数据用不同颜色/Excel图表类型的修改技巧/录音与回放

 

让不同类型数据用不同颜色显示

在工资表中，如果想让大于等于2000元的工资总额以“红色”显示，大于等于1500元的工资总额以“蓝色”显示，低于1000元的工资总额以“棕色”显示，其它以“黑色”显示，我们可以这样设置。

1.打开“工资表”工作簿，选中“工资总额”所在列，执行“格式→条件格式”命令，打开“条件格式”对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中“大于或等于”选项，在后面的方框中输入数值“2000”。单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，将“字体”的“颜色”设置为“红色”。

2.按“添加”按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件（大于等于1500，字体设置为“蓝色”；小于1000，字体设置为“棕色”）。

3.设置完成后，按下“确定”按钮。

看看工资表吧，工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了。

 

建立“常用文档”新菜单

在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单，将常用的工作簿文档添加到其中，方便随时调用。

1.在工具栏空白处右击鼠标，选“自定义”选项，打开“自定义”对话框。在“命令标签中，选中“类别”下的“新菜单”项，再将“命令”下面的“新菜单”拖到菜单栏。

按“更改所选内容”按钮，在弹出菜单的“命名”框中输入一个名称（如“常用文档”）。

2.再在“类别”下面任选一项（如“插入”选项），在右边“命令”下面任选一项（如“超链接”选项），将它拖到新菜单（常用文档）中，并仿照上面的操作对它进行命名（如“工资表”等），建立第一个工作簿文档列表名称。

重复上面的操作，多添加几个文档列表名称。

3.选中“常用文档”菜单中某个菜单项（如“工资表”等），右击鼠标，在弹出的快捷菜单中，选“分配超链接→打开”选项，打开“分配超链接”对话框。通过按“查找范围”右侧的下拉按钮，定位到相应的工作簿（如“工资.xls”等）文件夹，并选中该工作簿文档。

重复上面的操作，将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。

4.以后需要打开“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时，只要展开“常用文档”菜单，单击其中的相应选项即可。

提示：尽管我们将“超链接”选项拖到了“常用文档”菜单中，但并不影响“插入”菜单中“超链接”菜单项和“常用”工具栏上的“插入超链接”按钮的功能。

excel图表制作之Excel图表类型的修改技巧 

　　excel如何制作图表 在上一节中，我们熟悉了常用的图表类型，明白了选择恰当的图表类型对表达自己观点的重要性。在完成实际任务的过程中，大家可能还会遇到这样一些关于图表类型的问题：图表已经创建完成怎么修改图表类型？一个图表可以包含两种甚至以上的图表类型吗？可不可以对图表中的不同数据系列采用不同的坐标？具体如何操作？

　　本小节就来解决这些问题。

　　说明：为了方便想一起进行下面操作的读者朋友，文章末尾提供原文件（“修改图表类型 (原始文件)”）供大家下载参考。 ，朋友们可以先下载它到本地电脑，然后打开它和下面的步骤一同操作。

　　一、 修改图表的类型

　　当图表创建完成以后，如果需要修改图表的类型，直接调用“图表类型”命令即可。

　　1. 打开“修改图表类型(原始文件)”工作薄文件，进入“修改图表类型”工作表，可以看到一个已经创建好的图表，使用的类型是“柱形图”。

　　2. 假设我们的目标是想把该图表的类型该为“折线图”。用鼠标单击图表边缘，图表的四周出现了八个黑色的小方块，表示选中了图表。｝

　　3. 这时单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“图表类型”命令(也可以选择菜单“图表→图表类型”命令)，打开“图表类型”对话框。在这里选择需要的图表类型和子类型，单击“确定”按钮完成修改(图 1)。

 

　　从这个操作中可以看到，当图表创建完成后，需要修改它的图表类型是相当方便的。
二、在一个图表中使用两种图表类型

　　有时候，为了更好地表达自己的观点，可能需要在一个图表中使用两种或者以上的图表类型。在这种情况下，需要理解：使用不同的图表类型是针对不同的数据系列而言的。因此在具体操作时，要注意选择恰当数据系列进行图表类型的修改。下面通过实际例子中，我们希望把“实际销售量”数据系列的图表类型修改为“折线图”。

　　1. 进入“组合使用图表类型”工作表，可以看到一个已经创建完成的图表，两个数据系列都使用的是柱形图表类型(图 2)。

 
       2. 为了修改系列“实际销售量”的图表类型，下面我们要先选中系列“实际销售量”。用鼠标单击任何一个代表实际销售量的棕色柱形图，可以看到四个棕色柱形图中间都出现了一个绿色小方块(图 3)，同时可以在编辑窗口左上方的名称框中看到“系列‘实际…’”(图 4)，表明系列“实际销售量”已经被选中。

 
 说明：在图表中进行单击选择操作后，可以通过名称框查看到底选中了图表中的什么对象。

　　3. 在系列“实际销售量”被选中的情况下，把鼠标指针放在其中一个棕色柱形图上，单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“图表类型”命令(图 5)，打开“图表类型”对话框。

 
       4. 在“图表类型”对话框中选择“折线图”图表类型，单击确定后，可以看到系列“实际销售量”的图表类型变成“折线图”(图 6)。

 
　　5. 这样，就实现了在一个图表中使用两种图表类型的目标。

　　通过这个例子，我们可以发现具体操作非常简单，关键要注意选中恰当的数据系列。

　　三、 使用次坐标轴

　　有时候，一个图表中包含两个数据系列，但是它们之间的值相差很大，如果使用一个数值轴，那么另一个数据系列的差别情况可能显示得很不明显，在这种情况下，我们可以通过使用次坐标轴来改善另一个数据系列的显示情况。

　　1. 进入“使用次坐标轴”工作表，可以看到系列“奖金”和系列“销售额”的数据值相差很大，所以，在使用一个数值轴的情况下，系列“奖金”的差别显示得很不明显(图 7)。

 
　　2. 下面我们决定让系列“奖金”使用次坐标轴。用鼠标单击代表“奖金”的折线图中的红色小方块，这时三个红色小方块变成绿色，同时在“名称框”中可以看到系列“奖金”，这表示系列“奖金”已经被选中。单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“数据系列格式”命令(图 8)，打开“数据系列格式”对话框。

 
　　3. 进入“坐标轴”选项卡，点选“系列绘制在”区的“次坐标”单选框，单击“确定”按钮(图 9)。

 

　　4. 返回Excel编辑窗口后，可以看到图表中出现了两个坐标轴，代表销售额的原始坐标轴位于左侧，代表奖金的新的次坐标轴位于右侧。由于对系列“奖金”使用了次坐标轴进行绘制，图表更好地显示它们之间的差异，同时，我们可以将左侧坐标轴上的销售额数值与右侧坐标轴上的销售奖金数值进行比较(图 10)。原文件下载

  

　　小结：本小节的主要内容是，解决了几个关于图表类型修改的常见问题，具体操作都非常简单。在一个图表中两种或以上的图表类型和使用次坐标轴部分，特别要注意选中恰当的数据系列，通俗的说，即要修改什么就要先选中什么，这是关于图表修改的一个简单而重要的原则，下一节“修改图表使之个性化”中，将详细介绍选择恰当图表对象的技能。

让Excel用颜色来区分成绩表中的分数

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学校里经常用EXCEL来统计分数，为了清楚地查看高分和低分，要用不同的颜色把高分和低分区分开来，例如：把不及格的分数以红色显示，90分以上的分数以蓝色显示，但是怎样做才能达到这种效果呢？下面就以图1为例来教你这个方法。

 

　　　方法很简单，选中所有一个学科区域，点格式→条件格式，首先设置条件1，单元格数值小于60，点格式，把字体颜色定为红色，点添加，添加条件2，单元格数值大于或等于90，点格式，把字体颜色定为蓝色，如果有必要，还可以添加一个条件，最多为三个条件，如图2：

　　图 2

　　确定后，我们看看效果，如图3：是不是显得更直观的些了呢？

让Excel表格完成录音与回放

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在给学生讲Excel表格时，很多学生感觉到它很难。问我可不可以把我讲课的内容录制下来，让他们拿回家再多看几遍。我想可以用录像机把我讲课的内容录下来，但操作不方便，又费时费力。我想学生只是要看我讲课的内容，又不是看我讲课的台风，如果只把这讲课的内容录下来不就行了吗？

经过研究，我找到了一种方法，既可以让学生看见我的Excel表格操作步骤，又可以听见我讲话的声音。特写下来以供有这方便需求的读者参考。

操作步骤：

第一步：打开Excel→单击菜单中的“插入”按钮→选择“对象”。

第二步：在“对象”对话框中选择“音效”→单击“确定”按钮。

第三步：单击“开始录制声音”按钮。这时就可以边操作边讲话了。所讲的话全部被录在电子表中了。（注：这种录单方式只能录60秒，当然我们可以让它多录制一会，方法是：当快录制完时单击一下“停止录制”按钮，再单击“开始录制声音”按钮，这样循环往复，便可以长时间录制了）

第四步：全部录制完毕后→单击“文件”菜单中的“退出”按钮→再弹出的对话框中单击“是”按钮。最后把这个文件保存起来拿给学生，学生只需要双击电子表格中的图标便可以听见声音了。

12-07-17