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目录和索引 有时候我们需要编辑和管理一些多章节的长篇文档（例如本书），Word2003为此提供了大纲、目录和索引功能，这样，当您在大纲视图下完成文档提纲的编辑后，程序会自动为您生成目录和索引，有了目录和索引的帮助，长篇文档的编辑和管理就变得比较轻松了。 大纲 Word中的大纲就是文档中标题的分层结构。 一、使用大纲视图 在阅览长篇文档时，使用大纲视图可以迅速了解文档的结构和内容梗概，同时，只有在您使用大纲视图的时候，常用工具栏上才会显示相关按钮。 执行“视图(V)子菜单”下的“大纲(O)菜单”，您就能以大纲视图方式来阅览文档了。在大纲视图下，文档标题和正文文字被分级显示出来，根据需要，一部分的标题和正文可以被暂时隐藏起来，以突出文档的总体结构，当然这一切都是以文档创建了大纲为条件的。 二、创建和修改大纲 大纲的创建与修改，只能在大纲视图下进行。现在，假定您需要编写一篇讲解针灸学基础的文档： 打开一个空白文档，选择大纲视图，并做如下编辑： 第一章经络总论 第一节经络的组成和作用 第二节经络的标本、根结、气街、四海 特别提示：Word2003会把录入的内容默认为一级标题，并将其按一级标题的样式格式化。 您知道，章和节肯定不应该是同级标题，所以，您需要修改一下大纲。 上下光标找到“第一节经络的组成和作用”，按下Home键将光标移动到行首，然后按下Shift+End键选中本行，当然用鼠标点击标题前的减号是最快速的选中方法。选中标题后，按下工具栏上的“降级按钮”，或者直接按下“降级快捷键Alt+Shift+右光标”，标题“经络的组成和作用”就从一级标题降到了二级标题，当然您也可以在选中标题后直接在工具栏上的“大纲级别下拉”中用上下光标指定大纲级别，重复上述操作，您可以把第二节也降为二级标题，被降级的标题会自动向右缩进两个汉字的位置，以此类推，如果您的文档中有第三级标题，那么它又会在第二级标题的基础上再向右缩进两个汉字的位置，这样，整个大纲就显得结构清晰了，同时您会发现，第一章标题前的减号变成了加号，标题前的加号表示该标题包含有下一级的内容，可以展开，而标题前显示减号则表示该标题无下一级内容，不可展开。不过，标题前的加减号是图形，读屏软件目前还不能朗读。 修改大纲还可以在选中标题后，执行“格式(O)子菜单”下的“项目符号和编号(N)...菜单”，在“项目符号和编号”对话框的“多级符号选项卡”下为标题设置编号，具体操作请参阅本书第四章第三节。 您还记得设置段落格式时打开的那个“段落”对话框吗？事实上，段落对话框也是能帮助您设置段落大纲级别的。选中标题或段落后，执行“格式(O)子菜单”下的“段落(P)...菜单”打开“段落”对话框，在“缩进和间距选项卡”下，用Tab键切到“大纲级别(O):1级组合框”，在这里，可以用上下光标直接为选中段落指定大纲级别。 下面简要说明一下与大纲相关的工具栏按钮的功能，并附上相关快捷键： 提升至标题1按钮：将选中标题或段落直接设置为最高级别。 升级按钮：将选中标题或段落提高一级，如选中的标题原来是第三级，按下升级按钮后，就会被提升为第二级。 大纲级别下拉：显示光标当前指向段落的大纲级别，同时可以在选中标题或段落后，在此用上下光标直接为选中的内容指定大纲级别。 降级按钮：将选中标题或段落降低一级，如选中的标题原来是第三级，按下降级按钮后，就会被降低为第四级。 降级为正文按钮：将选中标题或段落直接设置为正文，也就是大纲级别中最低一级。 上移按钮：将选中标题或段落移动到上一段落或标题前。 下移按钮：将选中标题或段落移动到下一段落或标题后。 展开按钮：显示选中标题的子标题或正文，按下一次显示一级。 折叠按钮：隐藏选中标题的子标题或正文，按下一次隐藏一级。 |
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