在实际工作中,用户可能经常需要编辑大量格式一致,仅有部分内容不同的文档,如提醒邮件、员工工资单等等。如果使用手工编辑打印,虽然每份文件只需修改个别数据,但一旦份数比较多,这就成了一件非常苦恼的事情。那么,有什么办法既可以减少枯燥无味的重复工作,又能提高工作效率呢?
其实WPS文字新增的“邮件合并”的功能,就能轻松满足用户的这种需要。 邮件合并简介 什么是“邮件合并”?从功能的命名上来看,“邮件合并”似乎与邮件有关,其实它的作用是在邮件文档(主文档)的固定内容中,通过与数据库(或数据表)中的记录进行整合,从而批量生成需要的邮件文档,因此大大提高工作的效率,“邮件合并”因此而得名。 建立数据库 首先使用WPS表格建立“员工信息表”,制作完成后的工作表如图 1所示: 注意:数据表必须具有标题行(在数据库中通常称为“字段”),数据区域不能有空行。 创建主文档 启动WPS文字,使用表格工具添加表格,建立员工信息卡的“主文档”,如图 2所示: 添加字段域 步骤2 点击“邮件合并”工具栏上的“打开数据源”按钮,进入“选择数据源”对话框,如图 4所示。 步骤3 选择已经建立的“员工信息表”,点击“打开”按钮,在“选择表格”对话框中选择“员工信息表$”,如图 5所示。 步骤4 点击“确定”按钮返回主文档。将光标定位到“员工编号”后一单元格,点击“邮件合并”工具栏上的“插入域”按钮,在“插入域”对话框中选择“员工号”,点击“插入”按钮,将其插入到指定位置,如图 6所示。 步骤5 使用相同的方法,将“姓名”、“部门”、“职务”和“电话”域分别插入到主文档中相应的位置。结果如图 7所示。 步骤6 复制整个表格,将光标定位到新复制的表格中的“员工号”的首位置,按下组合键,添加一个空域,并手工输入域代码“NEXT”,再切换域代码,如图 8所示。 注意:“下一记录”域必须插入在新记录的所有字段之前,否则无法得出正确结果。 步骤8 最后点击“邮件合并”工具栏上的“合并到新文档”按钮,如图 10所示,将根据用户指定数据表中的记录数来批量制作“员工信息卡”,并重新生成WPS文档(文档中每页包括4个员工的信息),至此,“员工信息卡”制作完毕。 小结 |
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