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管好档案 功在千秋 |
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3月29日，英国国家档案馆新上任的馆长奥利弗·莫雷（Oliver Morley）在英国国家档案馆官方网站上公布了题为“管好档案功在千秋”的2011-2015年度战略计划。 奥利弗·莫雷指出，“我们的目标是收集并确保档案文件（无论是实体还是信息）的安全，使我们的祖孙后代可以尽可能便捷地使用这些档案信息。”“国家档案馆每年为上百万的利用者提供服务，其中既有面对面的服务，还有网上服务，使其成为世界最大的档案馆之一同时也是很有影响力的档案馆。从前，档案馆的存在是为了保存政府文件，长期可确保档案的真实性、长期可用。但是在未来的日子里，我们有必要针对我们的组织机构进行改革。未来的4年的发展方向将由投资环境决定，但即使资金投入减少，我们也不会以牺牲服务质量为代价，而是要提供高质量的服务。我们今后4年的工作重点，从收集、保护到利用工作，宗旨总结起来很简单，就是——为千秋万代管好档案。” 计划着重强调，为了应对时代的变革，使国家档案馆在全国发挥更加重要的作用，创新和改革机构是十分必要的。计划包括角色与职责、战略重点（2011-2015年）、业务重点（2011-2012年）、部门支出与公共支出、信息战略与信息公开五部分内容。 一、角色与职责（2011-2015年） 作为英国政府和英格兰、威尔士的官方档案馆和信息发布机构，英国国家档案馆守护着本国最具代表性、有着千年历史的一部分国家文件。 21世纪，我们的职责是收集并为后代保护数字档案和实体档案，最大程度地提供利用。每年为数百万客户提供面对面和在线服务，使我们成为世界上最大也是最成功的档案馆之一。 国家档案馆是保护政府文件并提供利用，确保所有人都可获取真实的政府文件。然而在未来几年，面对新的挑战和档案行业的责任，我们需要将机构功能转变列入业务计划。虽然未来4年会受到筹资情况的制约，但我们会牢牢把握一个原则——不因经费削减而影响服务质量。 作为一个富有创新精神的机构，我们会发挥聪明才智、发扬奉献精神并运用以往经验，寻求筹措资金的新方法、新机会。当然，还要按照2010年10月进行的综合开支审查的要求节省资金。措施包括净减6%的员工支出、大幅削减资金投资、更加高效地运转位于克佑区（Kew）的国家档案馆以减少11％的其他支出。 以对政府文件负责为首要任务的同时，国家档案馆还将加强对地方档案馆、私人档案馆、企业档案馆、宗教档案馆的指导。 在今后4年及以后，无论对内对外，信息公开将对国家档案馆的机构文化至关重要。档案馆的一个关键作用就是开放并为公众提供其想获取的信息，公开我馆的运作情况同样会积极地影响国家档案馆及其用户之间的关系。我们还将继续努力使各地档案部门同样实现信息透明（从而加强档案馆的可靠性），并与政府其他部门合作，扩大对政府部门信息的利用并开放再利用服务。 二、战略重点（2011-2015年） （一）划定收集范围并公开透明地、不间断地收集未来的文件。目标是：修订未来历史文件（即当前保管的文件）的收集战略；明确保管档案的标准，高效、可持续地向20年移交期过渡；确定具有重要研究价值、但仍需在一定时期内受到保护和限制利用的个人数据；建立获取更全面的最新法规和发布法律公告的可持续模式。 在过去的200年间，我们使政府文件的价值得以延续，从而让后人学习前辈的经验。确保重点公共文件的生成、捕获和安全是各国政府政务公开透明的重要前提。没有良好的信息管理，信息就无法公开透明，公众也就无法监督和利用文件。 我们的角色是明确界定政府部门在数字时代需要保管的文件，促使政府即使在困难时期也能行之有效地完成此项工作。这一职责增强了我们在政府文件管理中的作用，确保信息可获取并完整保存，以供现在和未来使用。这不仅有助于保证公共文件的安全，也有助于实行政务公开，造福社会、造福公众。 我们将与公共部门的档案馆合作，确保在地方和国家级档案馆实现这一目标。 （二）不断创新，实现实体档案和数字档案的最佳保存。目标是：加强实时捕获官方文件主要来源的能力，包括网站、内网、电子邮件、机构协作以及文件管理系统；经各部门同意，正式地进行数字文件移交；建立业务和技术上的标准架构，从而实现大规模保存的经济效益，并向整个行业推广最佳实践；在公共档案馆和私人档案馆建立实体、数字馆藏普遍认可的最佳实践；在档案保护、低碳环保和空间利用三者之间寻求可长久维持的平衡；明确我馆及异地储存设施的管理方法；为更多档案部门在文件保存上获得更佳成本效益给予建议和支持，同时辅以测评的技能培训方案。 我们的馆藏将始终同时包含纸质和数字文件，两者的保存工作是我们职责所在。不同形式的文件带来不同的挑战。数字文件的保存是一个复杂的领域，随着新技术和新格式的出现不断变化。纸质文件需要特定的保管环境和保存技巧。我们要在减少碳排放的基础上平衡这些要求。随着越来越多的政府文件由纸质转化为数字形式，我们将更加明确馆藏中数字档案的保存方法，并为之提供相应资源支持。 （三）拓宽筹资渠道，为困难时期争取更多支持。目标是：与合作伙伴共同争取更多的慈善拨款；建立与我馆的社会职能相适应并运用专业技能的长久、盈利性收入渠道；继续在馆内向公众免费提供面对面档案服务；通过官方发布信息工作评估政府资金的使用情况。 自2006-2007年以来，国家档案馆的商业创新使2009-2010年度的总收入翻了一倍，几近达到1000万英镑。我们承诺在今后4年里达到相同的成功。近年来，家族史查询服务成果突出，影响力仍在不断扩大。今后，我们也会致力针对政府文件推出相应的增值服务。 为了大力推动公共部门的信息管理，政府新颁布了“开放政府许可协议”，我们在工作中一直充分配合政府的工作规划，充当着公共部门信息管理员的角色，我们将发挥好该角色的作用。 （四）打造一支更加灵活自信、可靠能干的员工队伍。目标是：树立明确的价值观以规范员工工作中的行为；提高各级别员工的工作才能和领导才能，继续加强业绩管理。 在当前的环境下，我们遵循的价值观显得尤为重要。在追求效率提升、人员精简的大环境下，我们需要探索新的工作方式，我们有信心为政府和公众提供最好的服务。我们将保持以往可靠和客观的文件开放方式，在信息递送方式上更加变通灵活，我们的运作方式和执行情况也将比以往更加透明。 国家档案馆最大的财富就是拥有一批专业、热情的员工，每一位都因能为国家档案馆发展贡献自己的力量深感自豪。这种事业心在我们工作的价值和质量上有所体现。 （五）加大开放力度，提供内容更加丰富、使用性更强的档案。目标是：发展新的、高效的团体和伙伴关系，以塑造、丰富和提升档案馆的公共服务能力；探索“最佳实践”的方法和技术，供更多部门运用在建立有成本效益的新服务上；让用户更加方便地获取我馆的公共服务；提供更多高质量的现场、在线和远程的内容和建议，让用户享受愉快的服务体验；继续支持并稳健地执行政府部门信息的开放政府许可协议。 我们每年以网络在线或馆内面对面的方式为全球数百万人提供了大量文件的开放利用服务。同时，在网络公布了英国所有的法律法规，此项法律公开服务是人们日常参与国家立法的基石。 同时，我们也想拓宽在线利用文件的内容范围。为此，我们将转变与市民、私企和政府部门的合作伙伴以及志愿者的方式，共同开发文件利用的方式。因此，需要对新的业务模式提供资金支持，并探索新的工作方式。我们在创新中获取的经验，将可应用到整个档案行业。 （未完待续） |
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