Microsoft Office Excel共享工作簿实现多人协同工作

Microsoft Office Excel共享工作簿实现多人协同工作

　　Microsoft Office Excel（本例中使用Office Excel 2003）共享工作簿功能可以实现多人共同协同工作。这个功能在我写之篇文章之前并不了解，也从未使用过，上午接到一位同行的电话：他们学校期中考试统计分数，为了提高工作效率，想使用Excel共享工作簿的功能实现多人协同工作。他也只是听别人说过，自己没搞成，询问我是否会用。我也没有用过这个功能，之前用过Google Docs的共享协同办公系统，我也就随便推荐他使用Google DOCS。今天下午有时间了，我决定试试Excel共享工作簿的协同功能。先是在网上搜索了一下，发现介绍此功能的文章特别多，但是非常简单。我想把我的操作方法与朋友们分享一下，介绍一下，在使用共享工作簿时会出现的问题及怎样解决。

　　先介绍一下网络环境：
　　学生机房组成的Windows 对等网，OS是Windows XP Home Edition，Microsoft Office 2003。教师机上建立一个共享文件夹，四位老师协同录入学生成绩：

图一

　　一、在教师机上创建共享文件夹

　　在F分区上创建一个文件夹，名为：共享文档，并把它共享，权限设置如下

图二　　创建共享文件夹

　　二、设置共享工作簿

　　打开要共享的Excel文档，单击“工作”——“共享工作簿”命令，然后打开了个对话框：

图三

图四

　　在“共享工作簿”对话框中，如上图，点选“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”。切换到“高级”选项卡上，对一些相关项进行设置，如下图：

图五　“高级”选项

　　完成上面“共享工作簿”对话框中相关项设置后，单击“确定”按钮后，会提示如下图，单击“确定”按钮保存文档继续。

图六　

　　此时Excel文档的标题栏也多了“共享”二字，说明共享工作簿设置成功。如下:

图七　

　　此时，把该文档另存到刚才创建的共享文件夹内（或者通过拷贝的方式）：

图八

　　三、使用共享Excel文档协同录入

　　所有协同录入分数的教师，通过“网上邻居”找到上面创建的共享文档，然后打开该共享Excel文档：

图九　从“网上邻居”打开共享Excel文档

　　此时，多位教师可以共享编辑共享EXcel文档，当保存时，就可以看到其它老师录入的数据。

图十　保存后，就可能看到其它老师编辑的结果

 

         注：如果是不同网段可以打开IE浏览器，直接在地址栏输入“\\该计算机的IP或名称”，按回车键，所有共享的文件和文件夹就会一目了然了

 

　　四、常见问题

　　由于计算机的配置环境或操作不同，可能会出现如下问题：从网格共享文件夹中打开共享Excel时，标题栏上提示“只读”：

图十一

　　出现这种问题的解决方法是修改共享文件夹的权限：把Everyone的权限设备为完全控制。