事情一次做对的工作规划术

事情一次做对的工作规划术 事情做到一半才发现有所疏漏，以致影响工作进度；有很多方法可以将工作做好，却不懂得活用；非得等到工作期限将届、火烧屁股了，才开始动手；临时状况导致原订计划大乱，只得手忙脚乱地重新安排全部事务…… 明明一开始也有心要将事情做好，为何最后老落得力不从心、草草以终呢？ 不是工作太难，而是做法太粗糙 面对工作做不好的窘境，有些人或许会归咎于自己才华不够或能力不足，但日本知名教育学者与效率专家斋藤孝认为，这只是一种推诿的逃避心态。他在《规划力》书中以“读书和考试”为例说明，考试考不好时，一般人多半会以“这个科目我不拿手”当借口，但其实问题主要出在于“温书规划不理想”或“考试时间分配不当”。 日本工作技巧训练专家神泽顺在《大工作术》书中也指出，人们在工作上之所以会手忙脚乱或漏洞百出，根本原因通常不是工作本身太过困难，而是实践步骤太过粗糙──亦即，事前没有以通盘观点进行思考及规划，凡事只凭临机应变，致使“早知道先做XX就好了”的憾恨层出不穷。 因此，唯有坦承“规划不够周全，才让事情进展不如预期”，才能正视问题的根源，找出解决之道。 规划：预先安排工作流程 所谓“规划”，日本管理大师大前研一在《研磨工作力》书中界定如下：“预先思考整体计划，安排好工作执行的程序，创造一个让所有人都不会白费力气，而且高效率的工作情况。” 斋藤孝则指出，日本有句话说“规划占工作的八成”，意思是工作的成败有八成取决于规划的完善与否。 事前规划做得好，就像预先安排好旅游动线及交通工具，由于已经全盘掌握工作的每一个环节，所以接下来只需逐一完成各作业细项即可；反之，如果走一步算一步，去到一个景点之后，才开始翻旅游书、订车票，很容易就会出现流程衔接不顺，甚至是出错或做白工的情况。 拆解：搭建达成目标的行动阶梯 从上述可知，规划可说是把工作做好的第一步，因为每一项任务或计划，都会被赋予最终的目标及成果，所以胜负优劣的决战点，就在于如何找出一条最省力、最高效率的路径，在过程中踩着从容的步调，从“现状”通往“目标”。 关于工作执行顺序的安排，斋藤孝做了一个很传神的比喻：工作规划就如同在“现状”与“目标”这两点之间，建立起一道“阶梯”，透过拆解工作流程，带领人们一步一步走向终点。用阶梯做比喻，象征着工作规划的三大意义： 一是唯有每一阶与每一阶确实衔接，才构成阶梯。因此，沿着阶梯前进时，沿途中若有任何一阶踩空了，便可以立即察觉执行步骤的设计有所疏漏，还能明确掌握错误的位置与范围，及时进行修正，让工作执行不至于中断。 二是阶梯的每一阶，都必定是双脚可以跨上的高度与距离。这意味着，若想要实现目标，除了要切割工作流程，厘清各个阶段应该完成哪些作业外，还必须确保每一个细分的作业项目，都是可以被确实完成的大小与份量。如此，工作者才能对整体工作进行的状况进行管理，并轻易掌握进度。 三是阶梯能让距离远近变得明确，每当跃过一阶，都可以测量自己距离目标又近了一步。这种可以具体感受到的“进展”，将可为工作者带来成就感及更大的干劲：只要再往前一步、再往前一步——就快要抵达终点了。 7步骤完成工作规划，晋升工作达人 针对如何将整体工作拆解成明确可执行的细部作业，在汇整二十余本相关主题的书籍之后发现，不同作者对于流程的划分与切割或许见解不同，但大抵都会涵盖以下3个概念：对目标方针的确认、对执行作业的细分，以及对时间的安排与掌控。 毕竟，过程安排得再缜密、时间掐得再怎么紧，方向错了也是徒劳无功；不标再怎么远大、执行得多么漂亮，时程延迟了也是枉然。 　以此为基础，一项工作的规划大致可拆解为7个步骤： ☆1.制定明确目标→2.拆解作业流程→3.理出优先级→4.委派分配任务    →5.精准掌握时程→6.找出风险因子→7.总结检讨改善。 这7道步骤构成了一个工作管理与改善的循环，唯有完整走完整个流程，并将每一次经验做为下一次改善的起点，才能让工作规划愈来愈精进，晋升做事思绪明晰、从容自信的工作达人。