照片档案的整理方法

风云际会2009 2013-10-15

展开全文

　　一、何谓照片档案

　　照片档案主要是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。

　　二、照片档案的构成及其特点

　　（一）构成：

　　主要有底片、照片和文字说明材料三部分组成。

　　说明：用数码照相机拍的照片没有底片，需保存好电子版的照片档案，并在电子版的照片上也要加说明。

　　（二）特点：

　　1、形式规格，多式多样。

　　版面尺寸有大有小，有一张一事的，有一事多张的，无一定规范。照片档案有正片和负片之分。从制成材料来说可分为纸制品和化学制品。

　　2、时间感、空间感强烈。

　　能把稍纵即逝的瞬间划为永恒的形象保留下来。

　　3、形意结合，形像逼真。

　　一般的文字档案不如照片档案那样给人以活灵活现的感觉。照片档案中照片和文字说明互相依存、互相印证，互相补充来客观地反映事物。

　　三、照片档案的收集

　　1、归档时间

　　照片冲洗加工后，由摄影者或承办单位整理并编写说明，及时向档案室归档。一般不应跨年度。

　　2、收集范围

　　（1）本单位召开的重要会议照片

　　（2）中央、省、市领导来视察、检查工作的照片

　　（3）本单位在生产、建设、科研、经营等重大活动中形成的照片

　　（4）本单位工程建设、单位面貌等照片

　　（5）产品和重要设备照片

　　（6）重大事故照片

　　（7）重大项目检查、验收、评比、评审时的照片

　　（8）各类荣誉证书、合格证、奖状（杯、旗）等照片

　　（9）先进集体、先进个人、劳动模范的照片

　　（10）本单位参加或开展技术操作比赛、重大文体活动的照片

　　（11）其他具有保存期价值的照片

　　3、收集要求

　　（1）对属于收集和归档范围的照片，应按照规定定期向本单位档案机构或档案工作人员归档，集中管理，任何单位或个人不得据为已有。

　　（2）对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。

　　（3）底片、照片、文字说明齐全。对无底片的照片应制作翻拍底片，对无照片的底片应制作照片。

　　（4）底片和照片的影像相符

　　四、照片档案的整理与编目

　　1、组卷：按照片所揭示的内容或专题分类（可参照归档范围）并结合保管期限分别组卷，有些单位照片特别少的也可不分类，直接按时间顺序结合保管期限分别组卷。

　　2、排列：在一册照片内每张照片按时间顺序排列，照片放入照片袋中，底片装在底片袋内。

　　3、编号：

　　照片号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码，由全宗号、目录号（或分类号、保管期限代号）、册号、张号组成。目录号与分类号及保管期限代号任选其一，即用了目录号就不用分类号及保管期限代号。

　　全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。

　　分类号：照片档案类别的代码，由汉语拼音或阿拉伯数字组成的代码标识。

　　保管期限代号：分别用“001、002、003”对应代表永久、长期、短期。

　　册号：即案卷号，在某一全宗某一保管期限内（或某一目录号内）照片册的排列从“1”开始顺序编号。

　　张号：指照片在每册照片中的顺序编号，每册照片从“1”开始编号，每张照片一个号。

　　编页号：同文档，正面在右上角，背面在左上角。（视情况是否编）

　　4、加说明

　　（1）要求：题名应采用横写格式，准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。

　　（2）说明的格式

　　题名：一张或一组照片的标题。

　　照片号：见前面内容。

　　底片号：编号方法应与照片号相一致。如果采用照片、底片合一编号法，可不填底片号。

　　参见号：是指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。

　　时间：照片的拍摄时间，用8位阿拉伯数字标识。如：20000617。

　　摄影者：一般填写个人，必要时可加写单位。

　　文字说明：对题名未及内容进行补充。

　　A、一组（若干张）有联系的密不可分的照片先写总说明，然后每张照片再加分说明。总说明在第一张照片的位置上书写，总说明中应将该组照片的总张数说清楚。

　　B、填写人物姓名时，应写明从哪个方向（从左起还是从右起）二排以上时应写明第几排，并且人物姓名应写完整。

　　5、填写卷内目录

　　以一组或一张照片为单位填写卷内目录。其项目有：照片号、题名、时间、底片号、页号、备注等项目。如果是一组照片，照片号可以用破折号连起来，如“1-5”。

　　6、填写卷内备考表

　　卷内备考表项目包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。卷内备考表应放在卷内最后位置。

　　本卷情况说明：填写卷内照片（底片）缺损、补充、移出、销毁等情况。对照片（底片）立卷以后发生或发现的问题，应由有关的档案管理人员填写说明，并签名、标注时间。

　　7、拟制案卷标题

　　同文档案卷标题。应概括案卷内全部照片的基本主题。如“某某单位某某会议照片”“某某单位获得各类荣誉照片”等等。

　　8、标签格式

　　用四线格标签或文书档案标签。

　　9、建立照片档案案卷目录

　　案卷目录项目包括照片号、题名、年度、保管期限、备注等。已使用科怡档案管理软件的单位可直接使用软件登记，打印出目录。

　　五、照片档案的保管

　　1、要放在专用的档案箱内（防磁柜），并要保持适宜的温湿度，一般应控制在温度-10℃-21℃，相对湿度20%-50%，24小时内温度的周期变化不应大于±2℃，相对湿度不应大于±5%。有条件的单位应将照片档案数字化，刻录成光盘。

　　2、照片册应竖放，不应堆积平放，以免堆在下面的照片、底片受压后造成粘连。

　　3、每隔两年应对照片、底片进行一次抽样检查，不超过五年进行一次全面检查。

　　说明：

　　1、对于照片册放置不下的大幅照片（底片），可将其放入专用的档案袋或档案盒中，按照片号顺序排列。如竖直放置，应首先将照片固定在专用的纸板上，再放入袋、盒中；如水平放置，照片的堆放高度不宜超过5㎝。以竖直放置为宜。大幅底片应在乳剂面垫衬柔软的中性偏碱性纸张后，放入专用的档案袋或档案盒中。

　　2、对大幅照片的说明可另纸书写，与照片一同保存。一组联系密切的照片中的大幅照片，应随该组照片一同在册内编号，填写单张照片说明，并注明其存放地址。

3、对于大幅照片（底片），填写目录时应在备注栏内注明“大幅”和存放地址。

　　照片档案的整理方法

　　照片是采用感光材料,利用摄影的方法记录影像的单个画面。它是档案的一种载体。

　　照片档案与文书档案具有共同性,它们都是在实践活动中形成的,并且有保存价值,可以起凭证和依据的作用。但照片档案又有它的特殊性,即制成材料不同和具有形象化的特点,而且又是艺术作品的一个种类。因此,做好照片档案的收集和归档工作是档案工作中一项重要的工作。归纳起来,照片档案就是指：国家机关、社会组织及个人在社会活动中直接形成的,有保存价值的以感光材料为载体,以影像为主要反映方式,辅以文字叙述的历史记录。

　　照片档案由底片、照片和说明三部分组成。

　　一、照片档案的收集

　　1、收集范围：

　　①反映本单位的主要职能活动和工作成果、生产建设的照片；

　　②领导人或某著名人物参加的公务活动。如：中央、省、市各级领导人到我市或到一个具体基层单位检查工作、视察、参观等活动的照片；

　　③某单位组织的或参加的重要外事活动的照片；

　　④记录某单位某地区重大事件、事故及灾害的照片；

　　⑤反映某地区的地理风光、风情、风俗的照片；

　　⑥与其他载体档案有密切联系的照片；

　　⑦其他具有保存价值的照片。

　　2、收集时间：

　　①照片经过冲洗加工后，由整理人按要求整理归档；

　　②与其他载体档案有直接联系的照片可与其同时归档。

　　3、收集要求：

　　①收集照片档案要力求做到底片、照片、说明三部分齐全；

　　②收集的照片档案要做到底片与照片内容相符。

　　二、照片档案的分类

　　根据照片反映的事件(事物)的发展规律,按其内容、属类、时间进行整理。保持它们之间的有机联系,并给每张照片附上文字说明,使观看者和利用者感到有序有次,内容明确,形象鲜明,印象深刻。这是分类工作的最基本的要求。照片档案有底片和正片(照片)之分,不论底片还是照片都应备有文字说明材料。

　　(一)底片的分类方法

　　底片应逐张装在半透明的光滑纸袋里,其主要分类方法有下列几种：

　　1、按底片的尺寸分类：这种分类方法比较方便,可按所需要的尺寸制做出各种规格的盒子来装底片。这种方法适应于收集的照片档案材料多,各个历史时期形成不同规格的底片。

　　2、按制形成材料分类：如硬质片(玻璃底片)或软质片(胶片底片)分类。适应报社、出版社、图片社。

　　3、按年度分类：即按照片产生的不同历史时期分类。

　　4、按拍摄者分类：即按照相作者分类。

　　5、按内容(问题、工程等)再按年度分类(属于跨年度的事件及工程等)。

　　以上几种常用分类方法,具体到一个单位,应根据实际情况而选用其中一种。但是,不论采用哪一种分类方法,一定要将彩色照片的底片和黑白照片的底片分开,机密照片底片与一般照片底片分开。底片较少的单位分类不宜分得太细。

　　底片经分类后,可以一张或以一组有机联系的底片为一个保管单位,编一个底片号,用刻笔或用钢笔在底片右上角处写上编号。以一组底片编一个号的,其中每一张底片应在底片号后边应加上一个分号。如012①,012②。012是一组底片的编号,①即是这组底片中的第一张底片,②是第二张底片。底片号也是档案号。

　　底片目录包括：底片号、内容、拍摄者、时间、地点、底片数量,技术情况,收到日期(收进档案室)及备考表等项目。

　　(二)照片的整理

　　照片的整理方法,一般以一个问题、人物、事物分类。从众多的照片中挑选比较有代表性,比较能反映问题,人物的活动和事物的照片。使同一类内容或同一性质事件的照片归入同一类中去,从而组成一个有机联系的体系,并保持其内在的和历史的联系,以便于查找和系统地提供利用。照片可按专题贴(装)在专用的照片簿上,分门别类地存放。分类好后的照片要编制目录,填写总说明、分说明及编目。