第三编 承办事务篇
第七章 发文处理标准
■ 发文办理程序
一、 拟稿、审核与签发
1.拟稿
⑴ 在文稿前边要用公文稿头纸。
⑵ 文件发放范围要写得明确、具体。
⑶ 拟稿人要把有关的文字资料和拟稿的依据附在文稿后面。
⑷ “批转报告”也是发文的一种形式。一般在拟好“报告”的文稿的同时，代拟批语，然后将“报告稿”和“批语文稿”一并送领导机关核发。
⑸ 主管部门拟以领导机关名义发的文稿，要经部门领导审核签字。涉及其他部门的问题，要送请其他部门会签。 2.审核
⑴ 查是否需要行文，以什么名义行文。
⑵ 查文稿内容与法律、法规和政策以及上级政府的有关规定是否一致，与平行机关和本部门已有的规定是否矛盾。
⑶ 查要求和措施是否明确具体、切实可行。
⑷ 查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签。如发现文告内容涉及其他部门，且又没有协商、会签时，应暂不签发，责成主办单位组织协商、会签后再送审。 ⑸ 查文字表达是否准确、简练、条理清楚，标点使用是否正确，文字书写是否规范。
⑹ 查公文格式是否符合规定。
3.签发
签发的格式包括核准意见、签发人姓名、签发日期三项，缺一不可。
A. 核准意见要具体。常见的核准意见有：“同意印发”、“打印发出”、“抄清后发”等。如果认为文稿还应送其他领导同志审阅，应写明“请×××同志审阅后印发”。
B. 其他审批人（对文件内容承担次要责任的其他领导人）没有不同意见的前提下，才可以圈阅。
C. 签发人姓名要写全。
D. 签发日期不缺项。
核准意见、签发人姓名、签发日期均应写在准用发文稿纸左上侧“签发”栏内，不要直接写在文稿首页或尾页空白处，以利立卷归档。
二、 缮印与校对
三、 用印、登记与封发
1.用印
◇ 文件用印时，必须以签发好的文件原稿为依据，经核对无误后方能用印。
◇ 文件用印要端正、清晰，要端正地盖在成文日期上方，上不压正文，下要“齐年盖月”（即印章的左边缘与落款日期的年相齐，月、日盖在印章的下面）。
◇ 要核实份数，超过份数的不能盖印。
2.登记
一切发出的文件，均应进行登记。
3.封发
◇ 分装之前先要看发文稿纸注明的发送单位、密级、有无附件等。入封文件要折叠平整，并略短于信封长度。
◇ 邮政编码、地址、名称要在发送文件的信封上写准确。
◇ 发文如系密件、急件、亲启件必须分别注明，文件的封口要用糨糊或胶水封实，不要用书钉钉封，绝密文件应盖专用密封章或贴密封签。
■ 来文收集
一、来文收集的含义
来文收集是指对已处理完毕，但需要立卷归档或保存一定时间的来文，进行汇集回收的过程。
一、来文收集的工作方法
1. 来文份数较多的，在处理的同时留足归档的份数。
2. 来文只有一份又需要归档的，要在文件眉头加盖明显戳记。如“此件阅后请退回归档”之类的字样，并在登记簿上作出记载，以便催要。
3. 领导同志有重要批示的文件，如果能够复印的，可将原件存留，复印件送给阅知部门或阅知人。
4. 对传阅件，要在传阅完毕后及时收存。
5. 对上级召开的各类会议印发的文件材料，要按“会议主办单位的通知”和“会议文件目录”，及时收集，登记后再交有关部门或个人使用，用毕及时收回。
■ 文件的传达
一、文件传达的含义
文件的传达，是指根据文件内容和规定的传达范围，利用会议向有关人员口头传达。传达上级文件，要按照时限要求，可一次性传达到指定范围，也可分期传达到指定范围。
一、传达文件的要求
1. 不可随意扩大传达范围，不能随意各取所需和擅自截留。
2. 需要同广大人民群众见面的文件，一般可直接传达到群众，不必先党内后党外、层层传达。需要逐级传达的，必须在文件规定到达群众的最迟时间内传达完毕。
3. 需要向广大党员和群众传达的重要文件，各级领导干部都应亲自宣讲或辅导，使党的方针、政策为广大群众所了解、理解并变为自觉行动。
■ 文件的管理方法
１. 定位管理法
２. 跟踪管理法
３. 卡片管理法
■ 公文立卷
一、公文立卷的含义
公文立卷，是指机关文书部门将已经办理完毕的、具有一定查考利用价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。
案卷，也称卷宗，指有关某一问题或某一工作活动的系统的、具有密切联系的文件材料的组合体。
二、公文立卷的范围
1. 应以国家档案局颁发的《关于机关档案保管期限的规定》、《文书档案暴光期限表》和《机关文件材料归纳的范围》等文件的基本思想为指导。
2. 要明确文书立卷的分工，即哪一级的文件由哪个机关立卷。应该立卷归档的文件材料，应以本机关、本部门为住。原则上以什么名义发的文件就在哪里立卷；是哪个部门承办或主办的文件，就放在哪里立卷。
三、公文立卷的准备
1. 立卷类目的编制
2. 立卷类目的组成
⑴ 类名，即类别，是综合概括归卷文件材料的类属名称。如组织类、宣传类、工交类、城建类、财贸类、文教类、综合类等等。
⑵ 条款，即条目。如第一类第一条为“1-1”、第二类第二条为“2-2”等等。
三、组卷
1. 调整立卷
2. 卷内文件排列和编号
{可以按时间、问题、重要程度、问号、作者、地区、通讯者、文种名称、人名的姓氏笔画或拼音字母等顺序进行排列。}
3. 拟订案卷标题 通常应当标明卷内文件作者、问题、名称三个基本部分，中间用“关于”、“的”来连接。例如：“××省政府关于农村工作的决定（指示、通知）”。
◇作者——可用通用的简称，如“中共××市委”，对本机关可简称“本局”、“本委”、“本厂”等。
◇问题——有些文件名称相近或卷内文件名称过多，可以进行概括，或举出两三个有代表性的文件名称后面加“等”字。
◇时间——一般的案卷标题不需标明时间，只有计划、报告、总结、预算和重要文件以及跨年度文件组成的案卷才需要标明时间。
◇通讯者——将同一性质的机关概括为总称，例如：“××市航运公司就制止货轮搭客问题与××线各航运公司的往来文书”。
◇地区——如：“××地区各县关于减轻农民负担情况报告”；或“××地区行署关于××、××等五个县（市）防汛救灾情况的调查报告”。
■ 案卷归档
一、 案卷目录的编制
案卷目录的项目有“案卷号、立卷类目号、案卷题名、卷内文件起止日期、卷内文件份数、页数、保管期限、备注”等等。
二、 文件检索工具的编制
⑴ 文号索引，又叫文件作者目录。 ⑵ 文件分类目录，又叫文件综合分类目录。
三、 案卷的归档
⑴ 归档范围。指机关在工作活动中，形成和使用的文件以及其他有关的材料（包括照片、图表、印模、录音带、录像带等）。 ⑵ 归档时限。一般应在第二年上半年向档案部门移交档案。
⑶ 归档要求。移交目录一式2至3份，一份经签字后留公文处理部门使用，另外1至2份交机关档案室保存。
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