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永远做重要而又不急迫的事

2013-01-07  yongli360

永远做重要而又不急迫的事

-----------利哥:783340208

 

 

一个老人的一生是如何度过?

有人曾粗略地统计过一个活到73岁的老人对时间是怎么支配的:

 

                                                                                                             

看了上面的这一组数据,是不是觉得有太多的时间都被荒废了?

大家都知道我们的时间是永远守恒的,怎样能在有限的时间做更多有效的事情?

 

大凡能够在事业上做出卓越成绩的人,都是时间管理目标管理的专家。

要想有高效行事能力,必须得运用好时间管理目标管理

时间管理目标管理的出发点,在于学会处理事情的优先次序,先考虑事情的轻重,再考虑事情的缓急──也就是我们通常采用的第二象限组织法

 

请看下图。

 

 

什么是目标管理与时间管理?

 

我们所从事的一切事务从目标管理(重要程度)和时间管理(时间迫切)可以分为四种类型:紧急重要型、紧急非重要型、重要非紧急型和非紧急非重要型。一个有效的工作者首先应该从事的是那些重要非紧急型的工作,其次才是紧急重要型工作、接着是紧急非重要型工作、最后是非紧急非重要型工作。

 

 

目标管理与时间管理的制定方法

  

    在弄清楚目标管理和时间管理的制定方法之前,必须得知道自己的工作与生活的目标和目的,在搞清楚了自己的工作\生活目标和目的后才能制定良好的工作与生活计划。

 

清晰的计划:这与你确定你最重要的事情有关,如果你不能衡量它,你将不可能实现!设定一个规划,客观的看到你在未来510乃至20年你将是什么样子。它也可以包括当你达成这些目标的时候你会有什么的感觉,看起来、听起来、闻起来和尝起来会是什么样。当我们对自己想要的未来有一个清晰的规划,我们将更容易专注于自己的事情。思考一下你正在做的工作是让你自己更接近自己的梦想,还是不会给明天或者下周带来任何的不同呢?

有了清晰的目标这后地弄清以下这四个问题

 

——我最重要的责任是什么?

我们每一个人都肩负着多个的责任,我们每个人都因为这个责任,而会成为这个社会大家庭的领导者、企业家、科学家、军事家、子女、父母、夫妻等等。所以,我们要解决的第一个问题就是,我们要明白自己要干什么?只有这样,我们才能设置一个清晰的目标,并弄明白达成这个目标的目的是什么?如此,我们才能持之以恒地朝这个目标不断努力,把一切和自己无关的事情统统抛弃。

 

——我需要做什么?

不仅要分清缓急,还应弄清自己需要做什么。总会有些任务是你非做不可的。重要的是你必须分清某个任务是否一定要做,或是否一定要由你去做。这两种情况是不同的。非做不可,但并非一定要你亲自做的事情,你可以委派别人去做,自己只负责督促其完成。

 

——什么能给我最高回报?

人们应该把时间和精力集中在能给自己最高回报的事情上,即我会比别人干得出色的事情上。在这方面,让我们可以用巴莱托(80/20)定律来引导自己:要让20%的投入产出80%的效益。要把握一天中20%的经典时间,专门用于你对于关键事项的思考和行为,而用剩下的时间来做其他事情,这样使用时间是最具有战略眼光的。

 

——什么能给我最大的满足感?

有些人认为能带来最高回报的事情就一定能给自己最大的满足感。但并非任何一种情况都是这样。无论你地位如何,你总需要把部分时间用于做能带给你满足感和快乐的事情上。这样你会始终保持生活热情,因为你的生活是有趣的。

 

当你弄清了这四个问题,那么什么是重要的事情,什么是紧急的事情也就分清了。所以,下一步所要做的就是按照它们的轻重缓急开始行动。

 

列出一天最重要的三件事情。找出最重要的任务的方法就是精简出你一天最重要的三件事情。

问问自己:如果我一天只能做三件事情,什么将会让我觉得最充实呢?

 

专注于创造价值:对于我来说,一个衡量我的工作是重要的还是紧急的最简单的方法就是问自己我将为自己或者别人创造多少价值。我知道去健身房、写文章以及和我的妻子在一起过有品质的生活,比归档文件、每30分钟检查我的网站统计和玩俄罗斯魔方将会有一个更长远的影响力。问问你自己:这将为我和别人创造多少价值?

 

重要的事情放在首位:我发现对于我来说完成最重要的事情的最好方法是在早晨就马上开始。在我将时间花在紧急但是不重要的事情上的时候,我总是在完成一件事情后又要赶去救下一场。而且,当我在一天稍晚些的时候做重要的事情,总是会容易分心和被打扰。在一天开始的时候完成我最重要的事情,确保当下午到来,被繁忙的工作缠身,我依然能够在一天结束的时候感觉自己完成了自己想要做的!

 

思考更长远:另外一个非常好的衡量你正在干的事情的重要程度的方法,是考虑它将会有多长远的作用。清理我的收件箱将比写一篇人们可以读很多年的文章的作用时间要短,去健身房和吃一顿健康的早餐比急急忙忙的吃一些类似于麦当劳便当更有用。问问你自己:它会让未来的一周、一个月或者一年不同吗?五年呢?

 

当我们做好了以上提到的规划、优先、重要性、长远思考以及专注于创造价值,很自然的结果是我们将变得更高效。我们也将通过一个更有意义的生活方式来满足我们把握自己的生活的愿望,有的时候仅仅是提高我们的认识就足够让我们更专注于重要的事情。

当我们用大部分的时间做对我们最重要的事情,我们将会为我们自己和别人创造有价值的财富。这样坚持下去,你就会发现你正在逐渐的不断的接近人生的成功点。

 

 

目标管理与时间管理的分析

1)以各项工作的重要性和紧迫性为两个属性。重要性是根据各项工作价值的大小一分为二;

紧迫性是根据各项工作的完工期限分为急迫和不急迫。这样划分确定为四个象限。

  (2)再来对每个象限工作性质进行分析:

  

  (3)将工作逐项列出来。

  (4)事情填入象限中。(假定了一些工作,后注有时间H

  

  

 

目标管理与时间管理的启示

  第一,每天对该做的事排好优先次序与执行时间,并按照这个次序来做。

  第二,时间管理与目标设定、目标执行具有相辅相成的关系,时间管理与目标管理是不可分的。每个小目标的完成,会让你清楚地知道你与大目标的远近,你每日的承诺将是你的压力也是成功的激励,每日的行动承诺都必须结合你的长远目标。所以,要想有计划地工作和生活,需要你管理好自己的时间。这一点说起来容易,但做起来就不那么简单。

第三,在时间管理中,必须学会运用80/20原则,要让20%的投入产出80%的效益。要把握一天中20%的经典时间,专门用于你对于关键事项的思考和行为。

 

目标管理与时间管理的案例分析

美国伯利横钢铁公司,曾经只是一个鲜为人知的小钢铁厂,短短5年的时间,便一跃成为世界上最大的独立钢铁厂。那么,是什么魔力促使了伯利横钢铁公司超常规的发展呢?这全得益于美国效益专家艾维·利的一个金点子,他对公司总裁舒瓦普说:在一张纸片上写下你明天要做的最重要的事,然后用数字标明每件事对你和你公司重要性的次序。第二天早上,你首先要做的,就是把纸片拿出来,做第一项最重要的事,不要做其他的,全力去办第一件事,直至办完为止。然后用同样的方法对待第二项,第三项,直至你下班为止。如果只做完第一件事,那不要紧,因为你总是在做最重要的事!

伯利横钢铁公司的发展壮大,就是因为每天都在做重要的事。所以要告诫管理者的话是:不要成为紧急的奴隶。要关注关键的问题。事分轻重缓急,因此不要把全部的时间都去做那些看起来紧急的事情,一定要要在第一时间做那些真正重要的事情。管理自己时间的问题,尤其是要分清何为紧急的事、何为重要的事

特别提醒:你自己认为是紧急重要的事情而这个事情在需要得到他有的协助时,而在他人的计划里却不是紧急重要的事情,我们要用什么方法去解决?

 

 

 

 

 

 

 

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