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行政事务业务知识培训材料
(一)
一、办公室所处地位和作用
办公室是一个单位的综合办事机构，处在承上启下、联系左右、沟通内外的枢纽地位，是领导的参谋助手部门。它对一个单位的政令畅通、运转有序以及工作效率和工作质量的提高，起着重要的作用。
办公室的作用：
（一）沟通协调作用
1、对领导者之间的沟通协调
在一些决策方案制定出来之前，领导班子中的每个成员对同一方案的意见不可能完全一致，办公室应很好地发挥中介作用，沟通信息，并尽可能地做好解释工作。
2、与上下左右部门的沟通协调
办公室所处的地位和工作性质，决定了其必须承担起沟通上下左右部门之间关系的重任。
（二）参谋助手作用
1、协助领导制定好工作计划，安排好工作布局；
2、协助领导制定决策；
3、在为领导提供和加工信息的同时，把好文件筛选、质量关。
（三）信息咨询作用
1、通过信息咨询，能够帮助领导及时发现问题，并为这些问题的解决提供可以借鉴的参考方案；
2、通过信息沟通、情况交流，可以及时了解“左邻右舍”的情况，对领导部署工作起启迪作用；
3、通过信息传递，使下情上达、上情下达，为密切干部员工关系起桥梁作用。
二、办公室人员的素质要求
办公室作为一个单位沟通四面八方的桥梁和纽带，担负着参与政务、管理事务、综合服务的任务。这样重要的位置和职责，决定了一个称职的办公室工作人员，应具备以下素质：
（一）要有扎实的参与政务的理论水平
办公室工作人员每天都在领导身边工作，接触大量文件和各种复杂具体的政务工作，因此必须具备过硬的政治素质。这就要求办公室工作人员要认真学习党的路线、方针、政策，学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想，不断提高思想理论水平，打牢参与政务的理论基础。
（二）要有较高的语言文字技能
语言文字是沟道与协调的基本手段，准确、熟练的使用语言文字，才能增进人们的相互了解，保持人们思想、行动的协调一致。办公室是一个单位负责内外沟通、协调的部门，它的一个主要职能就是文字综合。撰写材料是秘书的基本职责，因而，有一定的文字功底，是秘书人员必须具备的基本素质。
（三）要有高效的工作能力和认真的工作态度
办公室是个综合性很强的部门，平时工作头绪多、事务杂，这就要求办公室工作人员在工作中，能分清轻重缓急，办事讲究高效率，及时地办理各种事务，做到每日事每日清，不能拖拖拉拉，更不能对重大事情麻木不仁、无动于衷。
办公室的工作虽然比较繁杂、琐碎，但办公室无小事，决不能有丝毫的懈怠和大意。因此，办公室人员在工作中不仅要迅速及时，而是要努力做到事事认真，时时仔细，办事条理化、程序化。只有严谨细致，才能保证工作的准确无误，才能保证工作的质量。细致认真、准确无误是办公室工作人员必须具备的工作态度，切忌马马虎虎，漫不经心。
（四）要有敏锐的信息意识
我国正处于改革、发展的新阶段，社会变化快，知识更新快，无论哪一级决策都不能单凭以往经验，必须借助新的数据、材料和知识。办公室人员必须要注意研究和掌握领导需求的规律，及时捕捉信息并及时分析整理，有针对性地提供信息，当好领导的参谋和助手。
（五）要有强烈的保密意识
办公室人员是直接为领导同志的工作服务的，其岗位的重要性和工作环境的特殊性，决定了他们接触单位秘密的机会多、早，如不能把好保密关，会影响全局工作。因此，办公室人员必须具备强烈的保密意识，不该讲的不讲、不该看的不看、不该听的不听、不该问的不问。
（六）要有改革创新的意识
办公室人员要有前瞻的头脑，敏锐的嗅觉，顺应时代变化，了解国家的方针、政策，并根据本职工作的要求，强化改革创新的意识，提高创新能力，要努力做到三个转变，即思维方式的转变、思想观念的转变、行为模式的转变。在转变中求创新，在创新中求发展。
（七）要有很好的协调能力
办公室作为综合职能部门，与单位内部各部门之间关系密切，这就需要办公室人员具有掌握平衡，协调各部门之间关系以及人际关系的能力，营造一种和谐的人事环境。说话办事能做到谦虚谨慎、平等待人、公道正派。
（八）要有勤奋好学的精神
办公室工作涉及面广，办公室人员必须具有较全面的知识和与工作特点相适应的多种能力，这就要不断学习、不断积累。学习要立足于政治性、业务性、时代性和全面性，在学习中，要注意针对性与系统性相结合，理论联系实际。要做到这一点，最主要的是一个“勤”字，平时要多听、多看、多记、多思、多实践。不懂的业务要问，做好各种记录，并注意积累资料；上级和下级来的文件材料要看，掌握上下左右各方面的新情况；要勤思考、勤实践，着力提高认识问题、分析问题、解决问题的能力和水平，增强工作的预见性和创造性。
（九）要有不计名利、吃苦耐劳的精神
办公室工作繁杂、辛苦而又默默无闻，有时可能还会受一些委屈。因此，办公室人员必须要有较高的思想境界，具有不为名、不为利、埋头苦干、任劳任怨的精神，要有良好的心理素质和心理承受能力，自觉努力为领导和其他职能部门做好服务工作。
三、办公室主任和工作人员的职责
（一）办公室主任岗位职责：
1、主持本部门全面工作。
2、组织起草、审核各种文稿，审核拟发出的公文，把好文字关及政策关。
3、协助领导协调各部门、各单位工作。
4、组织做好生产经营的调研，为领导决策提供参考材料。
5、为基层、部室做好上传下达等服务工作。
6、安排好公务接待、会议筹备等工作。
7、组织、参与年度（月度）工作总结、领导会议讲话、有关汇报材料等的撰写。
8、传递下级请示、报告，督查领导交办事项完成情况。
9、负责公务车及驾驶员的管理。
10、维护本单位正常办公秩序。
（二）内勤秘书岗位职责：
1、负责公司、上级部门文件的收发及传阅工作。
2、登记、归档各种文件、材料。
3、来电来函的上传下达。
4、协助主任做好公务用车管理工作。
5、负责会务及来人接待工作。
6、做好印章的使用和保管。
7、做好办公室办公设备的使用维护和管理工作。
8、健全收发台帐，负责信件、报刊的订阅与收发以及外发的公文、公务信件的邮寄工作。
9、负责公司文件材料的打印，发文的登记、移交、归档工作。
10、完成领导交办的其他工作。
（三）文字秘书岗位职责
1、负责本单位生产经营总结报告、综合性文稿或其他文字材料的起草工作。
2、协助主任审核文件，保证发文质量。
3、深入基层单位，开展调研工作，收集生产经营相关材料，并向领导反馈。
4、大型会议的会务筹备工作（签到、记录、纪要、决议反馈等）。
5、负责信访件登记、送签、办理情况督查等工作，协助办公室主任督查会议决议、领导交办事项的落实情况。
6、单位外勤事务。
7、完成领导交办的其他工作。
（四）公务车驾驶员岗位职责
1、服从安排，遵守公司统一派车制度。
2、完成公务出车任务，确保行车安全。
3、做好车辆日常维护、保养和行车记录，保证车辆内外整洁、车况好。
以上为公司本部办公室人员岗位职责，各单位可根据本单位办公室的具体情况制定有关人员的岗位职责。
四、办公室工作的主要内容
办公室工作千头万绪、琐碎繁杂，每天都有大量的事务要处理。从行文、信息、信访的处理到行政事务、车辆管理、会务安排及来人接待等，这些工作往往事关全局，不容有丝毫的懈怠闪失。
企业办公室日常工作的主要内容：
（一）电话处理工作
电话是信息传递中使用的最普遍的通信工具，它使用方便快捷而且不受限制，通话时，由于通话双方只通话不见面，所以通话的态度、语气往往是容易被对方注意的，又由于受到通话时间、通话声音的限制，所以通话人的反应要快，办事能力要强，这样，就要求通话人双方都应当做到以下几项要求：
1、态度和蔼。所谓“态度和蔼”是指对人和气，谦虚，耐心和有礼貌，这一点十分重要。因为通话的目的是办事，而态度不好往往事倍功半，甚至于办不成事，不仅自已给别人印象不好，而且给单位造成坏的影响，所以，不管是接、打电话，开口第一句都应用和蔼可亲的口气说一声“您好”。
2、头脑敏捷。所谓“头脑敏捷”是指通话时应反应迅速，头脑清楚。这是因为在电话上听话，不比当面听话来得清楚，通话时间又不能过长，如果头脑不灵活一点，势必问来问去还是弄不清楚，到最后，可能是电话听了，可是事情办错了。
3、动作敏捷、态度认真。听到电话机响，动作一定要迅速，马上去接。一般而言，在铃响四遍之前，就应摘机接听，否则就是失礼。接听过程中，记录速度也要跟上，不得漏记关键内容。接打电话不仅动作要敏捷，而且态度要认真，否则粗枝大叶，莽撞行事，通话的效果就难以保证。
4、语言要简洁。冗长、缠夹不清是通话的大忌，其直接后果就是冲淡主要内容，把需要传递的信息搞得含混不清，通话要讲究效率，除了必须的礼貌用语以外，通话双方应尽快进入正题，交流关键内容。语言是否简洁，关系到口语表达能力，而且提倡使用普通话，可以避免因地方口音造成的麻烦，办公室工作人员平时应加强这方面的训练。此外，办公室工作人员在联系工作的电话中不应夹带私事，否则就很容易主次颠倒，耽误公事。
5、准备充分。一般来说，接打电话之前应作好一些准备工作，比方说电话机附近应备好电话记录薄、记录笔、新版电话号码簿及常用电话号码表，要养成一听铃声便一手执笔一手摘机的习惯。
6、电话后续处理。接、打电话结束后，应将重要的电话内容及处理情况记录在电话记录本上，记录本应包括来电单位、时间、内容、领导批示和处理情况、记录人等，需要报给领导的，应及时汇报。对电话内容的落实情况要搞好信息反馈，凡上级电话指示中明确指出要有落实措施、结果并限定日期报告的，要按期报告。对下级的请示、报告的处理，一定要有时效观念，及时给予答复。涉及有关专业部门处理的事项，应在转达后，检查和督促这些部门及时答复。
（二）印章管理工作
单位公章具有权威、信誉和证明作用，印章的使用一定要慎重。
1、印章的效用。印章加盖在文书的不同位置以及在文书处理不同环节中，其作用也各不相同，主要分为以下几种：（1）落款章。盖于文书作者落款处，表明法定作者及文书的有效性。（2）更正章。对文书书写中有误的地方进行改正后，要加盖更正章以作为法定作者自行更正的凭信。（3）证见章。对以他人名义出现的文书盖章作证。如两单位签订合同，须请双方上级主管部门加印证见。（4）骑缝章。介绍信和存根相联接处必须加盖印章，以便必要时核查、对同。（5）骑边章。重要事件的调查、旁证、座谈记录等材料，很多是由调查人员作笔录，为完备手续起见，除了应由当事人盖落款章，所在机关盖证见章以外，还必须将材料多页沿边取齐后均匀错开，从首页到末页，骑各页之边，加盖一完整公章，以证明该材料各页是同时形成的，杜绝日后改易之弊。（6）弥封章。在公文封套的封口处加盖公章，以确保在传递中无私拆之弊，调查档案时，于封口处以盖有印章的纸条加以弥缝密封。（7）封存章。在封条上加盖印章，以封存帐册、文件橱、财物、仓库、住房等，常在节假日或特殊情况下使用。
2、印章的使用。使用印章前，应当审阅、了解用印内容，不能不看内容就盲目盖章。对于一般性党政事务和一些不涉及重要问题的事项使用印章时，经办公室主任许可后方可使用；对于一些涉及重要问题的事项使用印章时，特别是一些对外的合同、协议等重要的证明材料，应做好登记并请单位负责人批准签字后才能用印。材料经过审查、登记后，即可按要求加盖印章，使盖出的印章端正、清晰、美观、便于识别，印章文字不能盖歪或盖得颠倒。以单位名义发出的公文、函件必须加盖单位的印章，单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间，加盖印章应端正、居中下压成文时间，印章用红色；带有存根的介绍信、证明信或公函等要盖两处印章，一处盖在落款处，一处盖在公函的边接线上。各级办公室应备有用印登记簿，登记簿应包含用印日期、内容摘要、批准人、用印单位、承办人、监印人、用印数等内容。
使用印章要在办公室内，如无特殊情况，不能将印章携带出单位以外使用，不允许出现盖有印章的空白凭证。印章一旦盖出，批准人或经办人便要对其可能带来的后果承担责任。
3、印章的停用
在发生单位名称变更、机构撤销、式样改变等情况时，印章必须停止使用。应该按照上级规定及领导的指示，认真负责地做好印章停用后的善后工作。正式停用或作废、并启用新的印章时，要发旧章作废、启用新章的通知。旧印章停用以后，应当清查全部印章，收缴交公司办公室，公司办公室请示领导审定旧印章处理办法后办理销毁或归档手续。
4、印章的保管
印章一般放在办公室里存取方便且安全可靠的地方，并指定专人负责印章保管。管理印章的人员应具备较强的责任意识和保密观念，敢于坚持原则，不该盖的章坚决不盖。
（二）
一、文件收发管理工作
文件收发是办公室一项重要的日常工作，负责文件收发的人员必须及时、准确地完成收文办理和发文办理任务。
1、收文办理程序
收文办理指对收到公文的办理过程，其一般程序包括：签收、登记、组织传阅、批办、承办、催办等。
签收。来文有不同方向，有上级下达的，本机关拟制的，平行单位送来的，下级机关报来的等，不论是从哪个渠道来的，都应确认、清点、核对后签收。
登记、传阅。来文应由办公室主任先过目把关，不需传阅的文件由其提出拟办意见送交有关领导和部门，然后由文件收发人员进行登记、分类，在传阅文件上贴上“文件批阅单”，按规定分送领导阅读、批示。
批办、承办、催办。办公室内勤秘书应根据领导的阅文批示，及时将文件送达承办部门。承办部门收到交办的公文后，应当及时办理，不得延误、推诿。对交办的公文，办公室要负责做好催办工作。
归档。文件办理完毕后，应及时收回、整理、归档。归档前应再检查一下，应该阅读的人是否都阅签了，领导的批示是否按要求办理了，文件中要求该上报、该落实的是否都落实了。次年初，根据公司下发的《关于加强档案管理的通知》和《关于做好档案收集、移交工作的通知》，将单位一年来的各类档案收集、整理，移交给公司档案室统一保管。
2、发文办理程序
发文办理指以本单位名义制发公文的过程。关于发文办理的程序，将在第五大段专门详述。公文制好之后，要按照主送单位或部门名单，及时通知取文，并做好发文登记；报送上级部门的文件，有关部门要主动送文上门。所有制发的公文及原稿办公室都要留存，次年初，统一交档案室保存和管理。
二、信访工作
信访工作是一件关系到社会稳定，关系到改革和发展的大事，及时处理好信访工作，有利于密切干群关系，有利于加强群众监督，保持干部清正廉洁，有利于化解社会矛盾，维护社会稳定，促进经济和社会发展。根据公司下发的《关于加强信访工作的通知》，各单位、部门要从维护稳定的大局出发，高度重视信访工作。
1、来信（电）处理程序
（1）所有来信（电），一律由公司办公室负责登记，然后根据来信（电）内容送公司分管领导签署批办意见。
（2）办公室根据公司分管领导签署的意见，负责交公司相关单位、部门办理，并督促其及时调查处理，及撰写回复件报办公室，回复件内容的把关由办公室负责。
（3）回复件经公司分管领导审阅同意后，交办公室盖章并发送至相关部门。
（4）来信（电）处理完毕后，所有材料应留存、编号、归档。
2、来访处理程序
（1）所有涉及公司相关单位、部门的来访、投诉，在各单位、部门本职范围内的，应立即予以解释、帮助、处理；不属本职责范围内的，将来访人向责任部门引见；责任部门超职责范围无法处理的，立即向直接上级请示处理办法。
（2）各单位、部门在接待来访时，必须态度诚恳、言语文明、处理及时、方法得当。
三、来人接待工作
办公室作为一个单位的“窗口”，来人接待工作做的好坏直接影响到企业的形象，所以，办公室应按不同的情况作好妥善安排。
办公室所接待的来访者中有个人来宾，也有团体来宾，有来联系工作事项、交流工作经验的，也有来反映情况的，还有来要求解决问题的，无论来宾是哪一类的，办公室人员都要做好接待工作。接待工作的原则和要求：
1、热情接待，文明礼貌。
2、接待中迎、送、会见、陪同、住宿、宴请等项工作，都要体现礼仪对等原则，简朴大方，不铺张浪费，不搞形式主义，并注意尊重被接待者的生活习惯。
3、对事先有约的来宾，办公室要拟定好简要的接待程序。
4、对一些不太了解企业的单位或个人来办公室联系工作事项的，应尽告知义务，告诉其正确的联系方式和部门。
5、接待来宾时，应在指定地点或会议室内洽谈，不要在办公区的公共场所（如走廊等），也不要大声喧哗，以免影响其他部门办公。
四、公务车辆管理工作
1、各级办公室负责本级公务车辆的管理，公务车辆由办公室统一调度安排，并严格执行请示报告制度，要保障领导正常用车，满足工作需要。
2、公务车辆一般不准外借。若因特殊原因需借给外单位使用的，必须经单位主要负责人批准，并按规定收取费用。
3、公务车辆原则上不准私用。特殊情况需要用车的，在不影响单位工作用车的情况下，公司本部经总经理批准，二级单位经行政主要负责人批准后，由办公室安排，按规定收取费用。
4、公务车驾驶员要严守交通法规，按规定参加安全会，确保行车安全；平时要爱护自己驾驶的车辆，加强车辆的维护保养。车辆维修或购买零部件、车上用品等一律实行预算控制，车辆出差在外地出现故障且必须修理时，驾驶员要用电话向办公室主任汇报，经同意后可就地维修，修理发票上要有证明人签字。车辆正常维修时，驾驶员要做到车进厂人进厂，掌握修理情况，保证修理质量。车辆修好后，驾驶员要在修理单上签字。
5、严禁公务车驾驶员私自出车，严禁擅自将车辆交给他人驾驶，严禁执行公务时私自带人。
五、办文、办会等事务性工作的程序和应注意的问题
（一）办文程序和应注意的问题
办文程序：
根据《淮汽集团发文管理办法（试行）》的规定，办公室负责行政公文的制发。一份正式文件的制发要经过草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
1、草拟。公文一般由熟悉该项工作和业务的人起草，草拟的公文要符合公文处理办法的有关规定。拟文要用公司印制的发文稿纸，拟稿人用黑色水笔将文稿内容写在发文稿纸上，并填好撰稿人姓名、主送单位、抄报单位、部门，送撰稿部门负责人签字。拟稿部门所拟文稿中有涉及其他部门职权范围内的事项时，主办部门应主动协调，征得有关部门同意，并请有关部门的领导人签字。
2、审核。公文送负责人签发前，应当由办公室进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是符妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合有关规定等。
3、签发。经办公室审核过的文稿应及时送单位主要负责人签发，发文日期以签发日期为准。
4、复核。公文正式印制前，办公室文秘人员应当进行复核，重点是：审核、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
5、登记、编号、印制。办公室内勤秘书在收到复核过的发文稿纸后，应先在文号登记薄上做好登记，内容包括日期、文件编号、文件名称、份数、拟稿部门等。给文件编号时，根据拟文部门的不同分别编为：淮汽办、淮汽财、淮汽安、淮汽保、淮汽人【××××】××号。【】里表示当年的年份，××号是当年整个行政公文一个顺序的排号。编号之后应先打印一份清样，和发文稿纸一起交拟稿人校对。6、印制、分发。文件缮印、用印后，就可发送，发送要及时并做好登记，以备核查。
注意事项：
1、鉴于公司已是民营化企业，本着节约成本的原则，除重要外送公文外，公司的各类公文一律用小号字排版、双面印刷，尽量节约纸张。能不发文的，尽量不发文；能不用眉首纸（文头纸）的，尽量不用眉首纸（文头纸），能一纸同文的，一律同文排、印，以节约经费，减少发文量，减轻基层单位阅文、办理负担。
2、各负责公文制发工作的部门、组织，要妥善保管好经领导审核签发的公文底稿及存档件，不得遗失和涂改。次年1月中旬前，须将公文底稿和存档件交办公室核查，然后统一交公司档案室存档。各分公司所发文件和文件底稿，年末整理后自行交公司档案室存档。
3、各分公司均不得印制和使用眉首纸（文头纸）发文。需外送公文的，一律经公司有关部门、组织制发；需下发文件的，一律使用公司统一式样的稿纸印发（已印发）。
4、编号时要根据发文的部门，编准文号，不要张冠李戴；编文号要依据登记顺序依次排列，不要空号和重号。
（二）办会程序和应注意的问题
会务工作包括会前、会间和会后所有与会议活动有关的事务性工作。
1、会前准备：
（1）安排会场，发出会议通知。根据确定的时间和会议要求，办公室要落实好会场，然后发出会议通知，会议通知是会议组织者将召开会议的情况和需与会人了解的事宜告知有关方面和个人的行为过程。分为口头和书面通知，口头通知一般适用一些中小型会议，它具有方便灵活的特点，对于一些比较重大的会议，根据需要以正式文件的形式下发书面会议通知，通知要说明或写明会议的名称、时间、地点、内容、要求、参会人员等。不管是口头还是书面通知都应及时通知并做好通知记录。
（2）会议证件和会场布置
会议证件是表明与会议直接有关人员身份、权利和义务的证据。这不是会议的必经程序，一般大型重要会议才需要制发会议证件，如职代会。
会场布置包括会场整体形式、主席台座次、会场座区、话筒音像等。首先，根据会议内容布置好桌椅的摆放，主席台座次、会场座区等都应摆上会议桌签。其次，按会议要求，调节好话筒音像设备。最后，还要根据需要挂上和会议主题一致的横幅标语，摆好鲜花盆景。
（3）安排好服务人员
会场内音响效果、通风照明设备的调节人员，茶水服务、保卫安全人员，都应在会前定到人头，做好会议的后勤保障工作。
会前准备工作应注意的问题：周到全面。特别是大会，会前的准备工作比较繁多，这就要求办公室人员要有个周密详细的计划，考虑和安排好方方面面的问题；会前检查。这是落实计划、保证开好会议的重要一步，重要会议在会前要反复检查，及时发现并解决问题，做到防患于未然。保证时限。会前准备工作要求在会议召开之前要全部圆满完成，否则会影响会议的正常进行，所以会务工作者要有时间观念，讲求效率。
2、开会期间：
（1）会议签到
办公室负责会务工作的人员应在开会前20—30分钟到达会场，准备好会议签到簿，让与会人员逐个签到，如有文件材料需分发给与会者，在签到的同时将材料分发到人，会议开始时间将至时，应尽快统计实到人数和缺席情况，并及时报告会议主持人。
（2）会议记录
会议开始后，负责记录的人员应认真做好会议记录，对于重要会议，要尽可能把与会者的发言原原本本记下来。
（3）会场服务
服务人员要做好服务工作，做好端茶送水、安全保卫、通风照明、音像设备的调节等工作，同时应对好一些突发事件，做到眼明、手快。
3、会后工作
（1）整理会议记录
负责会议记录人员在会后要整理会议记录，如有必要，还要根据会议记录写出会议纪要。
（2）清理会场
散会后，清理会场人员要及时清理会场，关闭所有电源，检查与会人员有无文件或物品遗忘，卸下横幅和收回会议桌签，打扫会场等。
（3）会议督促检查工作
对会议确定的一些办理事项，应及时通知有关部门，并做好督促、催办工作。
（三）
一、常用公文的写作方法和要点
公文分为规范公文和通用公文两大类，规范公文是党政机关、社会团体、企事业单位在公务活动中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书。通常以14种党的机关公文（决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要）和13种行政机关公文（命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要）中的18种不同种类的公文作为规范公文；除规范公文外，一些不属于法定公文，但在日常工作中仍广泛使用的事务性“通用公文”（计划、规划、总结、书信等）也是公文写作的重要组成部分。下面结合企业实际，介绍几种常用的公文及其写作要点：
（一）请示
请示是下级机关（单位）向上级领导机关（单位）提出请求，并要求回复的一种上行公文。
1、 请示的写法
标题：（发文机关名称）+事由+文种 （注：标题中（）内表示可不写，以下同上）
主送机关：指负责受理和答复请示的机关。
开头：写明请示的缘由。
主体：写出具体、简明、条项清楚的请示事项。
结语：通常有“当否，请批示”，“妥否，请批复”，“以上请示，请予审批”、“请指示”等。
2、写作要点
（1）一文一事。切忌在一篇请示中，同时请示若干个不同性质、不同类别的问题。
（2）主送一头。撰写请示时，要根据机关的隶属关系，向上一级主管机关（部门）行文，切忌多头请示，造成责任不明，互相推诿，如果受双重领导，可主送负主要责任的上级机关，另一个用抄报的形式。请示的主送不要写领导人个人。
（3）文种恰当。在平行单位或不相隶属单位的行文中，不能用“请示”。在使用“请示”这一文种时，不能写成“请示报告”，请示和报告，是两个不同的文种。（4）理由充分。请示的理由要充分，有说服力，才能说明请示事项的必要性，要给上级造成一种迫切感，促使请示问题的及时解决，但同时要注意行文语气，选用词语要谦敬，分寸得当，简明扼要。
（二）批复
批复是上级机关答复下级机关的请示事项的一种下行公文。
1、批复的写法
标题：（发文机关名称）+事由+文种
主送机关：是指与批复相对应的请示发文机关。
开头：写明来文日期、发文字号或标题。用以说明批复的根据和指明批复的下级机关。
主体：针对“请示”的内容给予明确肯定的答复或具体的指示，并概括地提出希望和要求。
结语：可用“此批”、“此复”、“特此批复”用语；为求简洁，也可不用这类惯用语。
2、写作要点
（1）一请示一批复。批复与请示是相对的，下级请示什么问题，上级就批复什么问题。
（2）及时批复，措词庄重、周密、准确。对于下级请示应及时批复，以免耽误工作，批复是指示性文件，是要下级去遵照办理的，措词要庄重、周密、准确、简洁明了。
（三）通知
通知是行文机关用来传达要求下级机关办理和需要有关单位阅知或执行的事项、任免人员的一种晓喻性公文，具有应用范围广、频率高、及时灵活的特点。通知的分类有批转性通知、转发性通知、发布性通知、指示性通知、知照性通知、事项性通知、任免性通知、一般性通知等。通知可以是下行文，也可以是平行文。
1、通知的写法
标题：（发文机关）+事由+文种
如果通知的内容是对前一文件内容的补充，可在标题中写上“补充”两字。
开头：写出被通知对象的名称和通知的缘由、根据。
主体：写明通知事项。
结语：提出执行的要求。
2、写作要点
（1）结构完整。（2）内容全面。（3）事项清楚。（4）文字简炼。
（四）报告
报告是行文单位向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问，以取得上级对工作的支持和领导的一种陈述性的上行公文。报告不需要批准、答复。报告通常分为工作报告、情况报告、建议报告、答复报告、会议报告和报送报告等。
1、报告的写法
标题：（发文机关）+事由+文种
开头：首先写明受文单位全称，可以写一个，也可以写几个。随后直叙报告的缘由、目的、意义或根据。
主体：陈述、说明报告事项。
结语：通常以程式化用语为结束语。如工作报告和情况报告常用“特此报告”；答复报告多用“专此报告”；建议报告常用“以上报告，如无不妥，请批转执行”；递送报告则用“请审阅”、“请收阅”等。
2、定作要点
（1）除综合性的报告外，要遵守一文一事的原则，一份报告只能报告一项或一个方面工作的进行情况。
（2）要突出中心，不要面面俱到。
（3）要实事求是，为上级机关提供真实情况，便于上级准确地估计形势，制订正确的方针，有效地指导工作。
（4）力求简短。特别是内容较多的报告，如不注意简短，有的就可能写得很长，冲淡主题。
（5）报告的结语要与报告的内容相吻合，如属于报告工作和反映情况的，最后可写“以上报告中如有不当，请指示”，属于回答问题的，可写“请审查”等等，结语要单列一段。
（五）会议纪要
会议纪要是一种用于记载、传达会议情况和议定事项的公文。会议纪要通常使用的有：工作会议纪要、座谈会议纪要、决议性会议纪要和研讨性会议纪要。
1、会议纪要的写法
标题：会议名称+文种；会议中心议题+文种；文种
开头：有两种写法。一种是介绍会议的概况，一般的只写会议的自然情况（会议的时间、地点、人物、内容等），另一种在开头不涉及会议的情况，仅交待会议召开的背景或提出有待解决的问题，以说明召开会议的重要性和必要性。
主体：概述会议情况和反映会议的结果。
结语：会议纪要不般不写结语，但有的会议纪要结语是提出号召、希望和对会议做出总的评价、补充说明或提出贯彻执行会议精神的要求等。
2、写作要点
（1）概述式。这种写法是根据会议进行程序，将会议概况、会议议题、主要讨论意见、决定事项顺序写出。这种写法的特点是简明扼要、顺理成章，多用于办公会、日常工作会议纪要。
（2）归纳分类式。这种写法是将会议讨论的内容依其内在联系和逻辑关系等归纳成几个方面，逐段逐层地将会议讨论的各方面问题阐述明白，可以分条撰写或冠以小标题。这种写法条理清楚，层次分明，重点突出，问题集中，多适用于工作会议、专业性会议纪要。写作会议纪要主体部分时应注意紧紧围绕会议中心议题，把会议的基本精神、会议形成的决定、决议准确地表达出来。
（六）函
函是平行机关或不相隶属机关之间，相互商洽和联系工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项时所常用的一种平行公文。函的分类通常有商洽函、告知函、询问函、请批函、审批函、答复函和便函等。
1、函的写法
标题：（发文机关）+事由+文种
开头：概括性写明发函的目的、根据、原因等。
主体：写清函的具体事项，如是复函，要有答复的针对性和明确性。
结语：函的习惯结语为“特此商洽”、“特此函告”、“请予审批”、“请即复函”、“特此复函”等。
2、写作要点
（1）公函。用于内容较为重要的正式公务事项，行文时应有完整的公文格式，措词要严谨、得体，忌用指示、命令之语，要注意一事一函，便于处理。
（2）便函。用于内容不太重要的一般事务，较公函行文更灵活，使用更方便，写作上要注意行文语气，遣词用语要谦虚恳切。便函可用单位信笺，也可用便函纸。
（七）计划
计划是对一定时期的工作事先作出筹划和安排，以便顺利完成有关工作任务的一种指导性文书。计划的种类很多，可以从时间、内容、范围、形式等不同角度划分。
1、计划的写法
标题：制定单位+（执行时限）+（内容）+文种
开头。写明制定计划的原因、目的、依据和要解决什么问题而作此计划等。
主体。写清计划的内容，具体做什么？怎么做？什么时候完成？达到什么目的、标准和要求？有哪些措施、方法和步骤等。
结语。一般计划无结语，正文写完即完，有的计划也可在结尾提出一段希望、要求或补充、强调性的文字。
2、写作要点
（1）编写计划前要全面、详实地收集情况，确定格式，拟写提纲，列出计划的要点，使主线突出、纲目分明。
（2）编写计划时要内容完备，大致包括基本情况分析，具体任务和要求，完成任务的具体措施、进度安排和注意事项等。
（3）编写计划要用词准确，句式规整，目标、任务、措施、要求等要交待清楚，防止歧义，忌华而不实。
（八）总结
总结是回顾一定时期内所进行过的实践活动，并检查、分析、评价、找出成绩、总结经验、吸取教训，以提高工作水平，促进今后工作的一种报告性文书。总结的分类较多，常用的是综合性总结、专题性总结。
1、总结的写法
标题：单位名称+时间+事由+文种
开头：写基本情况。介绍工作的时间、背景、基本成绩、主要收获和总体评价。
主体：总结的重点。实事求是地写出成绩，找出问题，结合具体事例，对主要经验教训予以概括和阐述。
结语：概括性地提出今后的方向或改进的意见和设想。这一部分视总结要求可写可不写，若写也是点到为止，不宜过长。
2、写作要点
（1）要有明确的指导思想
一是实事求是。总结必须从本单位实际出发，反映本单位的真实情况，揭露本单位的矛盾，探索本单位工作的规律性；二是坚持一分为二。既看到成绩又看到不足，既纵向比又横向比，以达到“发扬成绩，纠正错误，以利再战”的目的。
（2）认真地进行调查研究
包括听取本单位领导人的意见和向有关领导或部门以及一线员工调查。领导人是本单位工作的决策者，熟悉方针政策，也比较了解全局，搞总结听取他们的意见是非常重要的。有关领导和部门是具体工作的实施者，他们往往有许多直接经验，能提供重要的、具体的材料。一线员工是工作、生产的主体，他们往往有许多具体材料和经验。只有通过调研才能抓住事物的本质。
（3）要突出重点
整个工作总结既要突出主要工作，每个问题也不要平铺直叙。切忌“流水帐”式的总结。要点面结合，既有较全面的说明，又有典型事例的交待。重点叙述、重点分析的就是“点”，一般叙述，一般分析的就是“面”。
（4）写出特色，写出新意
要研究新情况、总结新经验，总结出本单位的特色。不能通用化、老一套、一般化，缺少新意，言之无物。
（九）办法
办法是用于对某项工作所做出的和可具体参照办理的法规性文书。办法的分类通常分为实施文件办法和工作管理办法。
1、办法的写法
标题：（发文机关）+事由+文种；
开头：写明拟定办法的缘由、根据。可用导语形式写，也可以按章、条式写在总则的第一条。
主体：写清某项工作和某方面的问题的具体事项和规定。
结尾：对办法的实施要求和解释，施行时间等。
2、写作要点
（1）办法必须具体、明确，政策界限要清，技术性问题要求明确，数据确凿，切忌含糊、抽象。
（2）办法的内容在符合国家法律、政策、法规的前提下，可根据单位的具体情况在原则内变通，从而体现办法的原则性与灵活性。
（3）办法一般比较具体、专业性较强，应注意吸取有关部门和专业技术人员的意见。
二、公文格式方面应注意的几个问题
（一）发文序号：不编虚位，即不编为001，不加“第”字。
（二）公文标题：词意要完整简洁，排列要对称，连贯的数字、年份不要分为两行，一般不用标点符号。
（三）正文：文中某年某月某日的“某”均应用阿拉伯数字书写，“××××”年不应书写为“××年”,如“1999年”不要书写为“99年”。
（四）成文日期：某年某月某日中的“某”，党务公文用阿拉伯数字，行政公文用汉字。
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