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德国人最推崇的时间管理法:简化你的时间

2012-09-02  願隨身

序 言

亲爱的读者:
近50年来,我一直喜欢阅读各种指导类书籍。20多年来,我自己也写了一些。现在是我向你们透露此类书籍最大秘密的时候了:阅读指导类书籍毫无用处。
此类书籍里写的东西,你只有去照办了才有效。这如同体育中关于兴奋剂的那句有名的俏皮话:“给足球加兴奋剂是毫无用处的,这玩意儿要踢球的人去用!”
那么读到大脑里的知识怎样才能到达你采取行动的肌肉里呢?你如何把时间管理专家赛韦特教授这本最新专著里学到的所有宝贵知识用到你的日常生活中去呢?
这一困难的过程我们称它为“实施”,这个神奇的词语里已经包含了答案。从前我们在学校里因为和同桌一起扰乱了课堂而被调离座位,简单地变换地点可以起到神奇的效果。我们在遇到难题的时候,采用这种变换就能带来帮助,尤其是遇到时间难题的时候。
改变地点的方法有很多:在工作压力大的时候变换一下房间;你讨厌一个人的时候,就离开他;当你的思路在哪里卡住了的时候,不妨走上几步;开会的时候你别坐平时的位置;把手表戴到另一只手腕上,从另一个角度来看时间……总而言之,你可以通过外部世界的某些变动来推动一点内心世界,以此来解除某些障碍,缓和某些紧张的局面。可我们又该如何去应对日常事务中那些林林总总的障碍呢?那些大都是深深扎根于你日常生活土壤中的习惯和行为模式,你早已习以为常了,但往往难以认清。阅读本书将让你拨开迷雾。有人由于长期缺少时间、身背压力,带来一系列的尴尬、不幸或破产,进而失望或绝望。作者洛塔尔赛韦特知道怎么办,他已经给数以万计的人指点了迷津。
你是不是看到前面有艰巨的任务?绝对没有。请再也不要把生活想象成这样,要把它当做一件享用不尽的珍贵礼物,你要为自己拥有的一切而高兴,包括艰难的日子和到处伴随你的压力。你要把一切都看得简单一点,就如本书书名所说的那样:简化你的时间。
自从2001年我和洛塔尔赛韦特一起推出那本21世纪第一个十年最成功的指导类书籍以来,“简化”一词已经成为一个特定的概念了。
全世界都有人渴望自己的环境变得简单一点,但他们没有行动。人际关系依然复杂,社会差别越来越大,我们的价值体系越来越脆弱。我们多么希望改变现状,改变周围的人,改变经济和社会规律,但唯一我们能改变的只有我们自己。
本书的书名中最重要的词语不是“简化”这个好听的概念,也不是“时间”这个古老的词汇,而是中间那个不显眼的“你的”。
你不能简化生活,但能简化你自己的生活;你不能简化时间,但能简化属于你的那段时间。
你所拥有的这段时间是最宝贵的,是无偿得到的,不是用来白白浪费而为之生气,或者用来像柠檬一样榨干,时间是让你用来享受,用来做最好的事,用来和别人共同分享的!
你从现在就开始阅读并行动吧。
维尔纳屈斯滕马赫

 


前 言

抛弃时间的负担
十年前,我和朋友屈斯滕马赫写作《你可以不那么累》(Simplify Your Life)一书时,谁也没有料到它会有怎样的结果。最后却连续300个星期稳居德国《明星》周刊发布的畅销书排行榜,其中德文版销售量高达近150万册,另外30多种语言的版本又售出了100万册。
时间管理在当时已经成为热门话题,自从互联网、电子邮件、黑莓与苹果手机进入我们的日常生活后,世界就变得更快了。前几年在做报告和研讨班里有机会与听众和学员们交谈时,我发现居然有那么多人感到“时间太少”,他们始终觉得在超负荷工作,压力太大。
在复杂性这一制高点上,对于简化的渴求也最强烈,因此现在是时候“简化你的时间”了。我向你保证,本书将改变你,让你对时间这一现象有一个全新的认识。你将摆脱日程的紧迫与时间的压力,发现宁静与悠然的美好感觉。你终于又可以享受计划外的时间,对悠闲的时光不会感到内疚,你将休息和放松自己,恢复体力,轻松愉快地完成自己的工作,可以专心致志地从事一件件工作,并从中享受成功的经历。
波鸿的社会学家纳迪娜?舍内克对德国人的时间感进行过研究,她的结论是:80%的人对生活不满意,感到压力大,整天急急忙忙的。他们不知道,更好地和时间打交道本来是多么简单的一件事。
“简化你的时间”就意味着要简单化,其基本思想就是“少一点,却要更好一点”。请相信我,如果你今后多一点自我意识,多做一点选择,否定一些无聊的、多余的事情,那么你也可以“有的是时间”。“简化你的时间”并不意味着节约时间,干得越来越快,或者安排更多的工作。更简单的方法是学会估计时间,获得更好的生活质量和更高的工作效率!
简化你的时间之旅
本书原书封面上那张图片有没有引起你的注意?请再观察一次那幅灰色的画面,那是一个拥挤忙乱的场面,汽车被堵在马路上,拥挤的人群,办公室里一台台电脑前坐满了人,电话听筒永不离手!你能听到汽车的喇叭声、马路上的噪声、嘈杂的人声、各种手机铃声吗?你是不是想起自己的日常生活来了?最后一点点自由支配的时间都排得满满的,每天都被必做的工作任务挤满,还不断有人拉着你的衣袖要你做得更多,直到某个时候你感到自己在沉重的压力下几乎喘不过气来。
现在你再看一眼本书原书封面上的那幅图,设想一下自己登上了热气球,载着你的是一个可爱的时钟,远离那纷乱嘈杂的环境,你已经抛掉一切重压,向上飘了起来,你离得越远,就越能自由地呼吸,看得也越清楚。你轻松地把目光投向下面的风景,在这样的距离内,你突然从下面嘈杂的场面里发现很重要的、开心的人和丰富多彩的东西。这时候你抬起目光向前看,终于在远方的地平线处又发现了早已被你丢掉的目标。
我想邀请你参加这样一次“简化你的时间”之旅,同我一起登上我们的热气球,抛掉压在你肩头的时间重压。
四个巨大的沙袋
我们的共同旅行没有固定的路线,但我们必须逐步抛弃重压才能离开原地。
我们先从最大的“时间误区”开始,抛弃那些驱使我们狂热工作、一切有关时间的神话和似是而非的观念。你将发现,只要进行这一步你就揭开了这些神话的面纱,找出自己对哪些错误观念做出特别敏感的反应,并从中解脱出来,学会更加轻松地支配时间!
走出了“时间误区”后,我们马上飘到了“时间类型”。为了更加简单地支配你的时间,你必须知道自己是属于哪种时间类型的人。你是不是认为我们每个人的一天都有24小时,因此大家的“时间”都一样?这种观点要抛弃。每个人都有不同的时间观念,都用不同的方式来支配自己的时间。
认识了自己的时间类型,不仅更好地了解了自己,而且可以更好地和周围的人打交道。你有没有经常遇到下面的事并为之生气:你的合作者、你的上司或同事毫无必要地催促你,或者又是临到最后时刻才把完成的任务交了出去?如果一个人知道他在跟什么时间类型的人打交道,他就可以从容地处理或者更好地应对此类情况。
我们旅行的下一站将经历一些让你惊讶的事:我们将共同把许多有用的“简化时间的工具”装进热气球,然后气球还要继续上升。通过每一种方法你将学到如何抛弃日常生活中不必要的负担,从那些不喜欢的、不必要的、毫无意义的任务和职责中解脱出来。
旅行的第四站把我们带进你的生活梦想和愿望,如果你最后把表示职责和完美主义的“时间沙袋”也抛掉,为自己容留一点点自私和懒惰,那么你将在地平线处看到你的宏伟目标。晒晒太阳,和朋友一起吃个饭,事业的下一步成功:你要更多的时间干什么?你怎样生活才是有价值的?
我们的“简化你的时间之旅”最后不仅让你更好地懂得如何利用和支配时间,同时也了解无数的简化方法,利用这些方法你不仅可以更灵活地应对紧张的日常生活,还可以为事业的成功、休闲、业绩与放松获得重要的空间。特别是你将最终得到全新的、美妙的感觉,成为掌控自己时间的主人!
此致!
洛塔尔赛韦特
2010年9月于海德堡

 


终结时间利用的谬误(1)

简单带来明了
人有了谬误其实变得更可爱了。
—歌德
你总是忙忙碌碌?始终背着压力?没有时间享受美好的生活?通过“简化”,你也能实现另一种生活方式。
菠菜里含有很多铁,恐龙曾经是地球上最大的动物,红色让斗牛发狂,等等。有些谬误根深蒂固,与时间有关的话题也有许多的神话和似是而非的观点。
你肯定认为越快越好吧?多重任务能给你节约时间?安排得满满的日程表有助于事业的成功?一切都不是这么回事。尽管有许多人早就在内心产生了怀疑,但这些错误观点还是广为流行,人们通常也就不去追根究底了。相反,我们还把这些时间的谬误当做真理,甚至还要进一步加快我们的生活节奏。
“通过谬误到达真理的才是智者。”这句话来自弗里德里希吕柯特,是我们“简化你的时间”之旅第一部分的口号。你要抛弃错误的“时间神话”才能丢掉包袱,轻松地享受自己的旅行。
了解时间
每个人都拥有感觉器官,用来感知颜色、味道、气味、声响或温度,但偏偏没有感知时间的器官。我们用大脑来估计时间,依靠的是运动和事件。发生的事情越多,我们运动得越快,就越觉得时间紧张。我们对时间理解的误区是:只有感知得到的才是真的。我们忙碌和紧张,原因不在于时间,但又是什么原因呢?下面先看看几种有关时间利用的谬误吧。
时间谬误之1:没有时间?!
现在流行抱怨。你肯定听说过区别乐观派和悲观派的那个“半杯水”的故事。可惜我们中的大多数人在对待时间的问题上都是绝对的悲观主义者。我们看到的是“少了什么”,而不是“我们有什么”,即每天我们都有24小时。好的一面则是,我们可以随时改变自己的观点。
我的第一个简单的“简化”建议是:你要变成乐观主义者!乐观可以改变我们的思维和行动,你应当做得像自己有时间那样。研究表明,认为自己有时间的人,动作更加从容,办事更有策略,成事更有把握,与那些忙忙碌碌的“时间悲观主义者”相比,在同样的时间里能取得更好的成绩。你应当用更多的自信去对待平常的工作与日程安排,当然这还需要一点锻炼和耐心,不过一些小小的改变常常就会带来效果。
时间谬误之2:越快越好!
信件分拣机每小时可以处理大约3万封信件,同样时间里一个人大约分拣1 500封。从前只有上午递送一次邮件,如今电子邮件随时都会出现。1996年的瑞士证券交易所里,每秒钟刚好能完成45笔交易,2009年已经达到了3 000笔!
我们的日常生活节奏已经很快。只有那些生活锦上添花、办事处在快车道的人才被看做效率高、精力充沛。我们大多数人都喜欢速度快,享受高速公路上时速200公里时的爽劲儿,或者高坡滑雪道上下降时的快感。我们的生活若一味追求速度的陶醉,那么总有一天会刹不住车而跌落到深坑里。
你应当去发现平静生活的好处。“低档前进”一族的口号是,“把事业换成丰富的生活”。这类人群有意识地放慢生活节奏,他们厌烦了大把花钱,为的是摆脱紧张的工作而得到休息,享受到更好的感觉。他们走出跑车,开起了宽敞的面包车,放弃了塞舌尔群岛的全程导游,选择的是波罗的海海滨的露营度假。关键是少一点匆忙,多一点生活的愉悦!

 


终结时间利用的谬误(2)

时间谬误之3:干多了才有成果!
多一点总是好的!无论是用以增强抵抗力的维生素、用来提神的咖啡,还是为了聚会的购物,我们愿意一切在数量上都多一点。在时间的问题上,你则必须避免这一信条。
一份满满当当的日程表和无数的加班一样,都不能保证事业的成功。准点回家不适合当代的职场了?谁若是工作不紧张就属于另类了?正相反,谁总是手头的工作太多,那很快就会陷入混乱。谁的能量消耗太多,总有一天会精疲力竭。
建议你最好把注重数量改为注重质量,学会发现什么才是度,不要仅凭兴趣就去理会这个或那个东西,更少承担任务就意味着有更多的时间用于对你个人更重要的人和事!
不能给自己留一点闲暇的人,不是一个自由人。
—西塞罗
你要敢于留出一点时间。日程表上没有填写内容并非就等于“空闲时间”!总会出现一些意料之外的事情,你要每天留一点时间给意料之外的事情,倘若真的没有什么事情要插进来,那岂不是更好?那你可以用来享受额外得到的这一点时间,时间和生活质量的关系是密不可分的。
时间谬误之4:
互联网之类的东西都是让人节省时间的!
通过“微博”发送的信息最多只能包含140个字符,但是几秒钟内就可以传达给数百万人。我们糊里糊涂发出手机短信和电子邮件,跨越任何世界时区,也脱离了我们自己个人的时间节奏。有了无线通信的网络WLAN和UMTS,我们始终连接着网络,处于“在线状态”,我们的交流渠道从不中断。新闻不再是一个事件“之后”才出来,在现代技术下可以做到实时直播。
手机、互联网等都是时间的窃贼,掌控着我们的每一天,让我们淹没在信息和数据的海洋里。据2008年美国IDC民意调查公司的估计,全世界每天发出约2 100亿封电子邮件,而所有这些邮件都要有人去阅读和处理!所以我们做出思考和反应的时间越来越少了,我们感到时间越来越紧张了。
采用“暂时无法联系”这种聪明的做法因此大受欢迎。我们不得不从技术上断开联系,为的是能有较多的时间把精力集中到重要的事情上。“再见,我目前不在线!”
时间谬误之5:多重任务能省时间!
多重任务历来是被称赞的现象,互联网和一些生活杂志都一致认为:现代人必须具备同时承担许多事情的能力。多重任务被看做生产率、成功和声望的关键。
但是时代已经变了。“多重任务导致的惨败”,“多重任务让员工越来越蠢”,“多重任务浪费时间”等类似的话题成了报纸的大标题。科学研究早就证明,总想把所有事情一下子完成的人需要的时间就更多,注意力相对分散,错误也明显增多。据美国一家咨询公司估计,多重任务给美国经济每年带来近6 000亿美元的损失。尽管如此,我们许多人在工作和私人生活中依然愿意同时去完成许多事情。尤其让人奇怪的是,多重任务不仅不利于经济,而且也不利于身体健康,其副作用包括过度紧张、头疼、烦躁、焦虑,严重的甚至还会造成过劳死。许多人不愿意承认,有些事情是不能或者很难同时去完成的。尽管拿破仑据称能同时完成四五件事情,但我们大家都知道,他没有一个好下场。因此,我们应当放弃多重任务的神话,宁愿还是按照“事情一件件来”的老规矩办。
时间谬误之6: 休息是多余的!
休息?错误!怎么能休息,有这么多事情要做!销售报表必须马上交给领导,会议一个小时后就要开始了,给新客户的宣传稿还没完成……
除了在真正的危机阶段,我在周五晚上、周六和周日从来都不工作。
—李艾科卡
无休止地工作,这不仅是一些领导们心中的理想要求,也是许多人感到任务难以完成时采用的唯一办法。无时不在的时间压力导致人们常常把休息看做恼人的中断。我们以为,一个人要想获得成功就必须昼夜连轴转地工作。但是,效率和创造力既不能强逼出来,也不能用严格的纪律来换得。人可不是机器,没有人可以整天满负荷运转,没有休息也就没有效率,这个道理本来人人都感觉得到、都知道,然而我们几乎还是舍不得休息,哪怕短暂的休息就能恢复很多的体力和精力。与压力和加班比起来,休息对于事业和健康重要得多。许多成功者的榜样表明了这一点,最突出的例子是温斯顿丘吉尔和比尔?克林顿两人,他们即使在最严峻的形势下也极少放弃他们的午睡。
时间谬误之7: 慢慢腾腾就是懒惰!
“别这么磨磨蹭蹭的!”你小时候有没有常常被大人们这么催促过?这句话意味着做事疲沓,在浪费着最宝贵的时间。在草地上躺躺,拿粉笔去房前的马路上乱画,或者懒洋洋地动动,整天这样去度过,那是多么开心啊。每一棵小草、每一只瓢虫都值得去细细观察。把时间忘掉是多么美好,而我们不知什么时候却把这一点忘了。
拖沓、无所事事、闲暇放松,这一切在我们满满当当的记事日历中都没有位置可寻。相反,我们千方百计找出零星的时间,把分分秒秒都用来做事。许多人已经不知道计划以外还应有空余和闲暇的时间了。然而,不做任何事也是有益的,休闲更是宝贵的,甚至是生命中必需的。伟大的思想常常是在闲暇的时候产生的,牛顿、弗兰克尔、弗洛伊德等许多重要的思想家提供了很有说服力的证明。因此我们应当常常享受一点闲暇,消磨一点时光,享受那轻松的一刻。

 


辨明时间的误区

时间越来越少,我们要做的事情却越来越多。用计算机、电子邮件、黑莓手机等轻松搞定的事,光靠人工来做却一下子就崩溃了。可我们还是在和时间进行着危险的赛跑,又相互把对方逼得忙忙碌碌。我们生活在一个受到持续压力的社会,工作、休闲、生活……任何事都要迅速解决掉。我们却没有发现,这样的赶速度实际有多么不值得。我们其实把别人也同时催促了起来,大家都这么做了,那么必定就是正确的,对吗?时不时有人轻轻地发出怀疑声,而我们则没有时间去细想。
一个人如果自己不花时间,那么他就没有时间去拥有时间。
—拉迪斯劳斯鲍罗斯
如果你打交道的对象全都是匆匆忙忙的人,那么你自己就不会以蜗牛的速度来做事,不会变成一个十足的办事疲沓的人。你也不必要这样拖沓,只要不老是那么急急忙忙,不用夸张的快节奏去紧跟别人就够了。只要你不再被时间的谬误所迷惑,按照下面几章的建议去做,那么你已经很成功地得到了许多时间和清静!不要把时钟继续看做在忙碌的赛跑中必须打败的对手,而要把它看做给你帮助的朋友,一个能让你更好、更轻松地工作和生活的朋友。随着本书去发现时间美好的一面吧!
如何摆脱日常的时间压力?

 


时间谬误之1:没有时间?!(1)

没有空余时间,有的只是满满的日程安排;没有生活的乐趣,有的只是备忘录上的任务。且慢!谁要是认为没有时间,那他就是大错特错了。
“你究竟什么时候有空,能用收集的布料缝制点什么?”一家瑞典家具商场的住宅问题报告本来说的是“心爱的家”的话题,可是对上述问题的答案却引出了一种对于“放松”的别样理解。“不,为什么要做这个?我总不能把所有喜欢的事情都去做一遍吧,我只要开心就够了。”
对某事物感兴趣,没有任何压力,不需要因为别人等你拿出结果而去找什么借口,这正是我们所提倡的。时间并不是什么优化问题,而是很个人的东西,如何利用时间对我们有利,完全在于我们自己。
怨言多了没有用
“对不起,没时间。”我们早已习惯于这种日常的忙碌,甚至已经意识不到这样的话要说多少遍。每一次和朋友或同事说话都要说到“忙”、“压力大”。大家都知道,时间越来越不够用已经成为现代生活的特征。不过,且慢!时间可并没有变少!我们跟先辈们一样,每天拥有的还是24小时。
如果有了足够的时间,而且每天还有新的补充,那么我们的时间还会不会不够用呢?为什么我们有“时间不够”的感觉呢?如果不是时间数量上的问题,那就是我们的观念问题了。
时间就是金钱
本杰明富兰克林的这句话早已成了现代时间压力下生活的口号。时间确实比金钱更有价值。
我们假设一个熟人想让你对他的一个新的经营计划进行投资,不过你对这个人并没有太大的好感,而且对这个经营计划也并不看好,所以你拒绝了。很简单,你不愿意把钱白白地送出去。但是假如这个熟人想要请你吃饭,那又会怎样呢?你也照样会这么谨慎应对吗?你是不是认为,这两件事不可比?错了,可以比。
如果你每天要花一个小时去干那些你不愿意干的事,那么折算下来等于每年32个工作日,相当于一年里的休假就这样浪费掉了,而你还在抱怨时间不够用?
我们不断地在消耗时间,把它用在许多任务和不必要的事情上。每一个小小的时间空当都要立即用在新的事情上,我们的全部生活都处在时间的压力下:报告必须后天完成;到了夏天必须减肥8公斤;新的展览还有一个星期就要关门了,必须去一趟。职场内外,我们一个个都是“非做不可”的高手,却还是“随它去”的新手。这种没完没了的活动让我们没有时间去考虑所做的事情有没有意义。我们有点像只顾着把地板上的水擦干,却没有想到去关闭水龙头。
他太舍得花时间了,以至于手腕上不戴手表而戴一本手撕日历。
—沃尔夫迪特里希施努尔
由于我们的“时间预算”是不能超支的,时间是没有信贷额度的,所以常常感到时间紧。有人认为“我没有时间”,这不仅是错误的,久而久之也是高代价的,因为你有可能会错过女儿的舞台表演、儿子的第一个进球、朋友的生日聚会,或者自己的某一次好机会。不要允许所谓的“时间不够”阻止你去做重要的事情,不要让自己的梦想和愿望葬送在工作的负担下,要把你的时间夺回来!
你有没有听说过一个有趣的、关于时间卡的故事?几年前,“拖延时间协会”的成员拿了一张像银行卡那样的“时间卡”来到慕尼黑,试图用它来付账,这当然是不行的。“太不像话了,”他们随即去几家银行投诉,“分明时间就是金钱嘛!”可惜接待他们的人中只有少数几个明白,这一切是个玩笑。现在再也没有人对金钱的话题感到新鲜了。

 


时间谬误之1:没有时间?!(2)

我有时间
把“没”字从你的生活信条里删除,一切都会变好。不会的,没有人想要取笑你,因为我们每天受到的时间压力可不是开玩笑的,然而“放弃”真的是获得更多时间的钥匙。这个钥匙就在你的手中,属于你的时间宝藏就在那些无须去做的事情和活动里。颇具传奇色彩的可可香奈儿都知道:“生活的艺术就是做出正确放弃的艺术!”
如果你牢记以下三条针对时间难题的“简化策略”,那么你马上也就可以说:“我当然有时间!”
第1条应对时间压力的简化策略:你自己决定时间!
把时间不够的责任推卸给别人很简单,但只有一个人能决定你如何支配时间,这就是你自己!因此,今后要自己决定如何安排自己的时间。把自己的愿望和兴趣作为重点。踏上一次完全特殊的自我之旅,把注意力放在自己的时间上。
给你的建议!
读一本书,还是跳舞……问问你自己:我喜欢做什么,我有更多时间的话会做什么?
我想有更多的时间。
我想有更多的时间和我的家人在一起。
我想有更多的时间用来进修。
我想有更多的时间……
如果你知道有了更多的时间去做什么,那么马上你就会开始削减其他的时间负担。
第2条应对时间压力的简化策略:少一点,但要好一点!
你要抛弃那种生怕错过什么事的担心!完全有意识地去把愿意花时间做的事挑选出来。没有人可以什么都不放弃、什么都去做、什么都要有。没有人非得要随时随地可以被人找得到。你可以少做一点,但要去做正事,为自己的幸福留一点余地。不安排做事的时间,日历表上留一天空白,去享受美好的人生。请务必记住,谁要是不去享受,那么很快就不懂得享受了。
给你的建议!
从你平时的“待办事宜列表”里再分出一个“不办事宜列表”来。考虑一下,哪些事情从今天起你再也不做了!哪些浪费时间的事你可以省掉?这样你就能为重要的事情腾出时间。
第3条应对时间压力的简化策略:不要努力去节省时间!
“你为什么要卖这个?”小王子问道。“因为它非常省时间,”商人回答,“专家们计算,吃了这种药你每个星期可以节省53分钟。” 安东尼圣埃克苏佩里这则关于小王子的精彩故事已经发表60多年了,但是节省时间的愿望从来没有像今天这么强烈。我们不断地尝试,利用各种各样的技术手段和精妙的技巧去对付时间的紧缺。但是,我们只能经历和耗费时间,却不能花钱买时间。因此还是放弃各种节省时间的努力吧,不妨去试试把时间收归自己,把时钟当做你的朋友。
人们往往把时间耗费在想要赢得时间上。
—约翰斯坦贝克
不要听闹钟的
你的抽屉里是不是还躺着一只功能齐全的机械闹钟?好极了,拿出来!当然,电脑、手机等都有时间显示,而且通常都非常精准。不过我们大都不必知道精确的时间,除非要测试一下我们的脉搏。
有一只每天早上要拧发条还时不时地要修正指针的时钟,会让我们对时间的意识更加清楚。机械式的时钟让人对时间有另一种感觉,它没有用一闪一闪的显示来催促我们,没有用读秒器给我们添加压力。机械式的时钟要人去看和理解,它静静地告诉我们,时间在一分钟、一小时地流逝,同时又让我们知道,我们到底还有多少时间,它还不会计较我们在周末忘了拧紧发条……
你永远要记得,自己缺少的不是时间。如果能放弃许多以前做的事情,那你就摆脱时间的压力了。
快捷为什么不好?
体育运动可一向是按秒来计算的

 


时间谬误之2:越快越好!(1)

“加油!快点!麻利点儿!迅速!”我们常常那么匆忙,连一句完整的话都来不及说了。
时间是短暂的,许多事物在以惊人的速度变化,无论是职场内外,到处在催促着速度:我们的工作要快,阅读要快,开车要快,说话要快,吃饭要快。我们谈恋爱也比从前更快了,对象也换得更勤了。
速度是成功的因素,是创新、提高效率和进步的前提?错了,反过来就对了。好的业绩是不能用秒表来测量的。在匆忙中我们常常忘记最重要的东西,或者犯了不该犯的错误。更糟糕的是:一个人整天在奔跑,总有一天会病倒。即使在一切都追求速度的情况下,有许多事情也是我们很愿意或者应当停住的。大家都知道,生活中最美好的事情自有其属于自己的时间,幸而没有相应的计时器。
最好的搭配
我们追求速度上了瘾,觉得一切都太慢。我们脚踩着油门从不松开,有人迟到了一小会儿就不知所措。约定好吃午饭的时间却等了60分钟,这在德国是不可想象的。不仅是由于我们通常只有半小时的午休时间,而是因为等待和无事可做的时间让我们感到压力。在非洲、亚洲或者南美一些国家里则完全是另一种情境,那儿的人们没有让时钟来决定自己的生活,时间对他们来说是灵活的,如同橡皮筋一样可以拉伸。与人约定某个时间都是大约的时间,说好的五分钟很容易便成了半小时,“明天”并非一定是第二天,而是今后的某个时候。
我当然不是要你对约定好的时间置之不理,或者去拖延事情。货物必须及时发出,营业时间必须遵守,任务必须按时完成。这些事情不应当去抵制速度。就如许多事情并不是“非此即彼”的,在速度快和慢的问题上应当合理地掌握,最快的人并不永远是胜利者,最慢的人并非总是笨蛋。总而言之,经历各种时间节奏,才会让我们感到持久幸福。
半途中不停顿
20世纪70年代,每个星期六晚上有一档鲁迪卡雷尔主持的娱乐节目最受欢迎,名称叫做“在传送带上”。也许你还记得,参与者坐在一把藤椅上,面前是各种各样的物品在一条传送带上移动,开始是慢速度,然后越来越快,从菠萝削皮器到洗衣机,凡是他记住的东西最后都可以拿回家。有的参与者努力想得到更多的东西,结果分散了注意力,收获很可怜。有人则相反,只注意几样重要的东西,最终开心地把心仪的东西抱回了家。
我们的生活也有点像这样的“传送带”,许多的任务、期限、职责在我们面前不停地移动,因为一切看起来都同样重要,所以我们什么都想要去做,然而这样是办不到的,最后某个时候一切都会落空。这里只有一个办法,不断地截停这条传送带。最好你和电影《狮子王》里的黑熊巴鲁那样,“从容一点试试看……”
今天的人们发明了唯一真正新的坏习惯:求速度。
—奥尔德斯赫胥黎
慢节奏生活
慢一点!你应当养成慢节奏的生活观,不仅包括你的个人节奏,也包括你周围接触的事物:新的消费品不断地被推向市场,让人目不暇接。一样东西几乎都没有机会被用惯就又有新的来换代了。不买爆米花机果然就不行了?坐在白色的真皮沙发上真的有多好?当然,时不时地享受一些新玩意儿确实有意思,但前提是你应当愿意用上几年。

 


时间谬误之2:越快越好!(2)

你应当从这种快节奏的循环里突围出来,去发现慢节奏的生活能给自己带来哪些好处,设定完全个性化的慢节奏生活。
时间是一个花瓶,看你往里面插的是蓟草还是玫瑰。
—鲁道夫罗尔夫斯
慢速旅行,慢慢地看
安排在初夏长达四周的年休假对我们大多数人来说仅仅是童年的美好回忆了。如今即使在一年最美好的季节里,短途旅游、最后一分钟旅行、假日旅游等形式都催促着我们的快节奏。让人赶到几千公里之外,以一个“全包组团”的形式去参观一个游泳池或酒吧。数不清的照片仅仅证明了我们到过哪里,却什么也没有看到。
你应当重新找回旅游的意义,不要一飞就跨越几国或几大洲。谁若是慢慢观赏,他就会看到更多。比起高速公路的服务区,坐在火车里更容易有机会和人说说话。你应放弃那些强制性参观项目和豪华酒店,摆脱那些快节奏的生活。
给你的建议!
时常来一次无目的的旅行,没有僵化的时间计划,粗略地定下你的路线,看到哪里满意就停下来,到一家小的当地餐馆去用餐,假如你多喝了一杯葡萄酒,那就干脆住上一个晚上。你有时间,什么也没有耽搁!
快点享受!
从前是粮食缺乏,如今是时间缺乏。据调查表明,人们吃一顿快餐在两分半到四分钟之间,最多十分钟后就离开快餐店了。我们常常都不愿意花时间坐下来,我们在路旁快餐店的窗口买一份快餐,在行驶中用餐。美国甚至有一个汉堡包连锁店,其名称就叫做“边吃边跑”。
但是,对享受的重新领悟正日渐流行。20多年前为反对统一化的快餐食品而成立的“国际慢餐运动联合会”欣慰地发现,其成员的数量正在日益壮大。越来越多的人有意识地尝试用慢节奏的饮食文化来调剂快节奏的日常活动,这里不仅是指享用美味佳肴,还包括大家舒适地坐在一起,菜肴的烹饪同样很有意义。把“用在烹饪和吃上面是浪费时间”的想法改为“享受时间”。
慢速的成功故事
“效率”是个魔咒词语,在越来越短的时间里生产越来越多的东西,可悲的结果是:我们干得快了,却并非干好了。如下面几个小例子说明的,和体育比赛里不同的是,最快的并非就是赢家。
给你的建议
花最少的钱,不费事又有很大的乐趣,能这样享受吗?可以的!不妨把烹饪搞成一次集体活动,约上几个朋友一起去采购,一起准备食物,然后一起随意吃。我敢保证,接下来餐具的收拾也会很快。
“想要造出好的乐器来,那就需要许多时间”,这是奥地利钢琴制造大师本哈德巴拉斯不合时宜的成功秘诀。他制造一个独特的零件甚至要花一年,他遍及欧洲各地的客户可要学会耐心。
在波茨坦的弗兰克法兰那里,耐心也非常重要。作为慢性子的面包师,他想到了面包行业里老作坊的价值,他做的面团里绝对不用自发酵面粉或者面包添加剂,而是只用面粉、食盐、酵母、麦芽和水。这种制作面包的方式也带来时间问题,制作完成一个纯天然酸味面包需要29个小时,光是发酵就要一整天。好东西是需要耐心的!
给你的建议!
数字11让人想到的是足球队,88想到的是老奶奶,0想到的是“零忧虑服务公司”。你只需要想到薇若娜普什等人,就马上有了数字问题的答案,这种联想记忆的原理被绝妙地用在了广告创意里,也可以用在你个人的慢节奏生活口号里:0815,表示零匆忙,8倍谨慎,15分钟休息。如果你把这一组数字写在日历上,或者写字台的台板上,那么肯定有好处!
让它慢点
降档,速度慢下来,享受一会儿。如果你经常在中途稍稍减速,那么很快就会发现这样对自己有多大的好处。每天让一件事情比平时做得慢些:在超市的收款处排到最长的一个队伍里;喝水时,一小口一小口地喝。
每周享受一个慢节奏的夜晚,不开电视机,放一张美妙的音乐唱片,做一点你平时没有时间去做的事情,给朋友和亲戚们写点儿贺卡,就这么过,不要做重要的事情。和你的孩子们一起整理蜡笔盒,或者按照奶奶的配方自己做一点黑莓酒……
一个人只有做些什么才有成果?

 


时间谬误之3:干多了才有成果!(1)

任务、任务、任务,日历上面写满了日程计划。超负荷的日程表决定着我们的生活。
填满了的日程表也如同高级轿车或手腕上的名表那样成了一种身份的象征?事情多,看起来就是个重要的人物,成就也当然多。你真的相信?答案显然是否定的。简单来说,一大堆的日程安排并不能证明丰富的生活。最后,在面前堆着高高的工作任务,自己感到无能为力的时候,你对日程表的理解就不同了。
少一点,但要好一点!这是你的生活以及日程安排中协调好时间的简易原则。但是也要防止另一个极端,不仅要放弃,还要有数量的改善。
好好分类
日历就像一个手提袋,装饰得越好,我们的生活就越舒心。不过,装饰漂亮的日历里应当放些什么呢?当然是日程安排啦。但是和手提袋一样,里面装的东西太多了,很快就乱得一团糟了。
给你的建议!
“大家都想着自己,只有我想到了我!”你还记得美国情景喜剧里那个可爱又贪吃的外星人阿尔夫说过的这句话吗?你应当把这句话记在心里,当有人想让你做某件事的时候,你应当想想自己,然后拒绝他。
少一点,但要好一点!这不仅适合于工作,也适合业余生活。一个排满计划的日程表意味着没有空余时间用于休息、创造和体验生活的乐趣。按照以下的建议去应对,则可以有意识地关注自己的需要。
多一份放松,多一点生活的乐趣
一个人要想成功,就会常处在压力下,他必须聪明地支配他的精力,但这往往并不简单。工作上的压力经常是巨大的—会议、出差、会见客户、商务宴请……你有没有这种感觉,持续不断的加班压得你透不过气来。
让你得到喘息的五条策略
只要几个小窍门,你和你的日程表上就都有空余时间了:
1. 你要经常避免那些可去可不去的会面,例如营销人员大会,这种场合历来是谁都可以滔滔不绝地讲,却没有多少实质性的内容。要一直记得前面提到的那个手提袋!
2. 把你认为困难的工作和同事或朋友交换成容易上手的工作,把为公司杂志写一篇文章的任务去换成统计工作,把做一场关于生活艺术的报告换成参加孩子学校大卖场活动的糕点烘焙。
3. 把你的姓名从尽可能多的群发信件和电子邮件中删除,反正你了解哪些才是真正重要的邮件。
4. 会议、会谈要安排更大的时间间隔。
5. 为你的办公室门上准备一块漂亮、幽默的“请勿打扰”的牌子,并且要使用它!
如果你的院子里有一棵果树,你知道,必须经常为这棵树剪枝,否则树冠过密会影响果子的质量。你的时间和日程表也要像果树一样维护。你要有意识地去放弃一些日程,减少一些任务!计划外的时间是宝贵的,如果减掉一项日程,不要有愧疚感,没有到处都出场,是没有关系的。每到周末不必去挨个赶场子,干脆舒舒服服地待在家里。
不要大手大脚,要吝惜时间
确实的这样,你没有看错。你在时间上不要大手大脚,在约定日程的时候要吝惜时间。特别在年初的时候,我们看到日历表上还有这么多的空当,安排位置时很大方,但是很快日历表就被密密麻麻地填满了日程,这时我们才突然发觉要临时安排个会面,或者自己要享受空闲的一天都找不出时间了。为了不至于落入尴尬局面,你干脆填好一些虚假日程。
给你的建议!
可以利用虚假日程的积极效果,在超过一年的周期内,每周至少预先分散腾出两天时间,最好用铅笔写,如果遇到日程要安排,只需要把铅笔字擦掉,这样你可以决定是否空出时间。不但要关心自己的日程安排,也要把放松压力看得同样重要。

 


时间谬误之3:干多了才有成果!(2)

时间计算的现实主义者
水管工刚好用了20分钟换好了损坏的水龙头,可是他在账单上却填了1小时,是不是太不像话了?不,很现实。聪明的工人还考虑了从仓库里取货、到客户家的车程、安装以及回到公司的返程时间。这样20分钟的工作时间在工作计划里很容易变成2小时。
应对大批日程计划的策略
一个现实的时间计划需要可靠的数据,你需要计算出通常情况下某些事情需要多少时间,把结果列成一个表。
一页纸的报告 = 40分钟
资料的整理归档 = 30分钟
处理电子邮件 = 90 分钟
思考问题 = 60分钟
整理工作场所 = 15 分钟
=
=
=
把这些活动时间写进日历里,最好用一种特定的颜色。重要的是:你把这些填入的内容当做“真正的”任务来对待,这样你的日历表里就不会再乱糟糟地被其他任务和日程所填满。
你是怎么做的?你在安排时间计划的时候是不是也考虑到了比如处理电子邮件、资料的整理归档、思考新问题等活动?是不是把这些内容也填入了日历表?如果没有填入,那么这些工作还可以填进去。当然,压力注定是又增加了,更好的办法是,算出自己实际可承受的负担,而不仅仅是填写日程表所需的时间。
小事情费时间
不要忘记:取处方、购买打印机墨盒、咖啡机除垢、买生日贺卡,种种小事在我们的脑海里浮现,实际上这些事不适合填到日程表里,可它们都在等着去完成,并影响着我们的注意力。只有一个办法,写下来,从脑子里清除掉。
给你的建议!
进行一次日程表的检查,翻到当前的日程,或者滚动你的电子日程表,把自己认为重要的日程全部标上颜色。数量很多吗?很好!哪些日程你倾向于不理睬?太多了?那你正好在那些地方做上标记,这些正是侵占你宝贵时间的活动,这些内容你今后应当尽量避免。
用专注代替失去
你听说过SAP软件公司创始人之一的迪特马尔霍普吗?他是一位聪明的投资者、慷慨的赞助人、TSG 1899霍芬海姆“乡村德甲球队”的老板,是个成功的全才。这个评价是毫无疑问的。不过 ,或许有人还有这样的印象,他什么事都可以同时兼顾到。他总是非常清楚自己要做什么,那些数不清的活动他从来不错过。恰好这一点是那些成功人士的特点,他们不在那些无关紧要的小事里迷失自己,而是专注于那些真正重要的事情。
但我们又怎么知道,什么事情要做,什么事情要放弃呢?这里有两条简单的原则:
1. 在时间安排的考虑上,最重要的是你自己!
2. 因此日程表上安排的许多事情中要顾及你自己的愿望和目的。
质量代替数量
我们是怎么对待贵重东西的?肯定都很小心地对待。如果一个人细心地安排时间,不仅事业上会有更好的成功机会,而且对朋友、家庭尤其是自己也有了更多的时间。所以,在对待时间的问题上要有原则,把时间用在真正对自己重要的事情上。你应当全神贯注地行驶在通往成功的车道上!
干脆关掉?
那我有多少事情要耽误掉了!

 


时间谬误之4:互联网之类的东西都是让人节省…

我们整天都在网上搜索,收发邮件,用手机收发短信,使用网络电话。有了现代技术,信息交流持续不断。
互联网是个极好的信息源,电脑、手机等帮助我们更快地工作和交流,通过“涂鸦”软件约定一个日期,给同事发一个手机短信“同意交货日期”,或者借助黑莓产品在上衣口袋里放一个微型办公室,本来一切都很实用,但是一切好的东西都不会没有缺点的。
目前互联网上的海量信息成了“信息负担”。装备了移动设备的现代人一刻不停地处在工作的压力下,“歇一下”成了现代禁忌。最新的技术产品往往也不简单:复杂的用法,烦琐的功能设置,令人费解的说明书,几乎要让人崩溃。很自然,对简单产品和减少麻烦的愿望日渐强烈。
有各种渠道交流
梵蒂冈有一个网络办公室,每天在YouTube网站上更新关于教皇活动的最新视频。安格拉默克尔用手机领导政府,据说这位联邦总理每天要发送50条短信。福特汽车公司计划在某些车型上配备无线上网功能,这样车里的人就可以发微博或从网上下载音乐了。
我认为,国际市场的电脑需求约五台。
—IBM前主席汤姆沃森,1943
我们的日常生活已经离不开手机、互联网和电子邮件了,这并非我们的本意,但和异地的女友网上聊天,或者通过视频手机让不能一同来看足球赛的朋友看到实况,这毕竟很开心。我们对现代的移动设备和通信技术感到高兴,它丰富了我们的生活,但又让我们无比繁忙。
没有电子邮件什么事都不行
据美国《新闻周刊》杂志的一份调查,70%的受访者认为生活离不了电子邮箱,60%的人还承认工作效率更高了,但同时有90%的人抱怨,每天要花一个小时来回复邮件或删除不重要的信息,而且这种状况还不见好转。有了黑莓产品和智能手机后,我们即使在路途上也不会断掉通信联系。独立性和灵活性反倒成全了周末工作和24小时都能被别人找到。真有点荒谬:有时候,帮我们节省时间的反倒恰好是剥夺我们时间最多的东西。
给你的建议!
你干脆创造一种完全个性化的“邮件时间节约法”:
每天最多用两三次的时间专门去回复电子邮件。
不要用电子邮件跟你的邻桌交流,最好还是直接说话,这样通常既快又亲切!
早上不要立即开电脑和下载邮件,先简单想想,今天有哪些事,必要时还可以用手写下几点。
数字化的工作日
单单就电子邮件一项,我们也许还能应付,可现如今已经不光是电子邮件的泛滥了,问题还在于通过互联网、即时消息、手机、RSS定制即时资讯等同时涌入的信息。
我们随时可以被联系到,自己不断地在搜寻更多、更快的信息,因此大脑早已经超载。我们可以随时向所有人发通知,而且也在这么做,但怎样才可以摆脱这种局面呢?剪断网线?最好不要。关闭手机?肯定是个良好的开端,但远远不够。需要的是负责任地使用我们拥有的技术装备。
给你的建议!
把你设置静音后的手机或智能手机干脆塞进写字台抽屉里,就是安格拉默克尔总理也经常这么做。
索性减少
以前在播放当日新闻节目以及晚上21点以后都不打电话的,这样的时代已经过去。因为我们自己都是随时可以被联系上的人,因此也指望别人这样。我们一点也不顾忌在深夜发出手机短信,不考虑在周末就用电子邮件把项目草案和情况介绍发送给同事,大家都这么做!拘谨或节制在如今这个交际时代是很少有人考虑的。有代表性的是,瑞士的联邦铁路又重新取消了“禁用手机车厢”,因为收到越来越多的乘客投诉,或者总有人不去遵守。假如你自己经常要关掉手机,那么也应当允许别人这么做。
五条适合你个人的离线策略
1. 不要在吃早餐的时候就把手机放到桌上,到了办公室后再开机。
2. 午休时候不妨去散散步,但把手机留在办公桌上。
3. 再添置一部私人手机,这点开支是值得的。你的工作手机只在普通上班时间打开,你的私人手机号码只告诉家人和朋友。
4. 你可以向别人声明,每周至少一个晚上不用手机。为了不让家里人试图破坏规矩,你可以把手机放到无人能拿到的地方。
5. 让手机像以前的老式电话机那样,任它一直响。从前人们不想接电话的做法就是让人以为没有人在家。
适度选择
有网络接口的咖啡机、带运动传感器的跑鞋、配1 200万像素镜头和高清视频格式的手机:我们真的需要这些东西吗?不!你要三思以后再去购买这些新产品。你要问自己:“买多少是必要的?”而不是问“我能买多少?”因为技术产品是要让生活更加轻松,而不是要给你带来额外负担。
再去重新发现传统器具的魅力:自己手工煮一杯过滤咖啡,这对于一切都自动化的日常生活来说何尝不是一种调剂?把水烧开,湿润过滤器,加入咖啡粉,对此你不需要阅读复杂的操作指南,或者添加专门的维护装备,你可以简简单单地享受。
给你的建议!
也许你愿意在家里添置一台老的带拨号盘的电话机?这和怀旧没什么关系,更多的是为了锻炼记忆。因为老实说,你还记得家人和朋友的电话号码吗?或者也许你连自己的手机号码都不知道了?──反正一切都有储存!
生活质量取代交际压力
从前只有仆人和奴隶才是每周7天、每天24小时随叫随到。今天我们许多人有了随身电子设备就始终处在待命状态。人们对信息、对媒体刺激的需求如同染上了毒瘾,这样的人数在壮大。有人把那些不到10分钟就忍不住要拿出黑莓手机查看的人称为患了“黑莓成瘾征”,倘若没有来信息,他们就不安了,到了一个信号盲区,他们就出现了“戒断反应征”。
不少人还冒着影响人际交往的风险。据伦敦国王学院的一项研究表明,大约1/5的受调查者承认自己经常中断谈话去检查邮箱。这一结论或许听起来有意思,其实不然。另外,这种不断的查看还影响着注意力。一个人只顾着去关注收到的信息,久而久之则根本顾不上去思考问题了。
并不奇怪,现代通信产品在“紧张因素排名表”上位居前列。鉴于手机通信联系的泛滥,我们应当在日常生活里保留更多的安静时间。这只有通过经常关机或断开联系来达到。我们应当逐步增加不用数字化通信的时间,享受生活,不必担心会错过什么重要的事情。
一下子什么都干,能省时间吗?

 


时间谬误之5:多重任务能省时间!

多重任务被当做对付时间压力和任务繁重的灵丹妙药,这是十足的谬误。
什么事情都一起干,这是许多人的“家常便饭”。一边打电话,一边发邮件,同时还要关注写字台上乱糟糟的纸堆?没问题!越来越多的人试图用同时做几件事情的办法来节省时间。
是啊,一分钟都不浪费,全天候的繁忙状态,就像印度教里长了许多手臂的湿婆神一样。谁要是同时完成多项工作,就是能干、效率高。但是,最新的科学调查结果清楚地证明,我们根本不能把注意力同时放到多件事情上,结果就会是出错率上升、注意力和反应速度下降。谁如果总是什么事情都一起干,很快就会紧张和有压力,难以招架。
从石器时代到网络时代
在会谈过程中查看手机里的邮件,或者边吃晚饭边看电视里的新闻,对许多人来说,多重任务目前已经不但在工作中,而且在日常生活中也成为普遍现象。如果一个人只专注一件事情,就会被看做不灵活、低效率。但是,对驾驶者的测试结果表明,人类没有能力同时把注意力集中到不同的事情上。
人的注意力是个非常有限的资源,一个人在开车时打电话,他的反应能力相当于血液中的酒精浓度达‰的醉酒者水平,事故率将提高4倍!如果采用车载免提电话,事故率也并不会减少。人类的大脑根本就不适合多重任务工作。
为什么是这样?从基因的角度来看,我们和4万年前石器时代的人有着类似的大脑。但是,石器时代的生活相对安逸,如今却有无数的复杂信息向我们涌来,就仿佛我们带着思维器官从石器时代突然降临到网络时代一样。
一个人在办公室里上班,平均只有3分钟时间能把注意力全部投入一件任务中,而我们的电脑屏幕上平均打开了8个窗口。因此并不奇怪,我们很快就感到难以应付了。我们要处理的信息越多,我们的思维能力就越显得不足。目前受到局限的并不是技术,而是我们的大脑。因此我们只能没有困难地同时完成一些很简单的、自动化的工作。例如,在家庭健身器上边锻炼边看电视这样的事确实能做,但边开车边打电话就不行了。
给你的建议!
你相信能胜任多重任务?那干脆试试看,下次遇到了困难的工作,特意放弃多重任务。你将惊讶地发现,自己完成得有多好、多轻松!
注意:多重任务陋习!
伦敦国王学院的科学家们有一项研究受到了很大的关注,表明了我们人类同一时间去做多项事情有多么困难。研究人员让两组受试人员分别去完成同样的任务,一组人员在工作时同时阅读几份电子邮件,另一组人员开始工作前抽一支大麻烟。结果让人惊讶,抽了大麻烟的人比另一组同时阅读电子邮件的人成绩更好!因此,多重任务并不能节省时间,正相反,多重任务更花时间。因为整个过程实际上仅仅是几项任务之间的快速更换,这超越了我们的大脑能力,引起了故障并可降低高达40%的效率。忙碌并不能真正提高产出,如果一个人什么事情都要一起做,他很快就会耗尽精力。
对于需要高度注意力的重要工作应当避免多重任务。这里的原则是:先考虑单任务。下面列出了它的好处。
单任务的优点 多任务的缺点
+ 全部注意力 -注意力少
+ 出错率低 - 错误率高
+ 压力小 - 压力大
+ 效果好 - 效果不佳
+ 成功的愉悦 - 有挫折感
你最好还是迅速彻底地干好一件事,不要许多件事情只干一半或者干了个表面就放下。复杂的工作任务始终要一件件地完成,下面几点方法能让你更轻松地完成工作。
采用优先原则而不是多头并进
我们知道了哪项任务最重要,那么在时间紧张的情况下就可以把全部注意力投入到这项任务中。因此有必要把任务排个轻重缓急,而这本来也很容易做到。你先尝试拿一天的任务排个顺序,每天在你的任务列表里选出两三个重要任务,把这些任务作为优先考虑,集中精力,这样就不会出现多头并进的情况,你也可以保证在真正紧张的日子里完成最重要的工作。
给你的建议!
用一个普通的闹钟你就可以摆脱多重任务的陷阱:
把大的工作任务分成较小的块,给每个“任务块”留有足够的时间。
时间一到就让闹钟来提醒你。
当闹钟响了之后你再开始新的任务。闹钟响之前要把全部注意力都投入到所进行的任务上。
要不受干扰,不要多重任务
由于受到别人的干预或干扰,我们经常不自觉地陷入多重任务的困境,办法只有一个,那就是更好地管理这种“工作中断”。把所有的中断记录下来,为的是找出中断的原因和次数。你研究一下这份记录,考虑以后怎么做才能尽可能避免工作中断:开通电话机的自动留言,安排“在家办公日”,或者和同事们约定免打扰的时段。
要放松,不要多重任务
多重任务让你在下班以后或周末还要承受压力和忙碌,因此你业余时间里要明确拒绝压力,避免一贯的多重任务。首先这肯定不容易做到,但久而久之则有助于你把时间集中在真正重要的事情上。当原来的紧张感变为内心平静,你就得到了那种美好的感觉,你应当学会轻松地享受自己的业余生活。
给你的建议!
从完全平常的事情上开始你的减压计划。精心挑选一个电视节目,然后把遥控器放得远远的。试着一个星期都不要在早餐时看报纸,不去关心那些关于危机的报道,享受那香醇的咖啡和新鲜的面包。
停止多重任务
同时完成几件简单的事情,这在有的时候完全可以做到。但如果遇到复杂的事情,那你就不能这么做了。计算机可以同时运行多个任务,人可比不上计算机。人在执行多重任务的时候几乎总是无法真正做好多件事情,我们不要相信一个人所谓的什么事情都可以同时完成的能力,要注重的不是数量,而是质量。因此如果你避免了多重任务,效果一定会更好。
给你的建议!
你有没有想过,没有多重任务的生活会有多么轻松美好?再也不用在办公桌上用餐;再也不用一边发邮件,一边打电话,睡到床上还在想着明天的所有工作任务……
休息给我们带来什么?

 


时间谬误之6:休息是多余的!(1)

休息?!继续干!而且要全速前进,最高效率!这是我们快节奏职场的口号。
大多数人的工作任务多得简直没有时间休息。两个电话之间快速喝一口咖啡,咬一口面包或巧克力肯定就够了。许多人把休息看做是纯粹的浪费时间,他们坚信,工作效率高的人经常连轴转、加班,而且周末也在卖力。
经常没有休息时间,我们的效率曲线很快就急剧下降。休息让我们更加高效率地工作,是珍贵的力量来源。因此,你应当经常休息,“简化你的时间”并不是要你更快、更辛苦地工作,而是要更认真地分配自己的精力。
不停地忙碌?
疾病保险公司敲响了警钟,如今不仅在体育界有兴奋剂,数以百万计的德国人采用服药的方法以求更好地应对工作的压力。据估计,超过80万的人为了能够不断地卖力工作而长期服药。不惜任何代价获得工作效率,这样就要承受许多副作用或药物依赖,长久下去没有人能够日夜保持高效率,工作压力带来急剧增加的心理疾病就是例子。抑郁、过劳死等症状已经成了今天的常见现象,每四个就业者中就有一人在一生中至少患过一次心理类疾病。其实真实的数字还要更高,只不过许多人不敢公开谈论自己的疾病,怕影响自己的职业前途,甚至丢了饭碗罢了。
世上最强大的力量是最轻声的弹奏。
—莫里斯拉威尔
每个人的精力都是有限的,因此经常休息、积聚能量很重要。一个人有了休息可以大大提高健康水平,提高创造力和承受能力。但是休息不应该仅仅是停止工作,而是有意识地去做点别的事情。有人就去上网冲浪、发条短信,或者和同事就新的项目聊上几分钟,这样做既不是工作,也不是休息,依旧要集中注意力,还是得不到放松。用运动来代替坐办公桌,用中断工作来代替集中精力,用深呼吸代替忙碌,用宁静代替交流,这样才是好的休息。
合理休息
你最好在还余有精力的时候就休息。真正感到需要休息的时候,实际已经错过了最好的休息时间。这就好比喝水一样,人体只有到了紧迫缺水的时候才做出口渴的反应。我们给汽车油箱加油也不是到了发动机快要停转了才加的。
正因为我们感到压力大,面前还有一大堆事情要做,我们才不能继续消耗精力。通常情况下每隔90分钟,最长120分钟就需要休息一下。为什么?道理很简单,每个人在两小时的节律中遵循一条特定的精力曲线。开始时效率上升,经过约90分钟后达到了顶峰,然后是持续的下降,约120分钟后达到低谷。这个时候是再也不能拖延的休息时间,我们的人体发出了各种信号:
烦躁,注意力不集中
思想开小差,走神
疲倦,打哈欠
想要伸懒腰和伸展四肢
想要吃点儿零食
想要站起身来到处走走
头疼和脖子不舒服
肌肉僵硬
眼睛灼痛或发红
人体不适合连续工作,如果我们不理会身体发出的休息信号,一味地继续工作,就会陷入严重的紧张状态,工作效率急剧下降,感到精疲力竭。这时只有一个办法:你需要“按下暂停键”!
休息是因人而异的
尽管人有两小时的节律和精力曲线,但我们也不需要去呆板地遵守休息时间,因为我们需要休息的时机也取决于当时的工作压力。总体说来,一项工作越累、要求越高,那么休息的次数就要越多。最好是自己去发现多长时间需要休息一下。今后几天注意自己的身体和精力在什么时候需要休息,很快你就会发现怎么做对自己有好处了。

 


时间谬误之6:休息是多余的!(2)

每个人在休息的时间长度上也都有不同的要求。总体说来,多次短的休息效果比一次较长的休息效果更好。休息的最佳效果是在最初的几分钟里。另外,短时间的休息之后也更容易继续先前的工作。我们在工作日里的短时间休息,恰好可以有机会做以下这些事情:
吃一个苹果或香蕉
伸伸懒腰和四肢,放松肌肉
打开窗户,向外看看,深呼吸
走上几步
喝一杯水
按摩眼部
把脚抬高,闭上眼睛
你需要一段时间才能找到适合自己的休息节律。为了不让自己忘记休息,可以把休息要吃的苹果放在办公桌明显处,或者把休息时间设定在电子日程表里。
五项聪明的休息策略
1. 你要特意停下工作,而且全部停掉,目的明确地利用这段时间休息。
2. 找出符合你本人的周期。知道了自己的休息和工作周期就可以更好地安排休息时间。
3. 在休息时要与工作保持距离,要离开你的办公桌或工作地点。
4. 休息时做一些与你的工作性质起到平衡作用的事。例如你整天坐在电脑跟前,那么可以适当做一点运动。
5. 注意休息时的食物。吃一点不仅含有热量,还含有维生素和矿物质的点心能恢复精神。
为了轻松、高效地完成一天的工作,长短不一的休息是重要的。这里应当把“停止工作和放松自己”这两点作为重点,下面几点关于休息的建议将帮助你协调好工作和休息。
彻底休息
你要经常安排一次彻底休息,在两分钟时间里什么都不做!站到打开的窗前,朝着远处看,或者闭上眼睛,慢慢地数到120,这样会给你带来放松。
午休
不要免掉午休,每个人都应当有一个较长时间的午休。特别重要的是:午休时间不仅用来吃饭,而且可以围着小区走走,或者滑一圈旱冰。额外的运动让你的头脑清醒,下午精神饱满。
小睡
睡午觉一直被人笑话,认为这是小孩子或者老年人的事。现在人们知道,中午小睡一会儿能给人带来巨大的精力恢复效果,可以提高约35%的工作效率,降低出错率,事故率也得到明显下降。并不奇怪,在美国和日本的许多企业里,睡午觉已经是必做的事。试试看,中午小睡是不是也让你精力大增。
眼睛休息
我们的眼睛为大脑提供了80%的信号输入,因此有必要让眼睛时不时地休息一会儿,做一些放松眼部肌肉的动作。特别有助于眼部放松的是所谓的“热手捂眼”法:将两手掌用劲搓动使其发热,闭眼后用空手掌捂住,这时用肘部支撑在桌面上,保持这个姿势至少两分钟。这是眼部护理方法,对消除眼部疲劳有良好的效果。
运动休息
整天坐在办公桌前的人必须安排一两次运动休息,甚至在工作期间也可以做到。你要养成习惯,只要电话铃一响你就站起身来,永远站着打电话;你阅读信件时可以在办公室里来回走动;把打印机和复印机放到门外去,这样既能让办公室的空气好些,也能让你有更多的运动!
业余休息
不仅在工作日要安排足够的休息,下班后和周末也不要做太多的事情。你打算做事的时间越少,余下来用于休息的时间就越多。这样才能有足够的精力用于日常工作。
休息是成功的秘诀
你是否还记得自己上学的时候,下课是件多么开心的事情?从沉闷的教室里跑出去,喧闹、胡侃、吃东西,呼吸新鲜空气。下课正是数学课、外语课、家庭作业之间的美事。那么今天呢?你今天也应当经常休息。小小的休息就是成功和轻松地完成工作的秘诀。
如果一个人认为没有时间休息,他就要付出高昂的代价,他犯的错误会越多,成绩相对就更少,下班后则需要更多的时间去恢复。你应当安排足够的休息时间,让自己的工作安排得尽可能压力小,乐趣大!
你也能懒惰一下吗?

 


时间谬误之7:慢慢腾腾就是懒惰!(1)

偶尔有一回无所事事、完全放松地消磨时间?不,这真的不行!还是,或许也行?
“偷懒是美事!”你还记得《长袜子皮皮》里的那首歌吗?本来我们大家都和这部作品里的小主人公平时那样,能干、胆大、放肆,有时候还有点懒惰,但是我们不知不觉没有时间偷懒了。工作中我们拼命卖力,业余时间里还要继续承受压力:周末的购物马拉松,为了理想的身材去慢跑,参加城市旅游以开阔视野……重要的还有,我们应当时不时地服从偷懒的需要,随意地消磨我们的时间!
我们在连续工作中都需要休息,如果在生活中安排合适的怠惰时间,日常的工作压力就能得到调剂,从而发现全新的时间和生活感受。
诗人在工作
法国诗人圣波尔鲁在思考或什么事都不做的时候,门上就挂一块牌子,上面写着“诗人在工作!”他知道,只有把日常的忙碌抛到脑后,才是真正有创造力的时候。化学家弗里德里希凯库勒利用这个道理受益匪浅,他在梦境中发现了苯的环形结构。阿尔伯特爱因斯坦也知道“在静止中隐藏着力”,他每天要享受12小时的睡眠。
我的懒惰从来不比闲暇时间更少。
—西塞罗
有那么多的天才诗人、思想家和音乐家都是出奇的懒人,这个事实不是偶然的。正相反,懒惰对于亚里士多德来说,是“自由的妹妹”;对于陀思妥耶夫斯基来说,是“富有想象力的迷人的情人”;所罗门则认为是“通往智慧道路上的唯一女伴”。可是今天一切都变了,不做任何事情的闲暇被贬作“无产出”和“乏味”。到了网络时代,亚里士多德和同事们说不定一大早就从床上起来,打开笔记本电脑,查看电子邮件,同时又听着手机里的语音邮件……
从学生到经理,人人都感到无处不在的压力,没有一刻喘息的机会。尽管现代社会要让我们得到独立、自由和空余时间,可我们仍旧还是别人为我们订下的时间表的奴隶。即使到了假期、周末和节日,我们还是处在绩效的压力下,这样的日子里本该去补做平日里没时间做的事情:和家人一起做点什么,会会朋友,看个电影,体育锻炼,等等。结果我们在业余时间里和工作中一样忙碌。真奇怪,为什么盼望的内心平静就是得不到呢?
没有闲暇时间
“闲暇时间”就像珍稀动植物一样,已经在现实的语言使用中灭绝了,取而代之的是“压力”、“业绩”和“快节奏”日益流传。真正的放松、让心灵得到舒缓,在今天已经不是那么容易了。因为人人都在抱怨缺少闲暇时间,享受的只是生活的提速,哪怕已经达到了某种程度的快节奏。高速度为我们提供的是一种很特别的幸福感,我们的行为有一点儿像那些得了毒品依赖症的病人,始终在寻求获得一次又一次的快感。我们有无穷多的机会,可以经历无数的东西,所以我们认为,我们的时间太珍贵了,不能停下来休息。如果我们真的一下子什么事都不做,那就出现名副其实的“戒断症”。一个人始终处在大潮流里,他就很难偷得一分闲了。
怠惰、空闲与奢侈的浪费时间完全是两回事。研究人员通过神经生物学的实验发现,我们迫切需要空闲的时间段去处理持续接收到的信息。大脑利用这段空闲时间重新组织神经细胞的网络,整理和加工所经历过的事情。让心灵得到舒缓和“养神”,这是我们大脑所期盼的!幸而我们天生的一点小小的惰性不断地提醒我们,中途停歇下来,轻松地度过时间有多么重要。事实告诉我们,空闲不需要受到责备,反而是不被日常生活所拖垮的最好方法。

 


时间谬误之7:慢慢腾腾就是懒惰!(2)

给你的建议!
简短停一下,休息几分钟,本来并不是难以做到的事。你可以画点儿什么,一棵树、一朵花,或者一只蜜蜂。不要去想别的事情。这样能给你带来开心,得到极大的放松。
懒人享受更多的生活
如果我们从早忙到晚工作却没有什么真正的进展,那就有必要停下来休息了。这时候应当马上坐到沙发上,舒缓你的心灵,积聚力量,去发现新的前景。懒人享受更多的生活:更多的创造力,更多的精力,更多的幸福。他们早就知道,一直处在巨大的压力下,那实在是发疯了,持续的压力不仅不利于健康,而且人的一辈子很快就过去了。
谁如果偶尔空闲一下,收获是巨大的。他有时间去做不能临时解决的事情:考虑问题,养养精神,休息,看书。悠闲的人享受生活,看看这个世界多么美好,他任凭思想畅游,不光想着必须要完成的任务。他有思想,过得更加轻松和愉快。总之,不时地享受悠闲的人,就是一个幸福的人。
有闲暇,还可以休息,这是最美的人生。
—克劳斯哈芬施泰因
要从日常的紧张工作和自身的忙碌中解脱并不是那么容易。首先是他人的看法,其次是自身内疚,再加上害怕失去什么,这些因素都在迫使我们去做事。奥斯卡王尔德发现“休闲是一件艰巨的任务!”顺从你那天生的惰性,第一步先消除你的内疚感。人生下来不是为了昼夜忙碌的!即使亲爱的上帝也只工作6天,然后就休息。
你要搞清楚,究竟什么叫业余时间:是用于自己的时间。在这个时间里做你喜欢的事情,不需要不断地去看钟点。在完全没有目标、没有目的和强制要求的前提下度过时光。你试试看,不妨花点时间放松一下,而不是如平时那样连续奋战,你会发现自己效率大增。如果你认为,自己偷懒并忽略了你的责任感,受到良心的责备,那么就要努力逐步去消除这种感觉。下面几点建议可以帮你获得更多的悠闲和生活的乐趣。
获得更多休闲和生活乐趣的四点策略
1. 经常用点时间向窗外眺望和空想,因为空想并不是纯粹的浪费时间,而是对我们很有好处的。在空想的时候,那些无意识的东西浮现到面前,这是思想和创造力的精华。
2. 在完成一项紧张的项目之后享受一个下午的空闲,不提什么目的,就给你自己,去散散步,到书店去翻翻,或者看一部电影,做一点跟你的工作毫无关系、和你的事业成就也完全不相干的事情。
3. 一个星期里要留出一个晚上不安排什么事情,下班之后泡一杯热茶,舒心地看着茶杯里的热气缓缓上升,然后问自己,现在喜欢干什么?听音乐,翻看老照片,还是给老朋友打个电话聊上几句?
4. 星期天一个上午不要做任何事情,睡懒觉,慢悠悠地用早餐,翻翻杂志,读读以前的情书,看看天上的云朵……这才是真正的放松。
悠闲是美好的
休闲时光多么美好,而且多么重要!我们抛弃平日里的忙碌,养足精神,为人生中新的惊喜和新的创造腾出空当。一个人时不时地有点空闲,享受一番安逸,得到的是内心的平静、满足、创造力和幸福。长袜子皮皮说得对:“偷懒是美事!”
给你的建议!
你的工作日里要安排固定的休息时间,不要怕把你的休息时间填进日程表。
本书想邀请你去重新发现,悠闲有多么美好。你也可以从紧张的日常事务中离开一会儿,享受一番悠闲和平静!

 


个性的差异(1)

简化时间的类型
并非是原则,而是个性用活了时间。
—奥斯卡王尔德
有人喜欢事前把一切都安排妥当,有人则喜欢临场发挥,各人都有不同的性格,这同样也体现在时间的管理上。
你可知道,从旅行这件事上可以很大程度上看出你是什么时间类型的人。无论是在现实生活中,还是在简单的旅行中,每一种时间管理类型的人都有突出的偏好。急躁型的人不光表现在工作中,也表现在假期里,无论是玩快艇还是越野自行车,关键是速度要快,要有挑战性。随意型的人喜欢即兴出门旅行,他随机应对各种事物,享受他的自由,去迈阿密打个高尔夫,或到维也纳看歌剧。管理型的人追求舒适奢华的周末。当然,整天高强度工作的人期望自己有个特别美好的假期。精细型的人度假恐怕只有天气无法精确安排了,其他的都要计划到细节,以防万一嘛!
这一章的内容可以当做时间管理的简易导游,去发现你在时间管理上的偏好。不过也请关注其他时间管理类型者的长处。最后大家都集中到一个共同的目标:简单地拥有更多的时间!
你属于哪种时间类型
你是不是觉得,有人硬要把你归进一种时间类型里?这就对了!如果有人说,金发美女有貌无才,居住在莱茵兰德一带的居民爱休闲,这样讲当然没道理。尽管如此,这些观点跟历史、跟人的类型总有点关系。
我们的行为中总有一种共性的东西,例如一个人是如何安排自己的工作的?如何应对日常生活的?什么事情给他带来欢乐?把什么事情看得很重?这些都和性格有关。这里说的共性东西当然也和时间的管理有关。
你的上司有没有指望你快点把他的报告整理出来?女友是不是要你为她庆祝生日出点儿好主意?同事们有没有想到,你能把新项目中的难题直接搞定?协会里的兄弟们是不是现在很开心,因为你能把账本理得一清二楚、毫无差错?
你想知道,为什么会是这样?很简单,因为别人早已发现了你的长处。你究竟属于哪种时间类型的人,也许该自己搞清楚了。
性格类型:时间管理简易测试
请仔细阅读下面的测试题,你要当机立断做出选项,题目没有对错之分。通过我们的测试,可以把一个人最准确地归在某种类型里。每个人都有突出的长处,适合承担合适的任务,其条理性和对业余时间的安排都有各自的特点。这里事关我们日常需要打交道的人,就如你和我。
团队合作
我喜欢和大家一起想主意,人越多越好。 B
团队一起合作,如果这样任务能快点完成,那
还是不错的。 A
如果大家意见不一,那我还是单干。 C
遇到复杂的项目,我宁愿单独干,不要和别人搅在一起。 D
准时性
本来我想要准时的,不过到了最后一刻常常又冒出点什么事来。 A
保险一点儿岂不更好!我总是稍微提前一点儿到达。 D
我总是掌握时间,历来都准时。 C
我常常在最后时刻赶到约定地点,不过还算准时的。 B
做事分轻重缓急
我不喜欢分轻重缓急,对我来说,这些任务都是同样重要的。 B
我可以同时应对多项重要任务,这时候就需要分轻重缓急了。 C
我不能长期应对许多任务,我喜欢全身心投入一件事情。 A
我认为把事情分出轻重缓急很重要,这是节省时间的最好办法。 D
请人代劳
我愿意把某些任务交给别人,这样我就可以关注重要的事情了。 C
我喜欢做事情,喜欢快点工作,不需要别人帮助。 A

 


个性的差异(2)

不能请人代劳,我在同时完成多项工作时,相信自己的主意最好。 B
要把任务交给别人完成?那我可不敢肯定他们能不能做好了。 D
做计划
按日程表办事,我会感到受拘束。我喜欢自由支配时间,这样可以发挥我的创造力。 B
我仔细安排一天的计划,不喜欢有事打乱我的计划。 D
我当然做好一天的安排,不过有时候计划得过细了。 C
我喜欢做一点粗略的计划,这样遇到新的任务就可以快速调整。 A
拒绝别人
我不愿意让别人生气,所以宁愿说“同意”。 D
我愿意帮助别人,所以往往难以拒绝别人的请求。 B
对别人的要求我感到有挑战,所以不用多犹豫就答应了。 A
如果对我不重要的事,我就明确地拒绝,我这样做不会带来麻烦。 C
整洁性
有创意的纷乱能给我带来灵感,一丝不苟的整洁性让我觉得枯燥。 B
我认为整洁性很重要,遇到乱糟糟的环境让我难以好好工作。 D
我不太在意整洁性,必要时我就很快整理一下。 A
如果工作紧张,我的写字台很快就乱糟糟的了,否则总是很整洁的。 C
A、B、C还是D?
你加起来看看,上面的问题中选了多少个A、B、C或D?选得最多的这一类反映了你是属于哪类性格。
A = 一切都要追求速度,这是急躁型性格。
B = 用即兴应对去代替事先计划,随意型性格的人喜欢即兴做出决策。
C = 利用机会推进工作,管理型的人是个真正的实干家。
D = 细节很重要,这是精细型人的特点,从小事情上看出了区别。
测试结果说明了什么
你觉得不可思议还是在意料之中?当然,以上简单的时间类型测试只能是粗略的估计。我们对每一种类型都能沾上一点,几乎没有人是一个彻头彻尾的“随意型”或者“管理型”。如果对自己了解得更多,就可以利用这里的知识,将来更好地安排自己的时间,更轻松地应对工作。而且弄清了别人的时间类型,就有机会更好地合作,并取得成效。你最好马上看看,自己的这种时间类型都有哪些优势,然后参考一下专门适合你这种时间类型的窍门,从而更好地去安排你的日常生活。简易时间类型一览表如下所示。
简易时间类型一览表
真正的快手:急躁型性格
思维敏捷
说干就干
积极的多面手
灵活地掌控时间
可贵的帮助者
无事不晓的手提电脑达人
积极的团队合作者
十足的创造力:随意型性格
积极的出主意者
敏感的谈话对象
有创造力的时间乐观派
头脑风暴会上的出色参与者
非传统的整洁者
让人信服的网状思维者
紧急关头的应对高手
纵览全局:管理型性格
干劲十足的人
高效的时间管理者
雄心勃勃的成功者
真正的精力过人者
果敢的解决问题者
灵活的指挥者
坚决说“不”的人
一贯很精确:精细型性格
热情的追求完美者
聪明的专家
有预见的组织者
谨慎的风险管理
清楚的分析师
认真的时间管理者
注重质量的细致工作者
又快又多!

 


真正的快手:急躁型性格

做事投入,爱交流,机敏,爱冒险,能干,有自信,支持别人,有适应力,注重团队合作,直来直去,快捷,对技术有偏爱……
这种性格的人最讲究的是速度:追求更快、更高、更远。他最热衷于追求快捷,做起事来全身心投入,时间紧了根本难不倒他。相反,时间紧了才凸显出他的能耐,这时候他会全力投入,取得最大成效!并不奇怪,他受不了做事慢,做事有耐心则不是他的强项。他不愿意等待,说干就干,所以也可能因为对事情不分轻重缓急而出现僵局。这种人喜欢处在“超车道”上,始终积极工作,几乎没有时间休闲和放松。
追求速度者
他每天一早就紧张起来,常常都是最后一刻进办公室。又快又多:急性子的人都有这个座右铭,做什么事都要节省时间。他的能力也让他费了不少本钱,写字台上触目可及的现代化装备:高性能的电脑、最新的应用程序以及黑莓产品,为数据传输提供了最好的保障。当然,家里也都是高科技名牌产品。煮咖啡机是通过USB接口控制的,窗户遮阳帘是自动钟控的。微波炉里的比萨饼做好了就有信号发送到DVD播放器上。
那么这样的人在闲暇时间做些什么呢?当然很 多,什么事都不干可不是他的性格。他需要活动时,马上就会投入到他的业余爱好中,例如蹦极跳、山地车或者雪地驾驶。加速,直到极限,这样才刺激。假如他要一站又一站地赴约,那么公路限速就并非经常能约束住他了。这类人无论在私人生活还是工作中,都喜欢有挑战性的东西。
无论你做什么都有人在监督,那你根本就开不快。
—斯特林莫斯,英国传奇式的赛车手

 


突出的强项

毫无疑问,急躁型的人有许多强项。要想在时间的管理上正确利用自己的强项,要想知道自己在哪方面需要改进,请看下文。
动作真快:急躁型
思维敏捷:急躁型的人可以很快理清思路,发现问题。
说干就干:如果有项任务吸引了他,他立刻就会动手。
积极的多面手:这类人干什么都喜欢,并且还会全力投入。
灵活地掌控时间:这类人对情况的变化反应迅速。
可贵的帮助者:尤其在技术方面,这类人能提供有效的帮助。
无事不晓的手提电脑达人:这类人善于利用现代化通信技术之长。
积极的团队合作者:这类人喜欢和别人一起工作,还可以鼓励别人。
思维敏捷:迅速发现问题
一旦哪里有了麻烦,急躁型的人马上会全力以赴。这类人反应敏捷,对什么问题都能想出办法,这种天赋在僵局中表现得尤其出色。
美中不足的是,这类人往往缺乏实施力度。他们大多不愿花费时间去拓展构想和完善计划。对于他们来说,自己的方案是不是有效并不那么重要,相比之下,他们更喜欢去接受下一个任务。
结论:急性子的人犹如一个出色的短跑运动员,缺少的是耐力。
给急躁型人的建议
如果你不想被身边的亲友或同事视为空想家,不想自己的想法被别人据为己有,那么只有一个办法:说出自己的观点,既发现问题,又解决问题。行得通的办法只有付出足够的时间去落实计划。其实很简单,只需以下三点:
1. 分析情况。
2. 列出可行方案。
3. 制定解决步骤。
当然,没有人能在一夜之间变为完美的问题解决者。唯有不断学习,不断尝试。
说干就干:不需犹豫
办事拖拉绝不是急躁型人的风格,这类人投入工作不需要兴奋剂来调整状态,他们奉行的宗旨是“开端乃成功的一半”。多数人办事拖拉的通病与他们完全无缘。恰恰相反,他们的问题在于过度求快。
当然,行动迅速在如今还是很受欢迎的。尽管急躁型的人做事务求尽快,却很难做到统筹全局,他们的精力都被耗费在一些鸡毛蒜皮的小事上,对于重大事宜难免心有余而力不足。更有甚者,他们不仅自身奉行这套行事原则,还要求身边的同事也同样如此。
结论:一味强调速度实质上等于浪费大量的时间。
给急躁型人的建议
没有人能独立解决所有的事情。如果不想被淹没在大量尚未完成的任务中,就应该有目标、有选择地行动。这里的原则是,重要性优先!如果不想被“计分”受罚,那就应该按以下原则办事:
1. 统揽全局,找出问题。
2. 分清主次,列出问题。
3. 从主到次,解决问题。
你要时刻牢记:时光飞逝,只在脑子里反复盘算于事无补,该出手时就出手!
积极的多面手:多揽多做
急躁型的人喜欢工作压力,喜欢这种挑战。他们总是努力去干,从早到晚的日程被安排得满满的。需要加班?没问题!只要没有累倒,干个通宵都可以。
爱迪生不无夸张地这样评价急躁型的人:“只有别人还在忙着,而他已经成功在望了,这样他才认为算成功。”事实上急躁型的人工作有点过分,也难怪这类人常常累得喘不过气儿来。
结论:火烧得越旺,就熄得越快。
给急躁型人的建议
按照时兴的说法,你应该间歇地切换到节能模式。即使精力再充沛,也要不时给自己充充电,要想在时间和精力上留有余地,就必须学会放下。不要把家当做单位的转移战场,可以把任务交给别人,不要羞于向他人求助。更重要的是:不要马不停蹄地赶向下一个进程,经常晚上在家里休息放松。要知道,好主意总是伴着随意的冥想不期而至,安心地睡上一夜,第二天的工作自然会顺利地开展下去。
灵活地掌控时间:善于利用机会
急躁型的人作决定时往往是即兴的,在考虑问题时很少面面俱到,他们不愿意花时间去推敲其可能性,去评价各种可能的结果。不过这种做法也常常有效果。他们迅速地凭直觉来作决定,一旦感觉机会良好,就会努力争取。他们十分善于灵活安排时间,对于感兴趣的事物总是能从繁忙的日程安排中挤出空当。然而问题也往往出在这里,考虑不周就随便安排工作日程,甚至还在同一时间段里将就着处理两件事情,只好说:“我过去看一下马上再来。”很自然,长此以往是不行的。
结论:太过灵活的日程安排会把事情搞砸。
给急躁型人的建议
在你又要说“时间很短”之前,应该先考虑好处理一件事到底要多久。利用数字化时间计划的灵活性:先计算好任务所需要的时间,再协调日程安排,控制整个计划的实施。这里使用如Outlook、Mind-Manager等软件都有很大的帮助。使用时要注意,别让这些电脑软件把你搞糊涂。

 


可贵的帮助者:技术高手

Outlook打不开了!电脑死机,把刚做好的演讲稿给吞了!硬盘崩溃了!怎么办?是对电脑拳打脚踢,还是抓狂地大喊大叫?这种情况下身边要是有一个急躁型的同事多好!一切和技术有关的活儿都是他的拿手好戏。作为科技创新的推动者,急躁型的人总能掌握最新的软件及其使用方法。公司每每进行项目展示,他那激情澎湃的演示文稿总是被当做范例供大家膜拜。这样的人自然有能力也乐意拯救同事于电脑软件的水火之中。然而他们有时候难免做得过了头,好心办了坏事儿,不但把Outlook给调试好了,还自作主张地装上了几个其他的软件。他们的做法只能带来新一轮的技术上的麻烦,对于他自己来说,额外又要花时间,对于同事来说,这些软件可能根本不需要。
结论:不是所有好用的都是必要的。
给急躁型人的建议
不要让日益复杂的电脑软件决定你的生活。你想得到的功能越多,就要花越多的时间去调试到最佳的可用状态,也就越容易被搞糊涂。有人形容得好:“还是糊里糊涂的,无非是升到更高的科技层面上罢了。”所以尽管跳过那么一次或几次的软件升级吧!
无事不晓的手提电脑达人:善于利用通信技术
一个人老是要外出,随身携带各种移动通信设备,这样总能联系得上:急躁型的人在现代化交际工具的使用上堪称达人。他们就像是日常生活由手机和互联网控制的现代游牧者。拜笔记本电脑和智能手机所赐,他们即使在路上也可以全天候随时处理电子邮件和其他重要的工作数据。然而做得多并不代表效率高,这些看似风光的工作方式却是不折不扣的自我消耗。现代化的工作环境消弭了工作和个人生活的界限,最终的结果却是哪一方都没有兼顾到。
结论:让思维开开小差,把那些电子设备通通关掉吧!
给急躁型人的建议
现代通信设备对使用者的自律能力是有着很高要求的。你可以试着把信息归纳起来,不要让电子邮件和电话过多地打断你的工作,自己来决定什么时候可以联系上你。更要明白,不是每封邮件、每则短消息都需要立即回复。把公私之间的通信联系区分开来,最好使用不同的通信设备,同时注意定时休息和关机时间。
积极的团队合作者:保持交流
急躁型的人才不会关起门来单干,他们喜欢参与到不同的团队中去,因此网络会议、实时传播和组建虚拟团队难免成为他们的特殊喜好。他们这么做还相当符合潮流,因为越来越多的公司为了节省时间和经费以网络磋商取代了出差。不过这笔账往往并不便宜,急躁型的人感受最深:大量的电子邮件、许多没有成效的通话、多余的电话。这些时髦的另类磋商在耗费时间的排行榜上名列前茅,而大部分都是不必要的,至少是低效的。
结论:简化会议磋商!
如何和急躁型的人相处
如果你的上司、下属、同事或合作伙伴是个急躁型的人,在相处中要意识到:对于他来说,快即是好。他的特点就是没有耐心。相比于处理杂事或细节,他宁愿全力去解决下一个任务。他自然认为其他人也应与他步调一致。
可是,要想赶上这样的人并不容易,其实也大可不必这么做,因为每个人都有属于自己的步调和节奏。跟急躁型的人相处,最简单有效的方法就是:静下心来,不要让他们的速度干扰到自己。反过来应该帮助他们明确任务的轻重缓急,并协调整个计划的具体实施安排。要事先考虑好,哪些任务需要急躁型人敏捷的思维,而哪些实施起来最好避免动用这类人。需要给急躁型的人提建议时,不妨诙谐地说,希望他们在不断飞速前进的同时也能回头鼓励一下落后者。然后你也许会发现,原来急躁型的人也能如此友善有趣、令人喜爱!
给急躁型人的建议
微博上进行过一项对“会议磋商看法”的调查,得到的是“说得太多,解决得太少”这一尴尬的结论。“应该先筹划好再开会啊!”或者“这些细枝末节原本一封邮件就可以搞定的”。 诸如此类的想法往往散会后才会有。这听起来很好笑,事实却并非如此:要想管理好自己的时间,应该在加入讨论团队之前就慎重选择。网上讨论中,没必要到处去扮演陪审员的角色。每周至少两天不要进行电话会议等活动。
优点组合,合作更好
在时间的安排上,没有人可以只顾自己。为什么这么说呢?很简单:我们还必须兼顾他人的时间,还要考虑到他人的感受。这对急躁型的人来说就意味着不断减速。最理想的情况莫过于将自己的长处和其他人结合起来。以下是与三种不同时间性格类型的人的相处之道。
与急躁型的人追求速度恰恰相反,精细型的人做事情速度比较慢,但却稳定可靠。他们不怕程式化和细节性的工作,通常十分有条理,做事情按部就班。
要让这对差异性显著的搭档发挥令人惊喜的效果,急躁型的人可以激发精细型同事固有的热情,并表达对他们真诚的赏识。
在与管理型人的合作中,急躁型的人可以学会分派任务或拒绝不合理的要求,远离额外的负担,因为管理型的人尤其善于解决消磨时间的琐碎小事。需要注意的是:两种类型的人都追求速度,在合作中可能会出现一方的热情冲撞到另一方的情况。
急躁型和随意型的人在某些方面性格非常接近:尝试新事物,爱动脑子,不走寻常路。两者一旦在“头脑风暴”活动中相遇,常常会令人惊喜地碰撞出极富创造力的思维火花。然而对于两者而言,最好的碰撞却是共同探寻“懒惰”的艺术。
   

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