电子表格的基础知识

基础知识——输入公式

 

11由于Excel有两百多个函数,记住所有函数及其参数是非常困难的。因此创建含有函数的公式时,使用"插入函数"对话框将有助于函数的输入。在"选择函数"列表框中选择所需要的函数名,如"AVERAGE",此时列表框的下方会出现关于该函数功能的简单提示(也可以在"搜索函数"文本框中输入对需要解决的问题的简单说明,然后单击"转到"按钮,就会在"选择函数"列表框中给出推荐的函数,从中进行选择)。

 

复制公式

 

AAA首先观察要复制公式的单元格是否连续，如果是连续的，那么只要在输入公式后，用鼠标双击右下角的填充柄就可以将公式复制到所有的单元格了，如果是不连续的，则可以先按住ctrl键将所有需要复制的单元格选中，在最顶端的单元格中输入公式，完成后按下ctrl+enter组合键就可以将输入的公式应用到所有选中的单元格了

 

数据清单的编辑

 

数据清单是指工作表中一个连续存放了数据的单元格区域。可把一个二维表格看成是一个数据清单。比如，一张考试成绩单，可以包含学号、姓名、各科成绩、总成绩、平均成绩等多列数据。数据清单作为一种特殊的二维表格，其特点是：

   （1）清单中的每一列为一个字段，存放相同类型的数据。

   （2）每一列的列标题（即数据清单区域中的第一行）为字段名，如姓名、高等数学、物理、大学英语等等。

   （3）每一行为一个记录，即由各个字段值组合而成。存放相关的一组数据。

   （4）数据记录紧接在字段名行的下面，即列标题和数据之间不能用空白行分开。

   （5）在数据清单区域内，某个记录的某个字段值可以为空，但是不能出现空列或空行。

   （6）工作表的数据清单数据与工作表中其他数据之间至少留出一个空白列或一个空白行，以便于数据清单的检测和选定。

修改图表数据

 

 在Excel中，改变和图表有关的单元格的内容时，Excel会自动改变图表中的图形显示。例如，我们将“B3”单元格中的数据改为“300 ”就会看到图形自动按照新的数据重新绘制。

对于已经建立的图表，有时可能想修改与数据点相关的值，它们可能是常数值或者是从工作表公式中产生的值。最简单的方法是直接在工作表中编辑与图表数据点相关的值。对于大多数图表类型，我们可以通过拖动数据标示直到所需数值来调整常数值。若要修改从工作表公式中产生的数据点值，可以拖动数据标示并使用单变量求解。修改图表中的数据点值会自动更新对应的工作表值。在堆积图和100% 堆积条形图或 100%堆积柱形图中，可以选定数据点并将数据标示顶部拖动到新值。图表的所有数据点的百分比成比例地调整

 

创建图表

 

选定生成图表的数据区域。创建图表以前一般要先选定用于作图的数据区域，包括行、列标题，这样图中才能显示它们。选定的数据区域可以连续，也可以不连续，但是这些不相邻的区域所在行或列必须相同，能形成一个矩形。如果选定的区域有文字，即行、列标题，则文字应在区域的最左列或最上行。 Excel提供了“图表向导”来创建图表。“图表向导”用一系列的对话框来指导建立和完成新图表或修改已存在的图表。创建图表的每一个步骤都对应一个对话框，用户可根据需要选择继续进行下一个步骤或返回到上一个步骤，也可跳过中间的步骤选择“完成”按钮，完成默认格式图表的创建。

复制格式

 

1．选中要复制样式的段落，或者将插入点定位其中 2.单击【常用】工具栏的【格式刷】按钮，将鼠标变成格式刷形状 3.拖动鼠标经过接受格式的文字或者段落提示：在步骤2中双击格式刷，可以反复多次使用复制的格式，知道再次单击【格式刷】结束

插入与删除记录

 

先新建一表,里面有字段:公司名称,联系人名称.我们可以在“公司名称”与“联系人名称”两个字段之间加入一个“公司地址”字段。首先把鼠标移动到“联系人名称”字段的标题上，鼠标光标变成一个向下的箭头，单击鼠标右键，在弹出的菜单中单击“插入列”命令。这样就在“联系人名称”字段前面插入了一个新的字段。新插入的字段名是“字段1”而不是“公司地址”，因为我们还没有给它指定名称，“字段1”是Access自动给的名称。要改变字段名，可以将鼠标移动到“字段1”的标题处，双击鼠标左键，标题就变成可以修改的了。将“字段1”三个字改成“公司地址”，完成后敲键盘上的回车键。这样“公司名称”和 “联系人名称”两个字段之间多了一个叫“公司地址”的字段

 

图表修饰

 

使用“格式”菜单。系统会根据所选图表元素的不同，自动调整“格式”下拉菜单中的命令项。在“格式”菜单中选择相应的图表元素命令，即弹出该图表元素的格式对话框，然后在对话框中对该图表元素进行格式设置。

双击图表中的图表元素，显示该图表元素的格式对话框，然后在对话框中对该图表元素进行格式设置。

打开“图表”工具栏，选取要格式化的图表元素，单击“图表”工具栏中的“格式化”工具按钮，弹出相应图表元素的格式对话框，然后在对话框中对该图表元素进行格式设置。

   注意：“图表”工具栏中的1各式“按钮，取决于当前选中的图表元素。图表元素不同，单击”格式“按钮后所弹出的格式对话框的操作对象不同

自动套用格式

 

在自动套用格式时,可以选择套用全部格式也可以套用部分格式。单击"自动套用格式"对话框中的"选项"按钮,在对话框的下面给出了6个具体的格式选项 ,可以根据需要进行选择。如果要删除某一区域的自动套用格式,则首先选中该区域,然后选取"格式"菜单中的"自动套用格式"命令,在"自动套用格式"对话框的类型列表中选择"无",单击"确定"按钮,即可删除该区域的自动套用格式。

保护数据

 

工作表保护。点击“工具”—“保护”，—“保护工作表”,可以设定密码保护你的工作表，以防止自己无意的修改或他人未经授权的修改。此功能可使非法用户只能看到工作表内容，但无法对文件进行修改。如果用户想在总体保护表的情况下对表的个别数据进行修改，可在保护工作表之前，设置“单元格格式”-“保护”选项，选择锁定或隐藏复选框。取消锁定则在保护工作表之后仍可修改此区域数据。设置隐藏可使保护工作表之后，隐藏公式数据。

工作簿保护。Excel为用户提供了二种方式来保护工作薄。点击“工具”—保护”—“保护工作簿”，可以设定密码保护你的工作簿的结构和窗口。保护“结构”，是指工作簿中的工作表将不能进行移动、删除、隐裁、取消隐跟或重新命名，不能插入新的工作表。保护“窗口”可以在打开工作簿时保持窗口的固定位位置和大小

 

数据排序

 

字母数字文本按从左到右的顺序逐字符进行排序。例如，如果一个单元格中含有文本“A100”，Excel 会将这个单元格放在含有“A1”的单元格的后面、含有“A11”的单元格的前面。

文本以及包含存储为文本的数字的文本按以下次序排序:

　　·0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 （空格） ! " # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ “ ] ^ _ ` { | } ~ + < = > A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z

　　·撇号 (‘) 和连字符 (-) 会被忽略。但例外情况是：如果两个文本字符串除了连字符不同外其余都相同，则带连字符的文本排在后面。

 注释  如果您已通过“排序选项”对话框将默认的排序次序更改为区分大小写，则字母字符的排序次序为：a A b B c C d D e E f F g G h H i I j J k K l L m M n N o O p P q Q r R s S t T u U v V w W x X y Y z Z

输入与编辑字符

 

输入长字符串 单元格的宽度有限，输入的字符串超出单元格的宽度时，存在两种情况：情况一：右侧单元格内容为空时，则字符串超宽部分一直延伸到右侧单元格，成为宽单元格；情况二：右侧单元格有内容时，则字符串超宽部分隐藏，不在右侧单元格显示。

 

插入与删除工作表

 

如果要在某个工作表之前插入一张空白工作表,需要先选中该工作表,然后选择"插入"菜单中的"工作表"命令即可。新插入的工作表成为活动工作表,并自动采用缺省名,可以根据需要重新命名。当不再需要某个工作表时,可以删除此表。步骤如下: 　　 1)选定所要删除的工作表为当前工作表。 　　 2)选择"编辑"菜单中的"删除工作表"命令,如果工作表中有数据则出现"警告"对话框。用户可根据需要进行删除或取消。

 

清除与删除

 

清除单元格和删除单元格不同。清除单元格只是从工作表中移去了单元格中的内容，单元格本身还留在工作表上；而删除单元格则是将选定的单元格从工作表中除去，同时和被删除单元格相邻的其他单元格做出相应的位置调整。例如，在工作表中清除下面的单元格区域“b2：d4”，之后就会看到的菜单。在图中被清除的单元格还保留在其所在的位置上，只是将其中的内容删除掉了。

 

函数的应用

 

若要使用函数，则将它们输入到工作表中的公式内。在公式中使用的字符次序称为语法。所有的函数都有相同的基本语法。若不遵守这种语法，则 MicrosoftExcel 将显示一条信息，指出在公式中有错误。如果公式以一个函数开始，则应该像其它公式一样，在函数前面加一个等号。括号告诉 Microsoft Excel参数开始和结束的位置。记住：左右两个括号必须成对出现，括号前后都不能有空格。请在括号中指定参数。参数可以是数字、文字、逻辑值、数组、误差值或者引用位置。指定的参数必须能产生一个有效值。有些函数也接受计算时并不需要的可选参数

12-07-16