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规范工程档案管理的实践和思考
2004年3月8日，绍兴县人民政府制发实施了《绍兴县建设项目（工程）档案管理办法》，正式将县级以上重点工程档案列为行政许可专项验收项目。此后，绍兴县档案局根据相关法律法规，相继出台了《绍兴县重点建设项目（工程）档案管理登记办法》、《绍兴县县级重点建设项目（工程）档案专项验收管理办法》和《绍兴县档案局统一管理行政许可申请统一送达行政许可决定制度》等7项配套制度。2009年11月，为进一步完善了档案依法行政管理体系，县档案局又制订了《绍兴县档案行政执法检查制度》等16项档案行政管理制度，全县重点工程档案行政许可专项验收工作由此走上了有法可依、依法办事的法制化轨道。2010年1月，县滨海工业园管委会的“八路十八桥”县重点工程档案被省档案局评定为全省档案管理示范项目，柯桥开发委等3个单位被市档案局评定为全市项目档案工作先进单位。同年2月，绍兴县档案局被命名为绍兴县依法行政示范单位。下面，笔者结合实践工作，对工程档案管理存在的问题进行梳理，并提出相应对策。
一、工程档案管理存在的问题
（一）工程档案法制化和规范化管理不够。不少政府部门和企事业单位普遍存在重工程、轻档案，重建设、轻管理，重竣工、轻保存的问题，致使工程档案管理的机构、人员、经费、库房、装具、制度等得不到有效落实，从而造成了工程档案管理“职责不明确、责任不落实、工作不到位、材料不归档、问题不解决”的状况长期存在。
（二）工程档案执法检查力度薄弱。虽有名义上的档案执法队伍，但很少有实实在在的档案执法行动，档案执法队伍力量薄弱。尤其是面对一些工程档案管理违法违规的事实，不敢动真格，束手束脚。工程档案执法检查往往雷声大、雨点小，有的还把严肃的执法检查变成“学习取经”，既不能处罚，也不会处罚，更不敢通报批评，从而造成工程档案执法检查越查越软的“尴尬”境地。
（三）工程档案管理人员业务素质不高。工程档案管理人员中专职人员极少，临时人员较多，他们对档案业务规范普遍不了解，有的虽经过一些短期专项培训，但在具体操作时仍解决不了实际问题。工程档案收集不齐全、分类不合理、整理不规范、标题不标准、排列不系统等问题较为严重。
（四）工程档案的收、管、用问题重重。工程档案种类多，不易科学分类；档案内容多，有前期准备类、中期监理类、施工类、后期竣工图类、竣工验收类等，难以准确编排；档案载体形式多，有纸质文件材料、表格图纸资料、照片及光盘档案等，难以正确归档难；档案形成单位多，有建设、发改、土管、设计、勘察、监管、施工、安装、供应、消防、审计等，工程档案收集齐全完整难；五是档案整理环节多，既有相互联系性较强的综合整理环节，也有各自独立性明显的系统整理环节，规范整理难度大；档案数量多，页数、件数、卷数及套数等都较多，正确统计难度大；档案利用对象多，提供利用难。这“七多七难”造成了工程档案管理处于比较“混乱”的境地。
二、加强工程档案管理的措施和对策
（一）专题汇报，积极争取领导重视。依据与工程档案管理相关的法律、法规、规章，结合工程档案管理的现状和问题形成报告，向县委、县政府领导做专门汇报，得到县领导的高度重视。县档案局就此进行了多次专题研究，并将它作为一项重要工作任务来抓。
（二）调查研究，理清工程档案管理思路。随着一大批重点建设项目工程相继通过论证或开工建设，县档案局将其列入重要议事日程，并开展了全面的调查研究。开展实地调查，对具有代表性的10个县机关、企事业单位的工程档案管理情况进行实地查看、业务指导，重点了解工程档案管理存在的问题和原因；分系统进行问卷调查，向全县142个工程建设项目单位征求管理工程档案的意见，并分析研究普遍存在的问题；分层次电询调查，与20余个工程档案管理人员进行电话咨询联系，摸清工程档案管理中的突出问题及难点。进行登记调查，向全县345家省、市、县级重点建设项目单位发出工程档案依法登记的通知，基本掌握了全县重点建设项目工程竣工、运行及档案管理情况，理清了工程档案管理的基本思路。
（三）制定规范，树立依法管理的意识。经过多次征求意见，几易其稿，2004年1月9日，绍兴县人民政府第十二次常务会议讨论通过了《绍兴县建设项目（工程）档案管理办法》。该《办法》明确了工程档案管理的法律依据，部门、单位职责，收集范围，行政许可专项验收法规程序，档案违法责任，适用单位及基本要求。随后，县档案局又相继出台了《绍兴县重点建设项目（工程）档案管理登记办法》、《绍兴县县级重点建设项目（工程）档案专项验收管理办法》，并将这3个《办法》迅速合印成《绍兴县工程档案管理规范》小册子，送发全县县机关各部门、各镇（街）、各建设项目单位贯彻执行。同时通过绍兴县政府网络和县档案局域网、《中国档案报》、《浙江档案》、《绍兴县报》等广泛宣传。此外，县档案局还通过工作会议、座谈交流、业务培训、论文研讨、工作简报、档案法制知识竞赛等多种形式，大力宣传工程档案法制化、规范化管理的重要意义和作用。
（四）组织培训，提高工程档案管理队伍素质。一是组织综合培训，参加对象是各建设项目单位的项目负责人和档案管理人员，内容主要是工程档案管理的重要性必要性、收集范围、整理规范、登记要求、专项验收事项等；二是组织系统培训，参加对象是各局办、集团下属单位或监理、施工等单位的档案管理人员，讲解内容主要是如何进行工程档案收集和整理；三是组织现场培训，参加对象是已将工程文件材料、资料基本收集完毕的档案人员，讲解内容主要是工程档案的收集标准、分类编码、整理步骤和申报资料、验收程序等，并将现场操作示范和组织参观有机结合起来，收效较好。
（五）加强指导，解决工程档案管理的实际困难。工程档案管理存在收集齐全难、分类合理难、规范整理难、标题拟写难、编目上架难、电子文件管理难等“六难”情况，工程档案管理人员往往有畏难情绪，不敢擅自整理。县档案局坚持上门服务、现场帮教，做到“三到场、一辅导”，即工程档案收集时到场，分类组卷时到场，整理编目时到场，特别是在组织工程建设项目档案专项验收申报资料时进行认真辅导，做到县级重点工程竣工到哪里，档案业务指导就到哪里，收到了较好的效果。
（六）开展执法检查，推进工程档案规范化管理。自2003年8月起，县档案局先后与县监察局、县重点办、县建设局等部门联合发文，每年对县重点工程档案开展执法检查。执法检查一般采取普查与重点检查相结合、自查与抽查相结合的方式；对延误行政许可专项验收的县级重点工程档案，则采取重点执法检查和督查。检查时严格履行执法检查程序，示证检查，现场记录，当场反馈，书面通报，效果较好。2005年12月至2006年6月，县委办、县府办还分别就以县重点工程档案为主的档案工作情况发出限期整改和督查通知书，引起了各被检查单位领导的高度重视，抓紧整改，进一步推动了本单位工程档案的规范化管理。8年来，共依法检查重点工程项目9次526个。
（七）形成制度，开展重点工程项目档案专项验收。自2005年4月起，县档案局每年都和县重点办或县发改局联合发文，有计划地开展已竣工县级重点工程项目档案专项验收，并形成制度。
（刊登于《浙江档案》2011年第十一期，作者为绍兴县档案局王文全）
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