快速下载和统一Word文档格式的技巧

快速下载和统一Word文档格式的技巧

现在，Internet已经逐渐走进了人们的日常生活，为我们的工作、学习、娱乐、交流、下载提供了很大的方便。作为一名教师，常常需要从网上下载一些文字资源，经过编辑后再打印出来。这样一来，如何快速编辑文档，就要学习一些技巧。现在我把我下载、编辑的基本技巧整理起来，供各位参考。

一、掌握几个常用的快捷方式：

全选：Ctrl+A   撤销：Ctrl+Z    剪切：Ctrl+X

复制：Ctrl+C   粘贴：Ctrl+V    保存：Ctrl+S

二、下载：

1、有些资源提供了下载地址，如试卷、教案等，可以直接按对话框提示点击“保存”并指定保存位置就可以了。

2、没有提供下载地址的，简捷的办法是：右手操作鼠标，左手在键盘上按快捷方式操作。

①鼠标点击任务栏的“显示桌面”快捷图标，使所有打开的页面最小化。

②鼠标点击桌面上的Word文档快捷图标，新建一个空白的Word文档。

③打开要下载的Web页面，用鼠标选中要下载的文字。

④左手操作复制快捷方式Ctrl+C。

⑤切换到Word文档，左手操作粘贴快捷方式Ctrl+V。

⑥观察段落标记，如果是“硬回车”换行（段落标记是垂直向下的箭头），就点击粘贴选项“仅保留文本”选项。

3、有的网页不允许下载（如竹溪教育网），即鼠标不能选中所需文字，遇到这种情况，可以单击网页上的“文件（F）”下的“使用Microsoft  Office  Word编辑（D）”（在网页工具栏中也有快捷图标），在新弹出的页面中选择所需文字。

三、定制“统一格式”按钮：

如果按常规的编辑文档的方法，从页面设置、字体、字号、行间距、段落缩进等方面进行编辑的话，即使操作比较熟练的话，也需要花去较多的时间。想用轻松便捷的方法编辑文档吗？那就跟我一起用自定义宏按钮的方法来解决吧。

（一）定制“统一格式”按钮

1、打开一个空白的Word文档，在菜单栏中，依次单击“工具（T）/宏(M)/录制新宏(R)…”，在“录制宏”对话框中，给将要录制的宏取一个名字，系统默认名字是“Macro1”。然后单击“确定”按钮，Word会自动弹出录制宏工具图标。

2、单击新出现的录制宏工具图标上“停”旁边的小三角，然后依次单击“工具栏选项/添加或删除按钮/自定义（C）…”，在弹出的对话框中单击“命令”选项卡。

3、在“命令”选项卡中，“类别”栏选择“宏”，“命令”栏选择要录制的宏命令“Normal New Macros Macro1”，并将它拖动到工具栏的合适位置(无论哪个工具栏都可以)，注意，这时不要关闭“自定义”对话框。

4、右击刚刚拖到工具栏上的“Normal New Macros Macro1”，在弹出的快捷菜单中选择“命名(N)”，并将“命名”后面框中的“Normal.New Macros Macro1”改名为“统一格式”作为工具按钮的名称（也可以取其它的名称）。

5、单击[关闭]按钮，完成宏按钮的建立。

（二）录制宏

建好按钮后，进入录制宏状态，接着可做以下几步操作：

1、删除段首空格：

(1)按回车键在段首插入一个段落标记。

(2)单击“编辑/替换”，打开“替换”对话框，设定“查找内容”为“^p　”(“^p”为段落标记，后面跟一个中文空格)，“替换为”设为“^p”，“搜索范围”为“全部”，然后单击“全部替换”按钮，替换结束后，再次单击此按钮。（这样可删除段首的连续两个中文空格。）

(3)将“查找内容”改为“^p ”(“^p”后跟一个英文空格)，“替换为”和“搜索范围”不变，然后单击四次“全部替换”按钮。（这样可删除段首的连续四个英文空格。）替换结束后单击“关闭”按钮退出对话框。

2、设置段落格式：

(1)按“Ctrl+A”选定全文。

(2)单击“格式/段落”，在弹出的对话框中设定“首行缩进”两字符，行距为“单倍行距”，然后单击“确定”退出对话框。

3、设置正文字体：

单击“格式/字体”，在弹出的字体对话框中设置宋体、小四号（字体字号根据常规需要可灵活选择），再单击[确定]退出对话框。

4、设置标题字体：

(1)按“Ctrl + Home”键将光标移到段首，再按“Delete”键删除段首的一个空行。

(2)单击“格式/段落”，在弹出的对话框中设定“首行缩进”为“无”，“对齐方式”为“居中”，然后单击[确定]退出对话框。

(3)按“Shift+End”键选中第一行，然后单击“格式/字体”，在弹出的字体对话框中设置黑体、小二号（字体字号根据常规需要可灵活选择），再单击“确定”退出对话框。

(4)按“Home”键取消选定。

5、设置页面：

单击“文件/页面设置”，在“页面设置”对话框中设定纸张大小为“19.5×27厘米”(也可以设置其它纸型)，上下左右边界分别设为“2.8”、“2.8”、“3”、“2.5”厘米，还可以进一步在“页面设置”对话框中设定其它格式，如纸张方向、文档网格等，然后单击“确定”关闭对话框。

在完成以上操作后，单击“停止录制宏”按钮结束宏的录制，这样全部工作就完成了。

如果还需要其它格式的页面，可依照上述步骤再录制一个宏按钮。

现在，你随便打开一个文档，然后单击“统一格式”按钮，文档格式就会自动转为你预设的格式(如果段首还有空格，可再次单击“统一格式”按钮)。用这种方法，我们可轻松处理从网页上复制下来的文档。

四、“格式刷”的运用：

使用“统一按钮”不足的是小标题没有突出显示出来，不过，“常用工具栏”中的“格式刷”按钮可以帮助我们解决这个问题，使用方法是：

设定好一个小标题的格式，如把小标题设置成“小三、华文细黑”，然后选中这个设置好了的小标题，双击“格式刷”按钮（单击只能用一次，双击可以多次使用），这时鼠标就变成了带着一把刷子的形状，依次选中其它小标题，就可以把所有小标题的格式统一起来了。要退出格式刷功能，可以按键盘上的Esc键，也可以再次单击“格式刷”按钮，或是在页面上双击鼠标。

这是我的一些操作经验，如有错误的地方，敬请各位指正。