绩效面谈——给下属的礼物

绩效面谈——给下属的礼物 绩效面谈是公司组织中极为重要的部分，藉由一对一的进行方式，员工可确认组织目标、工作内容、达成方式；若有不足之处，也可透过绩效面谈找出问题症结，进而激发员工潜力。从经营角度看，绩效面谈是绩效管理的利器，运用得当，不仅让公司营运顺畅，也可发挥最大效益；从人文层面来看，绩效面谈是人与人之间细腻的互动，有助于认知、感觉部分的传达。因此，主管应视每一次的绩效面谈为促进员工认同与成长的机会。 绩效面谈是一门艺术 绩效面谈的重要性如此广大，但它也是一门艺术，充满了态度、思维、情感等细腻的技巧与挑战。很多主管在“绩效”压力下，容易变成为了升学而填鸭的班导师，只问成果，不问过程；或是流于形式，按表操课了事，让绩效面谈的绩效一点都无法彰显；抑或不知如何提升员工潜能，协助员工成长，错失激励员工的机会；最糟糕的是，面谈的结果不但没有帮助员工改善绩效，反而引发员工不满的情绪或挫折感，造成对立，加深日后管理的障碍。 因主管问题而导致失败的绩效面谈非常可惜，因为，每一次的绩效面谈，也是主管的学习平台，无形中获得的成长，是最宝贵的人生经验。所以，以下提供简单却非常重要的概念，以及基本务实的技巧，让主管可以掌握绩效面谈，发挥它的真正效益。 以给礼物心情面谈 首先，主管或经理人一定要记住的是，绩效管理过程其实是一整年的过程，因此绩效面谈并非年中或年底的考绩大检验；绩效面谈应该是随时随地，任何时候都可以发生，除了固定时间进行外，随着工作任务的时程进度、挑战的出现，适时进行绩效面谈；甚至员工表现出色，或顺利漂亮地达成任务时，也可只是为了单纯的感谢而召开面谈。 至于比较正式的年终或年度绩效面谈，是过去一整年大大小小绩效面谈的结业方式，可以一并建构对未来的展望，确立下一步的发展目标。由于具备正式性、归纳性，以及展望性，此类绩效面谈更应该慎重以待，做好充分的准备，且可分实质的准备以及心理的准备。 实质上的准备包括，尽早的通知，提出希望员工或部属准备的资料，例如：自我评估、同事绩效回馈搜集等。主管方面，除了准备自己要谈的部分外，部属的资料务必先看过并消化了解。 另外，员工如果需要提升，绩效面谈是建议提升方式的重要平台。如果主管视绩效面谈为员工成长过程，那么主管也要有所准备，拿出可以让员工成长的“方法”。没有充分准备的绩效面谈，流于形式，缺乏启发员工的内容，那么下一次的绩效面谈也不会受到员工重视，恶性循环下，让绩效面谈的运作落空。因此，如果要有效发挥激绩效面谈机制，务实而充分的准备是第一要件。 至于心理上的准备，我想很多主管在进行绩效面谈之前，一定也做了很多心理准备，例如：苦思理想的表达语气，拿出心平气和的态度，展现平行亲切的互动交流。为此，针对提升绩效面谈的技巧，坊间有各式课程，显现大家对绩效面谈的重视，但也说明了它的难度。 事实上，如果从一个角度去思考，一切显得容易许多，也会让每一次的绩效面谈产生良性而正面的结果。我的想法是把绩效面谈视为是同仁学习的过程，也就是送给他们成长的一个“礼物”。试想当你准备送人礼物时，应该都是发自于馈赠和祝福的角度，希望这份礼物可以带给对方开心、窝心的心情。以这样的心态出发，而不是秋后算帐或是考绩审核，相信每一次的绩效面谈都是信赖的累积，几次下来，与部属的互动就会更敞开心胸，逐渐建立人性与效率兼具的管理模式。 最后，也是固定且必须的步骤，就是感谢员工，并表达珍惜彼此共事的缘分。 改善绩效不良的帖方 当然，每一位主管必定会遇到绩效不善的员工或部属，或是面谈沟通过程中，遇到部属出现排斥抵御心态的经验。这个面向的处理，考验着主管的智慧以及行事风格的展现。 员工出现绩效不善的状况，平日工作中即可发现问题，不可能于年度绩效面谈才处理。这类状况通常透过平常的绩效回馈立即讨论，以提升部属的工作良率，这也是一开始即强调的，绩效面谈应该是随时随地，任何时候都可以发生。 比较需要思考的地方是，每一个人都有不同人格特质，所以用同一套方法去管理所有员工是行不通的。 因此若出现绩效面谈成果不彰的状况，主管应该要检讨，是不是方法不对，并进一步思考如何用其它方式改善。 一般来说，部属的任务遇到问题时，主管通常都会给予建议，但也发现大多数的建议都不被部属所采用，或被认为不好执行。理由很简单，毕竟主管给的建议，不是部属自己习惯与擅长的方式，执行起来难免事倍功半。 因此，主管可透过平常观察，找出可行方式，由员工自己提出解决方法；或是站在教练的立场，协助部属找出问题所在，并共同寻找可以解决的方式。以赛跑选手为例，当成绩不佳时，教练通常会观察是哪边出问题，是鞋子不对？起跑的姿势不对？或是冲刺时的姿势不对？当教练观察出关键之处，请选手修正，选手的成绩就进步了。 通常必须透过多次绩效面谈，才能得到实质斩获，也会遇到部属不耐烦的反应，主管须拿出耐心以对。最不好的方式是过程中不改善、不沟通、不面谈，年终才一次总结，那么反作用力也会很大。