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Excel电子表格教程

2014-07-19  泛舟学海...

Excel电子表格教程

第一章 Excel电子表格概述

Excel是办公室自动化中非常重要的一款软件,很多企业都是依靠Excel进行数据管理。它不仅仅能够方便的处理表格和进行图形分析,其更强大的功能体现在对数据的自动处理和计算。

在桌面上打开EX软件后,窗口的组成和WD一样由菜单栏、工具栏、工作区、状态栏等组成,但WD的工作区是一张白纸,而EX的工作区就是一个灰色的表格,所以如果说WD是专业文档处理软件,那么EX就是专业处理与表格数据相关的软件,如报表、工资表、资产表、商品明细表、销售表等。

在日常办公中,如果是文字居多而表格相对较简单时就用WD来处理,如果更多的是表格或数据较多要计算处理的就一定用EX来处理,你会发现相当的顺手(如有问题联系 8236564)

一、基本概念:

单元格:Excel中的每一张工作表都是由多个长方形的“存储单元”组成,这些长方形的“存储单元”即是单元格。这是Excel最小的最小的单位。输入的数据就保存在这些单元格中,这此数据可是字符串、数学、公式等不同类型的内容。。

行号和列标Excel使用字母标识列,从AIV,共256列,这些字母称为列标;使用数字标识行,从165536,共65536行。每个单元格通过“列标+行号”来表示单元格的位置。如:B1,就表示第B列第1行的单元格。

名称框:显示当前活动单元格的地址。

编辑栏:显示当前活动单一格的内容,可以在这里输入和编辑数据、公式等数值。

工作表标签:工作表是由单元格组成,在excel中一张工作表由256×65536个单元格组成。Excel中默认新建的工作簿包含3个工作表,工作表的标签名为sheet1sheet2sheet3。可能通过单击工作表标签在不同的工作表之间进行切换。

工作薄:工作簿是处理和存储数据的文件。标题栏上显示的是当前工作簿的名字。Excel默认的工作簿名称为“book1”。每个工作簿包含多个工作表,默认状态工作薄包含3张工作表,但是3张工作表往往不能满足用户的需要,所以一个工作簿中可能包含多张工作表,最多时一个工作簿中可能包含255张工作表。

二、数据填充

1、输入数据

在工作表的单元格中可以输入两种类型的数据:文本数据和数值数据。

1)文本数据:文本数据包含汉字、英文字母、数字、空格以及其他可从键盘输入的符号,即字符数据。默认情况下,文本数据沿单元格左边对齐。在一个单元格中要另起一行输入可按 Alt+Enter键。

如果与活动单元格右相邻的单元格没有数据,输入文本数据超出的部分会延伸到该右邻单元格:如果右邻单元格已有数据,则超出部分不显示,但并没有删除。在改变列宽或后可以看到全部的文本数据。

文本中的数字:如果在数字前加一个英文状态下的单引号 ’,输入的内容为文本数据。例如输入邮政编码“0599”时,应该键入:’0599,否则其中的0就会消失,因为在数字前有0和没有是一样的。在输入如身份证号码是数字但内容很长时,应以文本的方式输入,否则数据将会不正确。

2)数值数据: Excel的数值数据只能含有以下字符:0123456789+-,(,),!,$%Ee。默认情况下,数值数据在单元格中自动右对齐。

如果要输入分数,比如9/10,应先输入0及一个空格,然后再输入9/10。如果要输入一个负数,则需要在数值前加上一个减号或将其用括号括起来。例如(910)表示-910

当输入一超过列宽的较长数字时,Excel会自动采用科学计数法(如3.1E-12)表示,或者只给出“####”标记。

3)修改数据:正在输入数据时完全错误,可按Esc建取消输入,然后重新输入。如果只是部分错误,可在先选中该单元格,在编辑栏中修改,或双击单元格在单元格内修改。

4)复制或移动数据:一种是用复制或剪贴工具栏实现,这方法在WINDOWS所有软件中通用,还可以用拖动鼠标来实现,方法是:① 选定要被复制的单元格区域,再将鼠标指针移动到该区域边框线上,这时鼠标形状变成箭头状。 按住Ctrl键,箭头光标上方增加一个“+”号,同时拖动鼠标到需要复制数据的位置松开按键。这是复制,如果在移动时没有按住Ctrl键将是移动数据。

注意:在复制多个单元格数据时,在粘贴区只要选中左上角第一个单元格就可以了。

用户在创建工作表过程中,对有一定规律的数据序列或有固定顺序的名称等,如“第一、第二、第三、……”或者“24816,……”,可以利用序列填充功能减少重复输入。

2、序列类型 

Excel能识别的序列类型有:等差序列、等比序列、日期序列和自动填充序列。

1)等差序列:等差序列的每个数值由前一个数值加上一个固定值得到。每次增加的固定值称为步长。例如:初始值为1,步长为2,得到的等差序列为1357,…

2)等比序列:等比序列的每个数值由前一个数值乘以一个固定步长得到。例如:初始值为1,步长值为2,得到的等比序列为1248,……

3)日期序列:日期序列的每个日期数据由前一个日期加上一个日期单位得到。日期单位包括日、工作日、月、年四种。如初始值为1995-7-2,日期单位为年,得到的日期序列为1996-7-21997-7-21998-7-2

4)自动填充序列:根据给定的初始值自动递增或递减而形成的,例如:第1组,第2组,第3组,……  

3、填充序列

1)使用“序列”对话框填充数据序列:单击编辑——填充——序列,可在“序列”对话框的“序列产生在”栏中设定按行或按列进行填充,在“终止值”文本框中输入终止值。

2)快捷方式填充数据序列:建立等差序列数据最简单的方法是先在单元格区域的第一、第二个单元格分别输入初始值和第二个数值,然后选定这两个单元格并拖动填充柄到整个单元格区域,Excel将自动用第二个值与初始值之差作为步长进行等差序列填充。(当鼠标光移动到填充句柄上方时,鼠标会变成“ + ”字形状,此时可能通过按住鼠标左键拖动实行自动填充操作,竖向单击拖动鼠标,释放鼠标左键后,自动完成填充操作。最后一个填充的单元格右下角,会出现一个“自动填充选项”,单击“自动填充选项”标记,会出现如图所示的自动填充选项,在这里我们可以重新选择自动填充的方式,默认填充方式为“以序列方式填充”,Ctrl键的使用。)

3)自定义序列:用户可以将经常使用而又带有某种规律性或顺序相对固定的文本,设定为自定义序列,以后只需输入序列的第一个数据,再利用拖动填充柄的方式就可以实现序列填充。

【例】 将“一公司、二公司、三公司、四公司、五公司”文本序列设定为自定义序列。

用户也可以直接在“选项”对话框“自定义序列”标签上的“输入序列”框中输入要定义成序列的数据项,每个数据项以Enter键分隔,输入完毕后再单击添加按钮,这样自定义序列操作即可完成。

三、基本操作:

1、单元格的选择:

选定整个表格:单击行和列交汇点左上角的空格。

选定行、列:通过单击行号或列号选定单行或单列。按住鼠标左键在行号或列号上拖动,选中连续的多行或多列。 

选定不连续的区域 按住Ctrl建选定不连续的区域。按住Shift建选定连续的区域。 

合并单元格:首先选定要合并的多个单元格,单击 合并 按钮。如果合并错了再点击 合并 按钮可取消合并。利用控制柄可复制一样的格式。

注意:在电子表格中行和列是固定的,不能像在WD中的表格操作一样有拆分,也就是说一列是固定的,不能在一列中再拆分成二列,要实现一列中分成二列,只能占用二列,而将前面的单元格合并成一个。

2、插入和删除:

插入单元格:右击要插入单元格的位置,选择插入,“活动单元格右移”将选定的区域右移动,“活动单元格下移”将选定的区域下移动,“整行”将选定区域所在的行全部向下移动。“整列” 将选定区域所在的列全部向右移动。

插入行或列:右键单击要插入行或列的行号或列号,选择“插入”。或用菜单 插入——行;

删除单元格中的内容:选定一个和多个单元格,按Delete建,只清除数据,要清除单元格的格式批注等内容,要使用“编辑”菜单中的“清除”下拉菜单中的“全部、格式、内容、批注”等选项。其中“全部”是把单元格回到原始状态。

改变行列的大小:在各行或各列的分界线上鼠标变成双向箭头,按住左键拖动可改变大小。设置固定的行高或列宽,点击 格式——行或列——行高或列宽,输入数值。如果要统一改变多行或多列的大小,可选中这些行或列,改变其中一行或列的大小那么其它行或列也会变成一样。

 

第二章 格式化工作表

一、数据的格式化

1、设置数字格式

在一些专业应用要对数字格式进行特殊设置,比如保留小数点二位、采用科学记数法、使用百分比和自带货币符号等,这就需要对数字进行格式化处理。

1)使用“格式”工具栏按钮:在工具栏中有五个数字格式按钮。先选定单元格或单元格区域,再单击工具栏中相应的按钮,则所选定单元格区域中的数字将按指定格式表示。

货币样式¥:在数据前加“¥”符号,保留两位小数,如:68.012→¥→¥68.01

百分比样式%将当前数据×100后再添加百分号,如:0.68%68%

千位分隔样式:财会上在每个千位上用千分号分隔,并保留两位小数,如:6801.016,801.01

增加小数位数。数据的小数位数加1,如:68.01→→68.010

减少小数位数。数据的小数位数减1,如:68.01→→68.0,并进行四舍五入。

2)使用“单元格格式”对话框:执行格式→单元格命令,在弹出的“单元格格式”对话框中选择“数字”标签,可以对数字格式进行更多的设置。如设置文本等。

2、设置字体、字号、字形、颜色

Excel工作表中的汉字,其默认格式是宋体、12、黑色。设置的方式和WORD中一样。

1)使用“格式”工具栏按钮: 2)使用“单元格——格式”对话框:选字体选项卡。3、设置数据的对齐方式

系统默认的数据对齐方式是:文本左对齐、数值右对齐。使用“格式”工具栏或菜单命令都可以对数据的对齐方式进行重新设置。

1)使用“格式”工具栏按钮

  2)使用“单元格格式”对话框:执行格式→单元格命令,打开“单元格格式”对话框,选择“对齐”标签。设置文本的水平与垂直对方方式,还可以设置文本方向,及对文本的自动换行等。

4、条件格式:

例如,在成绩表中,设定不及格的分数用红色加下划线表示,100分用蓝色加粗字体显示:单击格式——条件格式,在对话框中选择条件和条件值,或单击添加增加条件。

二、单元格的格式化

1、设置边框

为方便用户制表,Excel中的单元格都采用灰色的网格线进行分隔,但这些网格线是不可以打印的。用户如果希望打印网格线,就需要为单元格添加各种类型的边框。

1)使用“格式”工具栏按钮:单击“格式”工具栏“边框”按钮右边的下拉箭头,在弹出的下拉列表框中给出了多种形式的边框,使用方法和WORD一样。

2)在格式——单元格对话框中设置:选择“边框”标签,可以为选定区域中的各个单元格添加上、下、左、右边线以及为所选定的整个区域添加外边框,还可以选择不同的线型和颜色。

如果用户选择了浅色的边框,它与网格线不容易区分,这时,可以执行工具→选项命令,在“选项”对话框的“视图”标签上,取消“网格线”复选框,以隐藏网格线。

2、设置底纹

设置底纹是指为单元格添加背景颜色和修饰图案,其目的是要突出某些单元格或单元格区域的显示效果。使用“单元格格式”话框中的“图案”标签可以设置颜色及图案:如果只进行背景颜色设置,也可以使用“格式”工具栏的“颜色”按钮。

3、复制格式

利用“常用”工具栏中的“格式刷”按钮可以进行格式复制,可以将单元格格式设置成一至:

如果需要进行多次格式复制,应该用鼠标双击“格式刷”按钮。当要结束格式复制时,应再次用鼠标单击“格式刷”按钮或按Esc键即可。

4、隐藏行和列

隐藏行或列:选定要隐藏的行和列,可多行和多列,单击格式——行(列)——隐藏,可以从不连续的行号和列号看出是否有被隐藏的行或列。当表很大时,可以占时将不要编辑的列隐藏将减少版面。

取消行隐藏或列隐藏:选择隐藏行或列的头尾两行或两列。格式——行(列)——取消隐藏即可。

5、添加批注

是对单元格内容进行解释说明的辅助信息。通常它不显示出来。右键-插入批注。输入信息后单击别的单元格即可。要查看批注只要鼠标单击该单元格(红色小三角)。是显示出来点击 视图——批注。

第三章 多工作表的应用

Excel允许同时处理多个工作表。例如,可以将一年的财务报表按月生成12张工作表存入在同一个工作簿文件中Excel还允许在不同工作簿之间进行数据交换,也可以建立数据链接关系,从而大大增强了数据处理能力。

1、同一工作簿中多工作表的操作

同一工作簿中的多工作表操作,经常用于内容相关的多份报表处理。例如,一年四个季度的销售报表,112月的工资表等。

1)插入工作表:执行工具选项命令,在“选项”对话框“常规”标签的“新工作簿内的工作表数”框中输入0255之间的某个数字,则以后新建的工作簿将拥有与该设定相同的工作表数目。

2)复制或移动工作表:如果需要两个或多个同样内容的工作表,或某个工作表上有许多重要数据,需要建立一个副本,这都要对工作表进行复制操作。方法是:选定要被复制的工作表标签(例如sheet2),然后按住ctrl建的同时,拖动标将该标签移动到合适的位后,松开按建,则在该位出现被复制工作表的副本(sheet2(2))。如果在拖动标时不按时不按住ctrl建,可实现工作表的移动。

3)删除工作表:选定某个工作表,执行 编辑 删除工作表 命令,用户对弹出的“将永久性删除选定的工作表”提示信息作出肯定回答后,该工作表将被删除。

4)重命名工作表:单击某个工作表,单击右键,在快捷菜单中选择重命名。

5)隐藏和显示工作表:选定要隐藏的工作表,选择“格式”菜单“工作表”下拉菜单的“隐藏”命令。那么将从屏幕中消失。要显示可在“工作表”下拉菜单的“取消隐藏”命令。如果有隐藏多个工作表,那么出现取消隐藏对话框,选择重新显示隐藏的工作表,注意,一次只可以取消一个工作表。

2、多窗口操作

在屏幕同时打开多个窗口时,显示的内容可以是同一工作表,也可以是同一工作簿的不同工作表,是来自不同工作簿的工作表。

1)水平拆分成两个窗口:单击行号选中某一行,执行窗口拆分窗口命令,就可以把窗口以该行为分界线水平拆分成两个窗口。

2)垂直拆分成两个窗口:单击列标选中某一列,执行窗口拆分窗口命令,就可以把窗口以该列为分界线垂直拆分成两个窗口。

3)交叉拆分成四个窗口:选定工作表上的某个单元格,执行窗口 拆分窗口命令,就能够以该单元格左上角为界把窗口交叉拆分成四个窗口。

无论是拆分成两个还是四个窗口,这些窗口均显示同一工作表的内容。每个窗口都可以使用滚动条查看。可以双击垂直滚动条上方的分条来水平拆分窗口;双击水平滚动条右边的条来垂直拆分窗口。

4)取消窗口拆分:执行窗口删除拆分窗口命令,被拆分成的所有窗口恢复为一个窗口。

3、工作表的链接

Excel中,经常需要在不同工作表之间通过单元格引用方式互相共享数据。当被引用的单元格内容改变时,引用该单元格的地方也应该发生相应的变化。为体现这种对应关系,保证作表之间数据的正确传递,需要建立工作表之间的链接关系。

 

第三章 打印工作簿

打印操作是用户从编制报表到输出报表的最后一个环节。尽管打印操作本身很简单,但要得到一份符合实际需要的打印件,还需要熟悉分页和页面设置以及打印预览等操作。

一、设置打印格式

一般情况下,Excel根据页面设置参数确定打印的纸张大小、页边距和页面方向等。用户可以通过设置分页符、打印区域等自定义打印范围,也可以进行页面设置和更改打印参数。

1、页面设置页面设置的内容包括打印方向、纸张大小、页边距和页眉/页脚等。执行文件→页面设置命令,打开“页面设置”对话框,在页边距选项卡中设置表格的对齐方式是水平还是垂直。

2、设置分页符

如果工作表比较大,不能打印在同一页上,Excel会自动插入分页符将工作表分为几页,分页符用一条虚线来表示。分页符包括水平分页符和垂直分页符两种。水平分页符将工作表以行为界分页,垂直分页符将工作表以列为界分页。

如果自动分页不能满足用户的特殊要求,还可以手工插入分页符来调整页的终结位置。这时,其后的工作表内容随之重新调整自动分页符的位置。

1)插入水平分页符:选定工作表上的某一行,执行插入→分页符命令。

2)插入垂直分页符:选定工作表上的某一列,执行插入→分页符命令。

3)删除分页符:选定水平分页符下面或垂直分页符右侧的任一单元格,执行插入→删除分页符命令。

如果要删除工作表中插入的所有分页符,要单击行号和列标交叉位置上的全选按钮,选定整个工作表,然后执行插入→重置所有分页符命令,即可删除所有分页符。

3、设置打印区域

如果只对打印工作表上某一个区域的数据时,可把它设为打印区域。方法是:先选定数据区域,再执行文件→打印区域→设置打印区域命令,Excel自动在该数据区域添加上虚线边框,执行打印操作时,只打印出所选定区域的内容。

4、设置顶端标题行:如果表格比较长,而每页都需要相同的标题行时,只需在第一个页设置了标题行,而其他页使用顶端标题行就可以达到每页都有标题行,这样就不用为每个页面设置标题,大大的减少工作量,在数据行有增加或减少时更显得编辑的轻松。执行文件→页面设置——工作表 标签,在顶端标题行框中选择表中的标题行。

二、打印工作表

在完成打印参数设置后,就可以进行打印操作,执行文件→打印命令,弹出“打印”对话框,在该对话框中,用户可以设置打印范围、打印份数及打印内容进行设置。

直接打印就单击“常用”工具栏中的“打印”按钮,它直接用已有的设置进行打印。

第四章 数据管理和分析

面对大量的数据,如何从中找出需要的数据,电子表格具有强大的数据库管理功能,它可以对大量的数据快速地进行排序、筛选、分类汇总以及查询与统计等操作。

将有二维表基本格式的数据存储到计算机中便形成所谓的数据库文件。数据库文件由记录和字段组成。每一行表行表示一条记录,每一列代表一个字段,字段用一个字段名来标识。

一、记录单

如果数据多在查看的时候看错行,可以用记录单的方式第次只看一条记录。在记录单窗口中的操作有:

1、新建记录:单击 新建 后输入新的内容,新内容将在原表数据中最后。

2、删除记录:单击 删除 按扭,这时弹出一个提示框,单击该框中的确定按扭即可删除选定的记录。

3、查询记录:单击 条件 按钮,在字段内输入查找条件,在单击表单,那只能查看满足条件的记录。

二、数据排序

数据排序是指将数据清单中的记录根据某一字段(关键字段)的数据由小到大(升序或递增)或由大到小(降序或递减)进行排列。

对数值型数据,按数值大小划分升序和降序;对字符型数据,按数据的第一个字母(汉字以拼音的第一个字母)AZ次序排序称为升序,反之,从ZA次序排序称为降序。

1、使用工具栏按钮:在“常用”工具栏中有两个排序按钮:(升序)或(降序),利用它们可以迅速地对数据清单中的记录按某一关键字段进行排序。

2、使用菜单命令:使用“常用”工具中的排序按钮,只能按一个关键进行排序。如果要按多个数据进行排序,则需要执行 数据——排序 命令来完成。

如查在执行数据命令前,选定了数据清单的部分数据区域,则只对选定的数据区域进行排序。

当有多个排序关键字段时,首先按“主要关键字”进行排列;当它们的次要关键字段又相同时,再根据“第三关键字”进行排列,若所有关键字段都相同,则原来行号小的记录排列在前面。

若数据区有字段名,通常在“排序”对话框的“当前数据清单”栏选中“有标题行”选项,表示第一行为标题,不参加排序。有特殊排序依据时点选项。

三、数据的筛选

数据筛选是指在工作表上只显示出数据清单中符合条件的记录,有的记录则被暂时隐藏起来。用户可以将筛选结果利用复制和粘贴命令复制到另一位置以便作进一步的分析。

1、自动筛选动能

单击数据清单中的任一单元格,执行数据→筛选→自动筛选命令,这时,数据清单的每个字段名右边都出现一个筛选箭。单击某一个字段名的筛选箭,给出了筛选方案。

  字段内容:选择其中一项内容,那就只能看到与选择的内容相同的记录。

  全部:用于恢复显示数据清单的全部记录。

  10个:用于筛选某字段数据最大或最小的若干条记录。

  自定义……:用于筛选符合用户自定义条件的记录。

  关闭“自动筛选”功能:再次单击数据→筛选→自动筛选命令,自动筛选功能被关闭,数据清单上的筛选箭同时消失,全部记录均显示在工作表上。

2、高级筛选

“高级筛选”也是对数据清单进行筛选,它与自动筛选的区别是:不是通过单击字段名右边的筛选箭来选择筛选条件,而是在工作表上的条件区域中设定筛选条件。高级筛选可以设定比较复杂的筛选条件,并且能够将符合条件的记录复制到当前工作表的其他空白位置上。

执行高级筛先操作前,要先设定条件区域,该区域应在工作表中远离数据清单的位置上设置。条件区域至少为两行,第一行为字段名,第二行及以下各行为查找条件。用户可以定义一个或多个条件。如果在两个字段下面的同一行中输入条件,系统将按“与”条件处理;如果在不同行中输入条件,则“或”条件处理。

选定数据清单,执行数据→筛选→高级筛选命令,打开“高级筛选”对话框。

  在“方式”栏中有两选项:如查选择“在原有区域显示筛选结果”选项,则筛选结果显示在原数据清单位置,不符合件的记录被隐藏;如果选择“将筛选结果复制到其他位置“选项,则将筛选的结果复制到另一个工作表或当前工作表的其他区域。

  在“数据区域”框中已指出了数据清单的范围,或单击该框右侧的“析叠对话框”按钮,然后在工作表中选择数据区域,再次单击该按钮,所选区域显示在该框中。

  在“条件区域”框中,指定包含筛选条件的单元格区域。

  如果选中“将筛选结果复制到其他位置”选项,还需要在“复制到”文本框中指定复制筛选结果的目标区域,一般选中一个单元格作为记录的开始位置。

  如果选中“选择不重复的记录”复选框,则在显示符合条件的筛选结果时,不包含内容相同的记录。

系统将在原数据清单中显示筛选结果,而不满足筛选条件的记录被隐藏。

如果取消高级筛选的结果,显示原数清单的所有记录,可以执行数据→筛选→全部显示命令。

四、数据分类汇总

分类汇总就是将经过排序后已具有一定规律的数据进行汇总,生成各类汇总报表。进行分类汇总,首先要按照汇总字段进行排序,然后执行数据分类汇总命令进行汇总。

  在“分类字段”框的下拉列表中选择用来分类汇总的数据列:

  在“汇总方式”框的下拉列表中选择汇总使用的函数名:

  在“选定汇总项”列表框中选定要进行汇总计算的数据列:

  单击确定按钮,得到的分类汇总结果。

在分类汇总表的左侧,有一组控制按钮:   

        单击1:只显示总的汇总结果。其余均被隐藏起来。

        单击2:显示分类汇总的结果和总的汇总结果。其余数据被隐藏起来。

        单击3:可以看到汇总结果及全部数据清单。

当用户对数据清单进行了分类汇总之后,如果希望回到分类汇总前数据清单的初始状态,只需再次执行数据→分类汇总命令,并在弹出的“分类汇总”对话框中,单击全部删除按钮即可。

 

第五章 公式计算

一、公式的建立

公式就是通过运算符将运算单位连接在一起的式子。利用公式是为了得到运算结果,输入公式时必须以等号(=)开始。如在单元格D3计算金额应输入:=B3*C3,表示将单元格B3(代表数量)和C3(代表单价)中的数据相乘,结果放在单元格D3中。D3显示结果,在编辑栏中显示公式=B3*C3

可以在编辑栏中对公式进行修改。如加上-2等,改完后按Enter键,公式将重新计算结果。所以当公式中引用的单元格内容发生变化时,Excel将重新进行计算得到最新结果。与WD表格计算相比非常方便。

二、公式中使用的运算符:

1、数学运算:﹢(加)、-(减)、*(乘)、/(除)、^(指数)。如计算利润。

2、括号运算:()利用括号可以改变运算的级别及优先顺序。   =(25-9)/(2+7)*(3+2)

3、比较运算符:=(等于)、>(大于)、<(小于)、>=(大于等于)、<=(小于等于)、<>(不等于)。    比较运算符用于比较两个数值的大小,其结果为逻辑值TRUE或者FALSE

例如,在B7中输入公式:=A2<A3的结果为TRUE,而公式:=A2>A3的结果为FALSE

4、文本运算符&(连接):可将一个或多个文本连接起来组合成一个文本值。引用中的数值型数据将按文本数据对待。在公式中直接用文字连接,需要用英文下的双引号将文本文字括起来

例如,单元格I2的内容为“李小林”,单元格J2的内容为300,如果在单元格K2中输入公式:=I2&“基本工资:”&J2,则单元格K2中显示:李小林基本工资:300

三、公式的填充

在利用工作表处理数据时,常会遇到在同一行或同一列使用相同的计算公式的情况。利用公式填充功能可以简化输入过程。用鼠标拖动单元格填充柄到需要填充的单元格区域,公式即被填充到所选区域。

四、单元格的引用方式

Excel提供三种不同的引用类型:相对引用、绝对引用和混合引用。根据实际情况采用。

1、相对引用:直接引用单元格区域地址,不需要加“$”符号。公式中的引用地址会相对改变。

2、绝对引用:在引用单元格地址的列标和行号前面都带有“$”符号。例如,$B$3就是一个绝对引用。使用绝对引用后,公式中的引用地址是绝对的。如计算税收。所使用的都是C6,所以应是$C$6

3、混合引用:行号或列号中有一项前有“$”符号。带有“$”的不变,没有的会变。如C$6

五、使用工作表函数

1、什么是函数

函数就是Excel预定义的公式,由函数名和参数组成,函数名通常以大写字母出现,参数可以是数字、单元格引用或函数计算所需要的其他信息;如求和函数SUM(G3G5)SUMG3,G4,G5。其中SUM是函数名,用以描述函数的功能。(G3G5)是参数,其中号表示一个区域G3——G5的所有单元格,如果参数多于一个时要用“”号分隔开,如G3,G4,G5)。

2、函数的种类

Excel函数一共分为11个类别,其中常用的是 常用函数、日期与时间函数、财务函数、逻辑函数、数学和三角函数、统计函数、文本函数以及用户自定义函数。其中常用函数包括了最常用的函数,也是一定要掌握的函数。而其它类别的函数是较专业化的,在处理特定的问题时才会用到,如财务函数等。所以在这里以掌握常用函数为学习要求。

3、常用函数的使用:

在编辑框中输入=号后在左边下选框中选择;或点击编辑框上的“插入函数”,在对话框中选择函数可以正确快速地建立函数。

1SUM求和函数:引用格式=SUM(范围)。或在“常用”工具栏中有一个∑按钮。

2AVERAGE求平均函数:引用格式=AVERAGE(范围),

3IF条件函数:引用格式=IF(条件表达式,值1,值2),当条件表达式为真时,返回值1;否则返回值2

4COUNT求个数函数:引用格式=COUNT(范围),其中文本数据不计数。

5MAX求最大值函数:引用格式=MAX(范围)。

6SUMIF求满足条件的单元格和函数:引用格式=SUMIF(范围,条件)。

7SIN求正弦值函数:引用格式=SIN(值)。

8PMT计算基于固定利率及等额分期付款方式,返回贷款的每月付款额:如在J5中计算公式就为:=PMT(J2/12,J3,J4,0,1)J2/12表示月利率;J3表示期限;J4表示本金;0表示在未来没有余额;1表示在期初偿还。当不知道函数的使用方法时,可以利用软件提供的帮助理解用法。

9)自动计算:在状态栏中单击鼠标右键。它提供了六种功能:平均值、计数、计数值、最大值、最小值、求和,缺省是“求和”。当选定某个单元格区域,系统会自动计算出区域的统计值并显示在状态栏中。

如果自己对公式很熟悉,也可以自己输入。如果对公式不清楚还可以用搜索的方法找到函数。

 

第六章  数据图表化

Excel允许以图表的形式表示工作表数据,当工作表中的数据发生改变时,图表也会随之自动更新以反映数据的变化。图表方式直观、简洁、便于进行数据分析以及比较数据之间的差异。在图表上还能增加数据标记、图例、标题、文字、网格线、趋势线和误差线等图表项,可以美化图表或强调某些重要信息。

一、创建图表

1、在表格中将需要建立图表的数据源选中。

2、选择“插入”菜单下的“图表”选项,或单击工具栏中的“图表向导”按钮,此时“图表向导”对话框显示  4步骤之一选择图表类型。它有多种类型,每种类型又有多种格式。使用最普遍的图表是折线图、柱形图、条形图和饼图等

3、单击“下一步”按钮,显示“图表数据源”对话框。其中“系列产生在”选项下,选择建立图表数据系列所在的位置,然后单击“下一步”按钮,显示“图表选项”对话框。

4、在“图表选项”对话框中设置 标题、坐标轴、网格线、图例、数据标志、数据表等。

5、图表可以单独创建为一个工作表,也可以嵌入到工作表的一部分。

单击嵌入的图表,它的周围会出现带八个控制柄的边框,用鼠标拖动控制柄可随意改变图表的大小。当图表的大小改变时,它的基本组成元素会因显示位置的调整而有所变化。

二、编辑图表

选定图表工作表,出现“图表”菜单,同时在屏幕上显示“图表”工具栏。

1、图表——图表类型:当图表类型选择错误时可重新选择类型,而不要删除重做。

2、图表——源数据:当图表数据选择错误时可重新进行选择。

3、图表——图表选项:重新设置标题、坐标轴、网格线、图例、数据标志和数据表等。

4、图表——位置:重新设置图表位置,是嵌入还是新工作表。

5、右击图表——图表区格式:如改变图表中元素的字体,颜色等信息。设置前请选中元素。

6、使用“图表”工具栏

       图表对象:单击“图表对象”框右边的下拉箭头,从下拉列表框中选择要修改了图表元素。

       图表对象格式:单击该按钮,可在弹出的对话框中设置所选图表对象的格式。

       图表类型:单击该按钮右边的下拉箭头,选择不同的图表类型。

       图例:该按钮用于设置显示或隐藏图例。

       数据表:该按钮用于设置在图表底部显示或隐藏每个数据序列的值。

       按行:根据多列数据绘制图表的数据系列。

       按列:根据多行数据绘制图表的数据系列。

       斜排文字向下:单击该按钮可将图表标题、数值轴文字向下旋转45°。

       斜排文字向上:单击该按钮可将标题、数值轴文字向上旋转45°。

三、更改图表数据

1、增加数据:在图表中选中图表区,在表中数据区显示控制柄。拖动控制柄可增加或减少数据,Ctrl

2、删除数据:单击图表中某类数据系列中的任一成员,按Del键,就可以从图表中删除该数据系列。

第七章 高级应用

1、锁定单元格

如果想保护单元格的格式或数据不被改变,可以设置单元格锁定,方法是:单击工具——保护——保护工作表。被锁定部分不允许编辑,而没有锁定部分允许编辑。

2、数据有效性

设置有效性,可以控制输入数据的类型及范围等,单击数据——有效性。

3、设置工作薄密码

设置密码可以保护文档不被非法查看,单击工具——选项——安全性。设置打开密码或修改密码。

4、从列表中选择

在同一列中重复输入内容时,可单击右键——从下拉列表中选择。提高输入速度。

5、透视表

数据透视表是交互式报表,可快速合并和比较大量数据。在数据透视表中,表中的每列或字段都成为数据透视表中的行或列字段。若要创建数据透视表,单击数据——数据透视表和数据透视图向导。

 

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