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工作态度改变，所处的环境也会跟着改变。从今天起改变职场新鲜人与资深老鸟，一生受用不尽的五十项方针！  职场要顺遂，有些原则一定要注意，「入社第1年的50堂课」提出50项方针。从今天开始，不管是职场新鲜人与资深工作者，一生都受用无穷。 1. 迟到是大忌 刮台风、下大雪、车辆故障、人为事故、有人闯进铁轨。踏入社会过着每天通勤的日子时，总会遇到上述的理由导致班车延误。于是，车厢内和月台上，便出现大批人们一只手拿着手机，紧急连络公司自己将会迟到。 姑且不论大规模的意外灾害，为避免碰上班次误点的情形，身为新人的你，既然是搭这条路线通勤，是否该考虑比平常时间更早出门呢？这样一来，不就会给上司和前辈留下好印象吗？「今年的新人当中，这家伙还真是守时啊！」 职场的第一年里，不论发生任何事，绝对不可以迟到。也请务必留心，尽量不要请假缺席。不过，再怎么提早出发，还是有可能遇上班车误点或是家人发生意外的状况吧？除了不得已的情况之外，请提早出门，便能有充裕时间应付各种突发状况。 万不得已迟到时，请务必打电话报备。若是只用手机传简讯通知，对社会新鲜人来说，不是十分恰当的连络方式。 睡过头更是荒谬可笑。即使前晚接受上司邀约去喝酒，隔天借口宿醉爬不起来，这实在令人嗤之以鼻。要是上司依旧若无其事地上班，情何以堪？ 面对刚从学校毕业的新鲜人以及刚转业第一年的职员，公司一开始所考量的，并不是他们究竟有多优秀。而是：「他到底能不能做好社会人的本分？」 请提高警觉，随时都有人在评估自己，好的开始是最重要的。由于新人时代的印象会左右往后的资历，因此请三思而后行。 不要做些不好的、特立独行的事，让人以为你是不能做好分内事的人。例如常常迟到的新人、老是请假的新人。一旦被贴上了这些负面的标签，往后也很难抹掉它，或是用正面形象加以扭转。 不论你多么优秀、能力再强，如果得不到机会发挥长才，也就无法获得应有的评价。在上司及前辈面前显示你的工作能力之前，如果先在他们心中留下了散漫的印象，便很难赢得周遭人们的信赖。 上司不会把工作交给一个散漫的新人，而是转交给其他人来做。有时会因为一次迟到而错失良机，甚至剥夺你一展长才的机会。 受到上司或公司同事的邀约，喝得比平常还要醉醺醺的时候，次日一大早，更要好好冲个热水澡，比往常更精神抖擞地前去上班。 当前辈顶着一头乱发、穿着皱巴巴的衣服来上班时，仪容整洁的你，肯定会获得极高评价吧〈尽管到了下午某个时段会有些精神不济〉。 2. 要在24小时以内回覆电子邮件 迟迟不回覆邮件的人，往往会听到他们挂在嘴边的惯用借口：「我有点忙，现在马上回覆！」我能理解他们的心情。有时候当工作堆积如山，我也会想要说这句话。 不过，请好好想一想，写一封回函，究竟要花几分钟？不妨换个想法，愈快回覆邮件，别人对你的评价也会提高两成。请站在收信者的立场想一想，愈快收到对方的回覆，你对他的印象是不是也会加分？ 工作到中途时，可以先向上级报告：「我会在明天之前回覆。」「我还没回覆。」或是「等一下回覆。」自行设下期限并且按部就班前进，工作效率才会提升。基于这一点，我认为尽早回覆邮件是最理想的方式。 关于邮件的另一个重点，在于内容是否简洁有条理。 最近常常有陌生人要求与我会面，还有各类团体的活动邀约。尽管我也收到了相关的邮件，但是很遗憾地，其中大多数的邮件，我读到一半，仍不晓得对方到底要求我做什么。 继续看下去，总算在邮件最后的最后，看到了「关于这个部分，盼能得到您的同意，敬请在附件上签名」，当下让我觉得：「干嘛不早说啊！」 我很怕看冗长的邮件，更不用说要看到最后一段才知道结论是什么。各位读者的上司们都是公务繁忙，应该和我有同样的想法。如果邮件可能会写得很长，请务必在开头简单扼要地说明重要事项，以及希望对方怎么做。 在请求他人时，总会有所顾忌而难以启齿。也因此，往往拖到最后才会出现结论，这点我也不是不了解。关于这个问题，以下的写法是不是会比较好？ 「因有事与您面谈，故冒昧来信洽询。如有冒犯敬请见谅。如有余暇，恳请详阅下述内容，倍感万幸。」 和上司商量工作上的烦恼时也是如此。要是在邮件里又臭又长的列了一大堆项目，上司根本连看都不想看。 「目前困扰的事项有三点，盼能征求您宝贵的建议，如果有时间，以下内容请您过目。若能与您面谈三十分钟左右，实属万幸。还请多多指教。岩濑敬上」 如上所述，一开始即说明来意，之后再写下具体内容，就是一封简洁易懂的邮件了。写一封一目了然的邮件，其实也是体贴对方的方式。 3. 了解「为了什么而做」，视野随即改变 「能不能做一份人寿保险业界市场规模变迁的简单报告？范围定在这二十年来就好。」当上司交代你做这样的工作时，有件事必须在一开始就问清楚。 「请问什么时候要呢？」 在建立工作的优先级之前，最重要的就是截止日期。要是耽误了截止日期，就算成果再好，也无济于事。 如果客户三十分钟后就要来访，在准备资料时，就应该把焦点放在重要事项上制作一份报告给他看。上级若是希望下周之前送交资料，你也可以附加一些相关报导上去。根据截止期限的长短，工作方式也有所不同。 除此之外，还有一项必须掌握的要素。 「请问是要做什么用的？」 对于你的提问，上司会回覆更详细的要求。「要在研讨会上发表的。我想了解在日本整体经济景气恶化的情况下，大众对人寿保险的需求会产生什么样的变化。」有了明确目标之后，就可以把同一时期的GDP〈国民生产毛额〉变迁，以及跟其他业界市场规模的比较分析一起提出来。 「是想让外国客户看一下日本寿险市场的变迁。」在这情况下，如果可以附上美国或英国等地的市场规模变迁，将会是更贴心的做法。 即使受托去影印资料，也不可以轻蔑地认为那是枯燥乏味的工作。请想一想，这是上司自己要用来备份保存的吗？是要发给客户的吗？还是公司要建档做数据库的？因应各种目的，影印方式也不一样。更进一步说，有时因目的不同，工作的优先级也跟着改变。 上司要求的事项，就是从整个企划中撷取出的一部分。一般来说，上司并不会提出琐碎的要求，不过，再怎么单调乏味的工作，背后一定有它的理由，都是循着远大目标而运作的。 这样一来，了解到每一项工作的目标在那之后，无聊乏味的工作立刻变得有意义了。也会提升不少工作的动机吧？ 对上司来说，他会乐见职员做超出指定范围以外的事。设想周到地办好上司没有交代到的事项的部属，就是上司眼中处事伶俐的人才。假使附加情报的内容并不如预期，只要你的工作态度获得肯定，上司一定会再派工作给你。 如果你是上司，在要求部属影印资料时，你觉得那一种说法，会让职员愿意把工作做得更好呢？ 「把这个印五份！」 「这是要在董事会上跟独立董事说明的企划案内容，请帮我影印五份。」 要给独立董事看的，再加一些其他资料吧。大多数是上年纪的人，影印时字体放大一些吧。不要用再生纸，用品质好一点的纸张吧。之所以会衍生这么多想法，显而易见的，因为后者的要求事项有说明背后的理由。 一般而言，在说明事情的时候，先确定对象是朋友？父母？奶奶？或是小孩。即使内容一样，因对象不同，使用的文字或资料也各异。是公司外部的人？还是公司内部的人？如果是公司内部的，又是什么职务的人？有什么样的前提条件？对方是有专业知识的人吗？若是能多了解一些，才能增添适当的附加价值。 有一点必须要注意，不要突然问上司：「是要做什么用的？」先回答：「我知道了。」之后再来询问：「请问这是要做什么用的？」视个人情况不同，也许有人会因此误会你的工作态度是「消极的」。 有时候即使慎重询问了，有些上司仍只回答：「反正照做就对了。」像这种情形，你应该试着反驳看看。 「我会照做，可是我觉得问清楚一点，工作的成果会更好，可以的话，请告诉我这是要做什么用的。」 如果这样还是不肯告诉你，也不必再紧紧追问。不过，请各位先要有个观念，自己是有询问的权利。单调乏味的工作，更要弄清楚它的意义在那里，只要明白了它背后的远大目标，就能把工作做得更好。 4. 单调的工作更需要「有程序」、「像游戏」 如前所述，要是能了解「为了什么而做」的目标在那里，单调的工作也能变得有趣。方法并不仅止于此，「程序化」也是其中之一。 「把这资料输入Excel！」上司指着厚厚一大叠资料说道。于是你撷取出需要的资料，输入Excel的计算表里。过程中必须要仔细确认资料的内容，再把所需的数字挑出来，正确无误地输入。 如果只把它当做打字工作而埋头苦干，那只会是一项痛苦又麻烦的苦差事。像这种情形，要不要试着想像一下资料输入完成后的使用途径呢？ 首先仔细瞧瞧资料内容。慢慢观察它，究竟要输入那些资料？是要做成圆形图？直条图？还是折线图？是不是也会和其他业界或竞争对手进行数据的比较分析？一边思索一边输入，单调乏味的打字工作也能呈现出不同的面貌。 此外，顺着数字一笔一笔输入时，数字会因时序而产生什么样的变化？规则的还是不规则的？将每个栏位里的数字并列观察，有时候也会掌握到某种趋向或整体形势。 如果觉得这是一项工程浩大又单调无聊的工作，请想出一套更有效率的作业模式，让下一个人更容易接手。输入之前，请先用麦克笔把数字标记起来。再准备好预先输入单位、品目等资料栏位的版型。诸如此类，应该多少会有一些点子。 在投入工作之余，若是能想办法改善枯燥、乏味的工作，单纯的工作也会显现出不一样的感觉。有没有其他方法呢？真的有必要做这项作业吗？改善这项工作并将它程序化之后，或许也该想想这项工作是否有存在的必要。 对新进职员来说，旁人会一再指派他们进行单调乏味的工作。遇到这种情形，不妨把工作「游戏化」。 一开始花一个钟头输入的资料，可以试着想办法提高效率，让输入时间缩短五分钟。之后继续思考该如何改善，才能加快速度，再把时间缩短五分钟。 其实我并不排斥这种单调的工作，反而还乐在其中。以输入参议院选举时各都道府县的投票率为例。反正都要输入，所以首先要考虑的是如何把工作做得干净利落。 单纯输入投票率的数字实在很没意思，因此在专心输入资料时，可以试着依照年代顺序来比较。要是这样还是很无趣，也可以按照投票率高低顺序，制作能综观高龄化与投票率之间相互关系的资料。 不管是什么样的工作，负责处理的人一定都能找到属于他的附加价值。交件的时候如果能附带上司并没有交代的相关资料，这样的工作态度肯定会与其他人有极大差异。指派工作给你的上司，对你的观感也会因此改变。 「怎么做才能更加一目了然？」 「怎么做才会更有效率？」 总是自动自发地动脑筋、提案、实行，并且持续交出与其他人不一样的成果，下一项指派给你的工作，就不再是单调乏味的了。 5.「跟班」是机会的宝库 客户要在你公司的会客室里洽谈公事，而你并不是这位客户的接待专员，只是负责一般的事务工作。这时，上司下达了一道命令给你。「端茶去会客室给客人！」当你听到这指令，心中做何感想？「这又不是我的工作..。」 如果你觉得非常不满，请换个角度想想。端茶这个小动作，正是接触洽商环境的好机会。顺利的话，也许可以听到上司或前辈跟客户之间洽谈交涉的内容。 与客户的洽谈进展缓慢时，如果能在中途进会客室替换茶水，或许能够听到谈话渐入佳境的内容。端茶给客户时，不仅可以学习到进退得宜的一般礼仪常识，即使只听到一小部分谈话，也能从中学到业务往来的谈判技巧。 除此之外，我觉得「跟班」也是如此。一提到「跟班」，年轻的商务人士总会浮现出不好的印象，因此大多敬而远之吧。不过，跟班并不是那么惹人厌的事。 像部门经理、部门总经理、董事等等，都会前去拜访客户的高级主管。这时不妨毛遂自荐。 「若是方便的话，请带我一起去！」 对上司来说，即使有拜访客户的机会，也不会特地邀部属前往。当然，视面会性质不同，有时候上司会回答：「不太方便。下次有机会再说吧？」大致上，我想上司都会答应：「没关系，一起去吧！」 以下是我任职于瑞波伍控股公司时所发生的事。当时的执行长科林斯〈Timothy C. Collins〉，有机会和日产汽车的总裁卡洛斯．戈恩〈Carlos Ghosn〉会面。我觉得这是千载难逢的好机会，因此主动要求同行。执行长非常爽快的答应了，让我惊讶不已。至于戈恩先生那边的人顶多觉得「有随行人员一起来」而已。当我跟柜台说「和戈恩总裁有约」时，对方反问我：「是来采访吗？」大概是觉得这么年轻的访客，唯有媒体记者吧。 这已经是十多年前的事了，现在公开应该无妨。那次会面的重点，是在洽询日产汽车能否卖出旗下一间大规模的子公司。 有趣的是，我们进到会客室已经很长一段时间了，始终没有进入正题。而是在聊着：「夫人最近好吗？」「令郎最近在做什么？」当气氛和乐融融时，戈恩先生说了这番话。 「我儿子上次回来跟我说：『爸爸的公司不是第一吗？我朋友竟然跟我说，你爸爸的公司不是第一，TOYOTA才是！我真的很不甘心，爸爸，你一定要拿到第一！』真是败给他了，哈哈哈！」 这时科林斯先生也顺势提出了敏感的话题。 「我最近见过比尔．福特〈Bill Ford〉，他很希望你能来福特。卡洛斯，你愿意去一趟吗？」 在聊了一大段生活琐事之后，总算进入业务上的话题。 当两位高阶人士进到洽商阶段，便是实际体会学习的时候了。 知名的实业家在协商的时候，原来会说这些话啊？所谓的洽谈，原来是在这种情况下去架构、进行的啊！透过「跟班」，可以学到一流经营者的独到观点以及商务礼仪、应对进退等。 年轻的时候究竟能接触到多少这类场合？为了加快商务人士的成长速度，我觉得这些体验是极为重要的。 一流的实业家看到席间有年轻人，其实并不会太在意，这点是很令人出乎意料的。甚至其中大多数人会很亲切地跟年轻人攀谈。 「你进公司几年啦？现在负责那一方面？关于这件事，你的看法是什么？」诸如此类，常常会看见实业家们这样跟年轻人交谈。 这类经验不是公司外部才有。在公司内部，如果有机会去向董事说明大型企划案，也请务必提出同行。因为可以学习到董事以什么样的立场来评估一件企划案。 如果可以的话，不妨试着提出要求，让自己出席资深同事们才能参与的会议。由于会议中讨论的是评估经营方面等敏感问题，因此可能不便参与董事会等重要会议，不过即使被拒绝也没有任何损失。倒不如说，不必害怕被拒绝，而是要习惯被拒绝，因为你并没有损失。如果你不积极自荐，这种机会也不会上门。所以请务必把握机会。 6.「最后五分钟」决定工作的效率 「能不能麻烦一下？」当每天的工作持续进展，被上司叫去开会的机会也跟着增加。 有时候是与上司一对一开会，如果是企划团队的一员，就会和好几位前辈围着桌子开会吧？在公司内部开会时，上司和前辈或许会一派轻松的模样前来开会。但是身为新人的你，千万要注意，不要两手空空地去开会。 人一定有忘性。人的记忆更是暧昧模糊的。不会因为你是新人或是资深职员就会有所不同。只仰赖记性，肯定会有谬误和误判。因此开会时请自备便条纸或笔记本，好好写下来认为重要的事项。 以此为前提确实记好笔记，在开完会之后还必须做一件事。回到自己的办公桌时，要立刻按照笔记，整理好开会时决定的各个事项。再把整理好的清单呈给上司看，征询他的意见。 「刚才非常谢谢您。依照您的建议，接下来我会努力做好这三件事，方法是这样。如果有什么地方弄错了，请您告诉我。」 我方才说人的记忆是很暧昧的，因此向上司再次征询意见，并不是你的问题而已。对于在口头上给予建议的上司来说，事后的征询确认，也能帮助他避免交代不清的情形发生。 「不对不对，不是那样，我要的是这样。」 能够恰当理解上司的要求是最好的。不过，能在开完会之后请上司修正你的工作方向，我认为是十分接近完美的。不经确认，朝着错误的方向前进，过了一段时间才急急忙忙修正，即使调整过来，之前花的几个钟头时间也回不来了。 整理好决定事项，写下来，再次确认。不要吝于花五分钟时间，投资在工作的最后阶段，此举可以让你摆脱工作方向错误的风险。不仅如此，还能节省好几个钟头的时间，让工作更有效率。 7. 预习、正式上场、复习是3：3：3 前辈在百忙之中问了问题：「今天的会议要讨论什么？」不知道。虽然对前辈很抱歉，但是自己也不晓得，只能含糊不清地回答自己所想到的：「呃，应该是报告目前的工作进度，还有讨论未来的预定计划吧？」 以上对话是虚构的。不过，令人意外的是，事前没弄清楚讨论议题就去开会的情形还真的不少。进到会议室才听到讨论议题的相关说明，因此对于议题也很难有进一步的想法。甚至所有出席者都处在这种状态，所以整场会议就在暧昧不明的情况下进行讨论。最后得不出结论，会议时间便截止了。 更惨的是，会议一结束，所有人各自忙于手中的业务，早就把会议内容忘得一干二净。由于会议上并没有做出具体的结论和方向，换言之，这是想当然尔；因此大家也不会依据此次会议展开行动。 然后又到了下一次开会的时间。 「…今天的会议，要讨论什么？」 这样实在很浪费时间啊。 我所认为的会议规则是「3：3：3」。也就是时间分配上，预习〈准备〉占三、正式上场〈会议〉占三、复习〈意见反馈〉占三。简单来说，每一项的重要性都是等比例的。 上述的例子中，它的比例是「1：9：0」，又或者是「0：10：0」。 理想的会议情况，应该是在事前把大纲或资料发给所有人，让大家了解会议的主题。开会时，要让大家热烈讨论彼此深思过后的意见，并导出结论。如果在开会之前就得出了结论，便能在会议之中加以说明，并且定下具体的行动方案。 会议结束后，要确认清楚决定的事项。至于学到什么？达成什么共识？这些可以记在会议记录里。接着要尽快将这份记录和所有人分享，如此一来，下次开会就可以从上次讨论中达成的共识为出发点，着手下一步的行动。 虽然是以会议为例，但是我觉得这项规则适用于各种工作。为了让工作顺利进展，请趁着还年轻，好好学习如何规划预习、正式上场、复习的时间分配。 8. 提问时要出示笔记 当你埋首于交办的工作，有时候做到一半，发现有几个地方不懂。而前辈的办公桌就在隔壁，因此你可以很轻松随意地问前辈。「这个地方我不懂，请告诉我好吗？」这是司空见惯的场景。如果遇到脾气好的前辈，或许他会不以为意，非常仔细地教你。 不过，对上司和前辈来说，这种问法是非常不好的例子。不懂的时候立刻向别人求救，即使对方再怎么亲切教导，恐怕也很难替自己的技能扎下根基。 真的为部属着想的上司，应该会反问：「你自己查过了吗？」 首先，自己先查查看。好好了解自己明白的部分以及不懂的部分在那里。从头到尾把问题大致想过一遍，试着提出自己的假设，之后再针对不懂的部分发问。请务必有个观念，事先预习－也就是自己做过功课之后再来提问，才是正确的提问方式。 就在前几天，我和公司以外的某位人士一起共进午餐。在我成立公司之前，他一直很照顾我。用餐时他对我说：「我想到了几个建议。」那时我们坐在店里的吧台，他就递了一张纸给我，上面写着关于LifeNet人寿保险公司发展方向的三项建议。 那是一张约A4大小三分之一的纸张，上面简单列出了几条事项。仅是简单的建议事项而已，他却特地写在纸上给我。除了简单明了之外，我也非常开心。 经过这件事，我再次体认到，要表达自己的想法时，写在纸上是最适切的。在纸上留下自己的话语，同时也会留下自己的想法。这一点，不论是写便条纸或是收到便条纸都是一样的。 事先预习的时候，如果也提出了自己的假设，请记得把它写在纸上。提问的时候，请把那张纸拿给上司或前辈看。看到年轻人手里拿着便条纸问道：「我有三个问题想问。」那么上司和前辈对他的印象，一定认为他是有备而来的。向对方展现自己的行动，我觉得是效果十足的。 刚进公司没多久，有时候有问题想问上司或客户，会紧张得说不出话来吧？而写在纸上这个小动作，理由也是为了确实向对方表达问题的内容。 我在瑞波伍控股公司时期的上司，在和最基层的我谈话时，一定会事先把重点写下来，一边看着便条纸一边谈话。这是经验丰富的商务人士都会做的小动作，请各位务必试试看。 作者：岩瀨大輔 |
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