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1. 每次一开始就让大家都清楚会议目的。 2. 开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。 3. 信息要加以选择，避免过多。 4. 会议要尽可能小，以免分散注意力。 5. 会前先拉几个盟友。 6. 开会前必须确信一定能达到会议目的。 7. 只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。 8. 要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。 9. 在议程各个项目旁列出发言人姓名。(以后的) 10. 要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。 11. 尽量将议程限制于一页纸上。（后面） 12. 最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。 13. 要求与会者关闭移动电话和传呼机。 14. 会前拟出自己的发言稿。 15. 和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。 16. 要保持积极的脸部表情和音调。 17. 要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。 18. 谈判时要识别任何有一致性的地方。 19. 必须按照议程顺序作会议记录。 20. 要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。 21. 尽量于会前认识新来者。 22. 会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。 23. 可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。 24. 要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。 25. 要趁全体与会者在场时安排好下次会议。 26. 确保各项决议记录在案。 27. 必须尽量以积极的调子结束会议。 28. 向每位到会者、所有的发言人致谢。 29. 首先处理日常事务和管理事务。 30. 会场吵闹时要站起身显示主席的权威。 31. 可将复杂问题委托给一个工作小组，由他们晚些时候汇报。 注意：开好会的三项原则 与会人员的开会技巧要提高，会议管理的标准要设好，开会方法要选最适合的。 许多机构表示，他们很难切实执行决策，因为他们并不清楚会议上达成了什么共识。 关于劳工问题的对话，你会发现它们极少与决策相关，而基本上是与信息共享有关，这完全可以通过其他途径解决。 会议有效地促进思维、激励与会者，以及将想法变成实效的技巧。 开会要分开处理战略与运营问题 9大开会技巧
一. 主持会议的5大技巧: 技巧1.会议前: 期望明确 告诉与会者会议何时开始以及你期待会议何时结束,考虑你想从与会者身上得到什么信息,允许大家有充分时间做准备,这样才能收到最好的会议效益.最好要明确告诉与会者你的期望是什么? 技巧2.会议中: 营造气氛. 保持中立 会议开始,试试看先培养容易开口说话的气氛,暖身一下,等到大家心情放松之后再进入会议,营造良好的沟通气氛.切记你的角色像主控全场的捕手一样,观察动静,适时掷球给投手与每一位内外野手,确定没有任何人闲着,并且因为这颗棒球(议题)的转动,达到团队目标.谨记自已的角色是协助与会者共同达成目标,而非成为意见中心,如果有些场合你必须率先发表意见带动讨论时,要让所有的与会者感到舒适而非独裁,尽量让每位与会者都有说话的机会,不可以因为畏惧于权势,而牺牲主管以外的其它人发言的权利,但前提是要大家有进了会议室放下职衔,大家一视同仁的共识。 技巧3.会议中: 信息可视化 除了让与会者不断提出意见之外,别忘了主动站起来动手写字,在白板上写下交谈的经过与结论,或是与会者的发言重点或关键词,将大家的交谈内容建立可视化的图解沟通,适时提高与会者的注意力,协助与会者理解会议进行到哪里。 技巧4.会议中: 归纳结论 如果你的会议并没有安排任何与会者担任计时员,在预定会议结束时间前的10分钟,你要提醒大家:“各位,让我们的准备结束,我们必须在10分钟后离开这里”,籍此让大家了解时间有限,然后,不论分配什么任务,关于作业方式,负责人,截止日等等,者要再重复一遍,确认已经达到会议的目的,讨论什么事情,下了什么决定,还有什么事情悬而未决,如果有会议记录员,也要提醒会议记录者记下期限,以免会议结束时,大家走出会议室之后是一片空白,不知道下一步要做什么。 技巧.5 会议后:持续追踪 可以将下列3件事情,做为会后自我评估,藉以做为下次改进之用: 1.发生什么事情? 2.完成什么事情? 3.什么事情尚未完成? 如果有追踪会议决策后续发展的责任,别忘记要持续追踪到下次开会,并在会中报告上次会议决策的执行成果。 成为杰出与会者的4项技巧 技巧.6 提案具体 除非是脑力激荡,要不然说出太过抽象的想法,跟没说一样,想清楚再发言,会让大家容易理解你的想法. 技巧.7 1分钟演讲术 在会议中的发言节奏要明快,尝试用1分钟说出吸引人的重点,1分钟约可讲300字的内容,训练1分钟演讲术有助于明确掌握目的,删除多余废话,针对一个重点,可避免在会议中成为“乱码人” 技巧.8 建立体系 会议中你一言我一语,信息庞杂纷乱,你可以试着把别人说的重点,以及自已想说的话写下来,从中找出脉络,加以体系化,这样一来,会议数据就变成一张信息体系图,成为无可取代的点子来源. 技巧.9 引用提案 如果你将手边拿到的会议资料经过自已的整理体系化,也有助于你引用别人的提案,因为你的整理,不但A与B都因为自已的提案没有被忽视而感到欣慰,也有协助会议尽快进入决策面. 开会必备的4大能力 能力1. 聆听力 会议最主要的目的,不外乎就是沟通,而会议的沟通,最主要的形式就是对话,不过,在会议当中一般人大多只懂得说,不懂得听,这使得许多会议总是充斥着这种单向的交互方式,往往很难达成沟通的效果,更会让正确的事实和想法淹没在口水中. 因此,一个会议的成功,与会者的倾听力可说是主要关键,知名管理顾问亚伦.巴克也强调,理想的对话是“听”和“说”的互动,与其说对话的质量决定在"说”, 不如说决定在“听”.唯有透过聆听,才可以知道其它人的出发点,立场和想法,并从中找到共同点,也唯有靠聆听建立彼此的认同,才能赢得其它人的承诺,进而齐心解决问题,展开行动. 能力2. 发问力 什么时候你会想问问题? 1.让听者投入,思考并参与; 2.查清楚别人知道多少; 3.看看对方说那句话是否真有那个意思; 4.确认对方真的懂自已的意思; 5. 收集情报; 6重新掌握谈话的主控权. 2.一般而言,在以上6种状况下,你会想问问题, <<直化巧说,沟通更有力>>建议,在不同的状况下,你可用不同的问名修辞,不论为何而问,问题都要简洁扼要,具体明确,这样才能得到正确的讯息。 能力3. 回答力 头皮发麻……手心冒汗……脸颊潮红……开会时突然被主管点名回答,整个房间20双眼睛都张大望向同一个位置,正在幻想晚餐要吃什么,而不是思考如何达成下个月业绩目标的你,大概只会有以上3种生理反应。 怎么办? 如果开会前你能先预想,待会儿可能会遇到什么问题,就会比较有信心,被点名回答时也不会惊慌失措,只有预先准备,你就可以回答98%的问题,因为大部份的问题都是显而易见的,而且与你的事业有关,你一定知道该怎么回答. 至于剩下的2%的问题,也有解决之道,首先, 你可以提早到会议现场,先与与会者聊聊,了解对瓬心里在想什么,找出你意料之外的问题,其次,你还可以用问题的结尾和描述来开头,触动你的大脑去搜寻相关的资料。 能力4. 决策力 只要是会议,都会有需要做决策的情况和机会,从会议现场地的选择,会议讨论事项的顺序,一直到会议争论的决策,都需要参与会议的人来做出最适当的决定,就算是非常讲究民主和集体参与的会议,其多数决也是出自于每个与会者个人的决策判断,因此,个人的决策力,是会议顺利进行,达成目标的必要条件.不过,有些人总是比旁人善于下判断,做决定.其实这些决策高手并非拥有过人的智商或反应,而是懂得运用正确的决策原则,来避开思考的限制,增进决策的成功率,罗宾斯并归纳出做决策的6大重点,可以做为增进个人决策功力,提升会议决策质量的参考: 1. 目标设定 2. 运用理性决策模式 3. 找寻信念矛盾的讯息 4. 思考局外人会如何看事情 5. 尽量增加你的选择 6. 勇于面对风险 提升發言品質的自我訓練 会议的各阶段 (二)會議的進行階段： 2.會議前的準備、 3.會議的進行、 4.會議的結束、 5.分組研討：我們少做或做錯了什麼嗎？
2.保持聚焦、 3.會議中的發言與時間控制、 4.個案角色扮演練習、 5.維持會議的秩序、 6.會議衝突的處理、 7.結論的帶動與促成、 8.個案角色扮演練習
2.完成您的課後行動計畫 |
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