|
工程有利于实现工程项目的设计、采购、施工整体优化管理，而项目部采购管理是EPC管理的一个重要组成部分。采购工作在项目实施过程中充当着“承上启下”的衔接作用，其核心是实现工程物资流可以和现金流、信息流高效合一。以下是采购部与其他部门的协调要点。 采购部门职责范围 负责工作： 01设计阶段针对设计的材料部分适用性、造价成本进行初步分析，为设计方案材料选用提供参考； 02依据施工总进度计划编制具体的采购控制计划，依据分包合同敦促各分包按照总采购进度计划提交相应的采购详细计划，并监督执行。 03对所有设备、材料的采购控制点，分类提出计划方案，获得设计部门认可，提交项目经理批准； 04负责追踪跟进的材料主要包含预制构件、土建、装饰装修、安装、绿化、外墙、道路、通风等几大部分。分别建立动态物资追踪表，每日更新维护。追踪表建立四级预警机制，针对材料采购报样、送样、封样、招标、开标、定标、进场、检测、验收、资料收集全过程跟踪监查，进行动态质量进度过程控制。每周更新发布材料动态状况，橙色预警触发，立刻上报商务经理，积极采取处理措施； 05 在选择合格厂商时，要负责初步评审的内容审查并建立电子档案，结合设计部门的技术意见、投资商和监理建议、商务部预算分解单价进行综合评审，确定最终供货厂商； 06 按照合同敦促精装修分包商拆分装修单项，提交装修材料清单及材料控制价，以便于逐项根据市场单价控制整体材料投入，降低风险。； 07 每项物资设置责任单位和责任人，出现问题后及时敦促整改，及时反馈。 08 按照时间节点向商务经理提供“采买订单状态报告”、“设备材料费用状态报告”等关于采购进度的报告。 09 及时根据现场反馈情况，动态每月按照现场情况调整总计划，每周群里公布物资动态，便于各部门协同管理。 10 物资采购回后参与验收工作，检查所有物资的质量，检查是否吻合采购要求，对所有采购回的物资进行第二道质量把关。 11 主持协调精装分包送样、报样、封样，严把质量关，并控制质量在合理范围内。 12 收集设备制造厂家以及设备配件供应厂家的资质资料、产品合格信息、资信证明等证件的复印件、特种设备供应厂家的制造许可证、产品形式实验合格证、复试证明、形式检测报告等提交质量部并做好备份。 13.补充供应商及报价资源库，有价格引导可以做出更优质更有针对性方案。 14. 建立供应商评价机制，形成合格供应商目录，方便分公司协调各分部统一采购，增加议价空间，减少物资采购询价范围。 采购部与商务部 01在采买过程中，如自采设备、材料订货价格超过估算指标的，必须经过项目商务部和项目经理批准。 02当发生与采购工作有关的变更时，商务部应与设计部和采购部协商确定变更对进度的影响，以及所需的费用估算，采购部根据变更实施采购，并按时向商务部报告实施结果。 03分包合同签订，约定分包提交计划并按照计划提交各类物资的报验资料、并对资料及伪劣产品造成问题负全责。（防止分包故意拖延，报送伪劣产品，拖延报审送样周期，最后形成工期倒逼采购，影响整个工期进程。分包对物资上报审批流程，需经过总包方，不可由分包方直接报送投资方。合同中约定样板间的施工事宜。明确门窗幕墙等检测费用。约定审查分解装修项目，材料分解合理性研判，解决因合同或方案局部变更造成的材料风险，招标阶段即提交各项材料采购成本控制计划，当分包方提供物资质量无法满足需求，可以明确其资金具体去向，便于后期谈判和风险控制。） 采购部与设计部 在EPC工程项目管理中，对采购和设计的接口，通常做法是在工程进度计划中统筹安排设计、采购，将采购纳入设计程序，进行设计工作的同时开展采购工作，对设备、材料进行跟踪控制，从而有效控制工程成本和工期。 设计部门 01设计阶段，负责编制项目所需的设备表及材料表，作为采购文件基础资料提交采购部门； 02招标阶段，负责编制材料采购单，由采购部门向供货商发起询价，设计部门协助对供货厂商报价的技术部分提出评审意见，为采购部门确定合格厂商提供有效参考； 03负责技术及资料图纸方面的谈判，参加由采购部门组织的厂商协调会； 04现场交接阶段，参加由采购部门组织的关于设备材料试验及试运行等检验工作。 采购部与施工部 采购和施工是发生项目成本的两个主要环节，在项目开展过程中往往是环环相扣的。良好的采购管理，不仅要满足经济性的要求，也要满足施工进度安排。 01采购部要将设备、材料的供货进度计划提前交给施工部，明确设备、材料的到货品名、规格、数量及进库的时间要求等。施工部应根据供货计划，做好接货的准备，如存放场地、接货手续、建立接货台账、开箱检验的工具量具等。 02设备、材料运抵现场后，项目采购部驻现场人员要及时与施工部的库房管理人员进行交接，按库房管理要求共同进行开箱检验，主要是数量的清点和外观检查，并做好检验记录，并办理入库手续。 03开箱检验出现的产品质量、缺件、缺资料等问题，应在检验记录中作详细记录，由项目采购部负责与供应商联系解决。 04 施工部针对较大进度调整、技术方案调整、产品质量问题及时反馈采购部，以确保采购部及时根据情况作出动态调整。 采购部与质量部 01材料的检验工作由采购部检验人员按检验计划及检验要求具体执行，但要接受项目质量部的指导和监督。 02质量部编制的检测计划（包括总体检验复试计划和检验复试月计划），由采购部敦促收集供货商提交的各类证书及检验报告（包括按月的检验状态报告和单项材料的检验报告），应按时提交给质量部。 采购部与分包商 在总价包干模式下，物资部核心任务中成本控制的大部分风险转嫁到了分包商身上，但同时容易面临分包商质量底线较低，进度失控的风险。因此，在日常管理中，采购部针对物资的控制的核心任务由原来的成本控制，变成了质量控制。市场上装修物资真假难辨，渠道众多，贴牌商品使用会造成不可挽回的信誉损害和返工损失，约束分包商，除了在合同中具体体现外，系统化的日常管理工作也凸显着其重要性。采购部日常工作由围绕成本控制为主展开变成以合同约束为主日常管理监督为辅展开。 01 按照合同要求，在投标文件中提交材料采购成本控制计划及方案，由商务部和物资部审核其合理性，确保分包商合理使用预算，从根本上避免材料费用超支，分包商扯皮。 02 协同业主及总包单位考察部分材料供应商。确保供应商具备足够资质实力。 03按照合同要求，在投标文件中提交材料报样、送样、采购控制计划及方案，并按照计划做好样品先行工作，配合总包单位及时提交各项厂家资信资料及报样、选样、封样工作。 04执行样品先行工作，在样板间进行产品和样板微调，防止物资进场后批量出现产品质量问题。如出现问题可以及时和封样产品进行对比，并作出处理方案，预控因材料选用引起的系统性风险。 05定期提交“采买订单状态报告”、“设备材料费用状态报告”等关于采购进度和成本控制的报告。由物资部进行核查后提交商务部，作为日常控制的常规工作。 06 按照合同约定执行幕墙、铝合金门窗等其他费用较高的材料复测实验。 |
|
|
