集团公司工程项目物资管理办法

赵各庄子 2013-05-30

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中铁十六局集团公司工程项目物资管理办法

第一章总则

第一条为进一步加强项目物资管理工作，提高物资供应管理水平，规范物资采购行为，使物资管理工作规范化、制度化、标准化，使其更好地服务于施工生产，提高企业整体经济效益，依据国家相关法律法规，以及中国铁建设物（2009）91号《中国铁建物资集中招标采购管理暂行办法》、中国铁建设物（2009）92号《关于加强物资管理工作的意见》等规定，结合集团公司实际情况，制定本管理办法。

第二条物资管理是项目管理的重要组成部分，它直接影响着工程质量、工程成本、工程进度、项目形象，与企业的生存与发展关系密切，也是反腐倡廉、加强廉政建设的重要内容。

第三条项目物资管理的主要任务：贯彻执行国家有关法律、法规、方针、政策等，建立健全物资管理各项规章制度，以最低成本、最优质量、最佳方式满足施工生产需要。

第四条项目物资管理主要内容：计划管理、采购管理、供应管理、现场管理、物资审计、责任成本管理及节能减排等。

第二章机构与职责

第五条项目部物资管理组织机构。

1、项目经理是项目物资管理的第一责任人，项目部成立以项目经理为组长和各相关部门负责人为成员的物资设备管理领导小组和招标采购领导小组。

2、项目部设立物资设备部，部长一名、副部长一名（物资或设备一名）、部员若干名。新上项目的业务主管由上级业务部门推荐；项目竣工前，没有特殊情况不得随意更换业务主管人员，业务主管人员调离岗位应该在上级业务部门的监督下进行业务移交。

3、集团公司特大型项目设物资配送站，站长一名，材料员若干人。

第六条项目部物资管理职责

1、贯彻执行国家方针、政策、法律、法规，督促落实上级物资管理规章制度，按照贯标要求并结合业务实际情况，认真执行集团公司三个体系标准工作程序中的本部门主控和相关工作程序。结合本项目物资管理实际，制定物资管理办法。

2、负责对工程所需要的主要物资实行统一计划、统一采购、统一签订合同、统一供应、统一调配、统一结算和统一报表等。

3、负责甲供料计划的编报、本级供料采购计划的汇总和核准，并根据计划组织物资供应。

4、负责按国家招标投标法和上级有关规定程序组织项目物资招标采购工作。

5、负责自采物资合同的洽谈，督促合同双方认真履行合同内容。

6、负责物资价款结算与核销工作，并对业主和本级材料费用转账价款进行核对和签认。

7、负责项目物资成本控制，按项目物资需求总计划和单位工程物资需求计划建立定额供应台账，严格执行限额（限量）发料制度，定期进行物资节超分析，并针对节超情况制定相关的整改措施。

8、按照规定填制各种凭证、台帐、报表，按时上报上级要求的各种报表资料，并对下级业务部门进行业务指导、监督和检查。

9、做好竣工项目物资内业资料的移交工作。

第七条工区（分部）物资管理职责

1、根据本管区物资需求总计划、单位工程物资需求计划，编制和上报物资采购计划。

2、根据项目部物资采购划分的权限或授权，负责本工区物资采购和核销工作。

3、负责对进场物资进行验证、签收、标识、搬运、贮存和维护、发放，并保管好相关凭证、记录、资料等，以便追溯。

4、负责工程竣工后施工现场材料清理和余料回收，向上级业务部门整理移交内业资料。

第三章物资计划管理

第八条项目上场后由项目技术或计划部门根据已到施工设计图纸，核算出每个单位工程各种物资设计实际需用总量（含加工工艺损耗量），汇总编制《项目单项工程物资需求总数量核算表（汇总表）》（样表1）、《项目单位工程材料需求明细表》（样表2）经项目总工程师审批后，交项目物资设备部实施。后续图纸和变更调整的物资需用量，依照此工作程序，履行报批手续。

第九条项目计划部门根据《项目单项工程物资需求总数量核算表（汇总表）》、《单位工程材料需用量明细表》，在考虑倒运、保管损耗的基础上，编制《工程物资需求总计划表》（样表3）；计划部门下达月施工计划的同时，下达《月物资需求计划》（样表4），报项目总工程师审批后，交物资设备部编制《月物资采购计划表》（样表5），实施采购供应。

第十条项目物资设备部必须严格按照《工程物资需求总计划》和经济批量分期分批采购物资，按照《单位工程物资需用量明细表》和工程施工进度控制发料，超额用料必须由项目计划或技术部门提出书面说明经项目经理审批后方可发料。

第四章物资采购管理

第十一条甲供、甲控物资的采购管理。由业主统一采购供应的物资，或业主指定生产厂家（含供应商），并明确采购价格，业主统一签订合同，统一结算的物资，称为甲供物资。业主组织招标，由项目部签订合同和结算（或委托业主代付款）的物资称甲控物资。甲供、甲控物资的采购，执行业主的相关采购规定。项目部必须把业主甲供、甲控物资目录和业主关于甲供、甲控物资的相关文件复印件，报上级设备物资部门审核备案。

第十二条集团公司项目部统供物资的采购管理。集团公司成立项目部（指挥部）的项目，并且由项目部（指挥部）统一组织采购供应的物资，称为统供物资。统供物资由项目部集中统一组织采购，分为集中招标采购和竞价采购两种形式。

一、集中招标采购

1、根据招标投标法规定，凡是采购50万元以上物资必须招标采购。除甲供、甲控供物资外，与工程主体相关的其他自购材料，单个品种金额在50万元以上的物资必须招标采购。为了降低分包单位的工程成本和保证材料的质量，分包单位的施工用料够50万元以上的(导风筒、脚手架、钢模板等工程用料) 必须集中招标，统一供应。由于物资属一次性消耗到工程主体中去产品，为此项目部（指挥部）集中招标采购的统供物资，由项目部（指挥部）统一签订合同，统一结算付款。

2、集团公司3亿元投资以上的直管和托管项目、分支机构1亿元以上的项目或集团公司物资设备招标领导小组确定需要派人参加的项目，项目部进行物资招标前10天向集团公司上报招标采购计划（《工程项目物资招标采购计划审批表》见样表6），由集团公司派员到项目部指导、监督物资招标工作。

3、凡是属于《中国铁建集中招标采购物资目录》之内的自购物资，必须按照《中国铁建物资集中招标采购管理暂行办法》的要求，及时上报招标计划，在中国铁建物资集中招标采购平台进行物资集中招标采购。

4、招标文件、评标报告、定标结果以及中标方信息资料报上级设备物资部门和纪委备案。

二、竞价采购

1、不具备招标采购条件的或规格品种繁多、数量较少、低值易耗的物资，适宜竞价采购。

2、项目上场后，项目物资设备部在开展料源调查的同时，也要对竞价采购物资的市场行情进行调查。

3、竞价采购由项目部收集供应商信息资料，初步筛选三个以上供应商，项目部对供应商实施考察，择优选择1～2个供货商洽谈并签订购销合同。竞价采购的物资，由各使用单位编制《物资采购计划审批表》，经本级主管审批后报上级项目物资设备部备案。

第十三条易燃、易爆危险物品的采购，严格按照中铁十六局集团（2006年11月25日）编制印发的《危爆物品、消防管理法律法规及文件规定》执行，同时遵从当地政府相关部门的有关规定。

第十四条严禁化整为零规避招标的行为，确实不具备招标采购条件的，要做到采购过程公开透明，质量优先、价格合理。严格杜绝权利采购、人情采购、多头采购、非物资部门采购等违规采购行为，防止腐败和损害单位利益的行为。

第五章物资合同管理

第十五条根据中华人民共和国合同法规定，甲供、甲控物资、统供物资、自购物资都要按规定程序签订建材采购合同。

第十六条建材采购合同由法人或法人委托代理人签字并加盖单位公章，非法人委托代理人不得擅自在建材采购合同中签字，防止无效合同产生。

第十七条合同条款必须合符国家相关法律法规和上级的有关规定。根据集团公司规定，项目部单个品种材料和单个厂家的单份合同在500万以上的大额订单，报上级机关法律事务部审批把关后再签订。建材采购和物资租赁合同文本格式参照集团公司（2009）264号文件《中铁十六局集团有限公司合同管理暂行办法》中《建材采购合同》范本。

第十八条部分需要先试验合格的材料，必须待试验合格后再与中标单位签订合同。

第十九条在签订合同前，中标单位必须按招标文件规定的金额交纳履约保证金后方可签订合同。合同签订后，合同应及时交相关部门备案和监督执行。要严格履行和兑现合同条款，规范操作，避免不必要的经济纠纷。

第二十条项目部集中统一供应的物资，材料费用一律控制在项目部，由项目部直接与供应商结算后转各用料单位。物资合同签订后要及时交财务部门一份，以便财务部门统筹安排资金。

第六章物资供应管理

第二十一条使用单位（含外部施工队）材料员、保管员的任用，由使用单位主管（含外部施工队施工合同签字人）向项目物资部递交材料员、保管员《委托书》（样表7）及委托双方当事人身份证复印件（必要时可预留印签），否则项目部不得与其发生物资供应业务。

第二十二条材料员、保管员、质检员、司磅员、监磅员是现场物资进出验证的责任人，对所有进场物资按照验收标准进行验证，负有职责和义务。

第二十三条物资验收内容与方法：

1、质量验收。包括外观检验（目测）和内在质量检测，需要通过物理或化学方法检测的物资，物资进场后保管员及时填制《检验/试验通知单》（样表8）并报送项目检验部门取样检测，项目检测部门无检测能力的，要及时委托外部有资质检测机构实施检测。送检品种、批次、频率，遵守检测部门相关规定。每一次的检验/试验通知单、材质证明资料、复检报告，要集中整理保存，以备业主、监理等有关单位检查追溯。

2、数量验收。核对进场物资的数量与单据数量是否一致。检尺或检斤的验收方式可在合同中进行约定；通常情况下，定尺材、国标包装材，在公差允许的范围内，采用理论计算验收；不定尺材、非标包装材、散装物，采用过磅计重验收。砂子、碎石等单个体积不规则的地材地料均采用过磅计重，并按试验部门提供的堆积密度折方验收。所有进场物资必须填制《收料单》（样表9），采用过磅计重的物资附电脑打印小票。

3、单据验证。查看产品检验报告、材质证明、装箱单、发货单、合格证等是否物、证相符。

第二十四条验收合格的物资由保管员依据《收料单》及时填写《材料登记簿》（样表10）；验收不合格物资填写《不合格物资处置记录》（样表11）。

第二十五条物资验收工作由供方、现场材料员、保管员（或施工队授权指定材料员）三方共同组织验收。

第二十六条物资点收入账的方法和要求

1、物资点收入账要填制《材料入库点验单》。针对上级转账、自购发票索取迟缓的实际情况，为使物资账与财务账统一和避免虚拟利润（财务账面贷方余额与实际不相符），现场收到实物后要及时开据《收料单》，及时由现场收料人员将其整理移交项目物资部。项目物资部在不知道进货单价的情况下，可根据收缴上来的《收料单》进行实物标准价点收。标准单价由项目物资部参照对下转账单价制定。标准单价确定后至工程物资供应结束前，应保持固定不变。差价部分待上级转账单、自购发票索回后，再通过“购入单价”栏，进行增减调整点收。调增单价、金额用“黑色笔”；调减单价、金额用“红色笔”。

2、点收完毕的物资要及时录入《物资收支明细账》。《物资收支明细帐》要完整准确地记录《材料入库点验单》的相关内容，当发生购入单价、金额调整时，《物资收支明细账》只记录调整金额，不再重复记录物资数量、单价。

3、物资微机管理。项目部物资设备部必须配备相应配置的计算机，安装集团公司物资管理系统软件，材料入库点验单、发料（调拨）单、消耗报表、需求计划、物资收支明细帐等内业资料一律用微机制作，实现内业资料标准化、规范化。

第二十七条物资发放入账的方法和要求

1、物资发放入账要填制《发料（调拔）单》。为了及时准确地给项目计财部门提供各使用单位（含外部施工队）当月材料消耗数据，防止超计多拨现象发生，项目物资设备部每月要及时办理对下材料转账手续。

2、《发料（调拨）单》的签字手续必须齐全，“收料人”一栏必须是使用单位（含外部施工队）书面委托的有权签字人签收；发料单必须有项目财务部门人员签章或签字，否则视为无效单据。

3、项目物资设备部每月根据《物资收支明细账》，编制《月材料消耗统计表》。

第二十八条物资库存盘点的方法和要求

针对目前大部分项目部不设物资中转库的实际情况，各使用单位（含外部施工队）每月要对现场库存进行一次盘点，编制《单位工程月物资盘点明细表》（样表12），盘点的内容包括：库存原材料、成品、半成品。每月盘点汇总后报项目物资设备部。

第七章施工现场物资管理

第二十九条项目材料仓库与材料存放标准。仓储管理要结合实际，合理进行选址，建立料库、料棚、料场。

1、料库：主要分为一般通用封闭式库房、保温库房、一般危险品库房、爆炸物品库房。一般通用封闭式库房有比较严密的门窗和通风孔道等，用来保管怕潮湿、日晒、雨淋的物资，如：金属制品、橡胶和塑料制品、工具及机电产品、水泥等。保温库房有温度调控设施，能使库内保持一定温度，保管怕冻的物资，如精密仪器、仪表等。一般危险品库房用于保管腐蚀品、毒害品、易燃品等，这类库房各有不同的建筑要求和建筑结构，通风良好，剧毒品要专人专柜保管。爆炸物品库房主要储存雷管、炸药、导火索等，此类库房应与周围环境隔离，可建筑在地上、半地下、地下及山洞内。

2、料棚：料棚也叫货棚，由地坪、立柱和棚顶组成，用以保管怕雨侵蚀的物资。有的除顶棚外又加简易围墙的叫简易库房，可保管不适于露天存入的物资。

3、料场：主要用于储存可以露天存放的物资，其中怕雨雪和潮气侵蚀的物资，必须下垫上盖，以防腐蚀损坏变质。料场设立条件：地面平坦、坚实，视存料情况承载力在3～5吨/㎡，必要时对路面采取硬化措施；合理规划料场道路，便于作业；设有排水沟，不应有积水。储存大量或笨重物资时，应附有必要的装卸设备。

4、架垫物资要求：物资堆码、苫盖力求整齐、美观，同时搞好防腐、防锈、防盗等工作，建立健全消防安全体系。

第三十条物资标识牌必须由项目部统一制作，做到统一尺寸、统一内容，原材料标识牌的尺寸为40X30CM，标头为“材料标识牌” 兰底白字，具体内容：材料名称、生产厂家、规格型号、炉(批) 号、进场日期、进场数量、检验状态，白底黑字黑线筐，(半) 成品材料标识牌尺寸40X30CM，标头为“(半) 成品材料标识牌” 兰底白字，具体内容：品名、产地、规格型号、检验状态、使用部位、报告编号。业主提供产品，在标识上应加注“业主供”字样，业主对标识有规定的从其规定。

第三十一条周转材料具备招标条件的，一定要实施采购招标或租赁招标。各项目部要建立《周转材料管理台帐》，项目完工后要及时回收、整修、保养，加强调剂使用，增加周转次数，原则上不得一次性列销，工程竣工后周转材料报工程公司物资部门以便统一调剂使用。

第三十二条为了加强项目地材地料管理，减少地材地料的损失浪费和防止虚方计量，集中搅拌砼的站（场）都要设置80吨级以上的地磅，采取过磅计量，按照项目试验部门取样测定的地材地料堆积密度折方计价。

第八章物资责任成本管理

第三十三条物资消耗是是降低生产成本的重要因素之一，项目部要明确分工、责任到人。物资消耗控制与项目部施技、计财、物设、试验部门密切相关，项目部要将材料消耗控制责任落实到相应部门。

1、项目经理：是物资责任成本的第一责任人，要高度重视物资总需求计划的核算，按程序审批并严格按总需求计划控物资消耗数量。新上项目，项目经理要立即组织技术人员认真查找图纸，核算材料数量，要加大各部门协调力度，确保上场后尽快提供材料需求数量；在建工程按新上项目要求做好剩余工程材料控制计划。

2、施技部门：负责根据每座桥梁、隧道、涵洞等单位工程施工图纸，认真仔细地查找、核算物资名称、型号规格、数量、材质要求、采用标准、规范图样、检验规程名称、交货和验收条件等，并将项目总工签字后的数据提供给计划、物资部门。工程变更关系到材料消耗的总量，施技部负责将增加或减少材料数量及时查找、核算出来，以便计核部门对物资计划进行调整或编制补充计划。

3、计划部门：负责在下达施工进度计划的同时，按施工进度计算并下发各种材料应耗计划，物资部门根据应耗计划进行预控，计划部门根据上月任务完成情况和本月施工进度计划，及时调整材料应耗计划。根据集团公司（2008）175号文件《关于加强工程项目材料计划管理的通知》的规定，项目计划部门是工程材料计划的主管部门，负责编制项目物资需求总计划、年度、季度、月份材料计划，根据本月完成实物工程数量计算当月物资应消耗数量，并根据物资部提供的实际消耗数量进行物资节超分析。

4、物资部门：负责按照计划部门提供的物资需求计划，并根据工程进度计划、用料时间编制物资采购供应计划，并将采购供应计划提供给供方和项目部施技、计财部，以便供方安排生产或采购、计财部安排资金、技术人员控制使用。要根据施技部门提供的数量、规格、型号、材质等标准按程序组织采购供应，防止采购的材料与设计不符造成损失。每月组织各工区对当月实际消耗物资进行盘点，根据计划部门提供的应耗数量进行物资节超分析。各分部（工区）每月将《月物资节超分析表》（样表13）按规定时间及时上报项目部物资设备部。项目部物资设备部根据各分部（工区）上报的《月物资节超分析表》汇总后编制《季度工程物资消耗节超情况分析表》（样表14），每季度末后5日报上级设备物资部门。

第三十四条总量控制，限额发料。工程劳务分包施工，材料费要核定到工程造价中去，一是所供材料必须核扣工程款，超供的部分材料要先审批后使用，并按市场价加30%～50%业务费转入施工队工程成本，严格按单位工程物资需求计划控制用料；二是给施工队核定材料单价要等于或约高于市场价。

第三十五条严格核销制度。一是供方办理结算时提供的材料入库点验单、正规发票等票据要齐全，发票上物资名称、数量、金额与材料入库点验单要相符，验收、保管人员签字要完整，否则计财部不予结算。二是因工程变更减少材料用量的要及时核扣材料款；三是材料由项目部采购供应的，每次对施工队计价时，计财部要根据物资部门提供的材料使用数量，在拨款时扣除材料费；四是投资较大的项目，要配备材料会计，专门对单位工程或施工队的材料消耗核算；五是将材料收支存数量与计财部下达的本期应耗数量进行比对，量差较大的分析原因，制定相应的整改措施，调整下一期物资需求计划和应耗计划。六是每月物资部门要与财务部门及时对账，材料款金额不符的，要查明原因并及时进行纠正，严禁非工程材料费计列工程成本。

第三十六条施工队材料消耗水平严重影响着工程质量和工程成本，应该严格控制施工队材料消耗。

1、施工队所需工程材料，一律由项目部集中采购统一供应，严禁施工队自行采购与工程主体相关的材料。

2、项目部对施工队所需材料，根据工程进度，每月进行一次材料消耗节超情况分析，超耗部分必须根据本章第三十四条加价兑现扣款。

3、工程开工前，必须对施工队施工的工程核定材料总需要数量，项目部要严格按总需要数量限额发料，工程变更要按程序及时核算增加或减少消耗数量。