,除了可以抒发情绪之外,也可以让我客观检视过去发生的事情。每周检视的时候,我只要快速浏 览前一周的晨间日记内容,尤其是「成功日记」(当天完成的五件事情)这个字段,就可以掌握到自己完成了哪些事情、有没有需要改进的地方 。

Joe's Goals:目标达成状况

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如 果说晨间日记是用文字记录发生过的事情,Joe's Goals则可以用简单的图像记录各种目标(包括读书或工作进度、以及习惯的养成等等)的达成状况。每周检视的时候,只要联机到Joe's Goals前一周的页面,是否每天按照进度完成长期性的计划,就可以一目了然。

EverNote:任务清单与计划
Remember The Milk:下一步行动清单

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检 视过上一周做了什么事情之后,再来就是要决定下一周想做的事情。我会先参考年度目标、任务清单、以及各个任务的计划(这些都被我放在EverNote的 Project Plans里),决定下一周想要执行的三大重要任务;然后把这些任务进一步拆解成几个下一步行动,一一记录到Remember The Milk,再为这些行动标上执行期限、场合(如@call、@pc、@downtown、地点…)、和next标签(这是为了把所有的下一步行动集中到 __NextAction(语法 tag:next)这个智能清单里);最后,检视RTM里的下一步行动清单,决定除了重要任务以外需要与想要执行的事项。

Google Calendar:排程

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在 决定了下周要执行的任务与下一步行动之后,接着就是把这些事项像堆积木般安排到行事历里,优先安置大块的、重要的下一步行动。我个人惯用的行事历是 Google Calendar(如上图)。首先,安排已经有明确期限的事项(如会议、约会…);接下来,把当周三大任务的下一步行动也放进GCal,如果还有其它想做 的重要下一步行动也可以趁隙安排进去,但切忌把行程安排得太过紧凑。至于其它也需要执行的比较小的待办事项,可以先思考要用哪一天的哪些空档批次解决掉, 但不必特别排进行事历,只要在下一步行动清单里标上执行期限,给自己一个提醒即可。

结语

以 上大致介绍我个人的每周检视流程。这样的流程我已经执行了好几个月了,刚开始虽然会不习惯,每个步骤都拖拖拉拉耗了不少时间,但是习惯以后,现在差不多一 个小时就可以完成整个流程了。每周只要花一个小时的时间,就可以调整自己的方向,让自己更确实地往梦想前进,我觉得是很值得的一件事。还没开始作每周检视 的朋友们,要不要考虑开始试试看呢?也欢迎已经开始每周检视的朋友,一起来分享自己的执行心得哦。

什么是浅阅读者的记忆系统:FORGETFUL-SYSTEM?

24th 七月 2007 + GTD,+ 浅阅读时代的知识管理系统 4 Comments

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不 知道你们怎么样,反正我现在的状态是:感觉每天浏览了若干网页,收获了若干信息,被信息轰炸的体无完肤,而且在一天结束之后再去妄图寻找那些收获和记忆 时,却什么都找不到,这样日复一日,现在只是养成了机械的打开网页---一目十行---浏览完毕---关闭网页。有时候甚至盯着在地址栏闪烁的光标发呆。 我到底要浏览些什么?又有哪些是真正从网页上到我的脑海里成为我所掌握的东西呢?我还要继续梦游下去吗?

什么是浅阅读?

我不想费力解释什么是浅阅读,看看上面的专题应该就会有一个大概的了解。

我想要和大家分享的是浅阅读者的记忆系统:Forgetful-system。

  • Forgetful-system的前提:这套系统的前提是建立在有效阅读的基础上的,你在浏览网页之前需要问自己这几个问题:
    1. 我浏览这个网页(点击这个链接)是想从中得到什么?用1句话概括
    2. 文字的作者想要告诉我们什么内容?(文字的主旨)用3句话概括
    3. 这篇文字里我有哪些收获?(我感兴趣的内容是什么?)没有限制,但不要太多。
    4. 我对这篇文字和作者有什么看法?(观点不苟同?有更好的切入点?)没有限制,但不要太多
    5. 聪明的读者已经猜出来了,Forgetful-system要收集的就是这些内容,我会在这个系列后面的文章中详细介绍。
  • Forgetful-system的理论依据:
    1. 收集: 每天收集有价值的信息以及与信息的互动,建议为Forgetful-system创建独立的收集器,收集完成后放入GTD系统的收集篮里,可以理解为 GTD收集篮里面的“子收集篮”,之所以这样处理是考虑到forgetful-system的信息量是比较大的,并且是不需要做处理的(process)
    2. 回顾:分为日回顾、周回顾、月回顾
    3. 整理:其实大部分的操作是归档或者删除,建议两者取其一,而不是兼而有之
    4. 这一点以后会详细介绍。
  • Forgetful-system的工具:
    • wiki类工具可以帮助你建立个人知识库
    • notepad类工具方便易用,但是不利保存
Evernote轻量级入门心得

分享: clip_image028clip_image029clip_image030clip_image031clip_image032

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电子笔计本的重要性日趋提升,早期M$Office加入Onenote,Google旗下的notebook,以及现在要介绍的Evernote。 目前我才用了两天,就马上想要写心得。的确,我发现我需要用他。之前写的文章,想要引用一些看过的文章,首先一个难处是:我没及时存下来,在浏览记录找半 天。真的存下来了,要不就在一堆分页切换很久。用了这个软件的第一个念头,不管我是要写文章,还是要写论文,有他我要管理我的信息很方便。

下载地址:http://www./about/download/
中文化(3.0.0.625版):http://www./shared/yu3ooajokw(出处)

先放上计算机玩物大大介绍过的文章:

1.免费的万用笔记本软件:EverNote 1.5.0.207b
第一次介绍Evernote,可惜里面有些连结已失效

2.优化工作!EverNote 数字笔记本活用技巧图文教学
完整介绍2.2版Evernote教学,可惜我在用3.0版已经很多功能经过删减,让我有点想跑去用2.2版

3.EverNote 3.0 试用心得:一切关乎网络,但还不够快

4.将EverNote 2.2 数据库无痛转移到EverNote 3 的方法

初次使用3.0版,安装完发现Printscreen键被强暴了,有时想要屏幕撷图,直觉就按下Printscreen,现在程序预设开启Evernote撷图热键,好险Application→Options可以调整,如图:
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3.0版是用标签(Tag)来做分类,一开始被一堆Tag吓到,还好标签之间可以用拖曳的方式变成从属关系。
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很 努力的闪避计算机玩物已写过的介绍,向计算机玩物询问了一下,3.0版与2.2版差真的很多,有些功能还被删除,像是2.2版每个笔记上面的工具列,多的 是网 路同步的功能,只可惜就多了这么一个功能,安装文件还是很大(54.8mb),不过人总要往前看。另一个缺点是,我们使用M$的word或是pdf或是 Firefox等等的浏览器,IE除外,皆可以按住Ctrl用滚轮放大缩小字体,Evernote没办法让我蛮讶异的。

Evernote安装时要关闭浏览器,安装完我的Firefox会出现Evernote图示(Add to Evernote),只要我用鼠标反白的部份,按下图示就会增加。最后再介绍一个Firefox应用套件Aardvark,同样已经有诸多强者介绍,就不多提了:

1.[Firefox Add-ons] Aardvark - 让非洲食蚁兽来啃食网页吧

2.Aardvark2.0网页阅读剪辑、重组打印好帮手

3.[教学] 两个小技巧让 ScrapBook 更好用A

Aardvark 的替代方案是一个可见及所得的Java语法:

javascript:document.body.contentEditable='true'; document.designMode='on';void%200

用语法搜寻可以看到一堆网页,出自哪个强者就未知了。我将这个语法弄成书签放在工具 列,要用就可以拿来用。

最后,Evernote的热键表,可自Help的Keyboard Shortcuts取得,像是F6跳至搜寻列,不过按Ctrl+F有同样的效果。花水木曾经写一篇堆积的星号标记,描述有一堆代办事项,积的越多越没动力去做,如果Evernote里满满的笔记,充斥着tag应该也蛮恐怖的,不过利用从属关系去做归类应该还好。

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