K3工业版物流初始化方案(三)

8、缺省仓位，如果缺省仓库是进行仓位管理的，该属性就表明当前物料默认存放仓库所属的最明细级仓位。它同缺省仓库一样，都是为用户的方便而设置的，系统自动将缺省仓库所属仓位组的默认仓位带出，供用户选择确认；如果不选择缺省仓库就不能选择缺省仓位。

确定了缺省仓位后，系统将其应用于库存单据的处理中：当在库存单据中录入物料时，系统将该物料所默认的仓位自动带到单据的相应字段中，如果在单据中最终确定的仓库不是该物料的默认仓库，则该仓位信息将被控制自动删除；如果所确定仓库不进行仓位管理，则单据上的仓位字段将被控制不允许录入。具体应用请参阅《仓存管理系统手册》。

9、来源，如果是外购物料，则是该物料默认供应商；如果是自制物料，则是该物料默认生产部门，是为用户处理业务单据的方便性而设。用户视具体情况从给出的供应商、部门筛选框中直接选择。

确定了外购物料的来源后，系统将其应用于采购申请单的处理中：当在该单据中录入物料时，系统将该物料所默认的供货来源自动带到单据的相应字段中，并允许用户修改、删除；在采购申请单与采购订单采用下推式关联时，系统根据该供货来源归类，然后自动生成不同供应商的多张采购订单。

10、数量精度、单价精度，即确定物料在单据和报表中数量、单价所显示的小数位数长度，用户根据需要设定。这个精度，可以先在exel物料表中设置好，再行引入，一个个地设是有些麻烦。单价精度也是这样。

11、最低存量、最高存量、安全库存数量，都是衡量全部库存储备量的参照标准：

最低存量，是指为满足企业正常的生产经营需要，当前物料所能允许的、并以基本计量单位计算的最小库存储备量。最低存量是针对所有仓库而言的，而不只针对单个仓库储存能力。

最高存量，是指为避免库存积压而大量占压储备资金而规定的企业所能承担的、以基本计量单位计算的当前物料最大库存储备量。最高存量也是针对所有仓库而言的，而不只针对单个仓库储存能力。

安全库存数量，是指为维持基本生产需要，必须达到的、以基本计量单位计算的库存量。它是针对所有仓库而言的，而不只针对单个仓库储存能力。安全库存与最大、最小库存量作为不同物料的库存衡量标准，可以共同使用，也可以分开使用。

以上三个指标在系统中应用是非常广泛的，而其中，安全库存标准的应用范围又要远远大于最高、最低库存量。具体表现在：

应用于采购管理系统的根据库存生产采购申请功能中：在采购申请单的录入界面，提供了根据库存生成采购申请的功能，（a）系统根据用户对选项“考虑预计量和现有库存”的选择，利用包含安全库存量来计算的预计可用量指标，对于该指标为负的情形则按其差缺量生成采购申请单；（b）系统根据用户对仅考虑库存差缺的选项“安全库存策略”的选择，针对现有即时库存小于安全库存的情形，按其差缺量生成采购申请单；（c）系统根据用户对仅考虑库存差缺的选项“最低库存策略”的选择，针对现有即时库存小于最低库存量的情形，按其差缺量生成采购申请单。具体应用请参阅本手册的采购申请单功能部分。

应用于仓存管理系统的库存预警中：在库存类单据的录入和审核时，系统根据用户对仓存系统选项“库存总数量低于或等于最低库存量时给予预警”、“库存总数量高于或等于最高库存量时给予预警”和 “库存总数量低于或等于安全库存量时给予预警”的选择，来判断当前单据引起的即时库存变化是否造成涉及最低、最高或安全库存量的影响，对于造成的影响予以提示，避免出现因库存数量不足、过高或者不符合正常储存范围，从而妨碍企业正常的生产经营活动。这些相关信息还可以在仓存的分析报表——安全库存预警分析表和超储/短缺库存分析表中查询到。具体应用请参阅《仓存管理系统手册》。

应用于销售系统的销售订单缺货预警中：在销售订单的保存时，系统根据用户对销售系统选项“处理销售订单时提供缺货预警功能”的选择，根据安全库存量来计算预计可用量指标，并与当前订单数量比较，从而判断当前订单将引发的出库业务是否造成库存缺货的情形出现，对于将造成的影响予以预警，方便及时更改销售计划或通知计划部门及时调整生产计划。具体应用请参阅《销售管理系统手册》。

应用于计划管理系统的计划方案确定中：在【计划方案维护】中，系统提供由用户确定的、包含安全库存量的计算公式选项，来计算物料需求数量指标，并作为MPS（主生产计划）和MRP（物料需求计划）方案的主要内容之一，进行MPS和MRP计算，形成主生产计划和物料需求计划。这些相关信息还可以在计划报表——足缺料分析中查询到。具体应用请参阅《计划管理系统手册》。

12、采购负责人，表明当前物料的主要采购责任人员，可从给出的职员筛选框中直接选择。该属性会应用于采购报表的汇总选项。

13、销售单价，指该物料用于销售时以基本计量单位计算的标准销售单价，单位为本位币货币。该单价的性质是根据【系统维护】→【系统设置】→【销售系统选项】中“销售订单单价默认为含税单价”的选项决定的：如果选中该选项，则该价格与销售订单单价都定义为含税单价，否则都定义为不含税单价。

如果用户不选择销售系统选项“启用价格管理”，系统将直接使用该单价作为该物料的默认销售价格直接带入到相应的销售系统业务单据中，同时根据销售系统选项“在销售订单保存时自动更新价格管理资料”的选择，随时使用销售订单上的最新修正价格更新该单价属性。如果用户选择销售系统选项“启用价格管理”，该字段只具有参考备注作用。具体应用请参阅基础资料中“价格和折扣资料”部分和《销售管理系统手册》的相关内容。建议填入，在输入销售订单时会起到作用，一旦录入，其默认价格会自动带入到价格处，然后录入折扣，即可得出实际合同价。这里看起来是多此一举，但在今后查看实际成交价（额）与公司报价之间的差别时特别有用，也方便给业务提成兑现。

14、检验方式，是指当前物料采用的检验方式，包括全检、抽检、免检等三种选择。

确定后，系统根据前一章介绍的整体选项“对检验方式不为免检的物料允许不检查”的选择来进行物料检验管理：如果选择该选项则对于采用抽检方式和全检方式的物料可以不进行检验管理；否则对需要检验的物料在入库之前都要进行质量检验，系统给予严格控制。具体应用请参阅《仓存管理系统手册》及本手册的采购检验处理部分。

15、检验方案，如果选择了检验方式为全检或抽检，则该属性为必选项，可从给出的检验方案筛选框中直接选择。选择后，对于该物料系统就会采用相应的检验方案进行质量检验。所以这里注意，它的顺序应该是在最前的，就是说，如果不先在仓存系统质检模块中设置好质检方案，这部分就无法录入，可以先进行一个简单的录入，取一个方案名称保存好，然后选择，在初始化结束后再进行详细的修改，或者同时进行，不必因为这个方案的制定而耽误时间。

16、检验员，表明当前物料的主要检验责任人员，可从给出的职员筛选框中直接选择。

17、是否采用业务批次管理，是物料业务批次管理的唯一确定依据，即当前物料是否下设批号、处理明细批次分类管理。

K/3系统在企业管理进行业务批次管理，并提供完整的物料批次信息。这种业务上的批次管理不等同于财务上采用分批计价法的批次管理，因为用户会按不同的管理控制标准确定其处理方法，这样在业务上需要进行业务批次管理的货物，由于财务上的控制方法不同而不一定会采用分批计价法。这就需要在业务上单独设置批次管理，对存货在供需链环上每一步骤的收、发、存活动进行全程跟踪与考量。

无论物料选用哪种计价方法，都可以选择采用业务批次管理，此外，有两种必须采用业务批次管理的情况：一是当某个物料选用了“分批计价法”作为计价方法，则“是否采用业务批次管理”选项自动选中，即如果采用分批计价法，就必须选择采用业务批次管理。二是当某个物料的属性为“配置类”，则强制采用业务批次管理。

如果物料采用批次管理，则可以在以下方面得到应用：

应用于资料维护，选择【资料维护】→【批号管理】，来按物料、物料类别或全部物料设置批号编码规则，该编码规则可以在单据中快捷键F3取得，用户也可以直接手工录入批号；

应用于初始数据录入，在初始化设置中，可以将以前期间的物料批次信息录入；

应用于业务单据，在所有实仓的库存类单据中将要录入物料批号；

应用于即时库存和报表查询，通过对即时库存（使用快捷键F12随时查询）和绝大部分仓存报表的查询，可以取得批次信息；

应用于保质期管理，只有采用业务批次管理的物料才能进行保质期管理。

进行批次管理的物料被严格控制，因此，是否进行业务批次管理的属性只有在以下情况下才能录入或修改，其它情形均不能修改：

物料新增时

物料已存在，但尚未有库存余额（包括数量余额和金额余额），即既没有初始化设置时录入的初始余额，也没有日常发生的结余额和发生额，即该物料没有被使用过

在【批号管理】一节中将对批次管理的流程有专门介绍，请参考用户手册。

应该说，如果是严格的批次管理，出错的机率并不大，首先这是业务的要求，操作人员对此并没有多少疑问，在单据录入和实际工作中都会严格遵循，除非业务不熟练或者生疏。所以对于批号管理严格的医药企业，这方面没有多少难题，但是对于一般的工业企业，批号管理往往有点叶公好龙的意味，雷声大雨点小，执行得并不严格，碰到我们严格的系统，就容易导致问题。

我们遇到的实情往往是这样：批次管理本身不严格，操作人员对业务熟练程度也不够，微机操作水平也较低。这种情况下，很容易出乱子，导致库存数不准确，或者负库存。而如果核算参数设定为不允许负库存，那么这种情况会早些发觉，因为审核单据通不过（假设库存更新设置为单据审核后更新），业务中断，反之，如果核算参数设定为允许负库存，那么流害就长而远，到补救时也就更麻烦甚至无计可施，所以，批次管理，也是不可不慎的问题。

在系统初始化过程中，批次管理很难严格照实处理，除非企业基础管理已经达到一定高度，在台帐上所有采用批次管理的物料全都有批号，可以直接录入系统，但据我的经验，这种情况很少，相当部分的企业达不到这样的高度，所以在录入期初库存的时候，很难一一再去反查批号，我采用的办法是所有物料统一使用一个批号，比如001。

在这里还牵涉到另一个难题，就是系统初始化准备期往往比较长，不会是时间卡得正好，可以在系统启用后立刻与正常业务平行，往往需要补录从前的出入库单据，这种情况下，权宜性的批号管理还得持续一段时间，直到与业务平行为止。在这期间，所有出入库单据，也是使用001这个批号。

在单据补录完毕后，正常业务开始前，就必须提醒操作人员，注意批号的处理，开始进行切换，新的入库单，要录入正式的批号，而出库单就需要注意，出库时要选择先把001这个批号出完，然后再进行新批号物料的出库，有时候，一张单据上，需要录入不同批号的同种物料，这个阶段最易出现混乱和错误，需要特别注意。（这种情况和实际工作会出现不符，为了调账也只能暂且如此，所以需要争取在短时间内调整完毕。而对于库存周转率高的企业来讲，时间不会很久，所以很快就会步上正轨。）

这种方法需要提醒的一点是，即使是同一批次，也还是可能造成混乱。因为系统判定同一批物料的标准是“批号+采购/生产日期”，如果采购/生产日期不同，那么也会被当作不同批次的物料，在出库时如果只选择001，而这批物料恰巧不足的话，也会造成负库存，这种情况下我的折衷处理方案是把所有的采购/生产日期也设为同一个日期，等业务平行时再按实际情况录入。因为这时候，批号已经严格，采购/生产日期起到的作用已弱化。

等到调整完毕，就可以按照正式的批次管理进行业务处理了。

另外还有一种情况，企业目前不需要进行批次管理，但是考虑到将来规模扩展，需要用到，就先在系统中设置了使用批次管理，以免系统启用后不能修改物料中的这一属性。这种情况倒是非常好处理，只不过是操作人员麻烦点，可以设成一月产生一个批号（采购生产日期取月初一天），等将来正规时再进行切换。

18、是否进行保质期管理，是物料保质期管理的唯一确定依据。

保质期同样是很多工业企业、特别是食品、医药等行业的重要需求。保质期管理上建立在批次管理基础上的。在完善了批次管理的前提下，系统提供保质期管理功能，以满足食品、医药行业的保质期管理需求，进一步提升K/3系统的全方位提供工商一体化解决方案的能力。

只有选择了“采用业务批次管理”的物料才能选择该选项。物料采用保质期管理，则会在系统的以下方面得到应用：

应用于初始数据录入，在初始化设置中，可以将初始采用保质期管理的物料的保质期信息录入；

应用于业务单据，在所有库存类单据中将要录入物料保质期、生产/采购日期；

应用于即时库存和报表查询，通过对即时库存（使用快捷键F12随时查询）和仓存的分析报表——保质期预警分析表的查询，可以取得保质期信息；

应用于保质期预警，系统根据仓存系统选项“保质期预警提前期”的选择，对于超过保质期的物料提供预警。

进行保质期管理的物料被严格控制，因此，是否进行保质期管理的属性只有在以下情况下才能录入或修改，其它情形均不能修改：

物料新增、且已确定进行业务批次管理

物料已存在、且已确定进行业务批次管理，但尚未有库存余额（包括数量余额和金额余额），即既没有初始化设置时录入的初始余额，也没有日常发生的结余额和发生额，即该物料没有被使用过

19、保质期（天），即具体确定的保质期限，系统要根据该期限确定物料是否到期，并相应提供到期日计算功能。该属性的作用是用来方便用户日常录入物料时自动带入单据相应字段，用户也可以修改。

20、计价方法，应用于存货核算系统，是存货发出结转存货成本所采用的计价方法，系统根据财务制度规定了多种方法，可以在下拉框中进行选择。计价方法一旦确定，系统对日常收发，根据该物料所选定的计价方法，通过存货核算系统进行成本核算、生成凭证等管理，并统一将业务资料按规则自动形成财务信息，传入总账系统。计价方法是必录项，非常重要，影响后来的成本核算，并且系统启用后无法修改，所以一定不可选择错误。

21、计划单价，是采用计划成本法计价时，物料所规定的计划单价。当计价方法选择计划成本法时，计划单价会成为必录项。

22、存货科目代码，是必录项，即当前物料作为存货对应的最明细会计科目，是物料重要的核算属性。可以使用F7快捷键从会计科目资料中选择，也可以直接手工录入会计科目代码。录入后，在两个方面有应用：

在初始数据录入时，可以根据物料的库存余额自动对账，转为会计科目期初余额，并传递到总账系统；

可以通过设置凭证模板，在自动生成记账凭证时可以将核算类单据的相关采购成本、结转生产等成本直接对应归入该科目账户，还可以明细到该科目下挂的具体核算项目下，特别应用于库存单据的凭证处理中。

23、销售收入科目代码，是必录项，即当前物料用于销售时所对应的最明细会计科目，是物料重要的核算属性。可以使用F7快捷键从会计科目资料中选择，也可以直接手工录入会计科目代码。录入后，可以通过设置凭证模板，在自动生成记账凭证时可以将销售发票的相关销售收入金额直接对应归入该科目账户，还可以明细到该科目下挂的具体核算项目下。

24、销售成本科目代码，是必录项，即当前物料用于结转销售成本时所对应的最明细会计科目，是物料重要的核算属性。可以使用F7快捷键从会计科目资料中选择，也可以直接手工录入会计科目代码。录入后，可以通过设置凭证模板，在自动生成记账凭证时可以将销售出库单据的相关销售成本直接对应归入该科目账户，还可以明细到该科目下挂的具体核算项目下。

25、成本差异科目代码，是非必录项，即当前物料采用计划成本法计算计划差价时所对应的最明细会计科目。可以使用F7快捷键从会计科目资料中选择，也可以直接手工录入会计科目代码。如果计价方法选择计划成本法，这个代码也会成为必录项，录入后，在两个方面有应用：

在初始数据录入时，可以根据物料的库存余额自动对账，转为会计科目期初余额，并传递到总账系统；

可以通过设置凭证模板，在自动生成记账凭证时可以将结转成本的库存类单据的相关成本差异对应归入该科目账户，还可以明细到该科目下挂的具体核算项目下。

26、成本项目，属于成本管理系统需要控制的属性，可以从核算项目中直接取得相关信息。

27、使用状态、单位标准成本等，物料的各类备注信息，在报表或打印中可以选择显示或打印。用户视情况手工录入或从给出筛选框中直接选择。

当物流系统结束初始化后，物料中不能改变的资料：

物料属性，基本计量单位，是否采用业务批次管理，是否进行保质期管理，保质期，计价方法，累计提前期，订货间隔期，最小订货量，批量增量，默认工艺路线，默认生产类型。体积。所以这部分内容都需要慎重设置。不过这个地方的确有为难之处，计划资料和设计资料在还没有上系统时，就需要先对这些进行考虑，但考虑难免有不周之处，所以可能会导致将来出问题。慎之又慎。

物料，一般来讲每个用户都有很多，一样样输不是很现实，通常的做法是在excel表格中整理好然后进行引入，这当然是一种快捷的方法，不过造成的缺陷就是操作人员对于物料输入不够熟悉，可以在进行引入的同时，也录入部分，让每位操作人员都熟练掌握，独立工作。而且还应该多教一些技巧给他们，比如复制等，另外也需要讲解系统参数中的一些选项的功用，否则他们会经常大惊失色过来说出现大问题了，哪部分资料找不到了，其实只是后面选择了“隐藏非必录项”而已。所以对实施人员来讲，心理素质非常重要，不要被操作人员的情绪吓住，他们所说的大问题，其实不过是微不足道的小问题而已。当然，这也需要实施顾问进行细致的讲解和演示，以提高操作人员的技能。

物料的引出引入，操作起来比较简单，这里不再详细阐述，但是有个地方需要注意，引入过程，往往不是非常成功，有些项目可能引入不进来，所以在引入完毕后，还需要请操作人员进行认真的检查，对于错误的地方予以修改，对于没有引入的部分进行补充，如果这项检查不细致，那很可能导致以后的问题。

其它基础资料

在系统基础资料中，还有一些与供需链系统关系比较密切的功能，包括币别、结算方式等资料，它们的设置方式与上面介绍的基础资料相似，操作统一，完全可以比照处理，具体增、删、改等操作方法参见《基础资料手册》。下面对其含义及应用做些简要介绍。

币别

币别提供不同币种的基本信息，包括币别代码、币别名称、记账汇率、非本位币的折算方式、金额小数位数、是否固定汇率等资料。

币别不是核算项目，不能下挂在会计科目下，但系统提供了丰富完善的币别管理功能。

1、币别代码、名称：表示货币币别的代码和名称标识，其中，代码只能使用3个字符表示，建议使用一般惯例编码，如：RMB、HKD、USD等，并且在输入货币代码时尽量不要使用在自定义报表中已有特殊含义的“$”符号，避免定义取数公式时出现问题；名称允许最多使用10个字符（即5个汉字）来表示。

2、记账汇率：在经济业务发生时使用的该币别与本位币之间的比价。

确定后，系统自动带入相关业务单据的相应字段，用户可以根据当时实际汇率进行调整。此外，在价格转换、信用额度预警等涉及币别转换计算时也要使用该汇率；此外，在总账系统期末调整汇兑损益时，自动按对应期间的记账汇率折算，并调整汇兑损益额度。

3、折算方式：系统提供直接汇率法和间接汇率法两种汇率折算方式，我国一般采用直接汇率法。

直接汇率法：原币金额×汇率 = 本位币金额

间接汇率法：原币金额÷汇率 = 本位币金额

确定了折算方式后，汇率计算就按指定的方法进行。

4、金额小数位数：指该该币别的精确的小数位数，范围为：0~4

增加完毕后，按[ENTER]或单击〈确定〉按钮保存新增加的币别资料，即可完成增加工作。

5、是否固定汇率，即在固定汇率和浮动汇率中选择该币别的汇率属性。

币别的在工业供需链使用范围有以下几方面：

应用于业务单据，在业务单据中，如果涉及非本位币的单据，系统自动将选择的币别的相关折算汇率带入业务单据，并允许用户根据业务发生的汇率进行调整，同时自动根据汇率将单价、金额类字段折算为本位币的数据。这些相关数据可以在序时簿上供筛选查询。

应用于价格管理，在采购和销售管理系统，针对供应商供货信息和价格资料，系统提供多币种价格管理，并提供不同币别之间的折算功能。具体功能请参阅本手册的相关章节和《销售管理系统手册》。

应用于信用管理，在销售管理系统，系统提供提供多币种信用管理功能，并提供不同币别之间的折算、比较功能。具体请参阅《销售管理系统手册》的有关章节介绍。

应用于存货核算系统，系统即当非本位币的采购发票和销售发票根据凭证模板自动生成记账凭证时，在模板对应的科目也采用非本位币核算条件下，系统自动生成双币种凭证。该功能又分以下几种情况：（a）若对应科目核算所有币别，则该科目非本位币金额按发票上不同的币别分别汇总，即有多少种币别，就显示为多少条记录；（b）若对应科目只核算一种非本位币，而发票上也只有这一种非本位币，则将此币别金额汇总写入凭证；（c）若对应科目只核算一种非本位币，而选定生成凭证的发票上有多种币别或不同于科目的其他币别，则将发票的金额均折算为本位币，再按相应汇率折算为指定的非本位币金额。具体操作请参阅《存货核算系统手册》。

凭证字

凭证字是应用于记账凭证分类的基础资料，是记账凭证的必要属性。凭证字在供需链系统将应用于存货核算系统和成本管理系统，当然也可以在供需链其它系统中进行设置。

结算方式

系统提供了核算所需要的各种银行结算方式的维护，用户可以新增、修改、删除结算方式。结算方式可以应用于发票等业务单据中，也可以作为业务的分类、汇总依据。

成本对象、要素费用和成本项目

成本对象、要素费用和成本项目都是成本管理系统的需要控制的核算项目。其中：

成本对象，是以一定时期和空间范围为条件而存在的成本计算实体，即企业为归集和分配生产费用而确定的对象，成本对象由三个要素组成：成本计算实体、成本计算期、成本计算空间。成本对象可以产品、半成品、可以是产品的某一批次、也可以是某一类产品，相应对应于成本核算方法就是品种法、分步法、分批法、分类法等。

要素费用，是生产费用按经济内容（经济性质）进行的分类，包括外购材料及动力、工资、折旧费与摊销费、应付福利费、利息支出、其它支出等。这里需要明确生产费用的定义，即以货币形式表现的，一定时期为生产产品、提供劳务而发生的全部生产经营性耗费，称为生产经营费用，简称生产费用。

成本项目，是生产费用按经济用途进行的分类，主要包括直接材料、直接人工、其它直接支出、制造费用等四项。这里需要明确生产费用的定义，即以货币形式表现的，一定时期为生产产品、提供劳务而发生的全部生产经营性耗费，称为生产经营费用，简称生产费用。

对这些核算项目，系统提供系统预设的记录，满足基本的成本核算需要，用户还可以进行补充。设置后，在仓存管理系统的生产领料单上，用户可以根据实际领料所指向的成本对象，选择成本对象，以便于传入成本管理系统进行成本的归集和分配。具体功能和步骤请参见《成本管理系统手册》。

辅助资料

辅助资料是K/3系统中各个子系统共享的一些基础资料，各系统均可根据自己的需要使用或自定义设置。主要包括：采购费用种类、运输方式、原因、文化程度、职称、行业、区域、供应商类别、付款期限、职务、职员类别、交货方式、结算期限、所有制、资产关系、上级主管、工序资料、业务组、结算方式、税目、仓库组、价格类型等。

这部分内容可以按需要进行设置，最好是有一定的计划性，这样，不致引起混乱。我们的做法是先在纸上列出各个项目，然后逐项增加。

第三部分：初始化设置

在前面，分别详细阐述了系统维护和资料维护的设置方法和应用，从而使用户对仓存系统、乃至工业供需链整体的基础功能、业务和管理资料、系统流程等有了较全面且深入的认识，从而为用户结合企业业务处理方式、管理特点，充分准备数据信息、进行系统设置、高效而又完满地完成初始化设置奠定了成功的基础。

作为日常业务处理的前提，系统初始化的设置是一项比较繁重、复杂的工作。首先用户需要充分准备业务数据和管理资料，以保证初始化工作本身的顺利进行。接下来要对系统的设置有一个整体的把握，即对数据基本处理原则和方法、业务操作的基本规则、业务流程规范等必要的参数、控制进行设置和管理。第三步就是将企业基础资料和管理资料进行整理、汇总，并录入到K/3系统中。与此同时，为了保证经营运作的连贯性，可以将启用期前未完成的业务处理逐笔反映到系统中。最后，检查期初业务数据和财务数据的对应和关联，启用账套，由系统完成将初始数据转为日常业务处理所需要的信息的工作，系统由初始化设置转为日常业务处理状态。

在前面我们已经对初始化设置中的很多工作予以详细介绍，下面对初始化设置需要准备的数据资料、工作顺序予以描述，并会重点介绍启用期前的单据处理和初始化余额的录入等基本工作。

【一】准备工作

K/3系统最基本的功能就是首先能够帮助用户摆脱琐碎繁杂、信息缺乏准确性的手工处理，极大地提高用户的工作效率和工作质量。但在开始使用之前，用户还是必须对当前企业业务资料和管理资料进行整理和规划，针对工业供需链的操作方法和企业自身的业务特点进行必要的前期准备。这是因为：

首先，初始化的工作量庞大，一般企业要花很长时间来完成启动。初始化和日常操作时期的业务紧密联系，但操作侧重点完全不同。在初始化期间，企业的操作人员等于对系统日常应用还不是很清楚，造成企业的初期业务积压过多，熟悉过程和实施工作时间过长、战线过大，造成长时间停滞不前，从而影响用户的实际日常业务处理，非常不利于企业管理。

其次，初始化期间，如果用户对软件不熟悉，无法根据自身的具体情况全面完整地考虑初始化设置，结果在初始化后，往往发现这些工作并没有全面考虑企业的具体情况，很多需求没有在初始化中设置或设置错误，造成返工，浪费了很多人力、物力。

最后，企业管理上存在问题，导致业务资料和管理资料准备不全面、不准确，或者没有充分估计到企业的业务发展趋势和进程，也是造成初始化设置被用户视为畏途的原因。

由此可见前期准备工作的重要性和必要性。俗话说：“好的开始等于成功的一半”，前期的准备工作是建立一套高效、使用的信用管理系统不可或缺的重要步骤。全面、缜密的总体设计可以使用户在将来的使用中更加顺利、更卓有成效，并且还能为企业的发展拓展空间。

（一）准备信息分类

K/3系统中通过一个完整的编码系统来对企业的所有信息进行科学管理，系统的正常运行依赖于数据准确、及时和完备。企业原有的各种资料一般需要经过收集、整理、转换后，才能符合K/3系统运行的要求。

从需要准备的信息数据来看，一般包括以下几种情况：

1、直接可以为K/3工业供需链使用的现行业务资料

实际上，有相当大的部分信息可以被系统直接使用或微调后就可以使用。包括

（1）整体的业务信息，如企业基本信息、会计科目、币别信息、凭证字、计量单位、销售方式等；

（2）业务信息的部分内容，如物料的计价方法、计划单价、产品报价、原材料、半成品、产成品、仓库、客户、供应商的基本资料等等。

2、需要进行一定整理的现存业务资料

在企业中，有些资料，如基础资料编码、期初库存余额、客户信用资料、供应商报价、业务单据等，是确实存在的，但因不规范、不全面、或不符合K/3的设置需要而需要进行一定整理和补充。

3、已存在、但需要和K/3系统融合的管理数据和方法

每个企业都有自己的管理方法，如物料的批次管理、仓库的仓位设置、多级审批制度等等，这些具体的管理有的是有严格、详细的管理条款、规章，有的是企业经营惯例等等，无论是管理思想还是管理实践，都需要与K/3工业供需链系统融合，按照系统的设置方法将这些管理数据和方法形成系统的管理信息，从而真正为企业的经营管理服务。

4、K/3系统所独有的管理方法，需要确定是否设置的管理资料和管理规则

工业供需链系统有大量独有的、帮助企业提高管理水平的管理方法和管理规则，如订单执行跟踪、业务流程自定义、物料对应管理、缺货预警、到期债权预警、锁库、自动倒冲领料、采购申请的自动生成、单据状态处理、自动对账、初始数据和凭证自动导入总账等等不胜枚举，这些功能需要用户确定是否符合企业自身的经营管理特色、是否需要设置、如果设置则如何设置。

（二）准备内容

对建立K/3系统需要准备的业务和管理资料有了大致的印象后，就请按以下的内容准备相关的信息资料。

1、账套基本信息

“账套”是财务软件称呼的沿用和扩展，指K/3系统中存放业务、财务和综合管理数据资料的数据库文件的总称，包括业务基础资料、系统维护资料、单据、凭证、各种账簿、报表、计算表等内容。形象地说，就是一个电子账簿。一个账套中只能保存一个独立核算的经济单位的数据资料，即所谓一套账务数据的资料。账套中包括的基本信息包括账套名称、类别及基本参数。

1、账套名称，一般使用该账套企业、公司的名称或简称。

2、账套类型，也可以称为账套用途，就工业来讲，可以是工业企业全面解决方案和工业企业物流解决方案。

3、账套基本参数，账套建立所必须的信息资料，包括公司名称、地址、电话、记账本位币确定、数据精度设置、会计期间设置等信息。

这些是建账所必须的资料，具体请参阅《系统管理员手册》。

2、业务基本处理原则

在工业供需链系统中，首先要确定系统正常运行的基础，即数据资料和业务操作的基本处理原则和方法。

1、业务处理基本信息，包括使用业务系统的公司名称、地址、税务登记号、开户银行及账号、公司代码、专用发票精度、增值税率、工业系统设定的期间信息、核算方式、库存控制原则等等。

2、业务处理基本规则，包括业务流程设计、系统操作人员及权限设置、岗位规范、处理牵制措施、单据类型整理、单据编码设计、业务处理规则和惯例、业务资料分类等等。

3、系统实施步骤，即每个系统的初始化设置、启用时间等的先后顺序以及每步骤的实施内容。 K/3系统是一个整体，每个系统之间都或多或少地有相互关联、相互牵制。比如，销售管理系统的信用管理内容是与应收款系统密切相关的，在应收款系统没有初始化设置完毕之前，信用额度、信用期限等指标都无法获取准确的数据。

因此必须首先确定每个系统的启用时间、初始化设置时间、每一实施阶段的处理内容等等。

3、业务基础资料

业务基础资料包括公用基础资料和工业系统业务资料。基础资料是系统最基本的组成元素，其他业务资料和业务操作都需要以这些资料为基础，因此它们的准备工作是非常重要的。

业务基础资料主要包括会计科目、币别、计量单位、客户、部门、职员、物料、仓库、供应商、备注资料、BOM等内容。对于这些资料，又可以分别设置为以下内容：

1、代码结构设置，K/3系统对物料、供应商、客户、仓库和会计科目等基础资料进行代码分级管理，按树型结构分级。因此对于所有基础资料都要分别设计代码结构。

2、基础资料基本信息，系统为了维护正常的处理流程，对于每类基础资料都规范了必录项和可录项，必录项就是基础资料的基本信息。用户需要查询K/3的基础资料设置，针对其必录项内容准备必要的资料基本信息。

3、基础资料管理信息，在基础资料设置中，本身就包含了很多管理信息，比如物料基础资料就包括基本资料、物流资料、计划资料和设计资料等四类信息，其中更包括有大量的管理信息。要想利用K/3工业供需链系统进行业务管理就必须将这些管理信息准备充分、更要正确。

4、管理资料

K/3工业供需链的管理资料和管理辅助资料是K/3系统在业务处理过程中进行管理和监控所必须的信息。管理资料包含的内容很多，最主要的部分有以下内容：

(1)往来单位的物料对应管理信息，记录同一物料在供货方、用户和客户之间的设置变化来，应用于往来业务单据中，方便地处理业务信息。

(2)价格信息，包括供应商供货信息、以及销售的价格和折扣资料，是为了进行采购和销售的价格管理和限价监控而必须设置的管理资料。

(3)销售信用管理，是统一管理应收款、评估客户信用和业务员业绩的综合管理所需要的管理资料。

(4)批号设置，是批次管理的辅助信息。

(5)单据自定义信息，使用单据自定义，增加、减少或改变单据默认信息，按用户自身的需要定义单据所承载的业务信息。

(6)单据打印信息，进行单据套打模板的自定义设置，以满足用户对内、对外传递业务单据的需要。

(7)凭证模板，制作凭证模板，以按用户要求将业务核算信息自定义生成凭证、转化为财务信息。

请注意上面的介绍非常详细，这是针对单独启用物流的用户的，但是我们实际工作中，往往是财务部分已实施完毕，再进行物流的实施，这样，上面所述的相当部分资料其实已经在账套中，所以不必机械地理解为还需要重新设置。上面资料的好处是全局考虑，便于统筹，我们可以以之与实际工作对照，看哪一项安排得不到位，便于制定长期计划，紧张有序地开始工作。有些工作不需要在初始化期间做，但是必须考虑到，尤其是一些在初始化结束后不可更改的要素。

5、库存初始余额

在设置了启用期后，启用期前的物料库存数量余额及库存成本的准备是非常重要的。除非极少数情况，否则一般都会有库存的初始余额。如果不准备这方面的信息，则启用期后的业务处理就不能和启用期前平滑连接，业务数据也出现中断，账实不能平衡，无法有效地进行业务和财务的一体化管理。同时，系统中库存余额为零，也造成启用后很多工作为之掣肘。

这部分需要准备的数据包括：库存期初余额、本年累计收入、本年累计发出、年初余额。这些数据包括数量余额和货币余额。如果能够的话，最好都备齐，如果准备有一定困难，尤其是累计收入、累计发出，也可以不录入，造成的影响就是本年累计数无法查询。可以对用户提出两种方案，由他们自己选择，最好是签字认可，以免将来落下责任。

【二】初始设置工作顺序

在建立账套、进行初始化设置所必须的业务资料和管理资料准备充分后，还要了解初始设置的具体工作顺序。主要有以下几方面：

1、新建账套

新建系统是企业运用和实施K/3工业供需链的前提和基础。

为了便于软件的网络化管理和权限控制，K/3工业供需链系统将系统控制设置和操作设置区分：在K/3系统中间层的账套管理，专门为系统管理员进行管理系统而设置，便于其进行新建系统、账套维护和用户权限设置等工作；在客户端的主控台上，业务人员可以使用采购、销售、仓存等工业供需链系统，进行日常业务操作。这样的处理，保证系统的安全性和数据的统一性，同时还能确保岗位分工和相互牵制的责任控制制度的严格执行。

新建及设置账套在账套管理中实现。具体请参见《系统管理员手册》。

2、核算参数设置

首次打开K/3工业供需链系统时，所有的系统模块都是不可使用，系统还会给予提示“核算参数未设置，请在系统初始化菜单中设置！”。

只有在核算参数设置后，系统的各功能模块才可以使用。阅读过前面这部分设置应该已不成问题。

3、系统维护

系统维护包括对系统的数据资料和业务操作的基本处理原则和方法进行初始和日常设置、按企业业务规范进行业务流程设计、并给予操作人员以授权。

4、基础资料设置

资料设置是对基础资料和管理资料进行整理、汇总和维护，主要包括基础资料、备注资料、BOM、物料对应表、供应商供货信息、价格资料、折扣资料、信用管理、批号管理等。前面已有阐述。

5、日常业务处理

K/3系统的特点是初始化设置与日常操作混合，可以在初始设置的同步进行日常单据的操作处理。即在初始化界面中，用户可以在【系统维护】和【资料维护】中进行系统选项、物料、客户等资料的设置；可以进行初始业务数据的录入；同时还可以处理启动期后的日常单据。

工业供需链对初始化设置与日常业务进行了平行处理，这样就会缓解初始化工作导致的企业初期业务滞后的压力。因为初始化的工作量决定了其处理的时间，而且初始化和日常操作侧重点完全不同，造成企业的初期业务积压过多，从而影响用户的实际日常业务处理，不利于企业管理。

二者平行处理，还可以及时发现问题、及时解决，给初始化工作带来便利。初始化期间，如果用户对软件不熟悉，无法根据自身的具体情况全面完整地考虑初始化设置，结果在初始化后日常操作时，往往发现这些工作并没有全面考虑企业的具体情况，很多业务和管理需求没有在初始化中设置或设置错误，造成返工，浪费了很多人力、物力。而在初始化设置的同时进行业务处理，就可以及时发现问题、及时解决，客观上促进了初始化工作。

在初始化时，单据的录入同日常业务处理操作一致，具体请参见本手册第五章的描述。但是，为了初始数据不受干扰，保证顺利地完成初始化设置，还是要注意初始化阶段工作的主次顺序。因此，需要补充说明两点：

第一，在初始化中，可以录入业务单据，但不提供审核功能，因此也就不能实现单据关联、核销、账务处理等会影响初始数据正确性的操作。

第二．涉及库存类单据的更新库存处理，无论用户在〖核算参数设置〗中如何设置“库存更新控制”——“单据审核后才更新”还是“单据保存后立即更新”，系统在初始化阶段都不提供更新库存的处理。

6、启用期前的业务处理

这部分非常重要，处理不好就会影响后面的业务开展。企业在系统启动日期之前，会有一些业务因为单据不全还没有处理完毕，如采购业务中，当没有收到对方开出的发票时，无法确定已入库的货物的成本而只能暂估入账，所以在系统启用期前还可能有些暂估入库单。而另外一些业务，可能由其业务性质决定了不能在一期完成，而是需要分期进行，如在销售业务中，处理分期收款的销售业务时，肯定会存在一些尚未核销的前期销售出库单。

为了保证经营运作的连贯性和启用期前、后业务处理的平滑连接，K/3工业供需链系统提供将启用期前未完成的业务处理逐笔反映到系统中的功能。

在系统初始化期间，允许对初始化以前期间暂估单和未核销销售出库单录入并审核。这是初始化设置的必要步骤，更符合用户实际的业务处理。

这些实际存在的业务情况造成了期初业务处理的复杂性和多样化。因此需要特别处理，并为以后的系统发展打下基础。

（1）单据新增

工业供需链系统处于初始化阶段时，启用期前的单据新增的方法只有一种，即在系统的主界面下，选择〖系统设置〗→〖初始化〗→〖仓存系统〗（或采购、销售、核算系统）→〖录入启用期前的暂估入库单〗进行暂估入库单的录入，或者单击〖系统设置〗→〖初始化〗→〖仓存系统〗（或采购、销售、核算系统）→〖录入启用期前的未核销销售出库单〗进行销售出库单的录入。

这里有一个细微的差别，如果在系统选项中选择了“金额在仓存中不可见”，那么，暂估入库单如果在仓存系统中录入，就会看不到单价和金额，这是个需要留意的地方。这种情况下有两种选择，一是取消该选项在仓存中录入，一是不取消该选项在采购等系统中录入。

下面以启用期前的暂估入库单的录入为例，介绍启用期前的单据新增处理方法。

当选择〖录入启用期前的暂估入库单〗时，系统调出启用期前的未核销的暂估入库单的条件查询界面。在该界面中只能选择启用期前的暂估入库单，默认进入的条件是：

期间<启用期间

确定筛选条件后，系统显示“启用期前暂估入库”序时簿界面。该界面的显示和提供功能与正常的外购入库单界面大致一致，唯一的区别是不显示启用期后的单据。用户可以在该序时簿上调出外购入库单进行新增、修改、删除等一系列操作。

上述单据的操作方法与正常的库存类单据处理一致，这里不再赘述。请参照用户手册的业务处理及单据序时簿的相关章节描述。

在单据录入中，该界面中只能录入“期间<启用期间”的单据，否则，系统会给予如下提示：“只能保存当前期间以前的单据，保存单据出错。”要想录入以后期间的单据，可在物流系统模块中按正常业务录入。

对于选择〖录入启用期前的未核销销售出库单〗的使用方法与其相近，请参照操作。

（2）单据查询

在初始化阶段，启用期前的两类单据查询有两种方法：

A．在工业供需链任一系统的主界面下选择〖系统设置〗→〖初始化〗→〖录入启用期前的暂估入库单〗，或者选择〖系统设置〗→〖初始化〗→〖录入启用期前的未核销销售出库单〗，可以分别查询启用期前的暂估入库单或者启用期前的未核销销售出库单；

B．选择【采购管理系统】→【单据序时簿】→【外购入库单】，或者选择【销售管理系统】→【单据序时簿】→【销售出库单】，可以查询启用期前的暂估入库单或者启用期前的未核销销售出库单。

在日常的单据序时簿查询界面只要录入相应的筛选条件，也可以查询到启用期前的两类单据。

3、单据审核

K/3工业供需链系统规定，在日常处理的期间内，是不可以对以前期间的库存单据进行处理的，只能对已审核的暂估入库单进行冲回处理、以及对已审核但尚未核销的销售出库单进行拆单操作。故在初始化设置中，必须对启用期前的两类单据进行审核操作，否则不能结束初始化启用系统。

启用期前的两类单据的审核可以在三个位置进行，即

A．在启用期前的两类单据新增界面，保存后直接审核；

B．在〖系统设置〗→〖初始化〗→〖录入启用期前的暂估入库单〗，或者选择〖系统设置〗→〖初始化〗→〖录入启用期前的未核销销售出库单〗，在显示的序时簿上可以分别审核启用期前的暂估入库单或者启用期前的未核销销售出库单；

C．选择【采购管理系统】→【入库】→【外购入库单查询】，或者选择【销售管理系统】→【出库】→【销售出库单查询】，在显示的序时簿上可以分别审核启用期前的暂估入库单或者启用期前的未核销销售出库单。

单据审核的方法与日常操作阶段的单据审核一致，请参见手册业务单据功能的相关介绍。

启用期前的单据与启用期后的单据在审核处理时有本质不同：启用期前的单据是为了用户处理在初始化时期尚未完成的业务的方便性而增加录入的功能，所以在正式启用时，这些单据必须已经完成审核；启用期后的单据是为了方便用户在进行初始化设置时提前录入业务单据而增加的功能，在正式启用时，这些单据不能被审核。

在执行启用账套操作时，系统要对上述启用期前的暂估入库单和启用期前未核销的销售出库单这两种单据的状态进行检测，以保证单据已审核，如果未审核，系统会给予如下提示：“还存在启用期前出入库单据未审核，不能启用”，并停止启用业务系统的操作。待其完成这些单据的审核后，再进行启用业务系统的操作。

4、启用期前、后单据处理的比较

启用期前的暂估入库单和未核销销售出库单这两种库存类单据、序时簿的一般处理与日常单据处理无异，但有以下几点区别：

（1）名称不同，启用期前的两种单据分别称呼为“启用期前的暂估入库单”和“启用期前的未核销销售出库单”，而日常单据处理应分别称呼为“外购入库单”和“销售出库单”；

（2）筛选条件不同，启用期前的两类单据筛选条件是：期间<启用期间；

（3）单据状态不同：其他单据只允许录入，不能审核，而启用期前的两类单据必须在初始化启用前审核；

（4）位置不同：启用期前的两类单据单独管理，不在单据管理模块中处理；

（5）在库存类单据中只允许暂估入库单和销售出库单可以录入前期单据；

（6）启用期前的两类单据序时簿中不能允许其他不符合条件的单据录入或进行审核、查看等操作；

（7）启用期前的两类单据不能调整期初余额，而且其发生额不计算到本期报表以及即时库存中。

请注意：由于在启用期初的账务余额中，已经包括了以前期间进行暂估的单据的账务金额（即已在总账系统生成凭证），所以，启用期前的暂估入库单在业务系统不再生成暂估凭证，等单（发票）到后，统一进行单到冲回处理。具体请参考“暂估冲回”的手册介绍。

启用后对这两类单据的处理：

下面以暂估入库单为例，阐述启用期前暂估入库单据的处理方法：

1、采购发票到达时，与相应的暂估入库单据核销。先大致检查一下，如果需要拆单，先进行拆单，然后根据拆出的单据进行采购发票生成工作。请注意拆单的规则，拆出的子单编号一般会带有ABC字样，这样给我们选单造成方便。如果还有不需要拆单的单据，把单据号记在纸上，以便于选择。最好是一次只录入一张发票，而不要多张发票录入后再进行处理。

然后进入采购系统的“结算”，选择“采购发票录入”，首先选择好供应商，这样可以限定单据的范围（在查看时只会出现该供应商的单据），然后，在“采购入库单”处选择“查看”，在打开的界面中，进行单据的选择，请注意刚刚提到过方便选单的技巧，就是编号中含有A 或B或C的单据，还有记在纸上的未拆单单据。按住shift键可以进行连续选择，按住ctrl键可以进行不连续选择，选择完所需单据后点按“返回”按纽，系统会将所选单据带回采购发票中，这里请注意，在“选项”中有一项“入库单选单物料合并”，如果选中此项，那么所选择的单据中如果有物料相同的情况，系统会给予汇总，不选的话则不会。下面进行金额的调整，在选项中还有一项是“调整金额后倒算单价”，选中此项后，当对金额进行调整时，单价会自动回填，建议选中，这样，就只需要改变金额和税额就可以了。调整完毕后，填写其他必录项，保存发票，保存后会出现“审核”，然后点按“审核”按纽。如果采购发票与对应入库单是钩稽关系，而且在采购系统选项中选择了“与入库单相钩稽的采购发票审核时自动核销”，则不会调出选单界面，直接提示成功。如果没有选中，或者采购发票与对应入库单是关联关系即数量、金额等有改变，就会调出审核界面。

2、进入审核界面后，上面是采购发票，下面是单据，再进行一次单据的选择，选择的单据前面会出现对号，如果不选的话，点击一下把对号取消就可以，核对无误后，点按审核，会出现成功界面。这样，采购发票与入库单就成功核销掉了。

3、进入存货核算系统，点击“生成凭证”，选择“暂估冲回”，系统将根据核销情况自动生成一张红字冲回单和一张蓝字入库单，其单据号与原暂估入库单相同。这是根据单到冲回的处理方法冲回原来的暂估凭证。这个红字的调价补差单，用户手册中说可以在序时簿中查看到，不过我一直没找到，只在台账中看到有记录，事务类型为暂估补差。

请注意：一张暂估入库单允许进行部分核销，一张暂估入库单多次核销后，系统将按月汇总生成一张红字冲回单和一张蓝字入库单。

4、在存货核算系统中，进行采购发票的核算工作。这一步一定不可忽略，即使是没有运费等费用。方法是进入后，会出现待核算的采购发票，点击工具栏上的“费用”，会出现费用分配界面，如有运费，则填入，如无，也需要按一下工具栏上的“核算”，系统会提示核算成功界面，把费用分配到每一条分录。

5、继续进入存货核算的凭证管理，进行生成凭证工作，类型选择“外购入库”，这时候，系统会显示出补差额部分的单据，进行汇总生成即可，如果不成功，则检查凭证模板。生成凭证成功后，可以在凭证查询中看到，请注意如果凭证与实际不符，不要在凭证查询中直接修改，而应该进物流系统反查原因，以保持物流与总账的一致。这些凭证同时会传递入总账，不要在总账中进行重复录入。

6、以上是处理暂估单据的办法，如果是本期生成，本期来发票的单据，则不用做暂估冲回一步，直接与采购单据核销就可以了，单据中的单价不必录入，会在采购发票核算后自动回填。为了方便选单，可以请财务部门与仓管部门协商，一张单据上只录一条分录，这样就免了拆单之苦。

另外，有些用户反映，启用期前的暂估入库单实在太多，不想录入，那怎么办？这里有一个解决方法：

如果启用期前单据没录，那么发票到后处理应放在应付系统进行。

先说一下平衡关系。总帐原材料科目数据=物流系统材料余额=应付系统选中包含暂估款后余额。

不过请想想，期初余额中物流数据已经包含这些暂估单据的金额和数量。但是由于你没有录单子，应付系统包含暂估款的选项选不选都没用。所以你的摘帐基础是错的。也就是说应付系统的余额是凑出来的。这个余额可能不是真正的应付数！

所以发票回来后，首先在应付系统做一张负数的应付单，下掉不准确的应付余额；然后做发票，填入准确的应付数！应付单生成凭证，下掉帐务余额；按发票重新生成凭证做正确的数据。

计划成本法下，差异在期初金额调整里做金额调整单进行调整。然后生成凭证。

如果运费回来，确实不好做。只能跟其他发票一起做！想对应到材料上你就手工去金额调整单分配。

不过你可以和客户商量：通常用K3物流的客户都是有些规模的，也比较正规，意味着他们的运费都是有合同的，或者是固定的承运单位，这样，每吨单价几乎是确定的，也就是说，可以采用预提运费的方法。

你告诉客户，懂业务的人准明白，这样保证成本的准确性很高。

如果这样的话，前面的问题就不存在了，运费早已经摊到材料里，应付也挂帐了，更能体现在某一时点上真实的企业状况。

7、初始数据录入

业务资料的重要部分、库存初始余额的录入是初始化设置的非常重要的部分。

初始数据录入是将截至启用期的启用期前库存物料结余数量和成本输入K/3工业供需链系统，实现初始化与正常业务操作融合，以便在初始化处理过程中尽可能为用户提供丰富的信息，保证启用期前、后业务数据的平滑连接。

初始数据录入是初始化设置的重要功能，除了提供初始数据的录入、查询等必要功能外，还提供排序、过滤、引入引出、对账、传递等具有工业系统特色的功能。

（1）初始数据录入

工业供需链系统处于初始化阶段时，在系统的主界面下，选择〖系统设置〗→〖初始化〗→〖仓存管理系统〗→〖初始数据录入〗，在调出的‘初始数据录入’界面中用户可以进行数据的录入、查询和打印等工作。

在该操作界面左边是按现有仓库及下设仓位的分级列表显示，用户可以使用【树型】按钮，来显示或取消左边仓库的分级显示。界面右边显示的是针对全部仓库、某一确定仓库或下设的某一确定仓位的所有物料的初始数据信息，为方便用户录入，系统显示的是所有默认仓库、仓位为当前仓库、仓位的物料，无论其有无余额，使用〖编辑〗→〖缺省仓库数据〗，可以取消或重新增加默认仓库、仓位为当前仓库、仓位的物料显示。在这个界面，就可以进行物料的录入了：即在界面左边选中某个确定仓库或仓位，然后在界面右边录入物料或在已默认存在的物料上录入初始数据。

录入功能主要包括录入信息、录入规则和录入方法的处理，采用不同计价方法、不同管理方法的物料，其录入的信息和录入的方法均不相同，下面分别介绍初始数据的录入信息和录入方法。

（2）录入信息

初始数据是本系统启用时仓库物料的结存情况的记录，设置初始数据分仓库、仓位录入。不同的物料录入信息不同，比如，采用实际成本法计价的物料不录入成本差异信息，而采用计划成本法的物料则需要录入成本差异信息。主要的录入信息包括：

1、物料代码，即所对应物料代码，它可以分长代码和短代码显示，如果用户选择【工业整体选项】中的“基础资料录入与显示采用短代码”，则系统以物料短代码显示在当前字段，否则则以长代码显示在当前字段。

2、物料名称、规格型号、计价方法，即该物料名称、规格型号、计价方法，由系统根据选择的物料代码直接录入，用户不能另行设置。

3、单位，即该物料的常用计量单位，由系统根据选择的物料代码自动带入，用户可以使用快捷键F7、F8另行改为同组的其它计量单位。

库存余额很可能不是以固定的计量单位来计量的，因此对涉及多单位计量的物料，在初始数据录入中提供了和单据录入一样的功能，即选择不同单位而非必须是常用单位或基本单位来计量数量的功能，以方便用户的实际业务选择。

系统最终会将用户录入的数据自动换算成基本单位计量。

4、批次/顺序号，即物料的批号或顺序号码，在以下情况下要使用到该字段：

物料采用的计价方法为分批计价法、先进先出法、后进先出法

物料要进行业务批次管理

上述两个条件只要满足一条，就要通过单击“物料”和“批次/顺序号”对应的空白按钮、调出批次录入界面进行初始余额录入，而不能直接在‘初始数据录入’界面上录入物料初始余额信息。

5、年初数量，是在启用期所在年度的年初存货数量余额，用户不必录入，由系统根据平衡公式算出。平衡公式是：

年初数量=期初数量－本年累计收入数量＋本年累计发出数量

初始数据信息中，如同财务系统、提供对初始化启用所在年度累计数据的录入。因为在实际业务中，用户非常需要对年度业务数据信息进行查询和考量，达到与总账系统同步处理的目的，从而丰富企业电子信息系统、从而提高企业管理水平。

6、年初金额，就是在启用期所在年度的年初存货金额余额，如果物料采用实际成本法，则该余额是实际成本余额；如果物料采用计划成本法，则该余额是计划成本余额。该字段用户不必录入，由系统根据平衡公式算出。平衡公式是：

年初金额=期初金额－本年累计收入金额＋本年累计发出金额

7、年初差异，就是采用计划成本法的物料在启用期所在年度的年初存货计划成本和实际成本的差异，用户不必录入，由系统根据平衡公式算出。平衡公式是：

年初差异=期初差异－本年累计收入差异＋本年累计发出差异

8、本年累计收入数量，即启用期所在年度至启用期前的期间为止的时间段中，企业累计的存货收入数量，用户根据实际情况录入。

9、本年累计收入金额，即启用期所在年度至启用期前的期间为止的时间段中，企业累计的存货收入金额，如果物料采用实际成本法，则该累计金额是实际成本，用户根据实际情况录入；如果物料采用计划成本法，则该累计金额是计划成本，由系统自动根据物料基础资料中的<计划单价>和用户录入的数量数据算出，用户不能录入。

10、本年累计收入差异，就是采用计划成本法的物料在启用期所在年度至启用期前的期间为止的时间段中，累计收入中存货计划成本和实际成本的差异。用户根据实际情况录入。

11、本年累计发出数量，即启用期所在年度至启用期前的期间为止的时间段中，企业累计的存货发出数量，用户根据实际情况录入。

12、本年累计发出金额，即启用期所在年度至启用期前的期间为止的时间段中，企业累计的存货发出金额，如果物料采用实际成本法，则该累计金额是实际成本，用户根据实际情况录入；如果物料采用计划成本法，则该累计金额是计划成本，由系统自动根据物料基础资料中的<计划单价>算出，用户不能录入。

13、本年累计发出差异，就是采用计划成本法的物料在启用期所在年度至启用期前的期间为止的时间段中，累计发出中存货计划成本和实际成本的差异。用户根据实际情况录入。

14、期初数量，是在启用期当期的期初存货数量余额，用户根据实际情况录入。

15、期初金额，是在启用期当期的期初存货金额余额，如果物料采用实际成本法，则该金额是实际成本，用户根据实际情况录入；如果物料采用计划成本法，则该金额是计划成本，由系统自动根据物料基础资料中的<计划单价>算出，用户不能录入。

16、期初差异，就是采用计划成本法的物料在启用期当期的期初存货计划成本和实际成本的差异，用户根据实际情况录入。

17、生产日期，是采用保质期管理的物料所必须录入的数据，具体请参见本手册中关于物料基础资料中的介绍。事实上批次的判定是“批号+生产日期”，所以即使批号相同，而生产日期不同，也会被判断为不同批，这里需要注意。

18、保质期，是采用保质期管理的物料所必须录入的数据，系统由【资料维护】→【基础资料】→【物料】中的<保质期（天）>中自动带入。具体请参见本手册中关于物料基础资料中的介绍。

(3)录入规则

1、针对不同属性的物料，处理方式是不同的，其中，凡属于规划类、特征类和虚拟件的物料不能录入初始余额。

2、对于年初、本年累计收入、本年累计发出、期初等共四组数据（包括数量、金额、差异），作为组来说，每组都不是必录内容。用户录入数据保存时，系统会自动按公式检验是否平衡，如不平衡会给予提示，并在修改前不予保存。用户也可以在数据录入过程使用

转自http://luminshan.blog.163.com/blog/static/59528752006111403724885/