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1、严格执行《中华人民共各国档案法》、《中华人民共和国保密法》等法律法规，落实专人负责档案资料（人事档案）管理工作。
2、档案室是单位的机要保密部位，非档案管理人员不得入内。
3、档案管理人员要严格落实"七防"措施（防火、防潮、防盗、防高温、防霉变、防虫驻、防电），室内严禁吸烟，下班时应及时关门落锁，并切断电源，确保档案资料的安全和完整。
4、档案管理人员应按规定及时对各种资料（人事资料）进行收集、整理、立卷和归档，并相应建立登记、保管、查借阅、统计台帐。
5、人事档案单独存柜保管，其转递必须通过机要途径，严禁通过一般邮寄或交员工自带。
6、查借阅档案资料必须分管领导批准，并办理相关手续。外单位利用粮库档案资料时，必须经单位开介绍信，经库领导批准后，方可查阅；人事档案一般不予借阅（经批准除外）。
7、查阅档案资料一般在档案室进行，特殊情况需借阅的须经库领导批准，并为理借阅手续，限期归还。归还后管理人员应逐页检查、核对无误。查借阅人员要爱护档案资料，严禁涂改、撕毁、撤换、抽取单份文件。
8、档案移交、销毁，必须严格按规定进行清点、验收、签字、鉴证。
9、复制重要文件资料必须经过库领导批准。
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