学校档案信息化是信息化校园建设的重要组成部分。它是一个网络化、数字化、智能化有机结合的新型教育、学习和研究的校园档案平台。它以计算机网络为核心技术支撑，以信息和知识资源的充分共享为手段，以培养善于获取、处理和利用信息的教师和学生为主要目标，以校园成为整个社会知识、信息的创新与传播中枢为主要社会效应。其中，网络化是指将学校行政管理、信息管理、教学服务、研究开发等各类系统通过校园网连接起来，从而实现这些系统之间的信息交换和信息服务，并借助于互联网，使校园的教育教学资源与社会信息资源实现高度整合，形成完全开放、超越时空，集知识中枢、管理服务、学习科研于一体的校园平台。数字化是指将文本、书本、图片、录音、录像等物理信息，通过计算机、扫描仪、声卡、视卡等设备以一定数字格式录入并存储。它不仅可降低信息的制作成本和存储费用，还可以大大加快信息的传播速度和范围，实现信息资源共享，并通过计算机网络途径，使信息资源成为包括全体师生员工在内的整个社会学习共同体的共有知识财富。智能化是指将包括多媒体、超媒体、人工智能以及知识库在内的信息技术，应用于信息获取、加工、处理及发展等各环节，并借助于计算机网络，使信息化校园的信息资源得到更为有效的利用，创造出一个智能化的管理决策系统和教学环境。
学校档案信息化管理的预期效果表现为：第一，校园各群体之间可以方便、快捷地相互交流。学校的各方面信息可以得到有效的利用，大大促进学校的科学管理，提高学校管理水平。第二，学校领导可以全面及时地了解全校的各方面的信息。第三，各部分可以便捷交流，更协调地为教学科研服务。第四，利用互联网发掘社会智能潜力，形成社会资源与学校资源互补与整合。它能更好地利用学校的各种教学设备实现软硬件共享，可以更好地发挥各科教学设备的效益，并使学校教育教学资源和图书资料信息得到最充分的利用。
一、当前学校档案管理中存在的问题
1、档案基础业务工作不够扎实，馆藏资源不够丰富
这主要表现为档案收集范围狭窄，收集内容不够丰富。比如文书档案接收多，科技档案、专门档案接收少；政治领域方面的档案接收多，教学科研领域方面的档案接收少；宏观方面的档案接收多，微观方面的档案接收少；只注意接收纸质档案，而放松了书法、字画等其他载体的富有校本特色的档案收集；档案的纸质载体多，机读文件少。
2、档案工作者未能从知识结构上及时学习和掌握科技化手段，阻碍和制约了档案网络化进程，进而阻碍和制约了档案信息资源的开发力度
由于传统的馆藏档案以纸张、照片、录音、录像等形态为主，其利用方式主要是阅读、咨询和编辑出版档案史料等，这种陈旧的服务方式明显落后于社会发展，已远不能适应信息化社会的需要。主要体现在：档案工作依旧是传统的，现代办公技术的应用程度明显偏低，工作效率长期得不到明显提高，档案工作的社会贡献率一直没有达到自我满意的程度，档案工作的社会吸引率长期处于工作正常发展要求之下，以致对档案工作的社会应知率较低。
二、学校档案信息化管理的策略
1、积极构建学校档案信息平台
信息化档案工作应具备以下6个基本要素：(1)先进的档案理念；(2)数字化信息资源；(3)与互联网相连的校园网络；(4)档案信息智能化应用；(5)信息化人才和信息技术；(6)信息化政策和标准。管理对策是网络内容实用化、技术使用平民化、档案人员培训标准化。
具体措施是：(1)充分装备和利用先进的信息设备，如计算机设备、通讯设备、网络设备。(2)使管理信息的内容数字化。将教育教学各类信息生成和整理出来，使各类信息规范化、标准化，最后达到数字化；(3)完善信息服务系统。学校管理部门是信息资源的主要拥有者，也应是主要提供者。为此，各类教育教学信息不再是属于某一部门所有，管理部门应该向社会各界、学校师生员工提供完备的数据库和光盘检索系统、互联网虚拟系统等信息系统。(4)培养信息化管理人才。各类信息人才要大大增加，尤其是既懂计算机操作、联机检索、上网查询等信息技术又懂教育管理的人才更加重要。因为只有这种人才既知道需要收集什么信息，又知道如何进行信息的加工处理。
2、普及信息技术，提高档案工作者的素质
信息革命，不仅扩大了档案工作的业务范围，同时，也大大深化了档案的内涵。处于信息化社会的今天，档案人员不再单纯是档案的保管员，还应是档案信息财富的拥有者和提供者；档案馆也不再是单纯的收藏机构，还是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。这些都对管理者的知识和能力结构提出了全新的要求。目前，电子计算机、缩微复制设备以及先进的库房设备等进入档案管理领域，使档案存贮方面出现了系统和数字型多功能数据库缩微技术、光盘存贮技术，编目标引已向集约化和自动化方面发展，馆藏手检卡片目录和机检数据库、计算机终端相结合，读者服务中已出现网络化、复制、联机咨询、联机馆际互借等方式。随着我国计算机硬件、软件技术的成熟和普及，数据标准化工作的完善以及办公自动化设备在机关、团体、企事业单位的广泛应用，新载体形态方式的公文将大幅增加，机读型、缩微型、视听型档案将大量涌现。这些变化深刻地影响着档案工作队伍结构及档案人员知识结构的变化，档案工作者必须熟知芯片、光盘、计算机和各种应用软件，信息技术知识将成为每一个档案工作人员知识构成的必备要素。因此，必须大力加强对档案工作者的培训和再教育，普遍提高在职员工的业务素质和知识水平，使在岗人员尽快了解和掌握新知识、新理论和新技能，不断扩大知识面，及时调整和完善自己的知识结构。只有具备一定的适应计算机技术和网络技术发展需要的基本技能，才能处理好档案信息的数字化和网络化，做好网络环境下的档案信息资源的开发。同时，在熟练掌握档案专业知识的基础上，还要注意对教育管理知识、公文写作知识和教育科研方法知识的学习，提高综合素质，为档案深层次研发奠定基础。
3、加强横向联合，实现信息资源共享
档案、图书、情报、资料同属文献范畴，共同构成社会的信息服务体系。随着信息时代的发展，人类的知识和信息总量在急剧增长，而对浩瀚繁杂的文献情报，任何一个文献部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必须打破档案、资料、图书、情报等部门各自为政的局面，建立一个完整的社会信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势。而建立联合目录、实行资源共享，正是建立社会信息系统的前提条件和核心内容之一。建立联合目录是用统一的著录格式和编排，联合报道两个或两个以上档案馆(图书馆)馆藏的档案目标。实现资源共享使档案、资料、图书、情报等文献部门相互分享各自的资源，使利用者很方便地获得更多更广泛的知识、信息、情报。通过建立联合目录，形成网络，实现资源共享，可以使各文献部门充分挖掘资源潜力，实现文献资源互补，提高馆藏资源利用率，避免不必要的浪费，因而也可有效地缓解存储空间拥挤，人员、资金紧张等矛盾，并有利于各级各类档案馆、图书馆馆藏朝着有侧重、有特色、专业化、系统化的方向发展，更好地满足社会多方面的发展。
4、加强档案基础业务工作，不断丰富馆藏
信息化的发展，必然导致大量电子文件的产生。以纸质、实物、磁带等为载体的档案材料仍是馆(室)藏的主要形式或载体，并且许多档案的收藏与利用价值也会增值。要重点抓好教育教学与科研档案的搜集力度，进一步提高馆(室)藏档案的科技含量。要不断拓展档案资源，不仅要搜集文件、奖牌、证书，还要搜集字画、学校名人档案材料，打破原始意义上的档案范畴束缚，丰富档案内涵。
