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有条不紊话排序—Excel六大排序技巧

2011-04-13  zylkfxy
有条不紊话排序——Excel六大排序技巧
    在单位人事部门工作,经常用Excel制作、打印各种各样的员工花名册。对于不同表格,领导总有不同要求,于是姓名的排序就成了关键问题——花名册是一种顺序,工资表是一种顺序,值班表又是一种顺序……在实际应用中,排序技巧能让你事半功倍,减少大量不必要的麻烦。下面就来看看Excel中的排序技巧吧!
以下内容均以图1所示的员工表格为例。


一、通常的排序
在默认情况下,Excel对中文字符(姓名)的排序,是按汉语拼音的首字母顺序进行的。如想在升序或降序的排列方式中切换,只要选中B列(姓名)中的任意单元格,单击“常用”工具栏上的“升序排序”或“降序排序”按钮(见图2)即可。


二、按笔画排序
在公司的选举活动中,通常需要将姓名按姓氏笔画进行排序。这也不难:选中B列中的任意单元格,执行“数据→排序”命令,打开“排序”对话框(见图3),单击其中的“选项”按钮,弹出“排序选项”对话框,选中其中的“笔画排序”选项,点击“确定”按钮返回“排序”对话框,设置好排序的类型(升、降序等),再单击“确定”按钮就行了。


小提示
经过上述操作后,Excel的默认排序方式就更改为按“笔画”排序了。

三、按特殊要求排序
如果要对图1中的“部门”列按照“机关、一车间、二车间、三车间、四车间、油库”的顺序进行排列,可以这样操作:执行“工具→选项”命令,打开“选项”对话框(见图4),切换到“自定义序列”标签下,在右侧“输入序列”下面的方框中将上述序列输入其中,单击“添加”按钮。然后选中D列(部门)中的任意单元格,打开“排序”和“排序选项”对话框,点击“自定义排序次序”右侧的下拉按钮,在随后出现的下拉列表中,选中刚才定义的序列,确定返回“排序”对话框,将“主要关键词”修改为“部门”,并设置好排序的类型(升序),单击“确定”按钮即可。


小提示
★序列各元素之间请用英文状态下的逗号隔开。
★只要按上述方法对D列操作一次,今后只要点击“常用”工具栏上的“升序排序”或“降序排序”按钮,即可依据自定义序列对D列进行排序。

四、按行排序
以上所述的排序技巧,排序的依据都是列元素,然而Excel也能根据行元素进行排序。方法如下:选中数据区域中任意单元格,打开“排序”对话框,将“主要关键词”修改为排序依据的行(如“行1”等),并设置好排序类型。再打开“排序选项”对话框,选中其中的“按行排序”选项,依次确定即可。
五、仅对一列排序
如果只想对某一列(如“性别”列)排序,而其他列的数据保持不动,可以这样操作:
单击C列列标,选中C列,单击“常用”工具栏上的“升序排序”或“降序排序”按钮,或者执行“数据→排序”命令,此时系统会弹出如图5所示的提示框,选中其中的“以当前选定区域排序”选项,再单击其中的“排序”按钮就行了。


小提示
★在Excel 2000及以前的版本中,进行上述操作时,不出现此对话框,而直接对选定列进行排序。
★这种排序可能会引起数据的混乱,请谨慎操作。

六、动态排序
如果表格中有数值类型的列(行),需要按数值进行排名时,通常用RANK函数来实现。
选中F2单元格,输入公式:=RANK(E2,$E$2:$E$63),然后用“填充柄”将此公式复制到F列下面的单元格中,名次即可出现在F列相应的单元格中。
小提示
如果将F2单元格中的公式修改为:=COUNTIF($E$2:$E$63,">"&E2)+1,也可以得到相同的结果。

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