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您正在打印用于重要会议的工作表。您需要提供一份仅有一页的报告，但最后一列延伸到了第二页中。有没有方法将所有数据都容纳于第一页上？
是的，有。在这里就可以学习这种方法。
对于确实需要在多页上打印的工作表，此处还提供了有关如何帮助读者充分利用这种工作表的有用提示。在每一页上重复列标题可明确数据的内容。使用页眉或页脚中的页码可以避免任何有关页顺序的问题。
要了解有关本课程的更多信息，请阅读本页中央的概述或者左列中的目录。
在页面上打印您所需的内容
如何将工作表容纳于一页上？
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工作表很容易超过一页纸的宽度。在了解打印选项之前，要将工作表的内容容纳于一页上似乎比手工折纸更复杂。
实际上，有几种不同的方式可用于将数据容纳于打印页上。但是，使用混合搭配的打印选项时，有时候会在打印就绪前遇到一些小麻烦和小错误。
这时，您便会发现，打印预览可提供很大帮助。通过使用打印预览，可以在打印之前确切地看到将要打印出来的结果。
一旦了解了在 Excel 中打印的方法，您在按下“打印”时便会充满信心，您将得到期望的结果。 |
打印前预览
打印预览能显示工作表的打印效果。使用顶部的按钮可以在打印之前浏览各页或进行调整。
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节省纸张，节省时间。打印前预览工作表。打印预览显示打印页的外观。在真正打印之前，通过此视图可以看到确切的打印效果，并对页面进行各种调整。
要打开打印预览，请单击“文件”菜单上的“打印预览”。
打印预览提供以下内容
- 表示工作表打印输出的视图。
- “下一页”和“上一页”按钮，用于查看全部页面。
- 一个“缩放”按钮，用于在全页视图和局部放大视图之间进行切换。
- 一个“打印”按钮，用于选择选项和开始打印。
- 一个“设置”按钮，用于设置页面外观。
- 一个“页边距”按钮，用于调整页边距、页眉和页脚边距以及列宽。
- 一个“分页预览”按钮，用于调整分页符。（显示“分页预览”还是“普通”由单击“打印预览”时所处的视图决定。）
- 一个“关闭”按钮，用于关闭打印预览。
注意 在屏幕分辨率较高时，“缩放”可能不可用。但您通常可以单击页面进行放大。具体操作步骤将在本练习中介绍。 |
更改列宽
假定您正在打印预览中查看工作表。屏幕左下角显示“打印预览: 第 1 页 共 2 页”，因此您知道会打印两页。但您希望将这些数据正好打印在一页上。
请单击打印预览顶部的“下一页”查看第二页的外观。第 2 页只有一列，即“供应商”列。
由于您只需要移动这一列就可以获得单页打印输出，这里有一个简便方法。如果减小第 1 页中一列或多列的宽度，则可以将最后一列拖到第 1 页中。
如何操作呢？在打印预览中，单击“页边距”。您将在页面顶部看到黑色方块状的边距控点。可以拖动这些控点来更改页边距，也可以拖动控点来更改列宽。
找到过宽的列，拖动边距控点，减小其宽度。有了额外的空间，最后一列就可以移至该页上。单击“播放”观看调整列的过程。
注意 在打印预览中所做的更改不仅会影响数据的预览和打印，而且还会更改工作表中的列宽。
重要信息 更改列宽时，该列中的某些数据可能会被隐藏起来。在打印之前，请查看所调整列中的数据，确保该列仍能显示所有内容。如果有些数据被隐藏，则可以使文本自动换行，使其显示在多行中并全部再次可见。在本练习中将介绍具体操作。
在“页面设置”对话框中的“页边距”选项卡上，通过在“上”、“下”、“左”和“右”框中输入不同值，可以对页边距进行调整。
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在单个打印页上容纳更多数据的另一个方法是调整工作表的页边距。
如何操作呢？在打印预览中，单击“设置”打开“页面设置”对话框（或者在普通视图中，单击“文件”菜单上的“页面设置”）。
页面默认的上下页边距为 1 英寸。而默认的左右页边距是四分之三英寸。然而，在“页边距”选项卡上，可以在“上”、“下”、“左”和“右”框中通过单击输入新的页边距大小。开始时，您可以进行一些细微更改，使页边距按所需量减少。
也可以在打印预览中通过拖动边距线来更改页边距。相对于拖动边距线而言，通过键入数值来精确控制页边距更为简便。另一方面，“页边距”选项卡上的预览比打印预览更小并且精确度也稍差一些，因此有时需要在此检查更改效果。在本练习中，将介绍如何使用这两种方法。
注意 请记住，此时您只能这样调整页边距；打印机本身对页边距的大小也有一些限制。实际打印时您可以了解这些限制。 |
Excel 会自动以纵向打印多数工作表。但您也可以选择横向打印。
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使一个页面能包含更多列的另一个方法是沿一侧翻转页面。Excel 会自动以纵向打印多数页面。但您可以将方向更改为横向。
纵向打印时，可在一页上打印更多行，但列数减少了。沿一侧翻转页面进行横向打印时，可在一页上打印更多列，但行数又减少了。
要更改页面方向，请在打印预览中单击“设置”（或者在普通视图中，单击“文件”菜单上的“页面设置”）。在“页面”选项卡上的“方向”下，单击“横向”。
还可以通过更改为较大的纸张尺寸（例如从 Letter 更改为 Legal），在页面上容纳更多内容。
要多次尝试才能找到适合数据的纸张尺寸、方向和页边距的最佳组合。这正是打印预览的便利之处；只需短短数秒钟即可查看打印效果。这样既节省了纸张，又节省了您在计算机和打印机之间来回奔波的时间。 |
“调整为”选项是在一页上打印数据的另一个方法。
 在“页宽”框中保留“1”。 在“页高”框中保留“1”。
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还可以使用“调整为”选项在页面上显示更多列。这会暂时减小打印页上数据的大小。
注意 此选项不会更改工作表上数据的大小，而只会缩小打印的数据。
在打印预览中，单击“设置”（或者在普通视图中，单击“文件”菜单上的“页面设置”）。在“页面”选项卡上，选择“调整为”选项。
已经在“页宽”框中输入了“1”。这表示打印的数据将占一页宽。
“页高”框中的“1”表示打印的数据将有一页长。
单击“确定”返回到打印预览。检查文本的可读性。如果不确定，则请再次单击“设置”。在“页面”选项卡上，看一下“缩放比例”框中的数值。根据使用者的需要，50% 以上可读性较好。图示中的数据调整为 89%。
提示 “缩放”命令不会影响工作表的打印方式。而只是更改在计算机上的显示效果。例如，将缩放比例更改为 75% 或 150% 不会以较小或较大的比例打印工作表。 |
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可以指定要在多少个页面上打印您的数据。
使“页宽”框中的值保留“1”，可让每一页都包含所有列。
在“页高”框中键入所需的页数，在本例中请键入“6”。
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假定您有一个包含很多数据的大工作表。显然无法在一个打印页上容纳所有数据，但您希望能够将数据容纳于特定数量的页上，例如 6 页。
首先，在打印预览中单击“设置”（或者在普通视图中，单击“文件”菜单上的“页面设置”）。在“页面”选项卡上，单击“调整为”。由于希望每页都包含所有列，因此让“页宽”框保留“1”。
在“页高”框中输入“6”。单击“确定”，回到打印预览。现在可以看到共有六页，并且它们都可以阅读。单击“设置”，回到“页面设置”对话框，查看“% 正常尺寸”框中的数字。任何大于 50% 的数字都表明页面可能可阅读。
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在分页预览中，较大的数字标识页面。
自动分页符显示为虚线。
手动分页显示为蓝色实线。
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分多页打印工作表时，Excel 会插入自动分页符，将工作表划分在单独的页面上进行打印。这些分页符显示为虚线，在分页预览中查看工作表时可以看到这些分页符。通过更改这些分页符或自己创建分页符，可以控制页面上的显示内容。
为此，在打印预览中，单击“分页预览”（或者在普通视图中，单击“视图”菜单上的“分页预览”）。
例如，在图中所示的页面上，如果不希望打印最右侧的一列，则可以创建如图所示的分页符，将该列置于其他页面上。
Excel 插入的分页符是虚线。要更改分页符，拖动它们即可。例如，要创建图中所示的不包含最后一列的页面，可以将虚线拖至左侧。移动后，虚线就成为手动分页符，从而变为实线。
也可以选择最后一列，单击右键，然后单击“插入分页符”。
如果对所创建的分页符不满意，可以右键单击工作表并选择“重置所有分页符”。也可以通过将分页符拖出打印区域来删除它。
注意 创建或更改分页符会更改其他设置，如“调整为”选项，因此应在创建或更改分页符后预览工作表。 |
Excel 将自动按照先列后行的顺序打印工作表。
可以更改打印顺序，从而使 Excel 按先行后列的顺序打印。
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有时候并不能在每一页上容纳所有列。一些列会打印在单独的页上，而这可能在打印时造成混淆。假定您在打印预览中查看多页工作表。您会通过单击“下一页”查看每一页。在查看过程中，您将看到两整页数据，接着是半页数据，而其后又是一整页数据。为什么中间会出现半页呢？（如果您已经了解相关内容，请跳过本部分。）
这和页面在 Excel 中的打印顺序有关。第一次在打印预览中看到这种情况或从打印机中取出这样的打印页时，可能会让您感到有些疑惑。
大的工作表必须向下打印很多行，并向一侧打印很多列，其中一些打印页会包含与其他页不同的列。打印输出会沿水平方向和垂直方向对工作表进行划分。Excel 会按照先列后行的顺序打印，将较长和较宽的工作表进行拆分。这称为“先列后行”（太令人惊讶了！）。
Excel 会向下打印一组列中的所有行，直到到达工作表底部为止。然后，Excel 将回到顶部，横向移动，再向下打印下一组列，直到到达工作表底部，就这样依此类推，直到打印完所有数据为止。预览中处于中间位置的那半页是怎么回事？它是第一组列底部的数据。
例如，如果某个工作表包含从 A 列到 J 列的 10 列和 204 行，Excel 可能会先打印从 A 列到 E 列的 1 到 204 行，然后打印 F 列到 J 列的 1 到 204 行。如果每页打印四十行，则第六页上仅有四行数据。
如果需要，可以更改此顺序，使 Excel 首先打印行，然后打印列。在打印预览中，单击“设置”（或者在普通视图中，单击“文件”菜单上的“页面设置”），然后单击“工作表”选项卡。在“打印顺序”下，单击“先行后列”。
这样，对于上面的示例工作表，Excel 将首先打印所有的行：A 列到 E 列的四十行打印在第一页上，然后 F 列到 J 列的四十行打印在下一页上。在第三页上，将打印 A 列到 E 列随后的四十行，接着在第四页上打印 F 列到 E 列的随后四十行，依此类推，直到到达工作表尾部为止。 |
要将工作表的一部分定义为唯一要打印的内容，请打开分页预览。选择要打印的区域，然后在“文件”菜单上指向“打印区域”。单击“设置打印区域”。保存工作簿时，也将保存定义的打印区域。
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打印部分数据
假设您只希望打印部分数据，而不是整个工作表。也许您希望打印单元格 C7 到 C16，或一个日历季度的结果，或某个供应商提供的产品。如何操作呢？
选择要打印的区域。然后，在“文件”菜单上，单击“打印”。在“打印内容”下，单击“选定区域”，然后单击“确定”。
如果希望多次重复打印工作表的某个特定区域，则将该区域定义并保存为打印区域更为方便。
为此，请在“视图”菜单上单击“分页预览”。选择要经常打印的区域。接着，在“文件”菜单上，指向“打印区域”，然后单击“设置打印区域”。保存工作簿时，也将保存定义的打印区域。一个工作表中一次只能保存一个定义的打印区域。
准备好打印后，请在“文件”菜单上单击“打印”。将仅打印定义的打印区域。
如果后来又决定打印整个工作表，则必须取消定义的打印区域。在“文件”菜单上，单击“打印区域”。然后单击“取消打印区域”。通过相同操作可更改定义的打印区域。
提示
- 即使在定义了打印区域后，您也可以打印同一工作表中的不同区域。选择相应的区域，然后在“文件”菜单上单击“打印”，接着在“打印”对话框中的“打印内容”下单击“选定区域”。
- 如果选择的是图表，则“设置打印区域”不起作用。
在同一作业中打印多个工作表
可以同时打印多个工作表。准备好打印后，按住 Ctrl 的同时单击需要打印的每个工作表的标签。然后，在“文件”菜单上，单击“打印”。在“打印”对话框中的“打印内容”下，单击“选定工作表”。将同时打印选定的所有工作表。如果已经在这些工作表中定义了打印区域，则将仅打印定义的区域。
还可以一次打印多个工作簿，前提是这些工作簿位于相同文件夹中。在“文件”菜单上，单击“打开”。找到包含要打印的工作簿的文件夹。选择要打印的第一个工作簿，然后按住 Ctrl，选择要打印的每个工作簿。单击“打开”对话框中的“工具”菜单，然后单击“打印”。 |
附：几个常见Excel打印问题及解答
问：我想打印彩色的页眉，却不能为页眉应用彩色格式。如何解决？
答：页眉中的文字只能打印为黑色，即便使用彩色打印机，也不能对页眉和页脚中的文字应用彩色。要打印彩色页眉，可以使用打印标题代替页眉。例如，要在每页的顶端打印公司的徽标与地址，将徽标与地址信息放置在工作表的前几行；在“文件”菜单上，单击“页面设置”，单击“工作表”选项卡，然后在“顶端标题行”框中，输入包含徽标与地址的行。
问：我使用“格式”菜单上的“背景”命令，为工作添加了背景图案，但打印时，却没有打印工作表背景。为什么？如何解决？
答：用“格式”菜单上的“背景”命令添加到工作表中的背景图案不会被打印出来。但用“插入”菜单中的“图片”命令添加到工作表中的图案和用“格式”菜单上的“单元格”命令添加到工作表中的单元格背景图案或阴影，都会被打印出来。
问：在我打印工作表时，Excel忽略了所设置的分页符。为什么？
答：如果已设置让Excel将工作簿打印到特定数目的页面中，那么，Excel将忽略已设置的手动分页符，并缩小打印工作表的尺寸。若要将工作表打印到指定的页数中并使用手动插入的分页符，请单击“文件”菜单上的“页面设置”，再单击“页面”选项卡，然后单击“缩放比例”。如果“缩放比例”不能产生预期效果，你可以在设置打印区域时，将其中的每一页都选定为独立的区域，Excel会将打印区域中不相邻的区域打印到独立的页面上。
问：我在工作表中设置了多个打印区域后，Excel却不能将多个打印区域打印到同一页上。如何解决？
答：如果打印区域中包含工作表中的不相邻区域，在默认情况下，Excel将把每个区域打印到单独的页面上。你可以使用下列方法指定工作表中的独立区域，并将它们打印到同一页面上。
1．将不相邻的列打印到相邻的位置上：选定不想打印的列，点击“格式”菜单中的“列”，然后单击“隐藏”。设置一个包含所有列的打印区域，其中也包括隐藏的列。
2．将不相邻的行打印到上下相邻的位置上：选定不想打印的行，点击“格式”菜单中的“行”，然后单击“隐藏”。设置一个包含所有行的打印区域，其中也包括隐藏的行。
