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采购是指餐饮业者依据其既定的营运方针，对其所要购进的食品与饮料进行市场的调查研究、选择、购买、收货（验收）、储藏，最后到发放使用这一系列的处理方式。所以采购人员不是单纯的负责购买食品与饮料，他还要负责上述其他方面的处理或运作。 一、采购的主要职责 1、总体负责对货物的购进、验收和储存等业务。 2、负责采购所有有关餐饮货品的指导工作。 3、确保并掌握货源的不断供应。 4、开发并探寻品质相同而价钱便宜的货源。 5、调查研究产品、市场、价格趋势等事项。 6、配合市场需要而评估新产品。 7、协调生产部门使其所需货品标准化以求仓库存货不致发生积压的情况。 8、与生产、管理、会计、行销业务部门保持密切联系。 9、向上级经理人员提出报告或汇报。 这里需要强调的是，上级经理人员必须将其所属的采购部门养成一个创造利润的导向单位，而不是一个普通的服务部门。 二、采购手续 采购工作有其一定的手续或程序，这可分为五个阶段或步骤： 1、请购表--这是由有关单位的主管，诸如：主厨、餐厅经理或者仓储主任提出来，通知采购经理存货需要补充的数量及名称。 2、供货厂商的选择。 3、和供货厂商签约--商定货品价格及交货的时间地点。 4、定货的验收--交货时如在品质或数量上有所不符时应做的处理。 5、进货移交给请购单位或直接送进仓库。
三、如何选择供应厂商 选择供应厂商要特别谨慎，可根据如下几点进行考虑： 1、该厂商的营业情况及其所售货物的范围。 2、最近的价目表。 3、售货条件的细节。 4、和该厂商往来的其他顾客的情形。 5、全部产品的样品。 最理想的方法是直接参观，实地了解厂商的营业规模，加工与仓储设施的大小，运输工具的数量及种类。如满意，即可与其建立采购与供货关系。先试订，并做定期评估。这可从三方面考虑，那就是价格是否尽可能的低，品质是否尽可能的高及交货是否尽可能的快。 四、采购作业注意事项 1、采购的货品要适应当时的市场需要，所购货品需能在预期的时间内销售出去。这是对采购人员经验与技术的一大考验。 2、购进货品的价格需能符合当时的市场价格，否则将会造成直接经济损失。 3、采购人员应当通过各种渠道了解和熟悉市场产品种类和价格。 五、食品的采购 采购食品时首先注意货品的实际成本和厂商的价目表上的价格有何关系：就是说某一货品大量购进后定会在仓库储藏一段时间，因此而产生的储藏费用，安全风险等问题，所以必须以特惠价格购进；最后是生产成本，如果购进的某种食品会增加菜肴调理的生产成本时则应慎重考虑。 食品采购有以下几种主要方式： 1、合同采购 餐饮业者与供应厂商签订食品采购或供货合同，双方遵照和约条款的规定进行购货或供货交易。这种合同普遍分为定期合同和定量合同。 2、逐日采购 这主要用于采购容易腐败的食品，而且应当有两三家厂商随时供货以便买到最新鲜的食品。每天工作结束前，厨务部门派出一位资深厨师清点存货，列出清单交给主厨，再由主厨以此清单列出一份第二天需要补充采购的食品请购单交给采购经理。这类食品采购通常是利用电话要求供货商供货并一定是当天买当天交货。 3、临时采购 这主要用于采购临时所需的食品。在厨务部门的工作过程中临时会产生对某种食品的需要，这就要采购人员及时地购进某种食品以配合厨务部门的正常工作。
六、食品的采购规格 所谓采购规格就是所购货品的一种简单说明，主要是品质、数量、重量以及大小尺寸。每一采购规格均由餐厅的经理团人员（采购经理、主厨、餐饮经理等）依照餐饮营业方针，菜单需求及其定价尺度，事先协商拟定。规格副本应由经理部门分发给供应厂商，供其保存参考。制定规格的理由为： 1、确立货品材料的采购标准，以便厨房调理出标准产品，从而服务顾客。 2、规格具有书面通知的作用，使供应商明确了解本餐厅的需要，并可提出合理而具有竞争性的报价。 3、提供验收与仓储人员明确资讯，使其了解他们所接收与库存的标准情况。 4、使餐厅员工确实了解进货的详情，既大小、重量、品质数量等情形。 采购规格的制订，应以标准的表格为准，其中不可缺少的资料为： 1、物品名称：所用的名称务求明确而习惯通用者，尤其要与供应商所用的名称一致。 2、货品或品牌名称：以苹果为例，本地产或进口货，什么品牌等资料。 3、重量：公斤，磅或市斤。 4、单价：以供应商报价为准，例如每公斤、每磅、每箱价格多少元。 5、附注：如果是肉类可能需要记明其切割方式、包装及处理情形，凡是必要加以说明的事项均应详细载明与附注，不可等闲视之。 采购规格是采购作业中必要的书面样本，也是各个部门以及经理人员必需的书面参考资料。 七、饮料的采购 饮料的采购与食品的采购大致相同，以物美价廉为共同的，不变的原则。由于饮料所能赚取的利润高于食品，所以餐饮业者在这方面都相当注重。采购饮料请务必牢记：包装华丽的产品并不一定就是高级品。采购饮料必须注意以下事项： 1、货源的供应在时间上有所限制。 2、特别昂贵的饮料有没有必要购买。 3、应当重视酒类供应商的建议。 4、品质的评估很困难，应由曾受特别训练的专业人员负责，最好是有参与名酒品尝活动的经验。 5、酒类的登记不容易划分，仅能做概略的归类。 6、酒类的价格波动不大。 任何饮料的购买应依据是否符合本店顾客的需要与价格上是否具有竞争力的原则。采购货源方法如下： 1、运酒商 有些供应商从产地直接买酒运回来卖，当然他们的货品范围也仅限于某一特定产品。 2、批发商 他们供应的货品范围相当广，所售货品不仅在价格上比较便宜，而且还有一些好处。如可以货款暂欠，可以暂借存放，可以免费享用其广告和广告宣传品等。 3、饮料制造厂商 大批量的饮料和酒水可向制造厂商直接定货，不仅价格便宜，条件优惠，还可有多种付款方式和优惠的付款条件。 4、付现金自己运货 这主要是针对那些数量极少使用极少，只供一时之须的货品。 八、饮料的采购规格 采购规格的目的在于以书面装订产品的标准及用途。采购经理将订好的规格交付供应商，使其明了本餐厅的需要与规定的要求。并以此为依据来洽谈买卖价格。交货时，验收人员以此为根据进行收货。 饮料的购进与售出都是依照产品的品牌标签为准，每一产品的品质及数量都有始终如一的标准。规格中应详细注明这些标准和规格。
九、市场走访调查制度 为保证购进货品的合理质量和价格，就应充分了解和掌握市场信息，推动新原料的开发使用，从而降低成本达到赢利的目的。为此特制定以下制度。 1、采购员应自觉加强市场调查。在采购工作中，做到“货比三家”，在保质保量的基础上，努力降低原材料的成本，并将了解到的市场信息及时反馈公司采购部。 2、餐厅经理，厨师长，库管员和会计人员、采购部经理组成市场走访调查小组。每月至少安排两次走访，调查所在地周边市场情况。每次应对20种以上货品进行调查，以获取同等质量基础上货品（蔬菜，酒水，海鲜，肉类，调辅料等）的最低最真实的价格，以便更好的控制进货成本。 3、公司管理人员每月应进行两次以上的独立的市场走访调查，力求第一手掌握市场的供求和价格情况。 4、以上人员的走访调查所获的信息应于走访第二日书面反馈公司采购部和财务部。 公司走访调查人员应按期认真负责地执行，公司也应对走访调查进行监督和考核，缺少一次将对当事人进行处罚（50元/人）。 |
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