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议事厅上，正在商谈如何兴利除弊。头油脂粉由买办采购，买来的却非正经之货。无奈，姑娘们只得使用自己的备用金另行采购。针对此事，探春说道：“钱费两起，东西又白丢一半，通算起来，反费了两折子，不如竟把买办的每月蠲了为是。” 采购是购买原材料、商品、工程物资、固定资产等各种物资或接受劳务以及支付款项等相关活动。《红楼梦》里有不少采购情景，揭示其中的漏洞，借鉴其中的防控，有利于企业规范采购行为，防范和控制采购风险，促进合理采购，满足生产经营需要。 一、请购与审批控制 面对各种物资或劳务需求，需要建立采购申请制度，明确谁来申请采购，谁来审批采购，这是采购业务和采购内部控制的出发点。 1、买办钱华及其同事 宝玉去梨香院看望宝钗，遇到吴新登、戴良及几个管事的头目从账房里出来。吴新登是银库房负责人，戴良是仓库负责人，想必那个“忙上来打千儿请安”的买办钱华当属管理买办的头目。此外，鸳鸯的哥哥金文翔是老太太那边的买办，内厨房的柳家媳妇还说过“四五个买办出去”才凑了二千个鸡蛋的话。这样看来，钱华与这些买办组成了荣国府的采购部。荣国府公共的以及各房的需求事项，由各单位提出需求计划报给采购部，再由采购部安排专职买办进行采购。 企业的内部机构和物资需求远比荣国府广泛、复杂，需要按照购买物资或接受劳务的类型，确定归口管理部门，授予相应请购权。通常，原材料由生产部门及仓储部门根据生产计划、库存情况等提出请购申请；临时性物资需求由使用者提出请购申请。进而明确这些部门或人员的职责权限及相应的请购和审批程序。正常经营所需物资，进行一般授权。资本支出采购，进行特别授权。需求部门、仓储部门负责人对请购申请进行审核，签署意见后，报至采购部门。采购部门进行审核和归类汇总，然后统筹安排企业的采购计划和采购行动。 2、头油脂粉的集中采购 贾府女儿多，头油脂粉消费量很大。府里每月每人都有固定金额的预算，由买办从银库房领取资金，到市场上集中采购，买来后让女人们按房交与姑娘丫头们使用。头油脂粉统一采购符合内部控制有关采购业务应当集中进行的要求，这样可以避免多头采购或分散采购，提高采购业务效率，降低采购成本和堵塞管理漏洞。 在探春、李纨和宝钗理家期间，探春注意到，贾家的这项集中采购弊端很大。这三位想不通，“不知他们是什么法子，是铺子里坏了不要的，他们都弄了来，单预备给我们？”面对此情，有半数以上的姑娘只好拿出自己的零用钱叫人另外再买一份好的来。鉴于花了两份钱，买了两份货，又白白丢掉一份，探春决定，免除购买头油脂粉的专用款项，不再实行头油脂粉的集中采购。 她们还注意到，如果派官中他人去买，买来的竟然与买办所买一样。平儿解释道：“买办买的是那样的，他买了好的来，买办岂肯和他善开交，又说他使坏心要夺这买办了。所以他们也只得如此，宁可得罪了里头，不肯得罪了外头办事的人。”破解此类难题，需要对采购人员定期进行岗位轮换，防止他们与供应商形成利益联盟；除了小额零星物资或劳务外，不得安排他们办理采购业务的全过程。 3、采买乐器行头的审批 贾蔷和贾蓉一起来到贾琏家里，贾蔷向贾琏汇报说：“下姑苏合聘教习，采买女孩子，置办乐器行头等事，大爷派了侄儿，带领着来管家两个儿子，还有单聘仁、卜固修两个清客相公，一同前往，所以命我来见叔叔。”贾琏听了，将贾蔷打量了打量，笑道：“你能在这一行么？这个事虽不算甚大，里头大有藏掖的。”贾琏怀疑贾蔷的专业胜任能力，也透露出他对其父如此安排的疑虑。这是管家人应有的警觉，也是管家人的职责所在。 荣国府的诸项大权掌控在贾政 二、订购与验收控制 确定采购计划之后，需要选择合适的供应商，选择合理的采购方式，合理定价，落实具体采购事宜，验收物资并入库。 1、向谁买人参 给凤姐配药需要二两上等人参，家里没有， 宝钗知道人参造假的伎俩和普遍。让她哥找熟人采购人参，为的是防范供应商欺诈，避免买到质次价高的劣质人参。企业不能把供应商的选择简单地维系在私人关系之上，而是要建立科学的供应商评估和准入制度，确定合格供应商清单，与选定的供应商签订质量保证协议，建立供应商管理信息系统，对供应商提供物资或劳务的质量、价格、交货及时性、供货条件及其资信、经营状况等进行实时管理和综合评价，然后根据评价结果对供应商进行合理选择和调整。 贾府择定的设计及建筑商是山子野。花卉树木供应商是西门外的方椿。医疗服务主要由王太医、张太医、鲍太医以及胡太医等人提供。薛家店铺是他们采购日常用品的主要去处，买过棺材、螃蟹和酒水等物。服饰材料主要由江南甄家供应。另外，古董商冷子兴、马贩子王短腿、开香料铺的卜世仁以及乡下的刘姥姥等，都有可能入选贾府的供应商清单。胡太医因用药太猛、草菅人命而被淘汰。刘姥姥因提供新鲜农产品而极有可能进入贾府绿色农产品的供应商行列。 2、冯渊预付账款买丫头 十八九岁的冯渊，酷爱男风，最厌女子。可遇见拐子卖丫头，一眼看上，决意买来，发誓再不结交男子，再不娶第二个。冯渊当即兑了银子，约定三日后接她过门。谁知拐子贪婪，又偷卖与薛家，想卷两家银子而逃。结果没有走脱，被两家拿住，痛打一顿。两家都不收银，都只要人，争执中，竟又打死了冯渊。 做着缺德事，挣着昧心钱，同这等人做买卖，最稳妥的采购方式是一手钱一手货的直接购买。若冯渊兑了银子，马上抱得美人归，也就没了后来的厄运。冯渊预付货款采购，面临的采购风险远远超出了可控范围。同样，如果坚持钱货两清，不得丫头不给钱，薛蟠也不会卷入其中。冯渊饮恨而亡，薛蟠身负命案，都是采购方式不合理惹得祸。对于大宗物资或劳务采购，企业应当采用招标方式，合理确定招投标的范围、标准、实施程序和评标规则。对于一般物资或劳务等的采购可以采用询价或定向采购的方式并签订合同协议。对于小额零星物资或劳务等的采购可以采用直接购买等方式。 3、贾珍为秦可卿买棺材 贾珍看了几副杉木板，都不满意。薛家木店里有一副樯木板，原是义忠亲王老千岁要的，因他坏了事，不曾拿去。现在封在店内，没人出价敢买。贾珍命人抬来，只见帮底皆厚八寸，纹若槟榔，味若檀麝，以手扣之，玎珰如金玉。贾珍笑问价钱，薛蟠笑道：“拿一千两银子来，只怕也没处买去。什么价不价，赏他们几两工钱就是了。” 杉木板价廉，樯木板物美，装殓功能却无多大差异。采购物资不仅要比质，更要比价。企业可以通过建立采购物资定价机制，采取协议采购、招标采购、谈判采购、询比价采购等多种方式合理确定采购价格，最大限度地减小市场变化对企业采购价格的影响。对于大宗采购等应当采用招投标方式确定采购价格，其他商品或劳务的采购应当根据市场行情制定最高采购限价，并对最高采购限价适时调整。 4、把二十多人运到铁槛寺 省亲之后，贾府把小沙弥和小道士安排到家庙铁槛寺里居住，并派贾芹管理。贾芹从银库上预支了三个月的采购柴米银子，雇了一头大叫驴自己骑，又雇了几辆车，至荣国府角门，唤出这二十四个人来，坐上车，一径往城外铁槛寺去了。 确定了供应商、采购方式和采购价格之后，要拟订采购合同，准确描述合同条款，明确双方权利、义务和违约责任，按照规定权限签订采购合同。要根据生产建设进度和采购物资特性，如同贾芹雇叫驴和车辆一样，选择合理的运输工具和运输方式，办理运输、投保等事宜。要加强物资采购供应过程的管理，依据采购合同中确定的主要条款跟踪合同履行情况，对有可能影响生产或工程进度的异常情况，应出具书面报告并及时提出解决方案。 5、以粉代硝和甄士隐买地 采购验收不可或缺，企业要确定检验方式，由专门的验收机构或验收人员对采购项目的品种、规格、数量、质量等相关内容进行验收，出具验收证明。贾环向宝玉要蔷薇硝，芳官和麝月骗他，给了茉莉粉。贾环拿回去高兴地送与彩云，彩云拆包查验，然后告诉贾环：“这是他们哄你这乡老呢。这不是硝，这是茉莉粉。”类似于芳官的欺骗行为在采购中不得不防。确定供应商时如果准入了骗子，通过后续的验收控制仍可将不符合要求的物资和供应商打回原形。 甄士隐遭遇天灾人祸，将田庄变卖，投奔岳丈封肃家来。甄士隐拿银子托岳父帮他置些房地，封肃欺负他是读书之人，不懂土地肥沃还是贫瘠，更不懂买卖，半哄半赚给他些薄田朽屋。可见，涉及大宗物资采购以及新、特物资采购的，在物资的验收环节，一定要有专业人员进行测试和验收。 经验收合格的物资，荣国府要交由戴良办理入库手续，钱槐的父母要逐项登记入账。如果验收过程中发现异常情况，负责验收的机构或人员应当立即向企业有权管理的相关机构报告，相关机构应当查明原因并及时进行相应的处理。彩云把真相告诉了贾环和赵姨娘，甄士隐却因无人验收而吃了哑巴亏。 三、付款与退货控制 通过付款和退货控制，可以确保资金支付后能够获得相应的物资或劳务，确保应付款项的真实、合理和授权支付，确保物资、资金和信用免受损失。 1、三万银子如何支付 贾蔷下姑苏有三万银子可用。谈完工作安排，凤姐先出家门，贾蓉跟出来悄悄问道：“婶子要什么东西，吩咐我开个账给蔷兄弟带了去，叫他按账置办了来。”在屋里的贾蔷也悄问贾琏：“要什么东西？顺便织来孝敬。”贾蓉问凤姐，鬼鬼祟祟。贾蔷问贾琏，悄悄密密。贾琏提及“大有藏掖”，既说明采购工作确实极易舞弊，也露出了他的心迹。种种表现无非都是想从这笔款项里多捞些油水。给自家办事尚且如此，对于身为企业雇员的员工，如果没有有效的内部控制，又有谁能确保他们不会在采购业务中谋取私利呢！ 贾蔷的团队不仅负责采购对象的选择，还负责谈价，更直接办理付款。可以预料，他们不仅会向销售方争取利益，还会想尽办法欺骗家里。建立严格的采购付款管理制度，完善付款流程，明确付款审核人的责任和权力，严格审核采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等相关内容，审核无误后按照合同规定及时办理付款，是防范贾蔷之类的内鬼家贼的重要办法。在付款过程中，应当严格审查采购发票的真实性、合法性和有效性。发现虚假发票的，应查明原因，及时报告处理。企业应当重视采购付款的过程控制和跟踪管理，发现异常情况的，应当拒绝付款，避免出现资金损失和信用受损。当贾蔷回来报账时，基于事前的精心布局和深入交流，想必贾琏也不会认真。 2、家庙的预付资金 乌进孝交来地租，贾珍拿出一些实物来要分给没有工作和进项的族人。不料，贾芹竟来混领。贾珍说他管理家庙既有分例领取，更有和尚的分例银子也从手里经过。批评他雁过拔毛，化公为私。贾珍还揭露他“你手里有了钱……夜夜招聚匪类赌钱，养老婆小子。”贾珍表示，等过了年要和他琏二叔说，免了他的职。 贾芹没有管好、用好这笔资金，反映出荣国府对于预付资金管理的不到位、不完善。企业也需要切实加强采购过程中预付账款和定金的管理和控制，尤其是涉及大额或长期的预付款项，应当定期进行追踪核查，综合分析预付账款的期限、占用款项的合理性、不可收回风险等情况，发现有疑问的预付款项，应当及时采取措施。 3、采购业务的会计控制 王熙凤协理宁国府时，曾命彩明钉造簿册，认真记录相关业务事项。探春理家之初，曾让吴新登媳妇取旧账查看旧例。小厮钱槐是赵姨娘的内侄，他父母在库上管账。想来不是在银库房管账，便是在货物仓库管账。 这些片断表明，宁荣两府的会计系统比较健全。他们对采购业务都有自己的会计记录。确实，对于购买、验收、付款等采购业务的各个环节，需要通过会计系统，详细记录供应商情况、请购申请、采购合同、采购通知、验收证明、入库凭证、商业票据、款项支付等情况，确保会计记录、采购记录与仓储记录核对一致。而且还需要指定专人通过函证等方式，定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。 4、赵姨娘打闹退货 发现芳官和麝月以粉替硝，赵姨娘气愤难忍，要求贾环把这假货照脸摔给她们去。贾环不敢也不愿意，反而激将其母。怒火燃起的赵姨娘，亲自出马，路上再经夏婆子调唆打气，在怡红院与芳、荳、藕、蕊、葵等五官上演了一出锣鼓喧天、哭喊四起的退货全武行。 采购来的物资可能不符合事先约定。企业需要建立退货管理制度，对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等作出明确规定，并在与供应商的合同中明确退货事宜，及时收回退货货款。涉及符合索赔条件的退货，还要在索赔期内及时办理索赔手续。 买办买来了劣质头油脂粉，如果实施了有效的验收，证明其不符合质量要求，买办们的行为或许有可能被阻止。探春的解决办法并不能从根本上触动买办们的位子和利益，虽然消除了这项支出，却有些忍气吞声，不痛不痒。正确的做法是，该追查的要追查，该惩罚的要惩罚，该轮换的要轮换，该退货的要退货，该索赔的要索赔。 |
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