定岗定编思路浅探

  定岗定编思路浅探  

定岗定编，作为企业岗位管理中的一项基本工作，也是一项相对具有一定难点的工作，其难点主要体现在对部门实际工作情况与需求的详细了解与理解上，需要进行细致的工作分析与研究。

定岗指的是明确企业所需要的职位，是结合组织结构设计的要求和岗位流程的需要确定的岗位数量和职责；定编指的是明确企业需要多少适合企业发展的个人，是企业根据工作量和发展需要设定的在岗人员的数量；而企业的定岗定编设计就是结合企业战略发展需要进行岗位设计和人员编制设计的合称。定岗设计的目标是实现企业运作效率最大化，定编设计的目标是实现人工成本最低化。那么，如何有效地进行定岗定编呢？

一、定岗定编的流程

在定岗定编之前，还需要做一项工作，即定责，定责包括部门职责和岗位职责两项内容，这是定岗定编的前提基础，只有明确了各部门各岗位的职责，才可以有据可依地确定岗位数量和人员数量。

定岗的过程主要需要三个步骤的分析：即岗位使命与职责分工分析（岗位定性分析）、岗位工作结构与工作量分析（岗位定量分析）、岗位任职资格与任职者分析（岗位人员分析）。

岗位定性分析，包括部门职能的岗位分工分析、岗位设置使命与职责现状分析和岗位设置原则与特性分析。对于部门职能的岗位分工分析，主要是对组织机构、岗位、编制设置现状的全面了解、对部门职能的梳理与改进以及对部门职能的岗位分解；对于岗位设置使命与职责现状分析，主要是考虑岗位设置的依据与目的，有助于确定岗位的职责与分工是否符合公司的发展要求；对于岗位设置原则与特性分析，主要是确定岗位与部门职能是否匹配。

岗位定量分析，其步骤包括：（1）将岗位工作划分类别，即日常性的部门职能工作和阶段性的部门内部工作，或部门工作、公司项目；（2）对日常性的工作按照工作对象、内容、发生频次、单位工作时间、全年工作量、工作饱满度等进行分析；（3）对阶段性工作按照工作内容、工作或项目周期、工作量发生的特点等方面进行分析；（4）确定指标和标准进行评价，如岗位工作结构比、岗位工作分布强度、岗位工作量饱满度等。

岗位人员分析，就是根据实际人员情况调整岗位分工与设置。定岗定编的最终落脚点在于定员上，企业可以进行全员竞聘，增强企业整体岗位与人员的匹配度，把合适的人放在合适的岗位上。

定编的过程主要包括两个方面的分析：即微观定编和宏观定编，微观定编是指确定各部门、各岗位具体的人员数量，主要应用于各部门确定具体岗位人员数量，包括岗位工作结构与工作量分析和影响岗位定编的关键动因分析；宏观定编指的是确定公司几大类队伍的人员数量和比例关系，对公司总体编制与人工效率、成本进行分析。

在定编分析过程中，从微观分析到宏观分析，通过各部门影响因素的分析，提炼总结公司总体的主要定编影响因素；通过确定影响部门定编的关键动因，分析公司人员编制与人工成本，确定公司整体定编原则；并结合实际人员情况，进行公司定编目的与效果的分析，以及通过长期动态定编管理，以确定分阶段达成的定编目标。

二、定岗定编的方法

明确了定岗定编的流程，就要有相对应的方法来实现科学的定岗定编。定岗定编的方法主要有以下几种：

（一）部门定位与职能发展规划分析

部门职能发展规划是影响岗位与编制的长期因素，在定岗定编时需要考虑岗位与编制的设置不仅只是支持短期的业务运转，还要能够支持长期的发展需求。所以在定岗定编时，要基于长远的考虑。

（二）岗位职责、工作结构与工作量判定

岗位职责的不同，岗位设置、人员编制也相应不同，当部门增加了相关的职能，且需要专人来做的话，就需要增设这样的岗位。如在现在的项目中，对于人力资源部，若是将绩效考核和薪酬的相关职责都做到位的话，就需增设一个绩效薪酬专员岗位；工作结构的分析，主要是对岗位工作中的日常性工作和阶段性工作进行分析，看岗位设置是否合理，岗位设置依据是否充分，工作强度是否合理；工作量的分析，是为了更好地衡量劳动生产率和人工成本。在工作量分析时，需要确定工作量指标和工作时间，工作量指标的确定，需要考虑岗位的性质，然后有重点地进行分析，明确了岗位的工作量指标，就可以对其工作时间和工作频次进行调研，为工作量的核定收集数据。

（三）流程分析

所设置的流程不同，岗位设置也不同。串联式的流程与并联式的流程的不同，考虑到是设置一岗还是多岗也不同。要根据工作性质进行流程的梳理确定，然后再进行岗位的设置。

（四）人员能力素质分析

在岗位设置中，有基于能力的岗位设置，即将明确的工作目标按照工作流程的特点进行分解，岗位的工作任务种类是复合型的，职责比较宽泛，对员工的能力要求较高。这种设置有利于发挥个人的特长，使企业具有应对市场变化的弹性。

在定编过程中，人员素质状况不同，对编制的影响也很大，当工作量一定的情况下，岗位人员能力越高，所需要配置的人数就越少，反之亦然。这就体现在平常工作的效率方面，人员能力不同，效率自然也就不同，所以，影响定编的因素通常可以从“效率”和“工作量”两个方面进行分析判定。

另外，对于定编，还有很多方法，如劳动效率定编法、设备定编法、比例系数法、业务分工定编法、岗位定编法、访谈法及预算控制法等，这些方法的应用，与不同的部门、不同岗位的性质相关，需要针对不同的情况选取不同的方法。

定岗定编，是一项系统性的工程，合理的定岗定责可以避免“事无专管、临期推诿；任无大小、苦乐不均”的管理弊病，使得物物有人管、事事有人问；科学地进行岗位设置，可以减少企业的内控风险等岗位管理问题；在有效地定岗之后，才能配套地对员工的岗位职责与任务的完成情况进行考核，明确人员能力，从而合理地定编。最终达到提高企业工作效率与减少人工成本的目的。

让员工有话说出来

时常遇到其他部门的员工来问我有关业务上的问题，我很纳闷，为什么他们宁愿曲线解决问题，而不直接向自己的主管请教呢？后来发现他们害怕和主管沟通，即便 不理解主管布置的任务，也不敢多问，为什么呢？主管很严厉，员工一提问，主管就批评他们笨。这样一来，很多员工即使有疑问也不再去提了。

 

    这种现象在企业中并不鲜见。表面看来是员工不积极主动解决问题，实际根源在管理者。有的管理者喜欢和下属拉开距离以示权威，但没想到这样做的后果危害很大：

 

    1、增加管理者决策风险

 

    员工是战斗在一线的具体操作者，他们所了解的信息往往比管理者更为具体和深入，而这些信息又是管理者决策的关键依据。如果管理者在听不到基层的意见和建议时就贸然决策，极有可能导致决策的准确性发生偏离，错误的决策一旦执行，甚或导致错误的后果。

 

    2、分裂组织团队精神

 

    员工对团队充满希望时，他会及时向团队汇报发现的问题。如果对团队失望时，员工的积极性会减弱，一旦员工对团队彻底陷入绝望，面对团队，他就会一言不发，即便看到团队发展到了危险边缘，也会无动于衷。团队中这样的人多了，那离崩溃就不远了。

 

    3、降低员工工作积极性

 

    人在轻松的氛围下更富有创意，更易激发人的潜能，从而产生更大的工作效能，否则，人的主观能动性就不能得到积极发挥，甚至锐意进取的精神也会逐步消失。管 人要管精神，不要光管躯壳，尤其是对那些需动脑层次稍微高点的工作。比如技术或管理人员，有时候他在思考问题，而你根本就看不到他在思考什么？而你不能说 他没在工作。

 

    如此等等，其危害程度远不止这些。因此，管理者要让你的员工敢于面对你说真话，和你在同一个阵线去解决问题。这关键看管理者的基本素养能不能让员工认同，看管理者能不能给他们创造一个积极发言的环境。

 

    1、放低姿态，拉近和员工心灵的距离

 

    在和员工沟通时，不要总是有意制造一种比员工高一等的优越感，要搞清楚上下属之间虽职级不同，但人格始终平等。一旦你表现出那种唯我独尊的姿态被员工感觉到，那原本和你走得挺近的员工也会慢慢地和你拉开距离，隔阂便随着距离而产生。

 

    2、适可而止，不要给员工太多的压力

 

    在布置任务时，要考虑和员工的能力相匹配，施加的压力要适度，不要过多安排超越其能力的工作，如为了锻炼他而布置难度过高的任务时，要适时给他提供一些帮助，切不可布置了任务后，不管不问，伸手只管要结果，在没有得到自己预期的结果时，就横加指责。

 

    3、多些表扬，不要经常当面斥责员工

 

    员工工作业绩得到提升或有建设性的开展工作，要公开表扬，让员工有成就感，让其他员工形成价值标准和努力的方向。一旦员工犯错还是私下批评为好，既让其了解自己的过失，又保全员工的自尊心，员工会产生感激和心灵贴近的感觉。

 

    4、不要总是用自己的标准随意评定员工

 

    以前接触过一名业务经理，人很能干但度量不够，每每听到员工意见与自己相违背时，就会生气怒骂，甚至有时候还屡屡提及。次数多了，让不少下属羞愤交加，不 久之后就另寻东家，他最终成了孤家寡人。此法实不可取，不管员工的意见和建议好与坏，都要积极聆听。好的意见和建议，不仅要认真听取，还应给予一定的奖 励，以提高大家的积极性。

 

    5、布置任务，充分聆听员工的意见

 

    经常有这样的现象，当领导布置完任务后问大家听清楚了没有，有没有困难？很多时候大家都说很清楚，并保证能完成任务。可是一旦去做，却又犯迷糊，要完成什 么标准也不清楚。如何解决这个问题，这就要求我们的管理者要积极营造一种氛围和习惯，布置工作任务时，要让员工充分说说有什么问题，认真、谦虚的聆听一下 具体执行者的反馈，这样对管理者做决策很有帮助。

 

    6、放下架子，让员工不要有压力感

 

    你肯定经历过原本很轻松的工作场景由于领导的到来而变得紧张起来。以前我认识一位主管，动不动就批评员工，一点也不顾情面。大家跟这样的主管沟通感到很拘 谨，怕出问题，根本不愿意和他沟通，但也不愿意得罪他，甚至还曲意恭维，其实心早已离开了他。可悲的是，这位主管还一直认为把员工一个个的搞成蔫菜叶，凸 显自己很出色，其实员工内心都很烦这样的管理者。

 

    7、布置工作，不要超越下属的权限范围

 

    有家公司要求常务副总和其他副总进行沟通签订公司目标责任书，企管部负责收集整理。之后，常务副总要求企管部根据各分管副总的职责拟定了目标责任书初稿， 经他审核之后，再由企管部分别到各副总处进行沟通签字。结果，有些副总对有些指标存在异议、提出意见，拒绝签字。于是企管部经理便把这些意见转达给常务副 总，而常务副总仍然没有直接和相关副总沟通，还是要求企管部经理向相关副总转达自己的意见，但人家还是拒绝签字。就这样，企管部经理感到很难堪，这项工作 已经明显超越了企管部经理的职权范围。

 

    8、面对过失，勇于替下属担当责任

 

    当下属做错事情被怪罪时，有的管理者不仅不和下属一同承担责任，反而会一味推卸甚至责骂，把下属搞得很难堪。管理者不要忘记，不管是自己的决策问题还是下属的工作不力所造成的问题，作为管理者都需要担责。

 

    作为一名管理者，如果能做到这些，你就会树立起真正的威信，员工自然会向你敞开心扉，诉说衷肠，这样的话，你就不用再发愁你的员工在面对你的时候封锁自己的心门，有话不说了。