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6.2 演示文稿的制作
·6.2.1 录入文本
·6.2.2 插入艺术字
·6.2.3 绘制图片、图形
·6.2.4 插入组织结构图
·6.2.5 插入图表
·6.2.6 插入多媒体对象
6.2 演示文稿的制作
演示文稿内容的输入和排版是幻灯片制作中的基本操作。 PowerPoint 中 所有的正文输入都是输入到“占位符”中。 这里的“占位符”是指创建新幻灯片时出现的虚线方框。这些方框作为一些对象，如幻灯片标题、文本、图表、表格、组织结构图和剪贴画等的“占位符”，单击标题、文本等占位符可以添加文字，双击图表、表格等占位符可以添加相应的对象。
6.2.1 文本的输入与排版
1. 文本的输入
⑴ 在“占位符”中添加文本
在选择用空演示文稿方式建立幻灯片后，列出了各种版式，用户选择了所需的版式后，在幻灯片工作区，就会看到各“占位符”， 如图 6-9 所示， 单击“占位符”中的任意位置，此时虚线框将被加粗的斜线边框代替。“占位符”的原始示例文本将消失，在其内出现一个闪烁的插入点，表明可以输入文本了。
图 6-9 输入文字之前见到的文本框
输入文本时， PowerPoint 会自动将超出 “占位符” 的部分转到下一行，或者按回车键开始新的文本行。
⑵ 通过“文本框”输入文本
如果用户选择了内容版式中的空白，或需要在幻灯片中的“占位符”以外的位置添加文本时，可以利用菜单栏插入中的“文本框”按钮来输入文本，其操作方法与 Word 的操作方法类似。 或者绘图工具栏中的文本框按钮
⑶ 插入符号和特殊字符
将插入点移动到要插入符号或特殊字符的位置，选择“插入”→“特殊符号”命令，选择要插入的符号和特殊字符可进行符号和特殊字符的插入。选择完后按确定。
2. 文本的排版
对于一张刚输入完文字的幻灯片，如果不经过排版，往往会显得很粗糙，字号不合适，整个内容在幻灯片上的比例也不协调。这就需要对幻灯片中的文本内容进行排版。操作方法如下：
① 选中相应的文字。
② 选择菜单栏“格式”→“字体”、或者“格式”→“项目符号和编号”、或者“格式”→“字体对齐方式”命令等，在弹出子菜单中根据需要设置中文字体、西文字体、字型、字号、效果、颜色、或者项目符号、或者文字对齐方式等，操作方法与 Word 的操作方法相同。
6.2.2 插入艺术字
在 PowerPoint 2003 中插入艺术字的操作步骤如下：
① 将鼠标移动到要插入艺术字的位置。
② 选择绘图工具栏中的“插入艺术字”按钮 ，或选择“插入”→“图片”→“艺术字”命令，出现“艺术字库”对话框，选择一种“艺术字”样式后选择确定。出现编辑“艺术字”文字对话框。
③ 在“编辑‘艺术字'文字”对话框中输入文字，根据需要设置字体、字号、粗细、倾斜，单击“确定”即可。
6.2.3 绘制和编辑图形、图片
在 PowerPoint 2003 中用户也可以轻松地插入一些适合演示文稿主题的图片，以达到美化演示文稿的目的， PowerPoint 2003 包含的大量的剪贴图“总有一款适合您”。当然美术水平较高的用户也许不满足于 PowerPoint 2003 的剪辑库所提供的图片种类，这时(也)可以 利用 PowerPoint 2003 提供的“绘图”工具自己进行绘制。组织结构图也可以方便地插入到演 示文稿中，更有 Excel 中的精美统计图也可用来装饰演示文稿，同时也可插入用其他方式获取的图片。
1. 插入剪贴画
① 利用幻灯片版式建立带有剪贴画的幻灯片
双击带有小人图标的剪贴画占位符，出现“选择图片”对话框， 如图 6-10 所示， 在该对话框中选择所需的剪贴画，单击确定。
② 直接插入剪贴画
执行菜单栏“插入”→“图片 ”→“剪贴画”命令，此时“任务窗格”显示为“剪贴画”窗口。在“搜索文字”文本框内不输入任何字符，“搜索范围”选择“所有收藏集”， “结果类型”选择“剪贴画” ，单击“搜索”按钮，下方即可显示范围内所有剪贴画，如图 6-11 所所示，单击所需的剪贴画即可插入。
图 6-10 “选择图片”对话框 图 6-11 “剪贴画”任务窗格
2. 插入其它图片
插入用其他方式获取的图片的操作方法如下：
执行菜单栏“插入”→“图片”→“来自文件”，出现“插入图片”对话框，找到所需的图片文件，单击“插入”即可。
3. 编辑图片
编辑图片的方法与 Word 介绍的方法相同。
4. 绘制图形对象
与 Word 介绍的方法相同， 利用“绘图”工具栏中的“直线”、“箭头”、“自选图形”、“矩形”等按钮可以绘制各种图形，利用绘图工具栏上的“填充颜色”、“阴影”、“三维效果”等按钮修饰图形，同时可在选中图形后，单击鼠标右键，在弹出的菜单中设置“叠放次序”，也可以在选中多张图形后，单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“组合”等对图形进行组合。
6.2.4 插入组织结构图
在介绍某单位或部门的结构关系或层次关系时，经常要采用一类形象地表达结构、层次关系的图形，该类图形称为组织结构图。在 PowerPoint 中可以轻松地插入组织结构图，其操作方法如下：
1. 选择菜单栏“文件”→“新建”命令，在弹出的“新建演示文稿”任务窗格中选择“空演示文稿”命令。
2. 在弹出的“幻灯片版式”任务窗格中选择“其他版式”列表中的“标题和图示或组织结构图”版式，如图 6-12 所示。
3. 双击“双击添加图示或组织结构图”图标，打开“图示库”对话框，选择一种组织结构图，然后单击“确定”按钮，如图 6-13 所示。
图 6-12 带有组织结构图占位符的版式 图 6-13 图示库
4. 根据实际组织结构，填写该幻灯片中的结构。例如写出学校领导结构图：在最上面的方框内输入“校长”，然后在下面三个方框内分别输入“教务处主任”，“政务处主任”和“后勤部主任”，如图 6-14 所示。
注： 用户还可以根据其他情况，来选择不同的图示结构。例如，我们可以选择“射线图”结构，并绘制网络销售图。在中心位置为中心网点（如“北京”），而围绕中心网点的有“哈尔滨”、“河北”和“山东”三个网点，如图 6-15 所示。
图 6-14 组织结构图 图 6-15 射线图
组织结构图与其他对象一样，也可以对其进行改变大小、移动位置及剪切、复制、粘贴等操作。单击该组织结构图，周围会出现 8 个白色空心圆，可以对其进行操作。
6.2.5 插入图表
在 PowerPoint 2003 中可以将 Excel 2003 中制作好的统计图表直接通过复制和粘贴应用到幻灯片中。对于一些小型的统计图，还可以直接在 PowerPoint 2003 中进行输入。
在演示文稿中建立一幅统计图的操作步骤如下：
① 在演示文稿中找到准备插入统计图的幻灯片，这张幻灯片版式最好是有标题、 文本与图表。
② 双击幻灯片上的添加图表占位符，或者单击“常用”工具栏上的“插入图表”按钮 ，或者选择“插入”菜单中的“图表”命令。这时 PowerPoint 2003 的窗口界面如图 6-16 所示；
图 6-16 插入统计图的工作界面
可以看到“常用”和“格式”工具栏上出现新的按钮，工作区中的幻灯片上出现了一张表格，这张表格与 Excel 2003 中的表格很相似。
③ 用自己的数据更改表格中的数据。
④ 用“常用”工具栏上的按钮 （按行）或 （按列）来对数据表格进行排版。
⑤ 单击幻灯片工作区中数据表格外的任何位置，数据表消失，屏幕恢复为正常的 PowerPoint 工作界面，一幅柱形图把刚才的数据形象地表示出来，如图 6-17 所示。
图 6-17 插入统计图实例
当需要修改统计图时，双击统计图的任何位置即可重新进入开始插入图表时的界面， 可重新编辑表格。
正如有的用户已经从 Excel 2003 中了解到的那样，统计图的式样是多种多样的，对于一幅已经插入的统计图，可以用下述办法改变它的样式，操作方法如下：
① 双击统计图，重新出现如图 6-16 所示的窗口。
② 单击“图表”→“图表类型”命令。这时屏幕上出现“图表类型”对话框；
③ 选择所需的一种类型，单击 “确定”，则统计图按新的式样显示，如图 6-18 所示是一幅经过上述步骤更新的统计图。
图 6-18 重选类型后的统计图
6.2.6 插入多媒体对象
用 PowerPoint 2003 制作幻灯片的时候，可以利用设计动画，配置声音，添加影片等技术，制作出更具感染力的多媒体演示文稿。
1. 动画设置
① 打开演示文稿，在“任务窗格”下拉菜单中单击“自定义动画”命令，或者执行“幻灯片放映”→“自定义动画”命令。
② 选中一张幻灯片中某个需要设置动画的对象，如一段文字、一幅图片等，在“任务窗格”中单击“添加效果”按钮出现级联菜单。在“添加效果”菜单中有 4 个选项，分别是：进入、强调、退出、动作路径，每个选项的级联菜单中都有一些常用的动画效果选项，如图 6-19 所示。若想获得更多的动画效果可选择“其他效果”或“其他动作路径”。这里需要说明的是，与 PowerPoint 2000 很大的一个不同之处在于 PowerPoint 2003 可设置在幻灯片工作区自动预览动画效果，设置方式是将其任任务务窗格中的自动预览项选中。
图 6-19 “添加效果”菜单
③ 选择好动画效果后，按钮下方的三个下拉列表：开始、方向、速度立刻处于可设置状态，“开始”下拉列表用于设置动画开始的条件，是单击鼠标播放还是幻灯片放映即开始播放等；“方向”和“速度”下拉列表控制的如标题所示，设置动画的来去方向和动画的快慢。根据所选择的动画效果不同，“方向”下拉列表里的内容会随之变化；
④ 重复 ② 、 ③ 两步即可设置多个对象的动画效果。当对一张幻灯片里的多个对象设置动画后，可在窗格中调整各个对象的动画播放顺序。
2. 插入声音
⑴ 插入声音文件
① 选中需要插入声音文件的幻灯片，执行菜单栏“插入”→“影片和声音”→“文件中的声音”命令，打开“插入声音”对话框，选中要插入的声音文件，单击“确定”。
③ 此时，系统会弹出提示框，根据需要单击其中相应的按钮，即可将声音文件插入到幻灯片中，幻灯片中显示出一个小喇叭符号 ，并且在“自定义动画”任务窗格中会出现所选择的音乐文件名。
⑷ 如果要在普通视图中试听声音，可双击声音图标。
如果要让上述插入的声音文件在多张幻灯片中连续播放，也就是设置演示文稿的背景声音，操作步骤如下：
① 在第一张幻灯片中插入声音文件，打开“任务窗格”，在下拉菜单中选择“自定义动画”，此时“任务窗格”中就会显示出插入声音文件的文件名；
② 单击声音文件名，在右侧的下拉菜单中选择“效果选项”， 如图 6-20 所示 。 弹出“播放 声音”对话框，在效果选项卡中找到停止播放：选择 “ 在 n 张幻灯片 ” 后 (n 即所有幻灯片的总数 ) 如图 6-21 所示；
图 6-20 “效果选项”命令 图 6-21 “多媒体设置”选项卡
⑵ 为幻灯片配音
为幻灯片配音的操作步骤如下：
① 在电脑上安装并设置好麦克风。
② 启动 PowerPoint 2003 ，打开相应的演示文稿。
③ 执行“幻灯片放映”→“录制旁白”命令，打开“录制旁白”对话框，如图 6-22 所示。
图 6-22 “录制旁白”对话框
④ 选中“链接旁白”选项，并通过“浏览”按钮设置好旁白文件的保存文件夹。同时根据需要设置好其他选项。
⑤ 单击确定按钮，进入幻灯片放映状态，一边播放演示文稿，一边对着麦克风朗读旁白。
⑥ 播放结束后，系统会弹出如图 6-23 所示的提示框，根据需要单击其中的相应按钮。
图 6-23 录制完成后弹出的系统提示
注意： 如果某张幻灯片不需要旁白，可以选中相应的幻灯片，将其中的小喇叭符号删除即可。
3. 添加影片
⑴ 插入视频文件
选中相应的幻灯片，执行“插入”→“影片和声音”→“文件中的影片”命令，将视频文件插入到幻灯片中，然后可以仿照上面“插入声音”的操作，对插入的影片进行播放控制等操作。
⑵ 添加 Flash 动画
① 执行“视图”→“工具栏”→“控件工具箱”命令，展开“控件工具箱”工具栏，如图 6-24 所示。
图 6-24 控件工具箱
② 单击工具栏上的“其他控件”按钮 ，在弹出的下拉列表中， 选择“ Shockwave Flash Object ”选项，这时鼠标变成了细十字线状，按住左键在工作区中拖拉出一个矩形框（此框即为 flash 的播放窗口）。
③ 将鼠标移至上述矩形框的边角成双向拖拉箭头时，按住左键拖动，将矩形框调整至合适大小。
④ 右键单击上述矩形框，在随后弹出的快捷菜单中，选“属性”选项，打开“属性”对话框，如图 6-25 所示，在“ Movie ”选项后面的方框中输入需要插入的 Flash 动画文件名及完整路径，然后关闭“属性”窗口。
图 6-25 “属性”对话框
注意：为便于移动演示文稿，最好将 Flash 动画文件与演示文稿保存在同一文件夹中。
6.2.7 插入超级链接
如果创建的演示文稿涉及到外部文档中的许多信息，则可以使用 PowerPoint 2003 提供的超级链接功能将这些文档链接到演示文稿中。通过超级链接的方式，当单击幻灯片中的某对象时， 能跳转到预先设定的任意一张幻灯片或其他演示文稿或 Word 文档或 Excel 文档，甚至还可以跳转到某个 Web 网页上 或是电子邮件地址等等。
创建超级链接，其起点可以是幻灯片中的任何对象，包括文本、形状、表格、图形和图片等。 PowerPoint 2003 提供了两种激活超链接功能的交互动作：单击对象和鼠标移过对象。“单击鼠标”选项卡用以设置单击动作交互的超链接功能。大多数情况下，建议采用单击鼠标的方式，如果采用鼠标移过的方式，可能会出现意外的跳转。鼠标移过的方式可适用于提示、播放声音或影片等。
如果是为文本设置超级链接，则在设置有超级链接的文本上会自动添加下划线，并且其颜色变为配色方案中指定的颜色。当单击此超级链接跳转到其他位置后，其颜色会发生改变，所以可以通过颜色来分辨访问过的超级链接。
1.为幻灯片中的对象设置超级链接
为某张幻灯片中的对象设置超级链接的操作步骤如下：
① 选中幻灯片中要设置超级链接的对象。
② 单击“幻灯片放映”→ “动作设置”，弹出“动作设置”对话框，如图 6-26 所示。
③ 在“动作设置”对话框中，选择“单击鼠标”或“鼠标移过”选项卡，然后选择“超级链接到”，在弹出的“超级链接到”下拉列表框中选择要超级链接到幻灯片位置，如图 6-27 所。单击“确定”。这样在放映这张幻灯片时，单击鼠标或鼠标移过时就能跳转到被链接的幻灯片。
图 6-26 “动作设置”对话框 图 6-27 超级链接到对话框
值得注意的是，幻灯片中的每个对象不仅可以链接到当前演示文稿中的其他幻灯片，而且还可以链接到其他演示文稿或其他文件中。如果在“超级链接到”下拉列表框中选择“其他文件”，则显示“超级链接到其他文件”对话框，在该对话框中选择要链接的文件。图 6-28 为一张文本插入超级链接的幻灯片。
图 6- 28 插入超级链接的幻灯片
2. 插入动作按钮
为使演示文稿的交互界面更加友好，用户可以在幻灯片上插入各式各样的交互按钮，放映时，可通过这些按钮跳转到演示文稿的其它 幻灯片上，也可以播放图像、声音等，还可以用它启动应用程序、链接到 Internet 上。
在幻灯片中插入“动作按钮”并为之设置超级链接的操作过程如下：
① 打开幻灯片，选择“幻灯片放映”→ “动作按钮”，打开如图 6-29 所示的 “ 动作按钮”菜单。从中任选一种动作按钮。
② 将光标移到幻灯片的空白处单击鼠标，该按钮便出现在幻灯片上，同时弹出如图 6-26 所示“动作设置”对话框。
③ 在“动作设置”对话框中选择“超级链接到”，此时其下拉列表框被激活，单击列表框打开一个下拉列表，在其中选择一个链接位置后单击“确定”。
注意：动作设置按钮的位置和大小是可以改变的；对插入的动作按钮在放映时，只要单击该按钮即可激活与之相链接的对象。
图 6-29 “动作按钮”菜单
3. 链接应用程序
链接应用程序的方法是：
① 选择要链接到应用程序的对象。
② 执行“幻灯片放映”→ “动作设置”， 在弹 出的如图 6-26 所示的“动作设置”对话框中选择“运行程序”，激活其下的文本框和“浏览”按钮。
③ 直接在文本框中输入应用程序的路径和文件名，或单击“浏览”按钮选择应用程序。如图 6-30 所示。单击“确定”按钮。
图 6-30 在文本框中输入应用程序路径
在放映幻灯片时，单击该按钮，便可启动所链接的应用程序。
注意： 使用“插入”→“超链接”也可以完成设置超级链接的操作。使用“动作设置”命令与“插入超级链接”命令的不同之处在于前者还有诸如设置伴随声音、运行宏、设置链接激活方式等多项设置。如果只是做简单的链接则使用后者较为简单快捷。
若需超级链接到某网页，可执行“插入”→“超链接”命令，打开“插入超级链接”对话框，如图 6-31 所示。
图 6- 31 “插入超级链接”对话框
在“插入超级链接”对话框中的“地址”下的文本框中输入要超级链接到的网页名称，单击“确定”。
删除超链接的方法是：选中要删除的超链接的文本或对象，选择“插入”→“超链接”，在弹出的“编辑超链接”对话框中单击“删除链接”按钮。
超级链接只在 “ 幻灯片放映 ” 时才会起作用，在其他视图中处理演示文稿时，不会起作用。
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