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位于美国的母亲河——密西西比河畔的明尼苏达大学（后简称明大）是一所公立大学，始建于1851年。经过近160年的发展，已发展成为拥有5所分校、370个专业、6万多名在校生及众多国内外知名教授、学者的高等教学和研究机构。
该校档案工作发轫于20世纪20年代，目前采取化整为零、分散管理的方式开展档案工作。学校图书馆下设明大档案馆、查尔斯·巴比奇信息技术档案馆（也称信息技术档案研究中心）、儿童文学档案馆、移民档案馆（也称移民历史研究中心）、Kautz家族基督教青年会档案馆（简称YMCA）、社会福利历史档案馆、手稿部（包含西北建筑档案馆、表演艺术档案馆）、特藏和善本部等8个馆（部）。在80余年的档案管理实践中，该校逐步形成了档案收集以多元化为中心、档案整理以简单方便为中心、档案服务以人性化为中心、档案资源建设以开放共享为中心、档案文化传播以展览为中心的档案工作特点。
一、明尼苏达大学档案工作特点
（一）档案收集以多元化为中心
明大非常重视档案的收集工作，不仅广泛收集与学校发展历史相关的综合文书及声像等档案材料，还广泛收集超越学校范畴的特色档案。如通过移民档案馆广泛收集美国移民和美国侨民历史档案；通过社会福利历史档案馆广泛收集非官方社会公益服务、社会公益服务团体等历史档案；通过表演艺术档案馆广泛收集明尼苏达州有关戏剧、音乐、舞蹈以及相关组织的历史档案等。
这种既有记录学校发展历史的校本档案，又有涉及本州、全美甚至全世界范畴的专题档案的多元化馆藏档案结构，为明大档案工作服务社会、服务公众并成为某些领域的档案收藏和研究中心奠定了良好基础。
（二）档案整理以简单方便为中心
明大各档案馆（部）都将简单及方便查询视为档案整理的中心目标，因为档案整理简单化不仅大大节约了整理时间及成本，也减轻了档案工作人员的整理工作强度。所以，各档案馆（部）可以把力量集中到档案的收集、推介、利用以及馆藏档案数字化等方面。
以明大档案馆文书档案整理为例：由于需要整理的大多数文书档案为标准的A4型无酸纸，档案馆在档案整理过程中，不进行特别装订，仅用一种黄色厚纸夹将每份档案隔开，在厚纸夹边缘上标注类别、题名、年份、顺序号等信息后，将档案按顺序号排列后直接放入盒内。由于档案盒比较大，所以大多数同类档案基本上是跨年度或者几个年度都存放在一个大盒之内，档案盒上贴有统一设计的包括类目、年度、顺序号等信息的贴纸，同时将这些档案的电子目录上传到学校档案网站上，方便人们的查询利用。
明尼苏达大学档案馆在库房档案摆放上也没有花费特别的精力，大体上以学院、部、系分类，一般是先来先放。为了方便查找，在开放式档案架上设有明确的区域标志。
（三）档案服务以利用者为中心
明大各档案馆（部）馆内利用工作奉行以利用者为中心的工作原则。一方面，任何人（包括外国人）只要持有合法个人身份证明，在工作时间内都可以到馆（部）内利用实体档案；另一方面，各档案馆（部）为利用者提供预约服务，利用者可以在来馆之前进行电话预约，说明需要利用哪方面的档案，工作人员会提前调出相关档案，做好先期准备工作，有效节省了利用者来馆等候的时间，提高了工作效率。
此外，明大各档案馆（部）还最大限度地为来馆（部）利用档案的利用者提供方便条件，如设置储物柜为利用者存放随身携带的背包等物品；允许利用者自带照相机或摄像机免费拍录所需档案等。
（四）档案资源建设以开放共享为中心
档案资源建设以开放共享为中心是明大档案工作的重要特点。为了更好地实现档案资源的开放与共享，他们建成了交互式、用户友好界面的档案网站，该网站板块明晰，功能完善，为数字档案馆建设奠定了良好的基础。该馆还积极进行档案数字化工作，一方面对已公开的珍贵档案及利用率高的纸质档案进行数字化扫描，并随时上传到网站提供利用，另一方面通过现有档案管理系统加强对电子文件的接收、管理和上传工作。目前，该馆已公开档案中有10%的档案上传到网站上供利用者共享及利用。同时该网站建立了强大的网上档案检索系统，任何人都可以登录网站免费查询及浏览档案信息，但网站会对复制及使用其档案资源的收费及版权问题做出相应的法律提示，有效保障了网上档案资源的版权归属。
（五）档案文化传播以举办展览为中心
明大非常重视档案文化的传播工作，但与我国高校档案馆不同的是，该校除了查尔斯·巴比奇信息技术档案馆和移民档案馆需根据工作职能开展档案研究外，其他档案馆（部）的工作者一般情况下不搞档案编研，而是把工作重点放在举办各种网络或传统档案展览上。网络展览基本上都在各档案馆（部）网站上举办，传统展览大多在该校的埃尔默湖安德森图书馆大楼（档案馆所在地）楼内举行，基本上是借助各楼层内走廊的墙面和空间进行布展（特藏展览除外）。由于各类展览通常以专题形式出现，展览主题突出，参展图片及实物具有针对性，文字介绍简短易记，整体展览篇幅适中，很吸引人们的眼球。
二、对我国高校档案工作的几点启示
●高校档案工作应打破局限开展多元化收集
为社会提供利用服务是高校档案馆（室）的重要职能之一。但目前大多数高校档案馆（室）的档案收集主要以校本档案为主，涉及社会其他层面的专题档案微乎其微。笔者认为，我国高校应该借鉴明大档案收集多元化的经验，在收集校本档案的同时，围绕学校的某一个优势学科或传统研究领域，从所在省、国家、乃至世界的角度，进行相关档案资料的多元化收集，形成独具特色的专题档案。
●高校档案整理规范要与时俱进化繁为简
目前，高校档案馆（室）执行的档案整理规范沿用的标准较为陈旧，有些做法已明显不适于档案管理现代化的要求，很多高校档案馆（室）忙于应付日常的档案整理工作，几乎无暇顾及档案资源的深度开发及编研工作。笔者认为，各高校档案馆（室）要根据本校档案工作实际，从方便利用的角度，尽量简化档案整理过程；相关主管部门也应适当减少档案工作评估检查次数，简化评估检查程序，让高校档案工作者从繁琐的档案整理工作中解放出来，把重点放在档案收集、编研和开发利用等工作上，使高校档案工作真正实现由重档案整理保管向重档案资源开发利用的转变。
●高校档案资源建设必须以开放共享为目的
由于对档案资源的开放共享存有诸多顾虑，我国部分高校档案馆（室）虽已着手进行档案资源数字化建设，但大都是将档案管理现代化、保护传统纸质档案等作为目的，而不是将开放共享视为档案资源建设的主要目的。笔者认为，高校档案资源利用率越高，馆藏档案的价值就越大。现代化档案管理只是现阶段档案管理的一种手段，而档案资源的开放共享才是高校档案资源建设的终极目的。当然，高校档案资源的开放共享要遵循国家的有关法律法规，把握好开放共享的度，做到该开放的开放，该保密的保密，同时相关的档案安全保障机制也要跟上。
●高校档案文化传播形式应不拘一格
有效的档案文化的传播可以使档案资源的寿命不断延长，受众不断增多，影响不断扩大。笔者认为，举办各类档案展览是传播高校档案文化的非常好的形式，展览具有图文并茂、视觉冲击力大、简洁直观等特点，为档案文化的传播开辟了良好渠道。除了举办档案文化展览外，还可在对馆藏档案深度挖掘、编研的基础上，组织出版馆藏档案丛书、制作专题片、举办专题讲座、组织档案专题晚会、举办档案馆开放日等多种形式进行有效的档案文化传播。
●人财物及馆舍保障是做好高校档案工作的重要前提
高校档案馆的人力、财力、物力及馆舍是否有保障是做好高校档案工作的重要前提。明大设置了与学校发展相匹配的档案机构，他们设立档案管理专项经费，明确提出档案馆馆藏资源发展费用应占全馆费用的37%（电子资源发展费占其中的56%）；该校还斥资建成了集办公、储存、展览于一身，设备先进的埃尔默湖安德森图书馆大楼（含大型地下图书档案库房），专供各档案馆（部）使用，为各档案馆（部）开展档案工作、提供优质的人性化服务提供了一个平台。与之相比，我国大多数高校对档案工作的重视程度和人财物及馆舍方面的投入力度都存在着很大差距。如何缩小差距，促进我国高校档案工作的全面发展，值得我国高校领导和档案工作者深思。
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