GTD是英文Getting Things Done的缩写，是一种行为管理的方法，也是David Allen写的一本书的书名。
GTD的主要原则在于一个人需要通过记录的方式把头脑中的各种任务移出来。通过这样的方式，头脑可以不用塞满各种需要完成的事情，而集中精力在正在完成的事情。
GTD是关于什么的
和其他时间管理专家不同的是，Allen并不把重点放在设置任务的优先级。他提出制定出在各种环境下的任务列表，例如，制定一个需要打电话的列表，或者在市区才能完成的事情的列表。他也建议任何两分钟之内就能完成的任务应该马上做。
GTD在心理上的好处在于使你需要完成的事情相关的信息易于保存，跟踪和获取。Allen认为导致很多我们在做事的时候碰到的脑力上的障碍的原因是前期的计划不足（举个例子，对任何项目我们需要弄清楚要达到什么目标，还有什么措施需要完成）。
Allen认为我们的脑力上的“提醒系统”相当的低效，很少能够在恰当的时间和地点提醒我们需要做的事情。因此，把“下一步行动”根据场景分类存放在“可信的系统”当中，是一个能使我们在正确的时间得到正确的提醒的手段。在“GTD”中有很多个人的管理小技巧在实行Allen描述的工作流程中很有用的。
一个很概括的对于Allen的书的内容的描述是对于任何事情都准备好:
- “把所有事情都从你的脑袋里弄出来。在事情出现，而不是在事情爆发的时候,就做好相关行动的一系列决定。以合适的类别组织好你的项目的各种提醒以及下一步的行动。保持你的系统更新和完整，充分地检查，使你在任何时候都能信任你的对于你正在做（或者不做）的事情直觉的选择。”
GTD的核心原则如下：
把任何你需要跟踪或者记住或者做的事情记在Allen称之为‘水桶’的地方：一个收件箱，电子邮箱，磁带，笔记本，PDA，或者它们的组合。把你脑子里的任何东西都拿出来放到你的搜集设备里，准备好做下一步的处理。每星期所有的水桶都应该被至少清空一次。
处理你的收件箱要遵循一个严格的工作流程：
- 从最上面开始。
- 一次处理一项。
- 不把任何东西放回收件箱。
- 如果任何一项需要做：
- 做（如果花的时间少于两分钟）
- 委托别人完成，或者
- 把它延期。
- 把它存档以便查询，
- 把它扔掉，或者
- 使它成熟以便下一步的处理
两分钟原则：任何事情如果花的时间少于两分钟，那么马上就去做。两分钟是一个分水岭，这样的时间和正式地推迟一个动作所花的时间差不多。
Allen描述了一个建议的列表集合，你可以用来跟踪需要关注的项目：
- 下一步行动(Next actions) - 对于每个需要你关注的事项，定好什么是你可以实际采取的下一步行动。例如，如果事项为“写项目报告”，下一步行动可能会是“给Fred发邮件开个简短会议”，或者“给Jim打电话问报告的要求”，或者类似的事情。虽然要完成这个事项，可能会有很多的步骤和行动，但是其中一定会有你需要首先去做的事情，这样的事情就应该被记录在“下一步行动”列表上。较好的做法是把这些事项根据能够被完成的“环境”整理分类，例如“在办公室”,“用电话”,“在商场”.
- 专案(Projects) - 每个需要多于一个实际的行动才能达到的生活或者工作中的“开放式回路”就是一个“专案”.使用跟踪以及周期性的回顾来确保每个专案都有一个下一步的行动进行下去。
- 等待(Waiting for) - 当你已经指派了一个事项给其他人或者在项目进行下去之前需要等待外部的事件，就应当在你的系统当中跟踪以及定期检查是否已经可以采取行动或者需要发出一个提醒。
- 将来／可能(Someday/Maybe) - 这些事情你需要在某个点去做，但是不是马上。例如：“学习中文”，或者“进行一个潜水假期”.
对于跟踪你的预约和委托，一个日历也是重要的；另外，Allen特别推荐日历应该被用在他所谓的“硬工程”上：必须在某个特定的期限之前完成的事情，或者在约定的时间和地点完成的会议和约会.“待办”事项应该用在下一步行动列表当中。
GTD的最后一个关键组织模块是归档系统.“Getting Things Done”书里说如果要用一个归档系统，那它必须得是简单易用和有趣。即使是一张纸，如果你需要用来记录参考信息，如果不属于你已经有的一个目录，也要有自己的文件组织方式。Allen的建议是你可以维护一个按照字母顺序组织的归档系统，这样可以比较容易快速的存储和提取你所想要的信息。
Google的Gmail的用户可以用创建标签的方式来创建“待办事项”和“项目”，这种方式在Bryan Murdaugh的 “Getting Things Done with Gmail” [1]白皮书中有清楚的描述。它保留了很多GTD的相同概念，但是是在在线的电子邮件系统中实施。
如果你不至少每天或者只要你有时间就回顾检查，那么你的行动和提醒的列表将会变的毫无用处。以你当时拥有的精力，资源和时间，决定什么是对你来说最重要的事情，然后做。如果你倾向于拖延，你可能会老是做最容易的事情，避免那些难的。为了解决这个问题，你可以一个接一个地做列表上的事情，按照它们的顺序，就象你处理你的收件箱一样。
至少以星期为周期，GTD要求你回顾所有你比较主要的“行动”,“项目”和“等待”的事项，确保所有的新任务或者即将到来的事件都进入你的系统，而且所有的事情都更新到符合最新的情况。Allen建议制作一个难题档案来帮助你更新你关于主要行动的记忆。
如果你把你的时间都花在组织工作，而不是做它们，那么所有的GTD系统都是不好用的！David Allen的观点是，如果你可以把必须做的事情，让它变得简单、容易、有趣的话，那你就比较不会拖延、或者被太多的“开放性回路”所压倒。
[编辑]工具和技巧
一个Allen推荐的工具是难题文件夹，用来组织你的GTD的文字工作（也被称为‘43文件夹’）.12个文件夹用来表示每一个月，另外的31个文件夹用来表示每一天。这些文件夹用来帮助提醒你当天的活动。每天你打开表达当天的文件夹。你把所有的事项都拿出文件夹，然后把空文件夹放进下一个月里。这种处理允许你为自己保存提醒的硬拷贝。例如，如果你在这个月的12号有一个音乐会，你可以把票放在第12个文件夹当中。当12号到的时候，它就在那里等着你。
[编辑]DIY Planner Hipster PDA
这是一种用来执行GTD的纸本DIY范本，对于习惯用实体纸本计划的人来说，可作为另一种优质选择。[2]
[编辑]外部链接
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附录:
这是来自于读者汤宗荣的投稿，是对GTD流程的一次整体检视，通过和他的Email交流中，发现他是一个非常优秀、踏实的人，从他文章的排版也可看出一二，今天由他和大家分享自己实践GTD的经验。
如果您也想分享自己的经验，欢迎联系我。
导读：时间管理需要内修外炼，不仅要关注外部的工具、流程、方法，更要关注自己内在的阅历、素质、毅力等。
内修——阅历、素质、毅力
1. 自我管理的意识和渴望；
2. 不断地和人交流，不断地读书，增加你的阅历，从而帮助你更有高度地去看待你的时间和生活；
3. 有意识地培养自己的业务能力。
外炼——实践GTD（收集——处理——行动——回顾）
如果你因为层出不穷的事情而心神不宁，如果你因为不断拖延的恶习而苦恼自责，如果你渴望重新掌控自己的时间和生活，高效地工作，从容地生活，现在就开始实践GTD，科学规划自己的时间和生活。
目的：让你的生活更加自信、从容，而不是完成更多的事情。
一、收集——“一切引起我们注意的想法”
方法：把脑子中的所有想法都写到纸上，并且一旦有新的想法，或者别人临时交代的任务，也都立刻写下来，把它们全部从脑子里清除出去，然后立刻回到当前工作中。
目的：清空大脑，更专注于手头的任务。
要诀：要有毫不拖延、即时完成的觉悟，身边永远带有一个收集工具，随时收集、随处收集。
二、处理收集篮——完成2分钟行动、删除垃圾、分类管理
l 2分钟行动：2分钟可以完成的任务，立即行动；
l 删除垃圾：有些想法如果仔细想想就会发现没什么价值，这时候我们要果断地抛弃；
l 分类管理：下一步行动、日程表、项目清单、将来/也许清单。
(一) 下一步行动
属性：不可分解的、一步就能完成的任务，一般是平时的工作和琐碎的生活。
方法
1. 用动词描述下一步行动；
2. 依情景整理，分为：电脑、生活、阅读写作及思考、作业、其他；
3. 留出一块单独的地方记录想法和注解，可贴便条或链接索引到空闲的一页。
(二) 日历及日程表
属性：特定时间要完成的任务。如果是当天要做的重要任务，我会记在GTD笔记本的日程表；如果是其他时间要完成的任务，我会记在手机里的日历。
方法
1. 每天固定地抽出一点时间来完成“重要而不紧迫”的任务。也许是一小时，也许是半小时，时间上的要求并不需要多，重要的是“每天都做”，最终这些我们每天都投入进去的小小时间成本，在最后都能转化为值得高兴的成果；
2. 尽量投入精力到重要而不紧迫的任务上去的意义在于，能够控制自己的时间流向、提前分配自己的时间、提早完成任务，甚至会因为提前的准备，我们的反应能力也得到了提高，最终达到一切操之在我的境界；
3. 当紧迫而不重要的任务突然出现的时候，如果可以，约定过后再解决，先完成当下的重要任务；如果不得不去做，先不要急，冷静下来，把手头的任务另作安排，安排好之后，尽量且尽快地把紧迫而不重要的任务完成，然后再静下心来把原本的任务完成。
(三) 项目清单
属性：有些任务比较复杂，不是一步就能完成，也就不能马上完成，它需要多个工作步骤才能完成。我把项目清单分为项目列表和项目思维图两部分。项目列表是指暂时不能完成的项目；项目思维图是指现在要完成的项目，通过思维图的方式进行分解，直观展现项目的分解和进度。
方法
1. 在思想上，我是发自内心地愿意接受并认同这一项目；
2. 整个项目的计划和目标要具有现实可行性；
3. 制定一个详细而明确的计划，包括工作量、资源、责任人、达成日期、衡量标准；
4. 把任务放入项目清单，用思维图描述项目，进行任务分解。不管多么小的任务，都要进行分解，除非是能够立刻就做。这样做有两个好处，第一就是把大事化小，分配到自己的碎片时间里；第二就是减少内心的抵触。
5. 用思维图分解项目
方框：方框代表项目。以项目方框为中心，延伸出的分支就是子任务；
椭圆：椭圆框住完成中的子任务，表示该任务正处于活动状态。如果一个任务还不需要或者还不能完成，就不要用椭圆框着；
线条：线条有三种，一种是项目与任务的连线；第二种是任务之间的关系连线，通常是先后次序关系；第三种是虚线，连接情景相关的 两个任务；
另外，更重要的任务可以字体大一点、笔画粗一点；更优先的任务可以图形大一点。
(四) 将来/也许清单
属性：该任务当前无法完成，至于哪天能做，现在也无法确定。将来/也许寄托着我心里的一种期望、一种寄望，它具有无比的吸引力，是我内心的一些追求，是我心里面最浪漫的部分。因此，它需要倍加呵护，如果里面事情很多，说明我是只会空想、不会实践的伪君子；如果里面空空如也，说明我是没有生活情趣和目标的可怜虫。
方法：在回顾时处理。回顾的时候，看看清单里面有没有可以行动的项目，如果有就把它从中拽出来，放到其他清单或日程表里；如果将来肯定不做的，就在清单里面删除了。
(五) 小结
处理收集篮，其实就是把复杂的事情，分解简单了再做；简单的事情，立即去做；不清楚的事情，沟通好了再做；重要的事情，慢慢做。
其流程图大略如下
三、行动——训练自己立即完成、履行承诺的能力
此时，相信自己的直觉，结合自己的实际情况,根据情境、时间、精力和重要性行动。
在行动的过程中，思考陷入僵局、不能集中注意力时，可以：
1. 站起来思考；
2. 告诉自己：所有的问题，都有解决的方法，问题的症结在哪里？写下来，把问题进行分解，直到找到解决它的可以立即完成的下一步行动；
3. 找到自己为什么而工作，然后摆正自己的心态：⑴任务是我躲不掉的，我应该有责任感，摆正心态；⑵我完成这项任务就是在实现创造更美好生活的目标；⑶我必须集中精力在最短的时间内高效地完成任务，这样我才可以有更多的时间去和家人、朋友相聚；
4. 开始休息，和周围的人聊聊天、喝喝水，然后继续集中精力工作，就这样重复。
四、回顾——每天晚上、每周周末、每月第一天、每年三月份进行回顾
每天睡觉前，回顾一下：①清空收集篮；②把放错地方的任务放好；③看看哪些任务完成了，哪些任务没有完成，原因是什么，有什么需要改进的地方等；④制定日程表，选出第二天需要完成的重要任务。
⑤然后，写成功日记。把今天所有做成功的事情记录进去，每天至少写五条，任何小事都可以。写完之后，我还会写下明天的日期，外加一句话的寄语；作为奖励，也作为鼓励
这本成功日记对我来说意义重大，在我情绪很低落时，我就会翻看我的成功日记，在一次次喜悦中积累我的正面能量，让自己尽快走出低潮，有的时候我甚至会看到流泪。我想每个人都会有低潮期，这时候你会有很多消极的想法，甚至否定自己，妄自菲薄，而如果放任不管的话，就会陷入到这种负面情绪中，很长时间自拔不出来。
每周全面回顾一次：
（1） 清空收集篮；
（2） 整理下一步行动清单：有没有已经做过还没来得及划销的任务？清单上的那些下一步行动是否在特定的时间完成？是否可以写入日历/日程表？
（3） 回顾自己所要培养的习惯，是否有所松懈；
（4） 整理将来/也许清单：看看这个清单里面有没有可以行动的项目，如果有就把它从中拽出来，放到其他清单或日程表里；如果将来肯定不做的，就在清单里面删除了；
（5） 回顾项目清单：把项目清单拿出来好好看一看，自己下一步应该做些什么？现在项目的完成度是多少？项目要取得什么样的成果？在项目的分解、人员分配、成本消耗、市场策略方面有没有什么需要修正的地方？或许会发现遗漏了什么，或是有了什么新的想法，都应该在回顾的时候添加进去；
（6） 回顾上周日程表：写出得失，得出经验。在规划下周日程表时，必须设定一个最重要的任务，最优先完成；
（7） 重新审视自己的目标：将目标纳入回顾系统，通常这样的目标需要1年以上的时间才有可能达成。当我每次回顾自己的目标时，心中都会加深一次目标的影像，都会燃起斗志，都会寻找方法，都会坚定信心；
（8） 整理书桌：保持桌面整洁；
（9） 奖励自己：完成之后奖励自己，享受那种满足感。
五、新手建议
1. 不要纠结于工具。工具会随着你理解的成熟度和角色变化的，所以你拿到一个工具就立即用起来，直到你发现这个工具不能满足你需要时，再去更换，工具没有完美不完美的，只有适合不适合的；
2. 不要痴迷于收集。把注意力放在处理和完成上，而不是收集；
3. 不要忽略回顾。回顾时反省和总结是内化的关键；
4. 不要固执于流程。当然刚开始入门的时候还是要按流程来，GTD的流程里有很多理想的成分，它是面向所有人的，而对某一个人来说可能并不是最好的；
5. 要乐于分享。千万别想着我偷偷实践GTD，做成了当然好，不成了也没人知道，最后往往就不成；
6. 结果导向。每一个任务都要展望愿景，这会帮助你做下去；
7. 有意识地训练自己，脑中一想到就立即去做。
六、新浪微博
利用新浪微博参加 #每月养成一个好习惯# 活动、分享 #开心一刻#、养成 #保持阅读# 的习惯。
1. #每月养成一个好习惯# 每个人都应该有个仪式，作为履行对自己的承诺。当我们把自己认为重要的事情按照既定的计划认真地去实践时，就是在培养一种习惯，就是在进行一种仪式。参加 #每月养成一个好习惯# 活动，详情请见GTDLife
http://www./2010/1704/habit-monthly/
2. #开心一刻# 每天记录下“开心一刻”，发布在新浪微博 #开心一刻# 话题下。这些事情可能很小，但却是为正面能量加分，抵消掉负面的情绪。
3. #保持阅读# 根据阅读速度和阅读习惯，每周阅读一本书，或者每月阅读一本书。重点是保证每天有一段时间不被打扰，让自己的心静下来，保持阅读的习惯。
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