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赵彦昌：从《枢垣记略》看清代军机处的文书管理工作 [ 原创 ]
2009-02-21 14:49:30
文章来源: 本文为“辽宁大学第四批本科教学改革项目《中国档案史教材建设》”系列研究成果之一，刊于《文化学刊》2009年第1期 从《枢垣记略》看清代军机处的文书管理工作[1] 赵彦昌 唐 莹 （辽宁大学历史学院 110036） [摘 要] 清代为中国古代最后一个封建王朝，其文书工作在以往各朝的基础上不断发展完善，形成了一整套文书管理制度，公文工作较为科学系统。在公文管理制度、方法等方面，清代许多学者做以研究、阐述，著作颇丰。《枢垣记略》在文书学思想方面也有重要成就，它为人们探讨清代军机处的文书管理工作提供了详实的参考资料。 [关键词] 梁章钜；《枢垣记略》；文书；机构；人员；管理工作 一、《枢垣记略》述要 梁章钜(1775—1849)，字茝中、闳林，号茝邻，晚年自号退庵，祖籍长乐，后迁居福州。他生长在明清以来“书香世业”之家，“幼而颖悟”，四岁从母开蒙读书，九岁能诗，并博览群书，立志著作，二十岁中举人，嘉庆年间时二十八岁成进士。嘉庆十年(1805年)开始任礼部主事，嘉庆二十一年(1816年)考选军机京章。道光元年(1821年)升为礼部员外郎，任大清通礼馆、内廷方略馆编修。后来，历任湖北荆州知府、江南淮海河务兵备道，以及江苏、山东、江西按察使，江苏、甘肃、直隶布政使；鸦片战争期间，任广西、江苏巡抚，一度兼署两江总督，不久以疾告归。道光二十九年（1849年）六月病逝于温州。 梁章钜工诗，精鉴赏，富收藏，喜欢研究金石文字，考订史料。勤于读书，学识渊博，“自弱冠至老，手不释卷，盖勤勤于铅椠者五十余年矣[2]”。生平著述极多，共70余种，较著名者有《枢桓纪略》、《文选旁证》、《浪迹丛谈》、《称谓录》、《归田琐记》、《三国志旁证》、《南省公余录》、《退庵随笔》等。 梁章钜在其众多笔记中，《枢垣记略》的笔记与其他笔记不同，自具特色。“其一，笔记一般是综合性著述，内容较杂，而《枢垣记略》则是以军机处各有关问题为中心内容的单一性著述；其二，笔记虽有正续编之作，但作者往往是一人，而《枢垣记略》则初编十六卷为梁章钜原著，五十年后，又有朱智等为之增续十二卷，成二十八卷，但未动门类，仍沿用原书名与原作者。续增者固不失学者风范，以谦抑自守。”[3] 《枢垣记略》在反映文书学思想上，具有独特之处。它不是单一纯理论性的文书学思想的专著，但在记述军机处这个行政机构各项活动过程中，文书学思想贯穿其中，清晰可见，写作手法高超。其主要特点有： 第一、内容丰富。《枢垣记略》所涉及的内容，无论从时间角度，还是空间角度，都是十分丰富充实的。在时间方面，它涵盖雍正、乾隆、嘉庆、道光等朝代有关公文活动的情况；在空间方面，其涉及文书机构的设立、人员的安排、文书的承办、拟制、传递、保管等具体工作，记述详细完整。 第二、论据充分。《枢垣记略》在对军机处的具体情况进行描述的过程中，不单纯是叙事，也不单纯是资料的罗列，而是将叙述与皇帝谕旨、官员奏折、规章制度、官员简介、名人诗文杂记等历史资料有机结合，相互补充，使论述更加系统全面，从而对文书和文书工作的描写有理有据。 第三、真实可信。该书在真实性方面是不容质疑的，其列举的皇帝谕旨、官员奏折、规章制度、官员名单等都是原始的历史资料，可信度高，可以作为后人研究历史的重要参考。 第四、写作方法独特。梁章钜在对该书的编排上，有一定的特色。他不以朝代的时间顺序记述，也不按文书工作内容划分的空间顺序描写，而是采用以材料的性质为依据的方法，对训谕、除授、恩叙、规制、题名、诗文、杂技各项分类介绍，条理清晰，类别明确。 从该书对文书机构、人员以及具体实践工作的描述中，我们足以看出梁章钜对文书工作的高度重视，他的文书学思想跃然纸上。 二、清代军机处的文书管理工作 《枢垣记略》是专门记载清代军机处各种活动的笔记，并从文书的拟制、承办、传递、封置、保管、安全利用等方面，详细描述了清代军机处的文书管理工作，提供了丰富的历史资料。 1．拟制 清代统治者十分重视公文的作用，对公文的拟制作了许多严格的规定。无论从文体、写作格式要求，还是抬头、避讳制度，以及印信使用规则等都十分具体完备。从《枢垣记略》中，我们也不难看到具体的拟制要求。这里就着重介绍一下公文的书写格式、封函规则、校对要求以及用印制度。 清代公文书写时，必须按照一定的书写格式，例如，“书写要求用楷体，不得轻描淡写，地名不许简称，日期、数目都须大写”[4]等等。梁章钜在《枢垣记略》中，记述了乾隆皇帝对公文书写格式要求的谕旨，曰：“向来军机大臣寄信谕旨，该督等覆奏时，止称接准廷寄，并不书写承旨衔名，于体制殊未允协。嗣后各省督抚等，接准军机大臣遵旨寄信传谕有应具折覆奏者，俱著将寄信内所开承旨人名一一开写，不得但称廷寄及军机处字样。”[5] 公文密封后，封皮要书写一定的内容。“其封函之式，字寄者，右书办理军机处封寄，左书某处某官开拆；传谕者，居中大书办理军机处封，左边下半书传谕某处某官开拆：皆于封口及年月日处钤用办理军机处印。” [6] 在校对方面，清代也有要求。军机处拟写谕旨后，当谨慎校对，查找错误，及时更正。嘉庆皇帝曾指出，“誊写谕旨虽系章京之责，但军机大臣于进呈事件，理当致谨校核，既有错误，自应请议。”[7]在缮写档案时，不论是方略馆缮写清字档，还是内阁缮写汉字档，“皆派本处章京二人校对，事竣，请旨议叙。”[8]可见，清代帝王十分重视校对核查工作。 印信的镌刻有规定的模式。雍正十年，大学士等官员遵旨议奏，办理军机处密行事件，需要钤封印信，则拟“办理军机印信”字样，交礼部铸造，派专人管理。后来，军机处所用银印，“乾隆初年所换铸，清、汉篆其文，曰‘办理军机事务印记’。两旁镌刻年月字号，一曰‘乾隆十四年正月日造’九字，一曰‘礼部造’三字，一曰‘干字一百二十九号’八字。”[9] 军机处钤印手续很复杂。其“银印藏大内，印钥是以领班之军机大臣佩之。有应用之官文书，直日章京亲到内奏事房向内监请印，向军机大臣请印钥启用，用毕即行送进。凡请印钥必以金牌为质。金牌以金为之，广约五分，厚约一分，修约两寸。上镌‘军机处’三字，直日章京佩之，封印后领班章京佩之。若随扈出京，则于出京之前一日将印请出，交领班之军机大臣管带，”[10]待回宫之时立即送回。这样做，一是为了保守机密，二是为了箝制军机大臣，防止权力滥用。 2．承办 承办公文，是军机处日常工作之一。但不是所有公文都归军机处单独承办。据《枢垣记略》记述，“凡议大政、谳大狱有旨特交军机大臣者，即由军机处承办；其交军机大臣会同各部院衙门者，或由本处主稿，或由所会衙门主稿，临时酌定。凡应行刑讯之案，或就内务府公所，或就步军统领衙门公所提讯，其皂役刑具皆于刑部传用。如会同刑部者或刑部堂官前来会讯，或就刑部会讯，亦临时酌定。”[11] 在公文的承办环节中，有一项重要的工作——奏折发抄，即在奏折发下之后，要录副以为存档之用，并发抄送相关衙门，原折发还具奏者。梁章钜所撰《枢垣记略》对奏折发抄有一段比较详细的记载：“凡中外奏折，奉朱批‘该部议奏’、‘该部知道’者，皆录副发钞，其朱批‘览’或朱批‘知道了’，或朱批‘准驳其事’，及训饬示嘉勉之词，皆视其事系部院应办者，即发钞，不涉部院者，不发钞。凡未奉朱批之折，即以原折发钞。凡朱批原折，如在京衙门之折，即存军机处汇缴；如各省，俱于本日录副后，系专差赍奏者，交内奏事封发，由驿驰奏者，即由本处封交兵部递往。其内阁领钞之折于次日缴回，同不发钞之折按日归入月折包备案。”[12] 除发抄奏折外，撰拟上谕、缮写公文等也是承办的具体内容。 3．传递 对于进本时间，清代有明确规定。“何日不进何种本，何日应进何种本，”[13]要依法遵守。例，对驻边人员情况进行公文呈递方面，“凡西北两路驻边大臣，皆由军机处缮具月折，每月于初五、二十日两次开单呈递。应换防者则稽其班，于每年十月将各处期满大臣开单呈递。”[14] 清代公文的传递，十分强调递送速度。军机处交出的公文，若签发“马上飞递”字样，则要日行三百里，遇最为紧急事件，可以日行六百里。“视事之缓急，或马上飞递，或四百里，或五百里，或六百里，或六百里加紧，皆于封函上注明。”[15]但发递公文，不能随便规定程期，应酌量事件急缓程度实行，乾隆帝曾指出，除非遇紧急要事，否则不得以六百里签发。 “未按程限，延误公文传递期限，即为公事稽程。凡公文递送愈限，按律治罪。”[16]公文的缓急不同，递送的迟延程度有差别，所受处分也不一样。“吏部议处此等案件，不按三百里、六百里之分，但查核时刻逾远，俱照扣关公文例议以降一级调用，……，除沉匿军情机密事件仍照驿站旧例议处外，其军机交出寻常要紧事件限日行三百里者，逾限之处，照公文迟延例，著为令。” [17] 4．封置 文件在办理完毕，归档保存之前需进行稽察汇奏。稽察汇奏制度源于元明的照刷磨勘制度。“照刷磨勘是检查官府文卷有无稽迟、失措、遗漏、规避、埋没、违枉等情事，”[18]从而揭发和纠正政务活动中各种情弊的一种手段。这种制度在一定程度上提高了文书处理的质量和速度，对档案管理产生了积极的影响。清代参照元明制度，实行的文件稽察汇奏制度，就是根据已定期限，将各衙门已结文件定期稽察并存档，汇齐奏报皇帝。《枢垣记略》卷一记载乾隆四十九年（1784年）卜谕：“各省督抚年终汇奏，向由军机处将有无迟延遗漏查明具奏，……。嗣后各督抚年终汇奏各项，均著各部院衙门详悉查核，汇送军机处复加考核，于三月间汇齐办理具奏。如各部有疏忽遗漏，军机处又不能详加核正，经联看出，唯军机大臣是问。”[19] 稽察汇奏后，文件可以归档保存，以备查考。《枢垣记略》中有，文件“应交该部密议者，嗣后俱交军机处存记档案，交发部议。其奏事处所奉密议事件，著亦交军机处记档转发。”[20] 对于朱批原折“向应存贮军机处，年底汇缴，例不给还。”[21] 可见，清政府十分重视公文原件的价值，积极要求原件归档。 5．保管 公文完整 、安全地得到保管，是有效利用档案进行查考的前提。在清代，为了使公文免受丢失和损毁，国家制定了一系列制度措施，其中，军机处需遵守执行的主要有录副制度、汇抄制度、缮写制度等。 （1）录副制度 梁章钜时任军机章京，处理大量的文书、档案。在工作中，他对档案的保管别有一番心得。他认为日常整理文书归档应该“分类排纂，具有条理”而又“若非及时补纂，何以微文考献，垂示来滋？”[22]但其中最重要的还是要属副本制度：“奉朱议奏”、“该部知道”者，皆录副发抄，其朱批“览”或朱批“知道了”，或朱批“准较其事”，及训伤嘉勉之词，皆视其事系部院应办者，即发抄，不涉部院者，不发抄”[23]。 录副制度，是副本制度的一种，是指军机处对朱批奏折，不论发抄与否，都要对奏折全文及皇帝的批语一概另外抄录一份，抄录完毕，各有关人员须“执正副二本互相读校”[24]，以确保录副的准确无误，随后存案备查。“‘录副奏折’一般为草体，在抄录过程中于首页或尾页标明此折的奉朱批时间，如果本章正本是用红字批发的,副本则用墨笔批示存案,而其它的档案副本,则用钤记加以分别。录副奏折，每十日为一束，每半月为一包，时称‘月折包’。”[25]这种抄录的谕旨副本档册，具有和正本完全一样的真实可靠性。副本最后都要送到内阁,年终送至皇史宬石室前的东西二厢存放。嘉庆年间又兴建副本库，雍正建立录副制度的目的,既可防止火灾给档案造成损失,又可杜绝书吏隐藏擅改档案的弊端。从历史的角度来看,录副制度的实施对于维护清代档案的完整起了重要作用。 （2）清档制度 早在顺治年间,就有了汇抄上谕的制度,称“上传谕旨”,康熙、雍正时称“上谕簿”。军机处成立后,明确地建立了“清档”制度。据《枢垣记略》一书记载：“凡本日所奉谕旨及所递片单，抄订成册，按日递添，按月一换，谓之清档。”[26]“凡军机处拟定的谕旨，送交皇帝审定以后，都发还军机处，由军机处值日章京逐日逐条地誊录在特别的簿册之上，每月一册，称为‘现月档’。”[27]每年的“现月档”另修一副本，按季别命名为“春季档”、“夏季档”、“秋季档”、“冬季档”，总称为“四季档”。军机处还根据具体需要,按专题或事件汇抄档案。例如在乾隆以后将镇压农民起义的有关上谕和奏折汇抄而成的“剿捕档”;抄录有关西藏问题的各种档案而成的“西藏档”;记载皇帝出巡各地的“巡幸档”等等。此外,还有题本和奏本的汇抄。其中题本汇抄有“史书”和“录书”,是由六科在发抄题本后,另外抄录的两种档册“史书”、“录书”都按吏、户、礼、兵、刑、工六科分别抄录,装订成册。奏折的汇抄有大型的“满文月折档”,由军机处方略馆按时间顺序将满文奏折汇抄成册。重要的档案文书，如国之大法典、民数登记册等，往往还录有多份副本。清朝之所以要录存那么多的档案副本，其目的是为了通报传达，存储备查。其主观愿望是为了修纂“国史”，从而总结历朝的治国经验，使其统治能一直持续下去，建立万世不拔之基。而在客观上却为后世留下了丰富、系统、详实的档案资料。 （3）缮写制度 缮写制度，始于乾隆四十年对《满文老档》等开国前后文献的重抄和转抄。此后又于乾隆五十四年、六十年、嘉庆六年三次对军机处档案进行了缮修，遂成制度。档案缮写制度，就是“将已归档的档案文件重新抄写一份或若干份，另存他处，以便在档案原件丢失、损毁或被纂改后进行核查、校对等。”[28]缮写的目的就是为了更好地保存重要的档案，维护档案的历史原貌，为统治者提供查考利用。这一制度在清代被军机处长期使用，起到了较好地保护档案的作用。 据《枢垣记略》记载，“凡本处清字、汉字清档，每届五年由军机大臣奏请另缮一份，以备阙失。”[29]从此，我们可知，档案缮写的内容包括清字档和汉字档两类；缮写的时间，（即每隔多长时间将所存的文书、档案予以缮写），为五年一次。另外，军机处档案缮写人员是固定的，“清字档令方略馆译汉官缮写，满字档令内阁中书缮写，皆派本处章京二人校对，事竣，请旨议叙。”[30] 6．利用与安全 档案科学保管，最终是为了有效地利用。清代公文管理工作的良好进行，是保证统治阶级能最大限度开展利用的基础。《枢垣记略》对档案利用活动也有描述，“凡遇大典礼，豫期有旨，令军机大臣查考旧档者，即行查所司详稽册档，汇齐后，摘叙简明节略，开单呈览。或有御制书事之文、纪事之诗，有旨特交军机大臣等查明事之起讫者，亦即缮具节略，清单恭呈御览。”[31] 清代统治者在重视档案利用的同时，也强调实行严格的保密制度。“军机处系机要重地，凡事俱应慎密，不容宣泄。”[32]“凡京外王大臣有奉特旨到军机处恭听谕旨、恭读朱笔及阅看各处折奏者，方得在军机堂帘内拱立，事毕即出。其余部院内外大小官员不得擅入，其帘前窗外阶下均不许闲人窥视，满、汉章京之直房亦如之。”[33]清政府对于泄密档案案件的查处也是十分严历的。凡官吏泄漏国家机密，不论有意无意是否造成后果，均追究刑事责任。这些都是为了保证档案的安全，维护清王朝的利益。 注释： [1]本文为“辽宁大学第四批本科教学改革项目《<中国档案史>教材建设》”系列研究成果之一. [2]吴忠匡总校订.满汉名臣录[M].黑龙江：黑龙江人民出版社，1991，（331）. [3] 来新夏.清代笔记作家梁章钜[J].福建论坛，2004，（9）. [4] 孙书磊.清代公文制度考略[J].青海师范大学学报，2007，（1） [5] 梁章钜.枢垣记略·训谕[M]. 北京：中华书局，1984年，（5）. [6] 梁章钜.枢垣记略·规制一[M]. 北京：中华书局，1984年，（136）. [7] 梁章钜.枢垣记略·训谕[M]. 北京：中华书局，1984年，（9）. [8] 梁章钜.枢垣记略·规制二[M]. 北京：中华书局，1984年，（151）. [9] 梁章钜.枢垣记略·规制一[M]. 北京：中华书局，1984年，（129）. [10]梁章钜.枢垣记略·规制一[M]. 北京：中华书局，1984年，（129）. [11] 梁章钜.枢垣记略·规制一[M]. 北京：中华书局，1984年，（138）. [12] 梁章钜.枢垣记略·规制一[M]. 北京：中华书局，1984年，（137）. [13] 孙书磊.清代公文制度考略[J].青海师范大学学报，2007，（1）. [14] 梁章钜.枢垣记略·规制二[M]. 北京：中华书局，1984年，（142）. [15] 梁章钜.枢垣记略·规制一[M]. 北京：中华书局，1984年，（136）. [16] 潘连根.从《大清律例》看清代文书工作制度[J].档案学研究，1998，（2）. [17] 梁章钜.枢垣记略·训谕》[M]. 北京：中华书局，1984年，（3）. [18] 卢毓钢、段小平.略论清代文件稽察汇奏制度[J].档案，1999，（6）. [19] 梁章钜.枢垣记略·训谕[M]. 北京：中华书局，1984年，（6）. [20] 梁章钜.枢垣记略·训谕[M]. 北京：中华书局，1984年，（1）. [21] 梁章钜.枢垣记略·训谕[M]. 北京：中华书局，1984年，（5）. [22]梁章钜.枢垣纪略[M]. 北京：中华书局，1984年，（15）. [23]梁章钜.枢垣纪略[M]. 北京：中华书局，1984年，（91）. [24] 梁章钜.枢垣记略·诗文三[M]. 北京：中华书局，1984年，（272）. [25] 高换婷.清代文书档案副本制度初探[J].档案学通讯，2004，（4）. [26] 梁章钜.枢垣记略·诗文三[M]. 北京：中华书局，1984年，（272）. [27] 仇壮丽.副本制度与档案保护[J].文史博览，2005，（8）. [28] 何仲为.清代军机处档案缮写制度浅探[J].档案，1999，（2）. [29] 梁章钜.枢垣记略·规制二[M]. 北京：中华书局，1984年，（151）. [30]梁章钜.枢垣记略·规制二[M]. 北京：中华书局，1984年，（151）. [31] 梁章钜.枢垣记略·规制一[M]. 北京：中华书局，1984年，（139）. [32] 梁章钜.枢垣记略·训谕[M]. 北京：中华书局，1984年，（1）. |
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