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Excel制表技巧(32)改变图表设置

2013-12-14  甘苦人生2...

Excel图表:创建基本图表

  实例背景:小张是一名销售主管,他负责管理三个部门,快到年终了,为了用Excel统计分析销售情况,他把三个部门2004年第四季度的销售业绩输入到了Excel工作表中(图 1)。 

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  为了让三个部门的业绩情况更直观的表显示,他将通过Excel“图表向导”,将数据转化为图表。

  思路分析:利用“图表向导”制作图表,首要的一步是选择生成图表的数据区域,接下来根据“图表向导”的提示一步一步操作即可快速生成基本的图表。

  操作步骤:

  一、 创建图表

  1. 打开“创建基本的图表(原始文件)”工作薄文件,进入“练习”工作表,选中需要生成图表的数据区域“A1:D4”。

  2. 单击“常用”工具栏上的“图表向导”按钮(图 2)。或者选择菜单“插入→图表”命令。打开“图表向导”对话框。 

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  3. 默认“图表类型”为“柱形图”和子图表类型(图 3),单击下方的“按下不放可查看示例”按钮,可以看到将得到的图表外观的预览。
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  4. 直接单击“完成”按钮,将在当前工作表中得到生成的图表(图 4)。

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  二、 动态更新图表中的数据

  生成图表后,发现部门二十月份的业绩应为120,是不是需要将B3单元格改为120后,再重新生成图表呢?没有这个必要,直接将B3单元格的数据由85改为120后回车确认,可以看到部门二十月份数据的柱形图自动更新。
       Excel图表向导详解

  实例背景:在上一节的基础上,熟悉“图表向导”和“图表选项”的每一个选项卡。

  具体操作:

  一、让图表“按列”排列显示数据

  当选择图表的类型之后单击“下一步”,进入图表向导的第二步,在这里我们将核对生成图表的数据区域以及指定数据的方向,即按行或按列排列。不同的数据方向,对图表的外观有很大的影响。上一节中,我们保持了默认即“按行”排列,下面我们“按列”排列显示数据,体会两者的差别。

  1. 打开“图表向导(原始文件)”工作薄文件,进入“练习”工作表,选择生成图表的数据区域“A1:D4”。

  2. 单击“常用”工具栏上的“图表向导”按钮。或者选择菜单“插入→图表”命令。打开“图表向导”对话框(图 1)。

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  3. 图表类型默认为“柱形图”,单击“下一步”按钮。可以看到Excel默认“系列产生在”为“按行”,这里我们修改为“按列”(图 2)。 

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  4. 连续单击两次“下一步”按钮,接着在“图表位置”步骤选择“作为新工作表插入”,单击“完成”按钮(图 3)。

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  5. 可以看到一个名为“Chart1”的新工作表中,出现了一个图表。注意在上一节中,默认是将图表作为当前工作表中的一个对象插入的。如果我们需要,可以让生成的图表像现在这样作为新的工作表插入。

  下面,我们可以仔细地比较一下,图表数据按行和按列排列显示的具体差别。由于这里我们选择了“按列”排列显示数据,数据表中列字段存放着“部门”,所以可以看到图表是按“部门”进行分组,对每个部门的业绩进行绘制。图例显示为“月份”,每个部门的名称成为图表底部的类别(图 4)。

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  如图5所示是上一节默认的“按行”排列数据的图表外观,由于数据表中的行字段是“月份”,所以可以看到图表是按“月份”进行分组,对每个月份的业绩进行绘制。图例显示为“部门名称”,每个月份成为图表底部的类别(图 5)。

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  通过这里的比较,相信大家已经掌握了其中的规律,以后就可以根据自己的需要设置图表数据的排列方向。

       常用Excel图表类型详解

  本课目标:通过实际例子熟悉常用的图表类型,包括柱形图、饼图、折线图和面积图等。

  一、 熟悉柱形图的子类型

  柱形图的主要用途为显示或比较多个数据组。子类型中包括簇状柱形图和堆积柱形图,前面的例子中默认使用的是簇状柱形图,下面来熟悉一下堆积柱形图和百分比堆积柱形图子类型。

  1. 打开“熟悉图表类型(原始文件)”工作薄文件,进入“柱形图和饼图”工作表,选择生成图表的数据区域“A1:D4”。

  2. 单击“常用”工具栏上的“图表向导”按钮。或者选择菜单“插入→图表”命令。打开“图表向导”对话框。

  3. 在图表类型区选择“柱形图”,在“子图表类型”区选择第一行第二个,即“堆积柱形图”(图 1),单击向导底部的“按下不放可查看示例”按钮可查看图表的显示效果。

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  4. 单击两次“下一步”按钮,进入“图表选项”步骤,选择“标题”选项卡,在“图表标题”框中输入“新悦公司广告部门”;在“分类(X)轴”框中输入“第四季度销售”;在“数值(Y)轴”框中输入“业绩(万元)”(图 2)。 

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  5. 单击“完成”按钮,图表作为对象插入当前带有数据表的工作表中(图 3)。

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  我们可以看到,这个图表的外观和前两节课中使用“簇状柱形图”子类型的外观有所不同,X分类轴中,每个月的柱形由三条变成一条,表示每个月的实际总销售量,柱形中不同的色块代表每个部门的实际销售量。

  练习:请参考前面的步骤,使用柱形图的“百分比柱形图”子类型创建如图4所示的图表。

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  可以看到,百分比堆积柱形图子类型的每个月的柱形都延伸到图表顶部,每个色块代表该部门在当月销售额中所占的比例。
       建立一个Excel图表

      对于建立图表,我们可以选择两种方式。一是,如果将图表用于补充工作数据并在工作表内显示,可以在工作表上建立内嵌图表;二是,若是要在工作簿的单独工作表上显示图表,则建立图表。内嵌图表和独立图表都被链接到建立它们的工作表数据上,当更新了工作表时,二者都被更新。当保存工作簿时,内嵌图表被保存在工作表中。内嵌图表是报告或其它文档的理想工具。而在报告或文档中,您想要在工作表数据上下文中显示图表。图表被自动插入到工作簿中,该工作簿位于图表所基于的工作表的左侧。图表适合于展示和训练目的,如投影仪和讲稿胶片,或用于美化书面信息,如报纸文章和广告。
    图表用“图表向导”命令或“建立一个Excel图表”按钮来建立。所谓“图表向导”是指一系列的对话框,它指导完成建立新图表或修改已存在图表设置所要求的所有步骤。通过使用“图表向导”,可以很快地完成许多任务,否则将会花费很长时间。
    当使用“图表向导”建立图表时,可以指定工作表区域,选定图表类型和格式,以及指定绘制数据的方式。还可以增加图例、图表标题及每个坐标轴的标题。当修改一个已存在的图表时,可指定不同的工作区域并修改图表方向,即数据系列是在工作表上的行中还是列中。
    若要建立内嵌图表,使用“建立一个Excel图表”按钮或者“插入”菜单中的“图表”命令,在子菜单中执行“在原工作表中嵌入”命令。若要建立新的图表,可使用“插入”菜单中的“图表”命令,子菜单中执行“在新表中建立”。
    在上面讲过“图表向导”是一系列对话框,通过必要的步骤引导我们建立新图表或修改现有图表的设置。“图表向导”一般显示五个或两个步骤,这取决于选定的内容。如果我们正在建立新图表并选定了工作表数据,则全部的五个步骤都会显示出来。如果选定了一个已有的图表进行修改,则仅显示两个步骤。当在任一步骤中选择“完成”按钮时,“图表向导”就会完成设定的图表。例如,针对一个销售统计表建立一个产品分类的三维饼图。 使用“图表向导”建立新图表的步骤如下:
    (1)执行“插入”菜单中的“图表”命令,选择其中的“在原工作表中嵌入”子命令,或者按下“建立一个Excel图表”按钮。在屏幕上将会出现一个如图8-2的“图表向导”的对话框。
建立一个Excel图表
     (2) 在对话框中列出了Excel 2000提供的图表类型。其中反白的是Excel默认的选择。可以从中选择所需要的图表类型,用鼠标指向所选择的类型上单击来完成。在本例中我们选择“圆柱图”之后,在子图表类型中选择需要的样式,按下“下一步”按钮。出现如图8-3的对话框。
建立一个Excel图表
     (3) 从图8-3的对话框中我们可以看到,在其中的“数据区域”输入框中有一个折叠按钮。单击该按钮新输入新的单元格地址。如图8-4所示。
建立一个Excel图表
    (4) 当完成“数据区域”的输入后,再次单击“折叠”按钮回到对话框(见图8-3)。
    选择“序列产生在列”,按下“下一步”按钮。这时,系统在屏幕上出现如图8-5对对话框所示。
建立一个Excel图表
    (5) 在该对话框中列出了六个选项卡,可以分别对图表设置不同的选项。下面将分别叙述其操作。
    标题选项卡
    在该选项卡下可以完成对图表标题的设定。
    坐标轴选项卡
    单击坐标轴选项卡,如图8-6所示。在该对话框可以设定坐标轴的刻度。设定该项可以增加图表的可读性,例如设定“数值Z轴”,可以看到可读值。
建立一个Excel图表
    网格线选项卡
    单击网格线选项卡,如图8-7所示。在该对话框可以设定各分类轴是否出现网格线。规定该项应掌握好视觉效果。如果网格线太密,就会让数据读起来很费劲。
建立一个Excel图表
    图例选项卡
    单击图例选项卡,如图8-8所示。在该对话框可以设定是否显示图例,以及图例显示的位置。例如选择“底部”可以看到图例的位置从现在的位置移到了图表的底部。
建立一个Excel图表
    数据标志选项卡
    单击数据标志选项卡,如图8-9所示。在该对话框可以设定在图表项上显示数据标志。例如选择“显示值”将会看到每个数据都将出现在图表的每一个项上。
建立一个Excel图表
    数据表选项卡
    单击数据表选项卡,如图8-10所示。在该对话框可以设定是否出现数据表。当选择了“显示数据标志”复选框后,可以看到在图表下方出现数据表格。
建立一个Excel图表
    (6) 当完成所有的设定后,按下“下一步”按钮后,系统显示如图8-11的对话框。在该对话框中我们可以设定图表出现的位置。如果要在同一张工作表中显示图表,选择“作为工作表中的对象插入”;如果要在一张新的工作表中显示图表,选择“作为新工作表插入”。当选定后可以分别在其右边的输入框中选中或输入工作表的名字。
建立一个Excel图表
    (6) 按下对话框中的“完成”按钮。这时,就会看到图形嵌入在工作表中,如图8-12所示。在图表中可以看到数据区域出现不同颜色的线框,它们的作用将在下面讲述。
建立一个Excel图表
    在工作表中嵌入时,可以同时嵌入多幅图表来表示不同的数据。
    提示:在使用“图表向导”建立一个图表的过程中,我们在每一步过程中都可以按下“上一步”按钮,回到上一步去重新选择。
    在上面提到,对于图表有两种方式,前面学习了在工作表中嵌入一幅图表,还可以建立一幅单独的图表。其操作过程类似于建立嵌入式图表,不同的是在图8-11的对话框选择“作为新工作表插入”单选按钮,之后输入图表的名字如“地区销售”,最后按下“完成”按钮。图8-13就是使用该方式建立的图表。该图表单独占有一页,同时在工作表标签上我们会看到增加了一个新的标签“地区销售”。
建立一个Excel图表
       改变Excel图表的类型

       在“格式”菜单中提供了“自动套用格式”命令。利用该命令,我们可以对一个图表套用另一种格式。其操作步骤是:
    (1)选定要改变格式的图表,按下“图表向导”按钮,出现如图8-2的对话框。

     (2)在图表类型列表中选择新的图表类型,在子类型中选择需要的样式,按下“完成”按钮即可。
    另一种方式是,在工具栏中按下“改变Excel图表的类型”下拉按钮,可以看到如图8-24所示的画面,之后选择需要的图表格式即可。
    这两种操作方法的区别在于,第一种可以选择更丰富的子图表类型;而第二种方法则是使用Excel 2000默认的子图表类型。
改变Excel图表的类型  

        改变Excel数据的绘制方式

       共有两种方法可用来修改图表类型组中绘制数据的方式。我们可以修改数据系列是否从工作表行或列中绘制。还可以倒转图表中分类或数值的绘制次序以及三维图表中系列的绘制次序,而且可以修改系列绘制的次序。
      8.7.1 在行或者列中绘制的数据系列
      对于图表,我们可以通过使用“图表向导”,来达到改变数据的方向。对于工作表,改变数据的序列,就意味着产生不同类别的图表。例如对于本例中的销售统计图来讲,当我们选定“列”时,反映的是按照地区分类的销售情况。而当我们将选定为“行”时,则反映的是按照产品的销售图。
     改变在行或者列中绘制的数据系列的操作步骤如下:
    (1)选择图表。
    (2)按下工具栏的“图表向导”按钮,这时出现“图表向导”对话框。按下其中的“下一步”按钮,这时出现“图表向导——4步骤之2”对话框。在其中的数据系列中选择“行”。
    (3)按下“完成”按钮,就会看到改变数据系列的图表,如图8-22所示。
改变Excel数据的绘制方式
      8.7.2 用相反的次序绘制
      我们还可以用相反的次序来绘制图表,也就是说,可以沿着坐标轴,用相反的次序显示数据。下面,我们以上例的统计图来说明如何使用相反的次序绘制图表。
    (1)激活图表,双击坐标轴,这时出现“坐标轴格式”对话框,选择其中的“刻度”选项卡,如图8-23所示。
改变Excel数据的绘制方式
    (2)选择其中的“分类次序反转”复选框。
    (3)按下“确定”按钮即可。
    注意:对于采用“雷达图”的图表,不能使用该方法来改变数据绘制的次序。
        改变Excel图表文字、颜色、图案

       建立图表和加入图表项之后,可以格式化整个图表区域或一次格式化一个项目。若要显示格式化设置对话框,可双击一个图表项,或者选定项后从“格式”菜单或快捷菜单中选择合适的命令。
       对于所选定的图表项,Excel定义了“格式”菜单上第一个命令的名称。例如,如果选定了图例,则此命令是“图例”。如果选择了数据系列,则命令是“数据系列”。格式设置对话框提供了一个或多个与格式设置相关的选项卡。像命令本身一样,可用的选项卡和选项卡选项是随所选择的项而定的。
    如果要改变图表中文字的字体、大小、颜色和图案,可以按照下列步骤执行:
    (1) 激活销售统计图表。在图表的空白区域上单击。
    (2) 执行“格式”菜单中的“图表区域”命令,如图8-20所示。
改变Excel图表文字、颜色、图案
    (3) 当执行“图表区域”命令后,出现如图8-21的对话框。
改变Excel图表文字、颜色、图案
    (4) 在该对话框中,我们就可以为整个图表区指定所有文字的字体、大小及颜色等项,如果要指定图案,可以选择“图案”选项卡,在其中设定需要的格式,最后按下“确定”按钮完成设定工作。
    利用上述方法,我们可以做改变图表中的其它项目。操作步骤是:
    首先激活图表
    (1)再要改变的项目上单击,可以在选中的项目上看到黑色的方块出现。
    (2)执行“格式”菜单中的相关命令,最后按下“确定”按钮完成。
    (3)读者可以自己练习,这里就不再赘述。
         改变Excel图表数据

        对于已经建立的图表,有时可能想修改与数据点相关的值,它们可能是常数值或者是从工作表公式中产生的值。最简单的方法是直接在工作表中编辑与图表数据点相关的值。对于大多数图表类型,我们可以通过拖动数据标示直到所需数值来调整常数值。若要修改从工作表公式中产生的数据点值,可以拖动数据标示并使用单变量求解。修改图表中的数据点值会自动更新对应的工作表值。在堆积图和100% 堆积条形图或 100%堆积柱形图中,可以选定数据点并将数据标示顶部拖动到新值。图表的所有数据点的百分比成比例地调整。
        在Excel中,改变和图表有关的单元格的内容时,Excel会自动改变图表中的图形显示。例如,我们将“B3”单元格中的数据改为“300 ”就会看到图形自动按照新的数据重新绘制。
         增加和删除Excel图表数据

       在我们建立一个图表之后,还可以通过向工作表中加入更多的数据系列或数据点来更新它。用来增加数据的方法取决我们想更新的图表的种类——内嵌图表或图表。如果要向工作表中的内嵌图表中添加数据,我们可以拖放该工作表中的数据。使用复制和粘贴是向图表中添加数据最简单的方法。

   例如,我们为上例中的销售统计图增加一个“内存”栏目。增加图表数据的操作步骤如下:
    (1)输入“内存”行的数据。
    (2)单击激活图表,可以看到数据出现带颜色的线框,在Excel 2000中它们被称作选定柄。因此如果在工作表上拖动蓝色选定柄,将新数据和标志包含到矩形选定框中,可以在图表中添加新分类。如果只添加数据系列,在工作表上拖动绿色选定柄,将新数据和标志包含到矩形选定框中。如果要添加新分类和数据点,请在工作表上拖动紫色选定柄,将新数据和标志包含到矩形选定框中。
    (3)向下拖动紫色拖动柄将内存数据包含,如图8-16所示。
增加和删除Excel图表数据
    (4)送开鼠标后就可以看到如图8-17的显示了。
增加和删除Excel图表数据
    如果要删除图表中的数据系列,可以向上拖动鼠标,将数据区中图表数据区中移走即可。
    上面提到的方法对于相邻数据处理最为直接。但是如果数据是不相邻的,就需要从下列方法选择一个。
    方法一是,重新选择数据区域。操作步骤是:
    (1)先激活图表,然后按下“图表向导”按钮,出现图8-2的对话框。
    (2)按下“下一步”按钮,在对话框中重新选择数据区域。
    (3)按下“完成”按钮即可。
    方法二是,通过复制和粘贴来完成。操作步骤是
    (1)选择含有待添加数据的单元格。如果希望新数据的行列标志也显示在图表中,则选定区域还应包括含有标志的单元格。
    (2)单击“复制”按钮 。
    (3)单击该图表。
    (4)如果要让 Microsoft Excel 自动将数据粘贴到图表中,单击“粘贴”按钮;如果要指定数据在图表中的绘制方式,单击“编辑”菜单的“选择性粘贴”命令,然后选择所需的选项。
    对于不必要在图表中出现的数据,我们还可以从图表中将其删除。删除图表中数据的操作方法如下:
    (1) 激活图表。选择要清除的序列,如图8-18所示。
增加和删除Excel图表数据
    (2)执行“编辑”菜单中“清除”子菜单中的“系列”命令,就会看到清除图表数据后的图表,如图8-19所示。
增加和删除Excel图表数据
    应当说明的是:我们清除图表中的数据,并不会影响工作表中单元格的数据。我们可以看到虽然图表已经清除,但工作表中的数据并未被清除掉。
    提示:增加或删除数据后,Excel会自动更新已有的图例。
        Excel 图表的移动和调整大小

当建立好一幅图表后,还可以对其位置进行调整,使其更加美观。可以通过移动图表中的很多项并调整其大小来使图表更具可视性。也可以在图表所在的工作表上移动并调整其大小。而且当以不同方式观察图表或在打印之前预览打印图表时,我们可以调整图表的大小而不受窗口的影响。

  移动图表
    在Excel中移动一幅图表的操作非常简单,我们只需单击要移动的图表,用鼠标拖动它到一个新的位置,然后松开鼠标即可。下面我们以图8-12的例子来说明这一过程。
    单击鼠标选中要移动的图表。我们会看到在选中的图表四角及四边的中央有黑色的标记,如图8-14所示。
Excel
    将鼠标指针指向选中的图表,并拖动鼠标,将图表移动到新的位置。松开鼠标,我们就会看到移动后的图表,如图8-15所示。
Excel
    改变图表的大小
    对于工作表中的图表,还可以根据需要随意改变它们的大小。改变一幅图表大小的操作步骤如下:
    (1)单击鼠标选中要移动的图表。我们会看到在选中的图表的四角及四边的中央有黑色的标记,如图8-12所示。
    (2)将鼠标指针指向要扩展的方向,然后拖动鼠标,改变图表的大小。当我们将鼠标指向图表边框周围的标记时,会变成分别指向上下、左右、左对角线、右对角线的双向箭头,这时我们即可根据需要来拖动鼠标完成对图表大小的改变。例如,我们选择右上角,当鼠标指针改变形状后,向上拖动鼠标,将图表放大到预定的尺寸即可。松开鼠标,就会看到改变大小后的图表。

        巧用“摄影”为Excel图表照张相

       不知道大家注意到没有,在Excel中有一个“摄影”(此处插入图标)工具,利用它可以将你的表格、图表,直接转化为图形,这样就可以作为图形再粘贴到Word文档或Excel表格中。

      不过,这个“摄影”工具默认情况下并没有在工具栏中出现,我们首先需要找到它并把它放在工具栏中。

       操作步骤如下:

       打开“工具”菜单,选择“自定义”,在弹出的对话框中选择“命令”选项卡,再在左边的“类别”一栏中选择“工具”,在右边的“命令”一栏中找到那个照相机图标的“摄影”一项,选中并将它拖到工具条中。

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       当我们想要给图表照相时,首先拖动鼠标选中想要照相的那部分表格,再点击工具栏中的“摄影”图标,这时所选中的表格周围会出现虚线,然后再在想插入图形的那个位置单击鼠标左键,刚才被照相的表格就作为图片插入到页面中了。

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    这里要注意的是这张图片里的数据与你选中的那部分表格相关联,当复制的单元格发生变化时,照片也会得到相应的更新。 

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