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摘要：在不少的会议场合中，重要来宾的桌子上通常要放一个标有姓名的标签，也就是桌签。由于桌签的正反面都要标有姓名，所以有些朋友用Excel来打印。不过根据笔者的体会，如果要批量打印或者经常要打印桌签，那么利用Word来制作和打印更为便捷。 桌签通常有 启动Word 2003，建立一张两列若干行的表格（行数视人数而定）。第一行的两个单元格分别输入字段“序号”和“姓名”。从第二行开始分别输入序号和姓名。输入完毕后保存为“名单.doc”并退出（如图1）。
建立一个新的Word文件“桌签.doc”。选择“文件”－“页面设置”－“纸张”，在“纸张大小”中选择“A 通过工具栏上的“插入表格”按钮，插入一个四列一行表格。其中，第一和第四个单元格用于显示姓名，其列宽无须调整；第二和第三个单元格为空白，不过要调整让这两个的宽度相等。 打开“表格”－“表格属性”，“对齐方式”选择“居中”、“文字环绕”为“无”。单击“边框和底纹”按钮，选择“边框”－“设置”－“无”，即取消表格的所有框线。但为了便于准确折叠，我们要在正面与背面姓名的中间设置一条中心线，其方法是将第二个单元格的右框线设置为虚线即可，操作和上面类似。 利用绘图工具在第一个单元格内插入一个任意大小文本框，双击该图框线打开“设置文本框格式”对话框，单击“版式”选项卡，选择“环绕方式”－“嵌入式”。切换到“大小”选项卡，“高度”和“宽度”框内输入一个数值（本文选“18厘米”和“8厘米”）；再切换到“文本框”选项卡，将“上下左右”边距全部设置为“ 选择“工具”－“信函与邮件”－“显示邮件合并工具栏”，然后点击显示出来的“打开数据源”按钮，在文件列表中选择前面刚建立的数据源文件“名单.doc”。单击“插入域”，选中“姓名”域，并单击“插入”按钮（如图2），将“姓名”域插入到文本框中。然后设定文本框内文字的字体，字号通常设置为120～  图2 在邮件合并时插入“姓名”域  图3 Word里显示的效果 单击“合并邮件”工具栏上的“查看合并数据”按钮，即可看到实际效果。检查无误后就可利用“合并到打印机”按钮进行打印了。如果只打印数据源中的某一个名单，则先激活邮件合并工具栏上的“查看合并数据”按钮，然后在“定位至记录”框内输入相应的序号，回车后即可显示出该序号所对应的姓名。或通过单击“查找记录”按钮进行查找。 |
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